Văn hóa tổ chức: Ý nghĩa, cấu trúc và các chi tiết khác

Văn hóa tổ chức: Ý nghĩa, cấu trúc và các chi tiết khác!

Văn hóa là gì?

Về cơ bản, văn hóa tổ chức là tính cách của tổ chức. Văn hóa bao gồm các giả định, giá trị, chuẩn mực và dấu hiệu hữu hình (tạo tác) của các thành viên tổ chức và hành vi của họ.

Văn hóa tổ chức là một ý tưởng trong lĩnh vực nghiên cứu và quản lý tổ chức mô tả tâm lý, thái độ, kinh nghiệm, niềm tin và giá trị (giá trị cá nhân và văn hóa) của một tổ chức. Nó được định nghĩa là tập hợp các giá trị và chuẩn mực cụ thể được chia sẻ bởi mọi người và các nhóm trong một tổ chức và điều khiển cách họ tương tác với nhau và với các bên liên quan bên ngoài tổ chức.

Định nghĩa này tiếp tục giải thích các giá trị tổ chức còn được gọi là niềm tin và ý tưởng về các loại mục tiêu mà các thành viên của tổ chức nên theo đuổi và ý tưởng về các loại hoặc tiêu chuẩn phù hợp của các thành viên tổ chức hành vi nên sử dụng để đạt được các mục tiêu này. Từ các giá trị tổ chức phát triển các chuẩn mực, hướng dẫn hoặc kỳ vọng của tổ chức quy định các loại hành vi phù hợp của nhân viên trong các tình huống cụ thể và kiểm soát hành vi của các thành viên tổ chức đối với nhau.

Edgar Schein, một trong những nhà lý luận nổi bật nhất về văn hóa tổ chức, đã đưa ra định nghĩa rất chung chung sau đây:

Văn hóa của một nhóm bây giờ có thể được định nghĩa là: Một mô hình các giả định cơ bản được chia sẻ mà nhóm đã học khi giải quyết các vấn đề thích ứng bên ngoài và tích hợp bên trong, nó đã hoạt động đủ tốt để anh ta coi là hợp lệ và do đó, được dạy cho mới các thành viên là cách chính xác để nhận thức, suy nghĩ và cảm nhận liên quan đến những vấn đề đó.

Nói cách khác, khi các nhóm phát triển theo thời gian, họ phải đối mặt với hai thách thức cơ bản: tích hợp các cá nhân thành một tổng thể hiệu quả và thích nghi hiệu quả với môi trường bên ngoài để tồn tại. Khi các nhóm tìm ra giải pháp cho những vấn đề này theo thời gian, họ tham gia vào một kiểu học tập tập thể tạo ra tập hợp các giả định và niềm tin chung mà chúng ta gọi là văn hóa.

Gareth Morgan mô tả văn hóa là một hiện tượng sống tích cực, qua đó mọi người cùng nhau tạo ra và tái tạo thế giới mà họ đang sống.

Đối với Morgan, ba câu hỏi cơ bản cho các nhà phân tích văn hóa là:

1. các khung tham chiếu được chia sẻ làm cho tổ chức có thể là gì?

2. Họ đến từ đâu?

3. Chúng được tạo ra, truyền đạt và duy trì như thế nào?

Các yếu tố của văn hóa tổ chức có thể bao gồm:

1. Giá trị được nêu và không nêu.

2. Kỳ vọng quá mức và ngầm cho hành vi của thành viên.

3. Phong tục và nghi lễ.

4. Những câu chuyện và huyền thoại về lịch sử của nhóm.

5. Cửa hàng nói chuyện Ngôn ngữ điển hình được sử dụng trong và về nhóm.

6. Climate, những cảm xúc được gợi lên qua cách các thành viên tương tác với nhau, với người ngoài và với môi trường của họ, bao gồm cả không gian vật lý mà họ chiếm giữ.

7. Phép ẩn dụ và biểu tượng Có thể vô thức nhưng có thể được tìm thấy trong các yếu tố văn hóa khác.

Morgan đề xuất bốn thế mạnh thiết yếu của phương pháp văn hóa tổ chức:

1. Nó tập trung sự chú ý vào khía cạnh con người của đời sống tổ chức, và tìm thấy ý nghĩa và học hỏi ở cả những khía cạnh trần tục nhất của nó (ví dụ: thiết lập trong phòng họp trống).

2. Nó cho thấy rõ tầm quan trọng của việc tạo ra các hệ thống phù hợp có ý nghĩa được chia sẻ để giúp mọi người cùng nhau hướng tới kết quả mong muốn.

3. Nó đòi hỏi các thành viên của nhóm, đặc biệt là các nhà lãnh đạo, phải thừa nhận tác động của hành vi của họ đối với văn hóa của tổ chức. Morgan đề xuất rằng mọi người nên tự hỏi: Tôi có ảnh hưởng gì đến việc xây dựng xã hội của thực tế trong tổ chức của mình không? Tôi có thể làm gì để có tác động khác biệt và tích cực hơn?

4. Nó khuyến khích quan điểm rằng mối quan hệ được nhận thức giữa một tổ chức và môi trường của nó cũng bị ảnh hưởng bởi các giả định cơ bản của tổ chức.

Morgan nói:

Chúng tôi chọn và hoạt động trong các lĩnh vực môi trường theo cách chúng tôi xây dựng các quan niệm về chúng tôi là ai và chúng tôi đang cố gắng làm gì. ... Và chúng tôi hành động liên quan đến các lĩnh vực đó thông qua các định nghĩa chúng tôi áp đặt cho chúng. . . . Niềm tin và ý tưởng mà các tổ chức nắm giữ về con người họ, những gì họ đang cố gắng làm và môi trường của họ giống như có xu hướng nhận ra bản thân lớn hơn nhiều so với thường được tin.

Theo Edgar Schein, phân tích văn hóa đặc biệt có giá trị để xử lý các khía cạnh của các tổ chức có vẻ phi lý, bực bội và khó hiểu. Ông viết, Điểm mấu chốt của các nhà lãnh đạo là nếu họ không có ý thức về các nền văn hóa mà họ được nhúng vào, thì các nền văn hóa đó sẽ quản lý họ. Điều quan trọng là Schein sử dụng các nền văn hóa số nhiều., chúng tôi biết rằng các thành viên của một nền văn hóa nhóm cũng có thể thuộc về văn hóa nhóm trong một tổ chức.

Các thành viên tổ chức diễn giải hành vi và ngôn ngữ của người khác thông qua những thành kiến ​​văn hóa của chính họ. Mỗi niềm tin, giá trị và giả định của mỗi thành viên (hoặc hệ thống con) trở thành thực tế không thể nghi ngờ của họ; sau đó họ nhận thấy hành vi không phù hợp với những thành kiến ​​của họ là không hợp lý, hoặc thậm chí là xấu xa.

Mô hình văn hóa tổ chức đề nghị diễn giải lại xung đột như một sản phẩm của các tập hợp kinh nghiệm khác nhau. Thay vì xem xét xung đột như giữa các bên phải và so với sai, cách tiếp cận này cho thấy các hệ thống con kiểm tra các giả định về hành vi của chúng, tôn trọng các kinh nghiệm và học hỏi dẫn đến các giả định đó, và sau đó điều tra xem các giả định đó có còn hoạt động tốt trong hiện tại không .

Nhóm và tổ chức:

Có nhiều loại tập hợp của những người, khác nhau về đặc điểm và tầm quan trọng của họ như là yếu tố quyết định hành vi. Một số có thể có rất ít ảnh hưởng đến hành vi. Do đó, một cá nhân có thể thuộc về nhóm người được gọi là nhân viên.

Anh ta sẽ làm việc hợp tác với các đồng nghiệp của mình, đôi khi cãi nhau với họ, đam mê các hoạt động giải trí với họ; thói quen ăn trưa của anh ấy sẽ bị ảnh hưởng bởi họ, v.v ... Cấp trên của anh ấy sẽ cho anh ấy ra lệnh và anh ấy có thể ra lệnh cho người khác.

Một nhóm xã hội khác với một tập hợp đơn giản của các cá nhân khi các thành viên của một nhóm xã hội tương tác năng động với nhau, tự nhận mình là thành viên của một nhóm cụ thể và được những người khác nhận thức và phản ứng tương tự.

Các thành viên của một nhóm xã hội có nhu cầu và mục tiêu chung. Các loại áp lực và kinh nghiệm làm việc tương tự liên kết chúng lại với nhau và phân biệt chúng với các nhóm khác. Một tổ chức là một nhóm xã hội trong đó các thành viên được phân biệt liên quan đến chức năng của họ liên quan đến nhiệm vụ đạt được một mục tiêu chung. Thành tích về mục tiêu của họ có thể là trách nhiệm chung của họ, nhưng các thành viên khác nhau góp phần hướng tới việc đạt được mục tiêu theo những cách khác nhau.

Một nhóm có thể có hoặc không có người lãnh đạo, nhưng nếu đó là một tổ chức vì một số thành viên của nhóm đóng vai trò khác nhau. Trong một tổ chức có cấu trúc cao, chẳng hạn như một doanh nghiệp hoặc ngành công nghiệp, các chức năng của các thành viên khác nhau có thể được phân định rõ ràng.

Nhưng trong các tổ chức không chính thức, chẳng hạn như một nhóm người lao động, sự phân biệt vai trò có thể không được xác định rõ ràng. Thật khó để nói chính xác điểm mà một nhóm trở thành một tổ chức. Sự khác biệt nằm ở sự khác biệt trong vai trò của người lao động.

Cơ cấu tổ chức:

Hầu như tất cả các tổ chức hoạt động, cho dù là chính phủ hay tư nhân, doanh nghiệp hoặc công nghiệp, cần phải có một cấu trúc chính thức. Mục đích của cấu trúc như vậy là để quy định trách nhiệm và nhiệm vụ để các chức năng của tổ chức có thể được thực hiện một cách có trật tự. Cấu trúc chính thức này được trình bày dưới dạng biểu đồ tổ chức cho thấy mối quan hệ tương tác giữa các công việc khác nhau bao gồm tổ chức.

Trong các biểu đồ như vậy, người đứng đầu tổ chức, đại diện cho cấp quản trị chung nhất, được đặt lên hàng đầu, và những người có trách nhiệm thấp hơn và có các chức năng cụ thể hơn được đặt bên dưới, tất cả các cá nhân được kết nối một cách thích hợp bằng các dòng để thể hiện dòng quyền.

Một tổ chức đã được định nghĩa là một nhóm trong đó các thành viên được phân biệt về chức năng của họ liên quan đến việc đạt được một mục tiêu chung. Một loại khác biệt của chức năng là ngang, trong đó các cá nhân khác nhau thực hiện các chức năng khác nhau nhưng ở cùng một cấp độ; đó là, các chức năng được phối hợp trong tự nhiên. Vì vậy, trong một nhà máy chế biến trái cây, một số công nhân phân loại trái cây trong khi những người khác đóng gói nó.

Một sự khác biệt khác của các chức năng là dọc, trong đó một số cá nhân hướng dẫn hoặc chỉ đạo các hoạt động của người khác; đó là, các chức năng liên quan đến một mối quan hệ cấp trên cấp dưới. Một quản đốc trong nhà máy chế biến trái cây ra lệnh cho cả người phân loại và người đóng gói, điều chỉnh các hoạt động của họ. Chính từ kiểu phân biệt theo chiều dọc mà khái niệm lãnh đạo xuất hiện.

Một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất của một doanh nghiệp có thể là tổ chức những người thực hiện công việc của mình. Một doanh nghiệp có thể bắt đầu với một người làm tất cả các nhiệm vụ cần thiết. Tuy nhiên, khi công việc kinh doanh thành công và phát triển, thường có nhiều công việc hơn và cần nhiều người hơn để thực hiện các nhiệm vụ khác nhau.

Thông qua sự phân chia công việc này, các cá nhân có thể trở thành chuyên gia trong một công việc cụ thể. Bởi vì có một số người thường xuyên ở các địa điểm khác nhau, nên làm việc hướng tới một mục tiêu chung, nên phải có một kế hoạch cho thấy công việc sẽ được tổ chức như thế nào.

Kế hoạch sắp xếp hệ thống công việc là cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức bao gồm các chức năng, mối quan hệ, trách nhiệm, quyền hạn và thông tin liên lạc của các cá nhân trong mỗi bộ phận. Các mô tả điển hình của cấu trúc là sơ đồ tổ chức.

Cấu trúc truyền thống:

Các cấu trúc tổ chức truyền thống tập trung vào các chức năng, hoặc các phòng ban, trong một tổ chức, tuân thủ chặt chẽ các thủ tục hải quan và quan liêu của tổ chức. Các cấu trúc này đã xác định rõ ràng các dòng thẩm quyền cho tất cả các cấp quản lý. Hai cấu trúc truyền thống là line và line-and- staff.

Cấu trúc đường dây:

Cấu trúc dòng được xác định bởi chuỗi lệnh rõ ràng của nó, với sự chấp thuận cuối cùng đối với các quyết định ảnh hưởng đến hoạt động của công ty vẫn đến từ trên xuống. Bởi vì cấu trúc đường dây thường được sử dụng trong các tổ chức nhỏ, chẳng hạn như văn phòng kế toán nhỏ và công ty luật, tiệm tóc và cửa hàng bách hóa nhỏ, chủ tịch hoặc CEO có thể dễ dàng cung cấp thông tin và chỉ đạo cho cấp dưới, do đó cho phép đưa ra quyết định nhanh chóng.

Cấu trúc dòng theo bản chất là khá không chính thức và liên quan đến một số phòng ban, làm cho các tổ chức phân cấp cao. Các nhân viên thường dựa trên cơ sở tên tuổi với tổng thống, người thường có mặt cả ngày để trả lời các câu hỏi và trả lời các tình huống khi chúng phát sinh.

Người ta thường thấy chủ tịch hoặc CEO làm việc cùng với cấp dưới. Bởi vì tổng thống thường chịu trách nhiệm đội nhiều mũ nón và chịu trách nhiệm cho nhiều hoạt động, cô ấy hoặc anh ấy không thể là một chuyên gia trong tất cả các lĩnh vực.

Cơ cấu đội ngũ và nhân viên:

Mặc dù cấu trúc đường dây sẽ không phù hợp với các công ty lớn hơn, cấu trúc đường dây và nhân viên được áp dụng vì nó giúp xác định một bộ hướng dẫn cho những người trực tiếp tham gia hoàn thành công việc của tổ chức. Kiểu cấu trúc này kết hợp luồng thông tin từ cấu trúc đường dây với các bộ phận nhân viên phục vụ, tư vấn và hỗ trợ họ.

Các bộ phận trực tuyến có liên quan đến việc đưa ra các quyết định liên quan đến hoạt động của tổ chức, trong khi các khu vực nhân viên cung cấp hỗ trợ chuyên ngành. Cơ cấu tổ chức đội ngũ nhân viên trực tuyến là cần thiết để cung cấp hỗ trợ chức năng, chuyên biệt cho tất cả các nhà quản lý, để đảm bảo kiểm tra và cân bằng đầy đủ, và để duy trì trách nhiệm cho kết quả cuối cùng.

Một ví dụ về bộ phận dây chuyền có thể là bộ phận sản xuất vì nó chịu trách nhiệm trực tiếp sản xuất sản phẩm. Mặt khác, một bộ phận nhân viên có các nhân viên tư vấn và hỗ trợ cho việc đảm bảo sản phẩm được quảng cáo hoặc máy tính của đại diện dịch vụ khách hàng đang hoạt động. Dựa trên tổ chức chung của công ty, các cấu trúc đội ngũ nhân viên thường có một chuỗi chỉ huy tập trung.

Các nhà quản lý trực tuyến và nhân viên có thẩm quyền trực tiếp đối với cấp dưới của họ, nhưng các nhà quản lý nhân viên không có thẩm quyền đối với các nhà quản lý trực tuyến và cấp dưới của họ. Bởi vì có nhiều lớp hơn và có lẽ sẽ có nhiều hướng dẫn hơn trong loại hình tổ chức này, quá trình ra quyết định chậm hơn so với trong một tổ chức trực tuyến. Cơ cấu tổ chức của đội ngũ nhân viên nói chung có tính chất trang trọng hơn và có nhiều bộ phận.

Cấu trúc ma trận:

Một biến thể của cấu trúc tổ chức dòng và nhân viên là cấu trúc ma trận. Ở nơi làm việc ngày nay, nhân viên được thuê vào một bộ phận chức năng (một bộ phận thực hiện một loại công việc cụ thể, chẳng hạn như tiếp thị, tài chính, kế toán và nhân sự) nhưng có thể thấy mình làm việc trong các dự án được quản lý bởi các thành viên của bộ phận khác.

Các tổ chức sắp xếp theo dự án được gọi là tổ chức ma trận. Các tổ chức ma trận kết hợp cả mối quan hệ thẩm quyền theo chiều dọc (nơi nhân viên báo cáo cho người quản lý chức năng của họ) và mối quan hệ công việc theo chiều ngang hoặc đường chéo (nơi nhân viên báo cáo cho người giám sát dự án của họ về thời gian của dự án).

Người lao động có trách nhiệm với hai người giám sát. Một người quản lý chức năng trong bộ phận nơi nhân viên thường xuyên làm việc và một người quản lý dự án đặc biệt sử dụng dịch vụ của nhân viên trong một khoảng thời gian khác nhau.

Vì nhân viên báo cáo cho hai người quản lý riêng biệt, loại cấu trúc tổ chức này rất khó quản lý, đặc biệt là do vai trò mâu thuẫn và quyền hạn chung. Thời gian của nhân viên thường được phân chia giữa các bộ phận và họ có thể dễ dàng nản lòng nếu mỗi người quản lý yêu cầu thêm nỗ lực để hoàn thành các dự án trên các dòng thời gian tương tự.

Bởi vì cấu trúc ma trận thường được sử dụng trong các tổ chức sử dụng thiết lập dòng và nhân viên, nên nó cũng khá tập trung. Tuy nhiên, chuỗi lệnh khác nhau ở chỗ một nhân viên có thể báo cáo cho một hoặc nhiều người quản lý, nhưng một người quản lý thường có nhiều quyền hơn đối với nhân viên so với người quản lý khác.

Trong dự án hoặc đơn vị nhóm, việc ra quyết định có thể xảy ra nhanh hơn trong cấu trúc dòng và nhân viên, nhưng có thể không nhanh như trong cấu trúc dòng. Thông thường, cấu trúc ma trận là không chính thức hơn cấu trúc dòng và nhân viên nhưng không chính thức như cấu trúc dòng.

Tập trung:

Các tổ chức có cấu trúc tập trung có một số lớp quản lý kiểm soát công ty bằng cách duy trì mức độ thẩm quyền cao, đó là quyền quyết định liên quan đến các hoạt động kinh doanh. Với một cấu trúc tập trung, nhân viên trực tuyến và nhân viên có thẩm quyền hạn chế để thực hiện một cái gì đó mà không có sự chấp thuận trước.

Cơ cấu tổ chức này có xu hướng tập trung vào quản lý từ trên xuống, theo đó các giám đốc điều hành giao tiếp hàng đầu bằng cách nói với các nhà quản lý cấp trung, sau đó nói với các nhà quản lý cấp một, sau đó nói cho nhân viên biết phải làm gì và làm như thế nào. Vì cơ cấu tổ chức này có xu hướng khá quan liêu, nhân viên có ít tự do.

Các tổ chức tập trung được biết đến với việc giảm phạm vi kiểm soát, một số lượng nhân viên hạn chế báo cáo cho người quản lý, sau đó họ báo cáo lên cấp quản lý tiếp theo, và cứ thế nâng thang lên cho CEO.

Phân cấp:

Bởi vì sự sáng tạo cá nhân có thể bị kìm hãm và chi phí quản lý có thể lớn hơn trong một tổ chức tập trung, nhiều tổ chức tiếp tục thu hẹp quy mô thành một cấu trúc phi tập trung hơn. Phân cấp tìm cách loại bỏ các cấp quản lý không cần thiết và đặt quyền lực vào tay các nhà quản lý và nhân viên tuyến đầu - do đó làm tăng phạm vi kiểm soát, với nhiều nhân viên báo cáo cho một người quản lý. Bởi vì nhiều nhân viên đang báo cáo cho một người quản lý hơn trước đây, nên các nhà quản lý buộc phải ủy thác công việc nhiều hơn và giữ cho nhân viên có trách nhiệm hơn.

Thu hẹp quy mô cũng giúp thay đổi luồng giao tiếp, để ban lãnh đạo cấp cao lắng nghe các mối quan tâm và khiếu nại của nhân viên theo cách trực tiếp hơn và quản lý có cách tiếp cận thực tế hơn.

Cách tiếp cận thực hành liên quan đến ít quan liêu hơn, có nghĩa là có một phản ứng nhanh hơn với các tình huống đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức. Cấu trúc này cũng tận dụng lợi thế của giao tiếp từ dưới lên, với các vấn đề nhân viên được giải quyết kịp thời.

Việc tái cấu trúc thường diễn ra ở cấp quản lý trung gian. Bởi vì một số nhà quản lý cấp trung đã mất việc, bị sa thải hoặc đơn giản là tận dụng các gói nghỉ hưu sớm và thôi việc, vị trí của họ đã bị loại bỏ, do đó giúp giảm mức lương không cần thiết và tăng khả năng kiểm soát của nhân viên.

Nhiều người quản lý cấp trung ở lại vị trí hiện tại của họ, nhận thấy rằng công việc của họ đã thay đổi thành huấn luyện viên hoặc trưởng nhóm, người cho phép nhân viên của họ tự do hơn trong việc hoàn thành trách nhiệm công việc.

Chuỗi lệnh là giao thức được sử dụng để liên lạc trong các tổ chức. Nó cung cấp một bức tranh rõ ràng về ai báo cáo cho ai. Quyết định nhanh chóng có thể được đưa ra trong các tổ chức phi tập trung vì sự phê duyệt thường chỉ phải đến từ người quản lý cao hơn một cấp so với người ra quyết định. Chuỗi chỉ huy liên quan đến nhân viên trực tuyến và nhân viên, trong đó công việc của nhân viên đang hoàn thành công việc thực tế và các chức năng của tuyến để giám sát nhân viên.

Bộ phận:

Các tổ chức có thể được chia thành các phòng ban, hoặc đơn vị khác nhau, với; các cá nhân chuyên về một lĩnh vực nhất định, chẳng hạn như tiếp thị, tài chính, bán hàng, v.v. Có mỗi đơn vị thực hiện các công việc chuyên ngành được gọi là bộ phận.

Việc phân ngành được thực hiện theo năm loại chính:

(1) Sản phẩm, đòi hỏi mỗi bộ phận phải chịu trách nhiệm về sản phẩm được sản xuất;

(2) địa lý, phân chia tổ chức dựa trên vị trí của các cửa hàng và văn phòng;

(3) khách hàng, phân tách các phòng ban theo loại khách hàng, ví dụ, các công ty sách giáo khoa phục vụ cho cả trường phổ thông và cao đẳng cộng đồng;

(4) Chức năng, trong đó chia các phòng ban thành các lĩnh vực đặc biệt; và

(5) Quy trình, tạo ra các bộ phận chịu trách nhiệm cho các bước khác nhau trong quy trình sản xuất.