4 loại tệp chính được duy trì trong một văn phòng

Bài viết này đưa ra ánh sáng về bốn loại tệp chính được duy trì trong một văn phòng. Đó là: 1. Tệp đơn giản 2. Tệp phẳng 3. Tệp hai chiều 4. Tệp vòm đòn bẩy.

Tệp được duy trì trong Loại văn phòng # 1. Tệp đơn giản:

Nó chỉ chứa một lớp vỏ dày với hai lỗ được chèn vào như trong hình. Nó chỉ có một mặt của bìa, và không có hai mặt như trong trường hợp tệp phẳng.

Tất cả các chữ cái được đục lỗ và, với sự trợ giúp của một thẻ, được nộp trong tệp. Các thẻ được chèn vào trong chữ cái phải được nộp, sau đó chèn vào lỗ như trong hình và được viền hoặc buộc.

Hệ thống nộp đơn này là phổ biến trong các văn phòng của tập đoàn đô thị, nơi các tập tin phải được xử lý chỉ bởi người cụ thể chịu trách nhiệm xem xét các vấn đề của các tập tin. Tuy nhiên, phương pháp nộp đơn này đã lỗi thời, lỗi thời và không thịnh hành ngày nay.

Tệp được duy trì trong Loại văn phòng # 2. Tệp phẳng:

Một sơ đồ của một tập tin phẳng được hiển thị trong hình.

Trong sơ đồ này của tệp phẳng, có hai bìa được đánh dấu A và B như trong sơ đồ. Các bìa là bìa dày và cứng. Ở giữa hai nắp, và chính xác hơn, ở nắp bên phải, được đánh dấu B, chúng tôi có một hệ thống cắt.

Thép hoặc dải nhôm, như trong hình, có hai lỗ và hai bộ cố định. Có hai clip di chuyển như trong hình có một hệ thống chạy trên dải nhôm. Để mở các bản sửa lỗi, clip được di chuyển lên, để có thể chèn giấy đục lỗ vào các bản sửa lỗi. Khi các giấy tờ được đục lỗ được chèn vào các tệp, các clip có thể được chạy xuống để các giấy tờ được cố định và nộp đúng.

Tất cả các giấy cần điền được cố định ở phía bên phải của tệp như biểu thị bởi B trong hình.

Tệp được duy trì trong Loại văn phòng # 3. Tệp hai chiều:

Loại hệ thống nộp đơn này là phổ biến trong các Văn phòng Chính phủ, cả Chính phủ Trung ương và Chính phủ, các chủ trương của khu vực công và các cơ quan tự trị. Một sơ đồ sẽ hiển thị tất cả về các tập tin.

Ở đây, giống như trong sơ đồ trước, tệp có hai mặt A và B như trong hình.

Nó tương ứng có hai bộ lỗ được hiển thị trong hình. (B) và (A) có nó, như thể hiện rõ trong hình. Cả hai mặt của tệp (A) và (B) đều dày, cứng và ở đây, trong cả hai mặt, giấy đều được nộp.

Giấy tờ hoặc thư đến phải được nộp vào mặt B và được đánh số đúng. Các thông báo cần thực hiện được nộp ở bên A.

Các chữ cái được soạn thảo sau khi các thông báo kết thúc, hoặc trên cơ sở ghi chú được thực hiện; bức thư phải trả lời có thể được nộp làm bằng chứng ở bên B. Tuy nhiên, một bản sao của bức thư nên được nộp trong tập tin phẳng tương ứng.

Loại tệp này là cần thiết khi cần có ghi chú chi tiết trước khi trả lời thư.

Tệp được duy trì trong Loại văn phòng # 4. Tệp Lever Arch:

Điều này được thể hiện trong hình.

Tệp này có các mặt A, B và C như trong sơ đồ do đó là tệp ba chiều. Khuôn mặt A và B là tự giải thích. Đây là những tập tin cứng, dày và nặng, về cơ bản được sử dụng để nộp các chứng từ, bảng cân đối, số dư dùng thử, v.v. bởi phần tài khoản trong văn phòng. Các bản sao lớn hơn của báo cáo, vv, không thể được nộp và lưu trữ đúng cách trong một tệp phẳng, được lưu trữ trong tệp này.

Nếu nhìn vào hình một cách chính xác, người ta sẽ tìm thấy một dải nhôm chạy qua vòm, đó là một vật thể hình chữ V được dán trong tệp vào Mặt C. Một tay cầm như trong hình được nâng lên và nhôm dải được chạy trên vòm, để mở tệp. Sau khi tài liệu được nộp, tay cầm được nhấn xuống, dải nhôm được đẩy xuống và các vòm được căn chỉnh để tập tin tài liệu đúng cách.

Đây là bốn hình thức văn phòng phẩm phổ biến chủ yếu ở các văn phòng Ấn Độ. Máy tính đã chiếm một vị trí hàng đầu trong hầu hết các công ty đa quốc gia và blue chip.