Tầm quan trọng và hạn chế của việc kiểm soát

Đọc bài viết này để tìm hiểu về tầm quan trọng và hạn chế của việc kiểm soát!

1. Giúp đạt được các mục tiêu của tổ chức:

Khi các kế hoạch được thực hiện trong tổ chức, chúng sẽ hướng tới việc đạt được mục tiêu của tổ chức và chức năng kiểm soát đảm bảo rằng tất cả các hoạt động trong tổ chức diễn ra theo kế hoạch và nếu có bất kỳ sai lệch nào, hãy hành động kịp thời để đưa các hoạt động trở lại con đường lập kế hoạch.

Hình ảnh lịch sự: 1.bp.blogspot.com/-fgZLpGHMw/ Organization.jpg

Khi tất cả các hoạt động đang diễn ra theo kế hoạch thì tự động những điều này sẽ hướng tới việc đạt được mục tiêu của tổ chức.

2. Đánh giá độ chính xác của tiêu chuẩn:

Thông qua kiểm soát chiến lược, chúng ta có thể dễ dàng đánh giá liệu bộ tiêu chuẩn hoặc bộ mục tiêu có chính xác hay không. Một hệ thống kiểm soát chính xác sửa đổi các tiêu chuẩn theo thời gian để phù hợp với chúng với những thay đổi môi trường.

3. Sử dụng hiệu quả Tài nguyên:

Giống như điều khiển tín hiệu giao thông hướng dẫn tổ chức và giữ cho nó đi đúng hướng. Mỗi hoạt động được thực hiện theo các tiêu chuẩn định trước. Kết quả là có hầu hết và sử dụng hiệu quả các nguồn lực.

4. Cải thiện động lực của nhân viên:

Một hệ thống kiểm soát hiệu quả truyền đạt các mục tiêu và tiêu chuẩn thẩm định cho nhân viên trước cấp dưới.

Một hệ thống kiểm soát tốt cũng hướng dẫn nhân viên thoát ra khỏi các vấn đề của họ. Giao tiếp và chăm sóc miễn phí này thúc đẩy các nhân viên để thực hiện tốt hơn.

5. Đảm bảo trật tự và kỷ luật:

Kiểm soát tạo ra một bầu không khí trật tự và kỷ luật trong tổ chức. Hệ thống kiểm soát hiệu quả giữ cho cấp dưới được kiểm tra và đảm bảo họ thực hiện các chức năng của mình một cách hiệu quả.

Kiểm soát sắc bén có thể có một kiểm tra về sự không trung thực và gian lận của nhân viên. Giám sát kiểm soát chặt chẽ, nhân viên làm việc trên màn hình máy tính mang lại trật tự và kỷ luật hơn trong môi trường làm việc.

6. Tạo điều kiện phối hợp trong hành động:

Kiểm soát giúp duy trì trạng thái cân bằng giữa phương tiện và mục đích. Kiểm soát đảm bảo rằng hướng thích hợp được thực hiện và các yếu tố khác nhau được duy trì đúng. Tất cả các phòng ban được kiểm soát theo các tiêu chuẩn định trước được phối hợp tốt với nhau. Kiểm soát cung cấp sự thống nhất của hướng.

7. Kiểm soát giúp cải thiện hiệu suất của nhân viên:

Kiểm soát khăng khăng kiểm tra liên tục nhân viên và kiểm soát giúp tạo ra bầu không khí trật tự và kỷ luật. Dưới chức năng kiểm soát, chắc chắn rằng nhân viên nhận thức được nhiệm vụ và trách nhiệm của họ rất rõ ràng.

Họ phải biết rõ các tiêu chuẩn mà hiệu suất của họ sẽ được đánh giá. Những tiêu chuẩn này giúp nhân viên làm việc hiệu quả.

Kiểm soát có thể được thực hiện đối với hiệu suất của nhân viên thông qua các biện pháp sau:

(a) Báo cáo tự thẩm định:

Các nhân viên được yêu cầu chuẩn bị một báo cáo về hiệu suất của họ và để giải thích liệu hiệu suất của họ có phù hợp với kế hoạch hay không. Trong báo cáo này nhân viên chỉ định thành tích của họ.

(b) Báo cáo thẩm định hiệu suất của các giám sát viên:

Cấp trên liên tục theo dõi và quan sát nhân viên khi họ đang thực hiện công việc và so sánh giữa tiêu chuẩn và hiệu suất thực tế được thực hiện. Trên cơ sở quan sát này, các nhà quản lý chuẩn bị báo cáo thẩm định hiệu suất.

Các báo cáo này trở thành cơ sở để đưa ra các chương trình khuyến mãi, gia tăng, tiền thưởng, vv cho nhân viên. Để có báo cáo tốt các nhân viên thực hiện hiệu quả và hiệu quả.

8. Kiểm soát giúp giảm thiểu các lỗi:

Lỗi nhỏ hoặc sai lầm nhỏ có thể không ảnh hưởng nghiêm trọng đến tổ chức. Nhưng nếu những lỗi này lặp đi lặp lại nhiều lần thì nó sẽ trở thành một vấn đề nghiêm trọng và có thể mang lại thảm họa cho tổ chức.

Một hệ thống kiểm soát hiệu quả giúp giảm thiểu các lỗi bằng cách theo dõi và kiểm tra liên tục. Các nhà quản lý cố gắng phát hiện lỗi đúng hạn và thực hiện các bước khắc phục để giảm thiểu ảnh hưởng của lỗi.

Hạn chế của kiểm soát:

1. Khó khăn trong việc thiết lập các tiêu chuẩn định lượng:

Hệ thống kiểm soát mất hiệu quả khi tiêu chuẩn thực hiện không thể được định nghĩa theo thuật ngữ định lượng và rất khó để thiết lập tiêu chuẩn định lượng cho hành vi của con người, mức độ hiệu quả, sự hài lòng của công việc, tinh thần của nhân viên, v.v.

2. Không kiểm soát các yếu tố bên ngoài:

Một doanh nghiệp không thể kiểm soát các yếu tố bên ngoài như chính sách của chính phủ, thay đổi công nghệ, thay đổi thời trang, thay đổi chính sách của đối thủ cạnh tranh, v.v.

3. Kháng chiến từ nhân viên:

Nhân viên thường chống lại sự kiểm soát và do đó hiệu quả của việc kiểm soát giảm đi. Nhân viên cảm thấy kiểm soát làm giảm hoặc kiềm chế sự tự do của họ. Nhân viên có thể chống lại và chống lại việc sử dụng máy ảnh, để quan sát chúng một cách tinh tế.

4. Chi phí ngoại tình:

Kiểm soát là một quá trình tốn kém, nó đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức vì phải chú ý đầy đủ để quan sát hiệu suất của nhân viên. Để cài đặt một tổ chức hệ thống điều khiển đắt tiền phải bỏ ra số tiền lớn. Quản lý phải so sánh lợi ích của hệ thống kiểm soát với chi phí liên quan đến việc cài đặt chúng. Các lợi ích phải nhiều hơn chi phí liên quan thì chỉ kiểm soát sẽ có hiệu quả nếu không sẽ dẫn đến không hiệu quả.