Tài khoản: Ý nghĩa, loại và chi tiết khác (Có mục nhật ký)

Tài khoản:

Tài khoản là khối xây dựng cơ bản của bất kỳ hệ thống kế toán nào. Tài khoản là một định dạng chuẩn được sử dụng để duy trì hồ sơ riêng biệt và tích lũy dữ liệu cho từng mục riêng lẻ để tạo điều kiện cho việc lập báo cáo tài chính định kỳ và kiểm tra liên tục về tính chính xác của việc ghi lại các giao dịch.

Do đó, một tài khoản tồn tại cho từng tài sản, trách nhiệm pháp lý, vốn chủ sở hữu, doanh thu và mục chi phí. Tài khoản được sử dụng để ghi lại các khoản tăng giảm trong các mục này (tài sản, trách nhiệm, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí) do các giao dịch kinh doanh.

Tài khoản (của một mục) hiển thị những điều sau đây:

1. Tiêu đề tài khoản, là tên của một yếu tố kế toán cụ thể, chẳng hạn như Tài khoản tiền mặt.

2. Một nơi để ghi lại sự gia tăng số tiền trong tài khoản.

3. Một nơi để ghi giảm số tiền trong tài khoản.

4. Ngày và ký hiệu mô tả.

5. Tài liệu tham khảo chéo cho các hồ sơ kế toán khác.

Để minh họa bản chất của tài khoản, một ví dụ về Tài khoản tiền mặt được đưa ra dưới đây:

Ở bên trái của Tài khoản tiền mặt, có ba mục kế toán, một mục đại diện cho số dư đầu kỳ và hai mục còn lại thể hiện sự gia tăng cho tài khoản này. Ở bên phải có ba mục kế toán, hai mục đại diện giảm cho tài khoản này và mục thứ ba đại diện cho số dư cuối kỳ. Các mục bên trái bắt đầu bằng tiền tố Điên đến và các mục bên phải bắt đầu bằng tiền tố bởi by.

Người ta có thể nhận thấy rằng tổng số bên trái của tài khoản tiền mặt là R. 1, 06.000 và tổng số bên phải là R. 28.000. Chênh lệch ròng giữa tăng và giảm trong tài khoản tiền mặt là sự gia tăng và đó là lý do tại sao số dư của R. 78.000 nằm ở phía tăng tiền mặt.

Trong tài khoản cộng (+) và dấu trừ (-) là không cần thiết. Tất nhiên, tổng mức giảm tiền mặt không thể vượt quá tổng mức tăng; vì chúng ta không thể chi tiêu nhiều tiền hơn chúng ta có. Số dư trong tài khoản là sự khác biệt giữa tăng và giảm.

Do đó, tài khoản tiền mặt (hoặc bất kỳ tài khoản nào khác) hiển thị bốn yếu tố tiền:

1. Số dư đầu kỳ

2. Tăng hoặc bổ sung

3. Giảm hoặc khấu trừ

4. Đóng số dư

Hình thức của tài khoản trông giống như chữ T. Vì lý do này, nó được gọi là Tài khoản T. Biểu mẫu Tài khoản T được sử dụng bởi kế toán để chuẩn bị tài khoản, lưu trữ hồ sơ thực tế, phân tích các vấn đề kế toán và bởi các giáo viên kế toán để giảng dạy kế toán.

Ghi nợ và tín dụng:

Như đã nêu trước đó, các tài khoản được chuẩn bị để cung cấp trợ giúp trong việc lập báo cáo tài chính và kiểm tra tính chính xác của các giao dịch được ghi lại bởi một doanh nghiệp kinh doanh. Rõ ràng là báo cáo tài chính chỉ có thể được lập sau khi các tài khoản cho các yếu tố (giao dịch) khác nhau đã được lập mà phải được báo cáo trên báo cáo tài chính.

Kiểm tra tính chính xác của các giao dịch được ghi lại và hệ thống kế toán được thực hiện theo các phương trình kế toán cơ bản và quy tắc ghi nợ và tín dụng.

Các điều khoản ghi nợ và tín dụng được sử dụng để mô tả bên trái và bên phải của tài khoản, như được hiển thị bên dưới. Động từ để ghi nợ có nghĩa là ghi vào bên trái của tài khoản và động từ có nghĩa là tín dụng có nghĩa là thực hiện một mục ở phía bên phải của tài khoản. Các điều khoản ghi nợ và tín dụng không có ý nghĩa khác trong kế toán.

Các chữ viết tắt Dr. và Cr. được sử dụng thay cho Ghi nợ và Tín dụng. Một mục được thực hiện ở phía bên trái là một khoản ghi nợ vào tài khoản và mục được ghi ở phía bên phải là một khoản tín dụng cho tài khoản.

Về ghi nợ và tín dụng, một nhà văn đã bình luận theo cách sau:

Khi cuốn sách nằm mở trước mặt bạn và bạn nhìn vào cuốn sách (không phải cuốn sách ở bạn) thì phía bạn có trái tim là bên trái hoặc bên Nợ. Phía xa trái tim của bạn là phía bên phải và được gọi là Tín dụng.

Tất cả các tài khoản hiển thị các mục ghi tăng giảm. Trong một số tài khoản, mức tăng được ghi nhận ở phía bên trái (bên Nợ) của tài khoản và mức giảm được ghi lại ở phía bên phải (phía Tín dụng) của tài khoản.

Trong các tài khoản khác, điều ngược lại là đúng. Nó có nghĩa là các khoản ghi nợ và tín dụng tự chúng không chỉ ra tăng hay giảm. Tài liệu tham khảo phải được thực hiện cho một tài khoản cụ thể để xác định xem các khoản ghi nợ hoặc tín dụng thể hiện tăng hay giảm. Năm loại tài khoản chính được minh họa bên dưới hiển thị các khoản ghi nợ và tín dụng liên quan đến tăng hoặc giảm.

Số dư bình thường đề cập đến số dư dương của một tài khoản. Đối với bất kỳ tài khoản nào, nói chung, tổng số tăng cho tài khoản vượt quá tổng số giảm cho tài khoản. Số dư kết quả là số dư dương chứ không phải số dư âm. Ví dụ: các tài khoản tài sản điển hình (như Tài khoản nhà máy) có tổng số nợ vượt quá tổng số tín dụng và do đó có số dư nợ thông thường.

Sau khi quan sát năm loại tài khoản trên, các kết luận sau được rút ra:

1. Nợ luôn là mặt trái của tất cả tài khoản và tín dụng luôn là mặt phải của tài khoản.

2. Gia tăng tài sản và chi phí tài khoản luôn là các mục ghi nợ.

3. Tăng các khoản nợ, tài khoản doanh thu và vốn chủ sở hữu luôn là các khoản tín dụng.

4. Giảm luôn được ghi ở phía tăng ngược lại.

5. Số dư bình thường của bất kỳ tài khoản nào đều được ghi nhận.

6. Tài sản và tài khoản chi phí thường có số dư nợ. Các khoản nợ, vốn chủ sở hữu và tài khoản doanh thu thường có số dư tín dụng.

Cần hiểu rằng tất cả các loại tài khoản trên là một phần của phương trình bảng cân đối cơ bản, Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu. Đó là, mỗi giao dịch tài chính có hai phần.

Ví dụ: nếu một tài sản được tăng lên, thì nếu phương trình bảng cân đối kế toán được giữ nguyên, thì một điều khác phải xảy ra, cụ thể là, một trong những điều sau đây:

1. Một tài sản khác phải giảm, hoặc

2. Trách nhiệm phải tăng, hoặc

3. Vốn chủ sở hữu phải tăng.

Trong tất cả các tình huống trên, ghi nợ sẽ luôn bằng tín dụng và phương trình bảng cân đối cơ bản sẽ vẫn cân bằng.

Minh họa Quy tắc ghi nợ và tín dụng và ghi lại các giao dịch trong tài khoản:

Hình minh họa sau đây được thực hiện để giải thích việc áp dụng các quy tắc ghi nợ và tín dụng (mục nhập) trong các tài khoản khác nhau, sử dụng tài khoản T để đơn giản và dễ hiểu. Trước khi thực hiện ghi nợ và ghi có tín dụng, một giao dịch nên được phân tích để xác định tài khoản nào phải tăng hoặc giảm. Sau khi điều này đã được xác định, các quy tắc ghi nợ và tín dụng được áp dụng để ghi lại các mức tăng giảm thích hợp cho các tài khoản.

Giao dịch 1:

Ashok đã đầu tư. 80.000 quỹ của mình trong một doanh nghiệp mới mang tên Alpha Co. Ltd.

Giao dịch này làm tăng cả tài sản và vốn chủ sở hữu của công ty. Theo quy tắc ghi nợ và tín dụng, ghi nợ sẽ tăng tài sản và tín dụng sẽ tăng tài khoản vốn chủ sở hữu của công ty.

Giao dịch 2:

Công ty TNHH Alpha đã mua các tài sản sau đây để lấy tiền mặt: Vật tư R. 9.000, thiết bị văn phòng. 7.000, Công cụ R. 6.000.

Ba tài sản Nguồn cung cấp, thiết bị văn phòng và công cụ của Haiti được công ty mua bằng tiền mặt, giảm tiền mặt tài sản bằng R. 22.000. Tài sản được tăng lên bởi các khoản ghi nợ và giảm bởi các khoản tín dụng. Do đó, ba tài khoản tài sản Nguồn cung cấp, thiết bị văn phòng và công cụ của Haiti được ghi nợ, mỗi tài khoản tương ứng với số tiền và tiền mặt được ghi có cho tổng số R. 22.000.

Giao dịch 3:

Công ty Alpha mua lại đất với giá Rs. 75.000 cho mục đích lưu trữ, trả R. 15.000 tiền mặt và phát hành hóa đơn phải trả cho phần chênh lệch.

Tài khoản đất đai tài sản được ghi nợ bằng RL. 75.900 (tăng) và tài khoản tiền mặt tài sản được ghi có bằng RL. 15.000 (giảm). Hóa đơn phải trả được ghi có bằng R. 60.000 (tăng nợ phải trả). Giao dịch này cho thấy sự gia tăng tài sản được ghi nhận bằng các khoản ghi nợ, giảm tài sản theo tín dụng và tăng nợ phải trả theo tín dụng.

Giao dịch 4:

Công ty Alpha đã trả. 12.000 cho tiền thuê ba tháng trước.

Tiền thuê được trả trước (hoặc bất kỳ chi phí nào được trả trước) là một tài sản hoặc tài nguyên có lợi ích kinh tế trong tương lai vì nó mang lại quyền cho công ty chiếm giữ tài sản thuê. Khi tăng tài sản được ghi nhận bằng các khoản ghi nợ và giảm tài sản được ghi nhận bằng tín dụng, tiền thuê trả trước được ghi nợ cho R. 12.000 và tiền mặt được ghi có cho R. 12.000.

Giao dịch 5:

Công ty Alpha đã nhận được RL. 9.500 dưới dạng thanh toán cho các dịch vụ tư vấn mà công ty cung cấp cho khách hàng.

Giao dịch này làm tăng tiền mặt tài sản và vốn chủ sở hữu của công ty bằng doanh thu nhận được cho các dịch vụ được cung cấp. Tài sản được tăng lên bởi các khoản nợ và doanh thu được tăng bằng tín dụng. Do đó, một khoản ghi nợ của RL. 9.500 đến tiền mặt và tín dụng của RL 9.500 đến Biên lai cho các dịch vụ tư vấn được thực hiện để ghi lại giao dịch.

Giao dịch 6:

Công ty Alpha cung cấp dịch vụ tư vấn cho khách hàng của mình với giá Rs. 13, 5 tín dụng và khách hàng sẽ thanh toán sau.

Công ty đã cung cấp dịch vụ tư vấn cho các khách hàng sẽ trả tiền trong tương lai. Vì dịch vụ đã được hoàn thành, doanh thu kiếm được. Một lợi ích kinh tế trong tương lai đã được nhận và do đó, một tài khoản tài sản trong các tài khoản tài khoản có thể nhận được được tạo ra để đổi lấy các dịch vụ được cung cấp. Tài sản được tăng lên bởi các khoản nợ. Doanh thu được tăng bởi các khoản tín dụng.

Giao dịch 7:

Công ty Alpha đã trả. 12.000 cho đất trước đó được mua bằng tín dụng cho RL. 60.000.

Tiền mặt tài sản và hóa đơn nợ phải trả được giảm bằng R. 12.000 mỗi giao dịch này. Tài sản giảm theo tín dụng; Nợ phải trả giảm do ghi nợ.

Giao dịch 8:

Các công cụ bổ sung được mua bằng tín dụng, với giá trị là R. 1.500.

Giao dịch này làm tăng Công cụ tài sản và Tài khoản trách nhiệm phải trả mỗi lần bằng R. 1.500. Tài sản được tăng lên bởi các khoản nợ. Nợ phải trả được tăng lên bởi các khoản tín dụng.

Giao dịch 9:

Công ty Alpha đã thanh toán chi phí tiện ích của RL. 1.000.

Một tài khoản chi phí riêng được tạo cho mỗi mục chi phí. Giao dịch này làm tăng Chi phí tiện ích và giảm tiền mặt tài sản bằng R. 1.000. Chi phí được tăng lên bởi các khoản nợ và tài sản giảm theo tín dụng.

Giao dịch 10:

Công ty Alpha đã nhận được RL. 7.500 tiền mặt từ khách hàng đã được cung cấp dịch vụ tư vấn trước đó (Giao dịch 6).

Thanh toán của khách hàng làm giảm các tài khoản tài sản phải thu và tăng tiền mặt tài sản. Tài sản được tăng lên bởi các khoản ghi nợ và giảm bởi các khoản tín dụng.

Giao dịch 11:

Khấu hao của RL 7.500 được ghi trên thiết bị văn phòng.

Chi phí khấu hao được ghi nhận bằng cách tăng chi phí và giảm tài sản. Việc giảm tài sản được thực hiện bằng cách sử dụng tài khoản chống tài sản. Chi phí được tăng lên bởi các khoản nợ. Tài sản được giảm bằng tín dụng.

Giao dịch 12:

Ashok đã rút R. 2.000 từ các công ty cho sử dụng cá nhân.

Giao dịch này làm giảm tiền mặt và giảm vốn chủ sở hữu của công ty bằng R. 2.000. Tài sản được giảm bởi các khoản tín dụng và nợ phải trả được giảm bởi các khoản nợ. Đối với các giao dịch rút tiền được thực hiện bởi chủ sở hữu, một tài khoản riêng biệt Vẽ tài khoản Vẽ được mở. Bản vẽ là một tài khoản contra vì số dư của nó thể hiện việc giảm tài khoản vốn (vốn).

Ghi nợ tài khoản bản vẽ để phản ánh việc giảm vốn chủ sở hữu có tác dụng tương tự như ghi nợ trực tiếp vào tài khoản vốn của chủ sở hữu bởi vì, vào cuối kỳ, sau khi lợi nhuận ròng được thêm vào tài khoản vốn của chủ sở hữu, số dư nợ trong tài khoản bản vẽ là khấu trừ để đến số vốn cuối cùng của chủ sở hữu.

Giao dịch 13:

R. 4.000 tiền thuê trả trước (12.000 Rupee) đã hết hạn; như đã đề cập trong Giao dịch 4.

Trong giao dịch 4 công ty đã trả R. 12.000 cho tiền thuê ba tháng trước. Vào cuối một tháng. 4.000 tiền thuê đã hết hạn và không còn đại diện cho một tài sản. Tài sản bị giảm bởi các khoản tín dụng và trách nhiệm pháp lý được giảm bởi các khoản nợ. Chi phí làm giảm vốn chủ sở hữu của công ty.

Các loại tài khoản:

Các tài khoản được duy trì bởi một tổ chức kinh doanh được phân thành ba loại như trong hình:

1. Tài khoản cá nhân:

Nó giao dịch với các tài khoản của các cá nhân như chủ nợ, con nợ, ngân hàng, vv Nó cho thấy số dư do các cá nhân này hoặc do họ vào một ngày cụ thể.

2. Tài khoản thật:

Nó đại diện cho các tài sản như nhà máy và máy móc, đất đai và các tòa nhà, thiện chí, vv Vào một ngày cụ thể, tài khoản này cho thấy giá trị của tài sản.

3. Tài khoản danh nghĩa:

Nó bao gồm các loại chi phí hoặc thu nhập khác nhau hoặc thua lỗ hoặc lợi nhuận. Các tài khoản này hiển thị số thu nhập kiếm được hoặc chi phí phát sinh trong một khoảng thời gian cụ thể, giả sử một tháng, một năm, v.v.

Sổ cái:

Sổ cái chứa một bản tóm tắt phân loại của tất cả các giao dịch được ghi trong sổ quỹ và tạp chí. Một sổ cái không phải là một hồ sơ độc lập. Các giao dịch được ghi trong sổ cái có nguồn gốc từ sổ quỹ tiền mặt hoặc tạp chí.

Báo cáo các giao dịch:

Ghi lại các khía cạnh kép của một giao dịch được gọi là báo cáo. Thông thường, trong một doanh nghiệp không thể ghi lại mọi giao dịch dưới dạng một mục nhật ký. Do đó, các tạp chí đặc biệt như sách mua hàng, sách bán hàng, vv được sử dụng. Chỉ một số giao dịch đặc biệt được ghi lại trong sách tạp chí. Tuy nhiên, để hiểu rõ hơn về độc giả, các mục nhật ký cho các giao dịch khác nhau được giải thích bên dưới. Chúng ta hãy áp dụng các quy tắc ghi nợ và tín dụng cho một vài giao dịch mẫu sau khi xác định các khía cạnh kép.