Bộ phận văn phòng: 3 Phân loại chính của bộ phận văn phòng

Bài viết này đưa ra ánh sáng trên ba phân loại chính của các bộ phận văn phòng. Các phòng ban là: A. Phòng văn phòng B. Các phòng ban khác C. Các phòng ban đặc biệt.

A. Các phòng ban văn phòng:

(1) Phòng tiền mặt:

Bất cứ điều gì có thể là bản chất và quy mô của tổ chức, sẽ có một Phòng Tiền mặt trong văn phòng. Tiền mặt (dưới dạng tiền mặt lỏng hoặc công cụ chuyển nhượng) phải được nhận và thanh toán. Biên lai hoặc doanh thu sẽ đến dưới các hình thức bán hàng, phí dịch vụ, đăng ký, đầu tư, cho vay, quyên góp, tiền thuê, tiền lãi, vv tùy thuộc vào bản chất của giao dịch.

Thanh toán hoặc chi tiêu sẽ được thực hiện để mua, trả nợ, thanh toán dịch vụ, tiền thuê nhà, tiền lãi, vv cho tiền lương, tiền công, lương hưu, tiền thưởng, vv. Sẽ có một nhân viên thu ngân phụ trách bộ phận. Trong trường hợp có mối quan tâm lớn, có một Trưởng phòng thu ngân được hỗ trợ bởi các nhân viên thu ngân khác.

Sẽ có quầy hoặc quầy bảo đảm tốt cho biên lai và thanh toán. Sẽ có một phòng mạnh (khi một lượng lớn tiền mặt được xử lý, như trong ngân hàng) hoặc một két sắt hoặc một hộp tiền mặt nơi giữ tiền mặt. Biên lai được phát hành so với tiền mặt đến và chứng từ được duy trì cho tiền mặt đi.

Phòng Tiền mặt phải có chức năng phối hợp đầy đủ với Phòng Tài khoản và nói chung, Phòng Tiền mặt chịu sự kiểm soát chung của Kế toán trưởng hoặc Giám đốc Tài chính. Các loại máy khác nhau như Máy tính tiền, Máy đổi tiền, v.v ... được sử dụng trong bộ phận tiền mặt.

Trong các mối quan tâm lớn, có một phần riêng gọi là Phần tiền mặt Petty từ đó các chi phí tiền mặt nhỏ như bưu chính, vận chuyển, vv được thực hiện và Petty Cashier duy trì phần này.

(2) Phòng tài khoản:

Đây là một bộ phận thiết yếu trong một văn phòng có nghĩa là để chuẩn bị và duy trì hồ sơ tài chính. Hồ sơ tài chính được lưu giữ trong sổ sách kế toán chuyên ngành của các mục gốc và các công ty con như tạp chí, sổ cái, sổ quỹ tiền mặt, v.v.

Sau khi kế toán kết thúc, kế toán diễn ra, có nghĩa là phân tích các hồ sơ và chuẩn bị các tài khoản và báo cáo như tài khoản lãi và lỗ, biên lai và tài khoản thanh toán, bảng cân đối, v.v.

Điều này được thực hiện để xác định kết quả hoạt động của tổ chức và để xác định vị trí ròng của tài sản và nợ phải trả của mối quan tâm vào cuối năm tài chính. Số lượng sách được duy trì, bản chất và hình thức của các tài khoản và báo cáo được chuẩn bị tùy thuộc vào bản chất của tổ chức, cho dù giao dịch hay không giao dịch và rất thường được quy định bởi các đạo luật.

Báo cáo dự kiến ​​được chuẩn bị trước theo và hỗ trợ cho các kế hoạch trong tương lai. Kế toán trưởng thường phụ trách bộ phận.

Bộ phận tiền mặt thực sự là một công ty con của, hoặc ít nhất là phải có chức năng kết nối chặt chẽ với Bộ phận tài khoản. Bộ phận tiền mặt có chức năng cơ học là nhận và thanh toán. Phòng Tài khoản chỉ đạo số tiền sẽ được nhận hoặc thanh toán.

Các tài khoản phải được kiểm toán hoặc xác minh bởi những người đàn ông đủ điều kiện được gọi là kiểm toán viên, như Kế toán viên điều lệ hoặc thậm chí là Kế toán chi phí (khi cần kiểm toán chi phí).

Đôi khi bắt buộc phải kiểm toán các tài khoản như trong trường hợp của một công ty hoặc bất kỳ cơ quan đăng ký nào khác. Mặc dù trách nhiệm trực tiếp của Phòng Tài khoản là xem các tài khoản đã được kiểm toán nhưng trách nhiệm cuối cùng thuộc về thư ký (thay mặt Ban Giám đốc trong trường hợp của một công ty).

Trong một mối quan tâm lớn, Phòng Tài khoản là một bộ phận rất lớn dưới quyền Giám đốc Tài chính hoặc Giám đốc Tài chính và bộ phận này bao gồm nhiều phân ngành hoặc bộ phận khác nhau dưới các bộ phận. Nó có thể được gọi là Bộ phận Tài khoản với các bộ phận khác nhau.

Ví dụ:

(a) Một phần (bộ phận) riêng để chuẩn bị và duy trì tài khoản,

(b) Một phần riêng cho chi phí,

(c) Một phần riêng cho kiểm toán nội bộ,

(d) Bộ phận tiền mặt là một bộ phận riêng biệt,

(e) Có thể có một phần riêng để kiểm soát hàng tồn kho,

(f) Một phần riêng biệt có thể cần thiết để xử lý tiền lương và tiền lương và tất cả các loại thanh toán nhân viên khác.

Các loại máy khác nhau được sử dụng trong Phòng Tài khoản, như Máy tính, Máy thanh toán, Máy tính, Máy kiểm tra, v.v.

(3) Phòng nộp hồ sơ hoặc hồ sơ:

Nộp hồ sơ đề cập đến việc chuẩn bị và bảo quản tất cả các loại hồ sơ phi tài chính. Điều này rất cần thiết cho mọi văn phòng. Số lượng tệp phụ thuộc vào tính chất và quy mô của tổ chức. Lưu trữ được đi kèm với lập chỉ mục có nghĩa là đánh số các tệp dựa trên phân loại của chúng để tham khảo và tìm ra - vị trí của các tệp trong văn phòng. Có các hệ thống và phương pháp nộp và lập chỉ mục khác nhau.

Một phần chính của công việc văn phòng bao gồm nộp đơn và lập chỉ mục. Mỗi bộ phận yêu cầu các tập tin. Nộp hồ sơ trong một văn phòng có thể được thực hiện theo cách tập trung cho tất cả các bộ phận hoặc theo cách phân cấp riêng trong các bộ phận riêng biệt.

Phòng thu âm:

Một văn phòng có thể có một phòng riêng để lưu hồ sơ và một người có trách nhiệm phụ trách nó. Tất cả các tập tin, tài liệu, cuộn, vv được bảo quản ở đó một cách có hệ thống như một thư viện. Bất kỳ người nào hoặc bộ phận nào muốn có bất kỳ tập tin nào cũng phải trưng dụng nó từ đó. Phòng Hồ sơ phải được bảo mật tốt.

(4) Phòng thư tín:

Cho đến nay, bộ phận quan trọng nhất trong một văn phòng là Phòng tương ứng vì chức năng chính của một văn phòng là giao tiếp. Bộ phận này bao gồm các nhân viên đánh máy và đánh máy cũng như các thư ký thư tín. Các chữ cái có thể được điều hành đầy đủ bởi các giám đốc điều hành hoặc có thể được soạn thảo bởi các thư ký thư tín chuyên gia sau khi nhận được hướng dẫn từ các giám đốc điều hành.

Có thể có một nhóm người đánh máy, nơi tất cả những người đánh máy ngồi cùng nhau hoặc mỗi bộ phận có những người đánh máy riêng. Một lượng lớn các máy móc như máy đánh chữ, máy nhân bản, máy điện thoại, vv được sử dụng. Một phần riêng biệt là có để xử lý thư. Thư ký có trách nhiệm lớn để giám sát bộ phận này. Ông phải đích thân xử lý một số lượng lớn các chữ cái.

(5) Phòng Quan hệ công chúng:

Một mối quan tâm lớn duy trì một bộ phận riêng cho quan hệ công chúng với một Cán bộ quan hệ công chúng làm trưởng phòng. PRO có thể chăm sóc công khai chung hoặc có thể có một Cán bộ công khai riêng biệt với bộ phận riêng của mình. Một nhân viên tiếp tân cũng xử lý hệ thống liên lạc có thể gặp người gọi và chính thư ký có thể thực hiện các chức năng của PRO

(6) Cửa hàng bách hóa:

Mỗi văn phòng lớn phải duy trì một Bộ phận Cửa hàng riêng biệt để bảo quản các cửa hàng. Cửa hàng có nhiều loại khác nhau. Đối với văn phòng làm việc, cần có nhiều hình thức và hàng hóa văn phòng phẩm và phụ tùng thay thế cho máy móc và các loại thiết bị khác) cũng như phụ kiện (ví dụ: phụ kiện điện).

Mỗi mục phải được duy trì một cách phân loại với nhãn và đăng ký chứng khoán phải được lưu giữ. Đôi khi hàng hóa mua cho nhà máy hoặc chi nhánh (nằm ở những nơi khác) được lưu trữ tạm thời trong văn phòng trước khi gửi hàng. Có một nhân viên có trách nhiệm được gọi là Người giữ cửa hàng phụ trách các cửa hàng.

(7) Phòng luật:

Một bộ phận riêng để chăm sóc các vấn đề pháp lý có thể được duy trì với một Nhân viên Luật phụ trách. Hoặc, bản thân thư ký có thể chăm sóc các vấn đề pháp lý.

(8) Giải trí căng tin và nhân viên:

Mối quan tâm lớn cung cấp các loại tiện nghi cho nhân viên. Thực phẩm được cung cấp ở mức trợ giá từ căng tin văn phòng. Một phòng riêng biệt có thể được phân bổ cho giải trí nhân viên được sử dụng trong giờ nghỉ hoặc sau giờ hành chính. Nhiều loại hàng hóa thể thao, cả trong nhà và ngoài trời, cũng như sách và tạp chí được cung cấp ở đó.

Có thể có một Phòng y tế riêng, có sự tham gia của một nhân viên y tế vào giờ cố định cho các thành viên của nhân viên. Một thư viện riêng có thể ở đó cho nhân viên.

B. Các phòng ban khác:

Tất cả những điều này là các bộ phận chung cho một văn phòng. Văn phòng làm việc theo nghĩa thực sự được thực hiện ở đó. Bên cạnh các bộ phận này, còn có các bộ phận khác cho mục đích của các chức năng kinh doanh như sản xuất, tiếp thị, nhân sự, mua hàng, v.v ... Có các phòng riêng cho các giám đốc bộ phận đó.

Ghi chép chung và công việc kế toán được thực hiện trong các bộ phận tương ứng. Các phòng ban như vậy có thể không trực tiếp dưới thư ký nhưng anh ta phải điều phối các chức năng của tất cả các bộ phận này. Nói chung, quyền kiểm soát trực tiếp trên các bộ phận đó nằm trong tay của Tổng Giám đốc.

(1) Phòng sản xuất:

Trong trường hợp mối quan tâm sản xuất hoặc mối quan tâm liên quan đến bất kỳ loại sản xuất nào ngoài sản xuất (khai thác hoặc trồng hoặc sản xuất sữa, v.v.) phải có một bộ phận sản xuất có tầm quan trọng lớn. Giám đốc sản xuất, tốt nhất là có kiến ​​thức và kinh nghiệm trực tiếp trong dây chuyền đó, phụ trách việc đó.

Bộ phận này phải có chức năng trong mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận mua hàng, tiếp thị, tài chính và nhân sự. R và D hoặc Phòng nghiên cứu và phát triển cũng liên kết chặt chẽ với bộ phận sản xuất.

Có các phần khác nhau như phần thiết kế sản phẩm và thiết kế công việc. Nhiều hoạt động của bộ phận này có thể phải được thực hiện tại nhà máy hoặc nơi sản xuất. Trụ sở chính phải duy trì sự phối hợp. Trong đó tôn trọng thư ký có trách nhiệm lớn.

(2) Phòng Marketing:

Nó còn được gọi là Phòng kinh doanh. Bất kỳ mối quan tâm về lợi nhuận phải tiếp thị sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Thành công hay thất bại của toàn bộ mối quan tâm cuối cùng phụ thuộc vào hiệu quả của bộ phận này. Bộ phận này có nhiều phần như phần Nghiên cứu thị trường hoặc Khảo sát thị trường, phần Lập kế hoạch thị trường, v.v.

Giám đốc Marketing, với vai trò phụ trách bộ phận này, phải có chức năng kết nối chặt chẽ với Bộ phận sản xuất.

Một số lượng lớn những người được đào tạo tốt, tạo thành lực lượng bán hàng, làm việc theo anh ta. Tiếp thị có thể được tập trung hoặc phi tập trung. Có thể có một số kho, trung tâm phân phối, showroom riêng, chi nhánh, cửa hàng (như trong trường hợp có nhiều cửa hàng), vv thuộc bộ phận tiếp thị. Rất khó để kiểm soát các đại lý, đại lý, quản lý chi nhánh, v.v.

Sự phối hợp và kiểm soát được duy trì từ trung tâm hoặc trụ sở chính mà thư ký phụ trách.

(3) Phòng mua hàng:

Mua hàng trong một mối quan tâm chủ yếu có hai khía cạnh:

(a) Mua hàng hóa mà tổ chức giao dịch hoặc nguyên liệu thô, máy móc, bộ phận máy móc, vv để sản xuất được thực hiện bởi tổ chức. Phần mua hàng này có thể được ủy thác bởi Người quản lý mua hàng, người phải có chức năng kết nối chặt chẽ với Người quản lý sản xuất.

(b) Mua các cửa hàng để điều hành văn phòng. Điều này có thể trực tiếp trong tay của thư ký. Phần trước của việc mua có thể phải được thực hiện ở những nơi khác nhau hoặc các nguồn nguyên liệu. Các đơn vị văn phòng có thể phải được duy trì tại những nơi đó.

Thư ký từ trụ sở chính phải duy trì quyền kiểm soát các đơn vị như vậy. Mua nguyên liệu, vv yêu cầu cho sản xuất rất thường xuyên được thực hiện từ nhà máy và một bộ phận mua hàng được đính kèm ở đó. Mua hàng, do đó, có thể được tập trung hoặc phi tập trung.

(4) Phòng nhân sự:

Việc làm phải được trao cho mọi người để thực hiện các hoạt động của một tổ chức. Tất cả những người làm việc trong một tổ chức được gọi chung là nhân sự. Vì các yếu tố con người quan trọng hơn các yếu tố vật chất, một bộ phận riêng gọi là Phòng Nhân sự phải được duy trì. Văn phòng yêu cầu tuyển dụng nhân viên.

Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm của một người quản lý nhân sự được đào tạo có nghĩa là để chăm sóc tất cả các loại nhân viên. Thư ký có trách nhiệm tuyển dụng nhân viên văn phòng. Anh ta có thể được hỗ trợ bởi Giám đốc nhân sự. Bộ trưởng có thể trực tiếp phụ trách bộ phận này.

C. Các phòng ban đặc biệt:

Một tổ chức lớn hoặc đang phát triển thường duy trì một số bộ phận đặc biệt để kiểm soát và cải thiện văn phòng tốt hơn. Họ đang:

(1) Sở O. & M .:

Bộ phận này được thành lập để thực hiện nghiên cứu về thủ tục và phương pháp văn phòng và đề xuất cải tiến.

(2) Phòng thanh tra:

Khi số lượng nhân viên rất đông và có nhiều đơn vị, chi nhánh hoặc bộ phận, một lần nữa có thể nằm rải rác ở những nơi khác nhau, một bộ phận riêng gọi là Phòng Thanh tra được thành lập.

Thanh tra viên hoặc đội thanh tra có thể được gửi đến những nơi khác nhau để kiểm tra hoạt động của các đơn vị, chi nhánh hoặc phòng ban khác nhau và nộp báo cáo cho trụ sở để kiểm soát hiệu quả đối với họ, để cải thiện hiệu suất của họ và: để có biện pháp khắc phục trong trường hợp của những thất bại và lỗi.