Chức năng kiểm soát của Quản lý: (Tầm quan trọng và sự xuất hiện ngắn)

Tầm quan trọng của kiểm soát quản lý có thể được biểu thị bằng cách liệt kê các giá trị quan trọng sau của chức năng kiểm soát:

Chức năng Kiểm soát giúp quản lý theo nhiều cách khác nhau. Các nhà quản lý có thể đo lường hiệu suất thực tế và hướng dẫn về các thành tựu của các mục tiêu được xác định trước chỉ khi hệ thống kiểm soát được cập nhật và hiệu quả. Nó giúp tổ chức đạt được mục tiêu của mình một cách hiệu quả và hiệu quả.

1. Bảo hiểm chống lại hiệu suất đáng thất vọng:

Kiểm soát quản lý hoạt động như một bảo hiểm chống lại rủi ro không phù hợp với hiệu suất thực tế với các mục tiêu được xác định trước. Chức năng kiểm soát có giá trị bảo hiểm lớn vì phần lớn loại bỏ rủi ro không phù hợp với hiệu suất thực tế với các mục tiêu được xác định trước. Nó quy định các hoạt động theo cách để đảm bảo đạt được các mục tiêu được xác định trước. Điều này được thực hiện bằng cách xem xét liên tục tiến độ công việc để thực hiện các điều chỉnh cần thiết trong hoạt động.

2. Cơ sở điều phối:

Nó tạo điều kiện cho sự phối hợp bằng cách giữ các hoạt động và nỗ lực thường xuyên trong các ranh giới cố định của chúng được đặt ra bởi các mục tiêu được xác định trước và hướng dẫn mọi thành viên của tổ chức tiến tới các mục tiêu chung thông qua các chỉ thị phối hợp. Nó cung cấp liên lạc ngang giữa các chuỗi lệnh thông qua các liên hệ chéo trực tiếp bằng cách xác định 'ai cần thông tin gì'.

Nó cho phép các nhà quản lý giám sát công việc cho đến khi hoàn thành thành công và đảm bảo rằng hiệu suất có trật tự diễn ra trong từng phần hoặc đơn vị của toàn bộ doanh nghiệp. Các công cụ và thiết bị điều khiển khác nhau cho phép quản lý tránh lãng phí thời gian, tiền bạc và công sức.

3. Cơ sở cho hành động trong tương lai:

Một luồng thông tin kiểm soát liên tục giữa các dự án công việc giúp lập kế hoạch dài hạn trên đường đua phù hợp. Nó đưa ra một bức tranh chính xác về bản chất của hành động khắc phục được yêu cầu bằng cách cho phép ban quản lý đánh giá đúng kết quả cuối cùng khi hoàn thành công việc.

Một đánh giá như vậy cung cấp các sự kiện và thông tin cần thiết để thực hiện hành động khắc phục và sửa đổi phù hợp việc lập kế hoạch, tổ chức và chỉ đạo trong tương lai. Nó cho phép ban quản lý thực hiện các bước phù hợp để kiểm tra sự lặp lại của những sai lầm trong tương lai.

Nói cách khác, điều này có nghĩa là hệ thống kiểm soát cho phép ban quản lý đưa ra quyết định đúng đắn về loại hành động tiếp theo nào là cần thiết để thực hiện thành công các mục tiêu của tổ chức. Khi Ierome tỏa sáng, Control Control cần cả hai để đơn giản hóa việc đưa ra các quyết định tiếp theo và để đảm bảo thực hiện các mục tiêu tiềm ẩn trong các quyết định chính sách dài hạn ban đầu.

4. Gia hạn phân cấp:

Không thể mở rộng biên giới của phân cấp mà không có sự kiểm soát đầy đủ. Hệ thống kiểm soát hiện đại cho phép ban lãnh đạo cao nhất mở rộng biên giới phân cấp mà không mất quyền kiểm soát cuối cùng trong toàn tổ chức.

Việc áp dụng các nguyên tắc tự kiểm soát cũng như quản lý ngoại trừ trong quản lý doanh nghiệp cho phép ban lãnh đạo cấp cao tìm đủ thời gian để tập trung vào kế hoạch và kiểm soát tổng thể mà không cần bận tâm về các chi tiết nhỏ và không mong muốn.

Bất cứ khi nào cấp dưới phải đưa ra các quyết định quan trọng ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp, ban lãnh đạo cao nhất có thể đưa ra thực tiễn kiểm soát các phê duyệt trước hành động. Nói tóm lại, kiểm soát quản lý hiện đại cho phép ban quản lý giữ quyền kiểm soát trong tay với đủ công cụ để đánh giá liệu cơ quan có được sử dụng đúng theo thiết lập phi tập trung cho phép phân tán thẩm quyền ra quyết định trong toàn tổ chức hay không.

5. Phát hiện kịp thời cả điểm yếu của người quản lý và độ lệch đáng kể:

Chức năng kiểm soát của quản lý tiết lộ và cung cấp lại thông tin cần thiết để chỉ ra các điểm yếu của người quản lý và loại bỏ chúng bằng các hành động khắc phục. Nó đơn giản hóa chức năng giám sát của Wap

(i) chính xác và kịp thời chỉ ra những sai lệch đáng kể

(ii) kiểm tra cấp dưới

(Iii) bằng cách mang lại kỷ luật trong số họ

Tuy nhiên, ban quản lý có thể không thể chữa khỏi tất cả các trường hợp không trung thực theo thói quen với sự trợ giúp của kiểm soát quản lý. Nhưng, nó sẽ được coi là liều lĩnh, nếu nó bỏ qua nhu cầu mang lại trật tự và kỷ luật giữa các thành viên của tổ chức thông qua các quy trình kiểm soát hiệu quả.

Khi McFarland tỏa sáng, trong khi kiểm soát không thể chữa khỏi sự không trung thực theo thói quen trong mọi trường hợp, quản lý sẽ thiếu trách nhiệm nếu không nỗ lực hợp lý để cung cấp trật tự và kỷ luật cho nhân viên của mình thông qua các quy trình kiểm soát hiệu quả. quản lý chắc chắn có thể xác định vị trí điểm yếu rất nhanh với sự trợ giúp của một hệ thống kiểm soát tốt và có thể suy nghĩ về việc mở rộng phạm vi kiểm soát ở tất cả các cấp.

Những thiếu sót của Kiểm soát:

Mặc dù nhu cầu và tầm quan trọng của chức năng kiểm soát của quản lý đã tăng lên do những ưu điểm khác nhau đã được thảo luận ở trên, nó có thể gặp phải những thiếu sót sau đây, đặc biệt là khi quản lý không tuân thủ các yêu cầu cơ bản được coi là yếu tố cần thiết của âm thanh và hệ thống kiểm soát hiệu quả.

(1) Thiếu các tiêu chuẩn thỏa đáng:

Một số hoạt động liên quan đến các hoạt động vô hình như kết quả phát triển quản lý, quan hệ con người, quan hệ công chúng, nghiên cứu, v.v., không thể được chỉ định chính xác bởi bất kỳ tiêu chuẩn định trước nào. Điều này là do các hoạt động liên quan đến hành vi của con người không cho vay để định lượng sản lượng và xác định mức độ thành tích của họ và do đó không có tiêu chuẩn thỏa đáng nào có thể được thiết lập.

(2) Thiếu hoàn hảo trong các phép đo:

Bên cạnh các vấn đề liên quan đến việc thiết lập các tiêu chuẩn thích hợp trong trường hợp các hoạt động liên quan đến hiệu suất vô hình, chúng cũng làm phức tạp nhiệm vụ đo lường kết quả để đánh giá theo thuật ngữ định lượng hoặc định tính.

(3) Thiếu sót trong hành động khắc phục:

Các nhà quản lý gặp phải một số vấn đề khi họ cố gắng thực hiện các hành động khắc phục cần thiết để tránh sự lặp lại của những sai lầm đó.

Các ví dụ quan trọng là:

(i) thay đổi đột ngột các điều kiện hoạt động của một doanh nghiệp do các lực lượng bên ngoài nằm ngoài tầm kiểm soát của quản lý

(ii) khả năng bằng cách vượt qua một số sai lệch nhỏ trong tổ chức trên cơ sở hiệu quả thực tế, thiếu thẩm quyền và không có thông tin kịp thời, v.v. Những vấn đề như vậy có thể làm cho các hành động khắc phục không liên quan trong tính cách.

(4) Sự phản đối của cấp dưới:

Vì kiểm soát quản lý can thiệp vào hành động và suy nghĩ cá nhân của họ, cấp dưới có thể phản đối chính việc thử nghiệm các thiết bị điều khiển nhất định. Có lẽ, họ có thể không làm như vậy trong trường hợp có bất kỳ chức năng quản lý nào khác.

Áp lực của công việc áp đặt thông qua kiểm soát có thể dẫn đến

(i) giảm chất lượng công việc

(ii) cố gắng bỏ qua các mục tiêu tầm xa có lợi cho các mục tiêu tầm ngắn

(iii) trốn tránh kiểm duyệt thông qua các báo cáo giả mạo

(iv) nỗ lực che đậy sự thiếu hiệu quả thông qua các hoạt động đáng ngờ và v.v.

Tóm lại, hệ thống kiểm soát rất gần gũi và rất chi tiết về bản chất có thể thường xuyên tạo ra nhiều tác động bất lợi hơn giữa các nhà quản lý cấp thấp hơn. Tóm lại, mặc dù chức năng của kiểm soát quản lý bị một số hạn chế này, quản lý chắc chắn có thể khắc phục hầu hết các nguyên tắc đó nếu một số nguyên tắc quan trọng được coi là yêu cầu cơ bản hoặc cần thiết của hệ thống kiểm soát âm thanh (mà chúng ta đã thảo luận trước đó) được ban quản lý tuân thủ tỉ mỉ.

Chỉ vì có khả năng một số trong những hạn chế này làm giảm hiệu quả của các kỹ thuật kiểm soát, không có quản lý nào có thể nghĩ đến việc hoàn toàn loại bỏ chức năng kiểm soát. Như một vấn đề thực tế, Kiểm soát quản lý cấu thành chức năng quản lý cuối cùng nhưng thiết yếu nhất.