Thủ tục mua vật liệu: 7 giai đoạn
Một số giai đoạn là: 1. Biên lai và phân tích các yêu cầu và xử lý các yêu cầu 2. Lựa chọn và địa điểm của các nhà cung cấp tiềm năng 3. Yêu cầu, nhận và phân tích báo giá 4. Đặt đơn hàng 5. Theo dõi và tiến hành đơn đặt hàng và các đơn hàng khác .
Các giai đoạn trong thủ tục mua hàng:
- Biên lai và phân tích các yêu cầu và xử lý các yêu cầu
- Lựa chọn và địa điểm của các nhà cung cấp tiềm năng
- Yêu cầu, nhận và phân tích báo giá
- Đặt đơn hàng
- Theo dõi và tiến hành các đơn đặt hàng
- Xác minh hóa đơn của nhà cung cấp để thanh toán sau khi xử lý chênh lệch và từ chối
- Kết thúc đơn đặt hàng đã hoàn thành và bảo trì hồ sơ
Giai đoạn # 1. Biên lai và phân tích các yêu cầu và xử lý các yêu cầu:
Các bộ phận khác nhau của tổ chức truyền đạt các yêu cầu của họ cho các mặt hàng khác nhau để mua bộ phận thông qua hình thức trưng dụng.
Biểu mẫu yêu cầu mua hàng chuẩn bị cơ sở để thực hiện giao dịch mua và chứa dữ liệu sau:
(i) Vật liệu / vật phẩm cần có với chất lượng và các thông số kỹ thuật cần thiết khác là gì?
(ii) Số lượng yêu cầu?
(iii) Ngày mà các tài liệu cần thiết?
(iv) Địa điểm giao hàng?
(v) Tên của nhà cung cấp được đề xuất.
Một yêu cầu mua hàng được chuẩn bị theo bản sao và có chữ ký của cơ quan có thẩm quyền. Để kiểm tra tính khả dụng của mặt hàng trong cửa hàng, nó được chuyển qua cửa hàng. Định dạng được hiển thị trong Hình 6.3.
Giai đoạn # 2. Lựa chọn và vị trí của các nhà cung cấp tiềm năng:
Quá trình này bao gồm lựa chọn một số lượng lớn các nhà cung cấp thông qua các đại diện được ủy quyền, các danh mục, tạp chí thương mại. Quảng cáo, danh bạ thương mại hoặc hội chợ thương mại.
Tiêu chí cho sự lựa chọn cuối cùng của một nhà cung cấp cũng dựa trên các yếu tố sau:
(i) Độ tin cậy của nguồn cung: Dựa trên hiệu suất trong quá khứ của nhà cung cấp.
(ii) Đảm bảo giao hàng kịp thời một lần nữa dựa trên dữ liệu trong quá khứ.
(iii) Những cân nhắc khác như dịch vụ sau bán hàng, thái độ đối với hàng hóa bị từ chối bởi người mua, hỗ trợ kỹ thuật trong và sau khi lắp đặt, v.v.
Trong khi cân nhắc, việc xem xét các nhà cung cấp tiềm năng cũng được đưa ra để tuân theo:
(i) Nếu việc mua hàng được thực hiện từ thị trường địa phương hoặc bất kỳ nơi cạnh tranh nào khác ngoài ngành.
(ii) Nếu tất cả các giao dịch mua được thực hiện từ một nhà cung cấp duy nhất hoặc từ một số nhà cung cấp.
(iii) Có nên mua trực tiếp từ nhà sản xuất.
Đại lý mua hàng liên tục quét thị trường để tìm kiếm các nhà cung cấp mới tiềm năng.
Giai đoạn # 3. Yêu cầu, Nhận và Phân tích Báo giá:
Báo giá là một cuộc điều tra để biết liệu các nhà cung cấp có thể cung cấp nguyên liệu mong muốn vào ngày được chỉ định hay không và nếu có thì với mức giá nào.
Yêu cầu trích dẫn được thực hiện trên một hình thức xác định như trong Hình 6.4.
Báo giá được mời để mua tài liệu như dưới đây và sẽ đến văn phòng này muộn nhất vào (ngày) tại (thời gian). Các trích dẫn nên được gửi với đầy đủ chi tiết và được hỗ trợ bởi các tài liệu chi tiết hoặc tờ rơi, vv
(i) Xin đề cập đến trên cùng của phong bì
Thắc mắc Không có tin. Ngày mà do đó
(ii) Các trích dẫn nên được gửi trùng lặp.
(iii) Các trích dẫn phải được đưa ra theo thứ tự như trong thư yêu cầu.
(iv) Báo giá phải có giá trị ít nhất một tháng kể từ ngày mở cửa,
(v) Các mức giá được trích dẫn phải là ĐỐI VỚI người mua và bao gồm tất cả các loại thuế.
(vi) Các trích dẫn phải được gửi trong bìa kín.
(vii) Quyền được bảo lưu để chấp nhận hoặc từ chối bất kỳ trích dẫn nào toàn bộ hoặc một phần mà không cần đưa ra bất kỳ lý do nào.
(viii) Đại diện nhà cung cấp có thể có mặt tại thời điểm mở báo giá.
Yêu cầu báo giá:
Yêu cầu báo giá được thực hiện trên Performancea quy định được hiển thị trong Hình 6.4 cho tất cả các nhà cung cấp hoặc nguồn và nguồn cung cấp được chọn. Mẫu báo giá mang trên đó các chi tiết về vật liệu được mua và Điều khoản & Điều kiện mà theo đó người mua muốn mua vật liệu.
Phân tích báo giá:
Sau khi nhận được trích dẫn từ nhiều nguồn khác nhau, chúng được nghiên cứu để so sánh tỷ lệ, các điều khoản và điều kiện khác được đề cập trong yêu cầu báo giá. Một tuyên bố so sánh như trong hình 6.5 được chuẩn bị để phân tích. N.TS và A.TS được đánh dấu trên mỗi mặt hàng, tức là không theo thông số kỹ thuật và theo thông số kỹ thuật và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp là từ các mặt hàng được đánh dấu ATS
Tuyên bố so sánh được chuẩn bị ở trên phục vụ một hướng dẫn tốt trong việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, tức là có tài liệu đáp ứng các thông số kỹ thuật cần thiết.
Giai đoạn # 4. Đặt đơn hàng:
Sau khi chọn đúng nhà cung cấp, một đơn đặt hàng (như trong Hình 6.6) được gửi cho anh ta. Đơn đặt hàng tạo thành một tài liệu pháp lý và nó đóng vai trò là cơ quan cung cấp cho việc cung cấp nguyên liệu theo các điều khoản của đơn đặt hàng.
Giai đoạn # 5. Theo dõi và tiến hành Đơn đặt hàng:
Chỉ đơn giản là đặt hàng mua không đảm bảo cung cấp nguyên liệu và một số theo đuổi cũng được yêu cầu.
Vì vậy, phần mua hàng duy trì liên lạc với nhà cung cấp để:
(i) Nhận thông tin về tiến trình đặt hàng.
(ii) Nhà cung cấp sẽ được nhắc nhở trước khi hết thời hạn giao hàng vì đây là bản chất của hợp đồng mua bán.
(iii) Thực hiện các hành động khắc phục (như thay đổi phương thức vận chuyển hoặc chuyển một số đơn đặt hàng cho các nhà cung cấp khác) để có thể nhận được vật liệu kịp thời theo kế hoạch trước đó.
Sáu bản sao của đơn đặt hàng được chuẩn bị bởi phòng mua hàng. và mỗi bản sao được ký bởi nhân viên mua hàng.
Trong số các bản sao này, mỗi bản được gửi tới:
(i) Nhà cung cấp.
(ii) Phần cửa hàng.
(iii) Phần tài khoản.
(iv) Phòng kiểm tra.
(v) Phòng. đặt Yêu cầu.
(vi) Phòng mua hàng để ghi nhận.
Giai đoạn # 6. Xác minh hóa đơn của nhà cung cấp để thanh toán sau khi xử lý sai lệch và từ chối :
Báo cáo về vật liệu bất cứ thứ gì đã nhận được được so sánh với đơn đặt hàng để tìm ra sự khác biệt, ví dụ, sự khác biệt về chất lượng, v.v ... Sự khác biệt nếu tìm thấy về chất lượng hoặc số lượng phải được đưa ngay đến thông báo của nhà cung cấp. Các vật liệu bị từ chối có thể được trả lại cho nhà cung cấp để thay thế.
Hóa đơn được kiểm tra để đảm bảo rằng nguyên liệu đã được nhận theo thông số kỹ thuật của đơn đặt hàng và giá thỏa thuận. Sau khi xác nhận những điều này, thanh toán được thực hiện cho nhà cung cấp cho các tài liệu nhận được.
Giai đoạn # 7. Kết thúc đơn đặt hàng đã hoàn thành và bảo trì hồ sơ:
Sau khi so sánh đơn đặt hàng với các báo cáo nhận và hóa đơn của nhà cung cấp. Các đơn đặt hàng được coi là đơn đặt hàng đã hoàn thành và đóng cửa. Bước cuối cùng của thủ tục mua hàng là nộp hồ sơ của các giao dịch này, tức là bảo trì hồ sơ.
