Kiểm soát hàng tồn kho: Các hình thức và mô hình quản lý hàng tồn kho - Giải thích!

Hàng tồn kho đề cập đến những sản phẩm hoặc hàng hóa mà một công ty đang sản xuất để bán và các thành phần tạo nên sản phẩm.

Các hình thức hàng tồn kho trong một doanh nghiệp sản xuất có thể được phân thành ba loại:

(i) Nguyên liệu thô:

Đây là những hàng hóa đã được mua và lưu trữ cho các sản phẩm trong tương lai. Đây là những hàng hóa chưa được cam kết sản xuất.

(ii) Đang tiến hành:

Đây là những hàng hóa đã được cam kết sản xuất nhưng hàng hóa thành phẩm vẫn chưa được sản xuất. Nói cách khác, hàng tồn kho đang tiến hành đề cập đến 'sản phẩm bán sản xuất'.

(iii) Thành phẩm:

Đây là những hàng hóa sau khi quá trình sản xuất hoàn tất. Nói, đây là những sản phẩm cuối cùng của quá trình sản xuất đã sẵn sàng để bán. Trong trường hợp bán buôn hoặc bán lẻ, hàng tồn kho thường được gọi là 'hàng tồn kho'. Một số công ty cũng duy trì loại hàng tồn kho thứ tư gọi là 'nguồn cung cấp'. Ví dụ về vật tư là vật liệu làm sạch văn phòng và nhà máy, dầu, nhiên liệu, bóng đèn và những thứ tương tự.

Không cần đề cập, việc duy trì kích thước hàng tồn kho cần thiết là cần thiết cho hoạt động trơn tru và hiệu quả của hoạt động sản xuất. Giữ hàng tồn kho cần thiết cung cấp những lợi thế nhất định cho các doanh nhân. Ví dụ, nó giúp tránh tổn thất doanh số, giảm chi phí đặt hàng và đạt được hiệu quả sản xuất.

Tuy nhiên, chống lại những lợi ích này là một số chi phí cũng liên quan đến hàng tồn kho? Người ta nói rằng mọi mua lại cao quý đều có rủi ro; Người sợ gặp người này thì không được mong đợi có được người kia. Điều này cũng đúng với hàng tồn kho.

Có hai chi phí liên quan đến việc giữ hàng tồn kho:

(i) Chi phí đặt hàng:

Chúng bao gồm các chi phí liên quan đến việc đặt hàng để mua nguyên liệu và linh kiện. Lương thư ký và hành chính, tiền thuê mặt bằng chiếm dụng, bưu chính, điện tín, hóa đơn, văn phòng phẩm, vv là những ví dụ về chi phí đặt hàng. Các đơn đặt hàng càng nhiều, chi phí đặt hàng sẽ càng nhiều và ngược lại.

(ii) Chi phí vận chuyển:

Chúng bao gồm các chi phí liên quan đến việc nắm giữ hoặc mang hàng tồn kho như phí bảo hiểm để bù đắp rủi ro, tiền thuê mặt bằng sàn, tiền công của người lao động, lãng phí, lỗi thời hoặc suy thoái, trộm cắp, ăn cắp vặt, v.v. Chúng cũng bao gồm 'chi phí cơ hội'. Điều này đơn giản có nghĩa là tiền bị chặn trong hàng tồn kho được đầu tư vào nơi khác trong doanh nghiệp, nó sẽ kiếm được một khoản lợi nhuận nhất định. Do đó, việc mất lợi nhuận như vậy có thể được coi là một 'chi phí cơ hội'.

Các mô hình quản lý hàng tồn kho:

Mặc dù rất cần thiết để duy trì mức tồn kho tối ưu, nhưng nó cũng không dễ dàng như vậy. Tuy nhiên, một số mô hình hoặc phương pháp đã được phát triển trong quá khứ gần đây để xác định mức tồn kho tối ưu được duy trì trong doanh nghiệp.

Tất cả các mô hình được phân thành hai loại chính:

(i) Các mô hình xác định và

(ii) Mô hình xác suất.

Tóm lại, các mô hình xác định được xây dựng dựa trên giả định rằng không có sự không chắc chắn liên quan đến nhu cầu và bổ sung hàng tồn kho. Ngược lại, các mô hình xác suất nhận thức được thực tế rằng luôn có một số mức độ không chắc chắn liên quan đến mô hình nhu cầu và thời gian dẫn hàng tồn kho.

Thông thường, ba mô hình xác định sau đang được sử dụng:

1. Mô hình số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ),

2. Phân tích ABC,

3. Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho,

Hãy để chúng tôi thảo luận từng cái một.

1. Mô hình số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ):

Một trong những quyết định quan trọng được đưa ra bởi một công ty trong quản lý hàng tồn kho là mua bao nhiêu hàng tồn kho tại một thời điểm.

Điều này được gọi là 'Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ). EOQ cũng đưa ra giải pháp cho các vấn đề khác như:

(i) Bao lâu để mua?

(ii) Khi nào nên mua?

(iii) Những gì nên là cổ phiếu dự trữ?

Giả định:

Giống như các mô hình kinh tế khác, Mô hình EOQ cũng dựa trên các giả định nhất định:

1. Công ty biết chắc chắn có bao nhiêu mặt hàng của hàng tồn kho cụ thể sẽ được sử dụng hoặc yêu cầu trong một khoảng thời gian cụ thể.

2. Việc sử dụng hàng tồn kho hoặc doanh số bán hàng được thực hiện bởi công ty không đổi hoặc không thay đổi trong suốt thời gian.

3. Rằng thời điểm hàng tồn kho đạt đến mức 0, thứ tự bổ sung hàng tồn kho được đặt không chậm trễ.

Các giả định trên cũng được gọi là các hạn chế của Mô hình EOQ.

Xác định EOQ:

Mô hình EOQ dựa trên mô hình quản lý tiền mặt của Baumol. Mua bao nhiêu tại một thời điểm, hoặc nói, EOQ sẽ được quyết định bao nhiêu dựa trên hai chi phí:

(i) Chi phí đặt hàng và

(ii) Chi phí vận chuyển.

Đây chỉ là thảo luận. Do đó không được lặp lại một lần nữa. Hai chi phí trên có liên quan nghịch đảo. Nếu giữ chi phí hàng tồn kho tăng, chi phí đặt hàng giảm và ngược lại. Do đó, một sự cân bằng được đánh vào giữa hai chi phí đối lập và số lượng đặt hàng kinh tế được xác định ở mức mà tổng hợp của hai chi phí là tối thiểu.

Các thành phần khác nhau của chi phí đặt hàng và chi phí vận chuyển được trình bày trong Bảng 27.3 sau đây:

Bảng 27.3: Các thành phần của chi phí đặt hàng và chi phí vận chuyển:

EOQ có thể được xác định bằng cách áp dụng công thức thường được sử dụng sau đây:

Q = 2UxP / S

Ở đâu:

Q = Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ)

U = Số lượng mua trong một năm hoặc tháng

P = Chi phí đặt hàng

S = Chi phí lưu trữ hàng năm hoặc hàng tháng của một đơn vị được gọi là 'chi phí vận chuyển'.

Hãy để chúng tôi minh họa điều này với một ví dụ tưởng tượng:

Chúng ta hãy giả sử dữ liệu sau đây cho một công ty:

Yêu cầu hàng năm 800 đơn vị

Chi phí đặt hàng (mỗi đơn hàng) R. 50

Chi phí vận chuyển (mỗi đơn vị) R. 100

Bây giờ, sử dụng công thức EOQ, số lượng EOQ sẽ như sau:

EOQ = 2 x 800 x 50/2

= 80.000 / 2

= 40.000

= 200 đơn vị

2. Phân tích ABC:

Điều này cũng được gọi là 'Kiểm soát hàng tồn kho chọn lọc.' Phân tích ABC về hàng tồn kho chọn lọc dựa trên logic rằng trong bất kỳ số lượng lớn nào, chúng ta thường có 'số lượng đáng kể' và 'số lượng không đáng kể'. Điều này đúng trong trường hợp hàng tồn kho cũng. Một công ty duy trì một số loại hàng tồn kho không cần phải thực hiện cùng một mức độ kiểm soát đối với tất cả các mặt hàng.

Công ty áp dụng phương pháp tiếp cận có chọn lọc để kiểm soát các khoản đầu tư vào các loại hàng tồn kho khác nhau. Phương pháp chọn lọc này được gọi là Phân tích ABC. Các mặt hàng có giá trị cao nhất được phân loại là 'Một mặt hàng'. Các mặt hàng có giá trị tương đối thấp là 'Vật phẩm B' và các mặt hàng có giá trị thấp nhất được phân loại là 'Vật phẩm C.' Do phân tích ABC tập trung vào các mục quan trọng, do đó, nó còn được gọi là 'Kiểm soát bằng Tầm quan trọng và Ngoại lệ (CIE).'

Thành phần của các mặt hàng này về số lượng và giá trị bị sai lệch. Trong một nghiên cứu được thực hiện đôi khi trước đây, cổ phiếu của các mặt hàng khác nhau, viz. A, B và C trong tổng số và giá trị của một công ty ô tô đã được tìm thấy như sau:

Trong trường hợp Phân tích ABC, kiểm soát nghiêm ngặt được áp dụng đối với 'Một mặt hàng' duy trì mức tồn kho tối thiểu cần thiết trong số này. Trong khi 'Mục B' sẽ được giữ dưới sự kiểm soát hợp lý, 'Mục C' sẽ được kiểm soát đơn giản.

Phân tích FSN phân loại hàng hóa thành phân tích nhanh, di chuyển chậm và không di chuyển và phân tích VED phân loại hàng hóa quan trọng, thiết yếu và mong muốn tương tự như Phân tích ABC về nguyên tắc.

3. Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho:

Hàng tồn kho cũng có thể được quản lý bằng cách sử dụng các tỷ lệ kế toán như Tỷ lệ doanh thu hàng tồn kho. Tỷ lệ hàng tồn kho thiết lập mối quan hệ giữa hàng tồn kho trung bình và chi phí hàng tồn kho được tiêu thụ hoặc bán trong giai đoạn cụ thể.

Điều này được tính toán với sự trợ giúp của công thức sau:

Chi phí tiêu thụ tốt hoặc bán trong năm / Hàng tồn kho trung bình trong năm.

So sánh tỷ lệ hàng tồn kho của năm hiện tại với các năm trước sẽ mở ra các điểm sau liên quan đến hàng tồn kho:

Vật phẩm chuyển động nhanh:

Điều này được chỉ định bởi một tỷ lệ hàng tồn kho cao. Điều này cũng có nghĩa là các mặt hàng tồn kho như vậy được hưởng nhu cầu cao. Rõ ràng, để có sản xuất suôn sẻ, cần duy trì hàng tồn kho đầy đủ của các mặt hàng này. Nếu không, cả sản xuất và bán hàng sẽ bị ảnh hưởng bất lợi thông qua việc cung cấp liên tục các mặt hàng này.

Vật phẩm di chuyển chậm:

Rằng một số mặt hàng đang di chuyển chậm được biểu thị bằng tỷ lệ doanh thu thấp. Những mặt hàng này, do đó, cần phải được duy trì ở mức tối thiểu.

Các mặt hàng không hoạt động hoặc quá cũ:

Chúng đề cập đến các mặt hàng không có nhu cầu. Chúng nên được xử lý càng sớm càng tốt để hạn chế tổn thất thêm do chúng gây ra.