Kiểm soát hàng tồn kho: Chức năng, Điều khoản và Ưu điểm

Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: - 1. Nguyên nhân của kiểm soát hàng tồn kho kém 2. Chức năng của kiểm soát hàng tồn kho 3. Điều khoản và định nghĩa 4. Ưu điểm.

Nguyên nhân của kiểm soát hàng tồn kho kém:

1. Mua quá mức mà không xem xét ước tính nhu cầu để tận dụng các điều kiện thị trường thuận lợi dẫn đến kiểm soát kém.

2. Quá sản xuất hoặc giữ hàng tồn kho của thành phẩm mà không xem xét các yêu cầu của khách hàng.

3. Để cung cấp dịch vụ nhanh chóng và tốt hơn cho người tiêu dùng qua việc thả giống có thể diễn ra. Ngoài ra để cắt giảm chi phí sản xuất, sản xuất hàng loạt sẽ dẫn đến hàng tồn kho lớn cả hai điều này sẽ dẫn đến kiểm soát hàng tồn kho kém.

4. Hủy bỏ đơn đặt hàng cũng có thể làm phát sinh hàng tồn kho lớn do đó có thể dẫn đến quản lý hàng tồn kho kém.

Chức năng của kiểm soát hàng tồn kho:

Các chức năng của kiểm soát hàng tồn kho được liệt kê dưới đây:

1. Để phát triển chính sách, kế hoạch và tiêu chuẩn cần thiết:

Để đạt được các mục tiêu kiểm soát hàng tồn kho.

2. Hoạt động hiệu quả của các cửa hàng:

Điều này có thể bao gồm các vấn đề về bố trí, sử dụng không gian lưu trữ, thủ tục phát hành và nhận các mặt hàng được giữ trong kho.

3. Trách nhiệm công nghệ đối với tình trạng vật liệu khác nhau:

Điều này có thể bao gồm phương pháp lưu trữ, quy trình bảo trì, nghiên cứu về vật liệu xuống cấp và lỗi thời và hành động khắc phục cần thiết.

4. Hệ thống kiểm soát chứng khoán:

Điều này bao gồm các thủ tục mua vật liệu, chính sách đặt hàng, xác minh thực tế và hồ sơ của các mặt hàng được lưu trữ.

5. Để đảm bảo tính sẵn sàng kịp thời:

Vật liệu đầu vào cần thiết và tránh xây dựng mức tồn kho của sản phẩm cuối cùng.

6. Bảo trì các đầu vào được chỉ định:

Nguyên liệu xác định, thành phần / bộ phận hoàn thành công việc m quy trình, vật tư chung với số lượng đủ được duy trì để đáp ứng yêu cầu sản xuất của doanh nghiệp.

7. Bảo vệ hàng tồn kho:

Các hàng tồn kho sẽ được bảo vệ khỏi xử lý vật liệu không phù hợp; loại bỏ sai và trái phép từ các cửa hàng.

8. Giá cả:

Giá của tất cả các nguyên liệu đầu vào được cung cấp cho các cửa hàng khác nhau là điều cần thiết để ước tính chi phí tiếp theo của sản phẩm cuối cùng.

Điều khoản và định nghĩa trong kiểm soát hàng tồn kho:

(i) Nhu cầu:

Đây là số lượng các mặt hàng cần thiết cho mỗi thời kỳ. Nhu cầu là quan trọng nhất, nhưng là một thành phần không thể kiểm soát, không có nhu cầu sẽ không có nhu cầu duy trì hàng tồn kho.

(ii) Thời gian thực hiện:

Đó là thời gian giữa việc đặt hàng và nhận hàng trong kho. Nó có thể được giả định xác định hoặc xác suất tùy thuộc vào danh tiếng của nhà cung cấp hoặc hành vi trong quá khứ của anh ta.

Đó là khoảng thời gian trôi qua giữa việc đặt hàng và nhận hàng giống nhau. Đây có thể được phân loại là thời gian dẫn hành chính, vận chuyển thời gian dẫn và thời gian dẫn kiểm tra. Xem xét thời gian dẫn là một trong những yếu tố quan trọng cần được xem xét trong kiểm soát hàng tồn kho.

(iii) Giảm giá số lượng:

Đó là một khoản trợ cấp do nhà cung cấp cấp cho người mua vật liệu để khuyến khích các đơn đặt hàng kích thước lớn. Đôi khi, có một thỏa thuận giữa nhà cung cấp và người mua rằng chiết khấu số lượng sẽ được nhà cung cấp cho phép khi mua một số lượng nhất định của các mặt hàng.

Điều này được cho phép bởi một nhà cung cấp vì lý do tiết kiệm chi phí phát sinh từ sản xuất trên quy mô lớn và phân phối cho người mua bằng cách giảm giá số lượng.

(iv) Cổ phiếu an toàn:

Nó còn được gọi là mức tồn kho tối thiểu của vật liệu / vật phẩm dưới mức mà cổ phiếu thực tế không được phép giảm. Số lượng lớn vật liệu liên quan đến một mặt hàng cụ thể phải được giữ trong các cửa hàng mọi lúc. Việc ấn định mức này đóng vai trò là biện pháp an toàn và do đó, nó còn được gọi là Cổ phiếu an toàn trên mạng 'hay' Cổ phiếu đệm '.

Trong trường hợp cổ phiếu thực tế giảm xuống dưới mức này, có nguy cơ bị gián đoạn trong sản xuất và ban quản lý phải ưu tiên hàng đầu cho việc mua lại nguồn cung cấp mới. Mục tiêu chính của việc sửa chữa mức tối thiểu của vật liệu là để đảm bảo rằng số lượng nguyên liệu đầu vào khác nhau có sẵn trong các cửa hàng mọi lúc.

Các yếu tố chính được tính đến khi sửa cấp độ là:

(a) Tỷ lệ tiêu thụ trung bình của vật liệu trong quá trình sản xuất.

(b) Thời gian cần thiết để có được nguồn cung cấp tươi trong các điều kiện ưu tiên hàng đầu.

(d) Các yêu cầu sản xuất vật liệu.

(e) Số lượng vật liệu tối thiểu có thể được sản xuất một cách thuận lợi.

Để tính mức cổ phiếu tối thiểu hoặc an toàn, công thức sau được áp dụng.

Mức chứng khoán tối thiểu = Mức sắp xếp lại - (Tiêu dùng bình thường x Thời gian giao hàng bình thường)

Ví dụ. Tiêu thụ bình thường = 300 đơn vị mỗi tuần.

Thời gian giao hàng bình thường = 7 tuần. Sắp xếp lại cấp độ = 2800 đơn vị mỗi tuần

Bằng cách đặt các giá trị trong công thức trên

Mức chứng khoán tối thiểu = 2800 - (300 x 7)

= 2800 - 2100 = 700 đơn vị.

(v) Kích thước lô & Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) hoặc Quy mô lô kinh tế (ELS):

Số lượng vật liệu được mua hoặc số lượng sản xuất trong một lần sản xuất bởi một doanh nghiệp được gọi là quy mô lô. Số lượng được đặt hàng phụ thuộc vào một số yếu tố. Rõ ràng là với sự gia tăng quy mô hàng tồn kho, chi tiêu cho việc lưu trữ, suy giảm và hư hỏng hàng hóa, vv có thể sẽ tăng trong khi chi phí cho việc thiết lập nhà máy, mua sắm vật liệu, vv sẽ giảm.

Do đó, với quy mô lô, có hai nhóm yếu tố có đóng góp trái ngược với chi tiêu, tức là một yếu tố khuyến khích quy mô lô và các khuyến khích khác. Tổng chi phí liên quan đến quy mô lô cụ thể là sự kết hợp của chi tiêu cho tất cả các yếu tố này như được minh họa trong Hình 12.1.

Tổng chi phí = Chi phí vật liệu + Chi phí do các yếu tố có chi phí tăng theo kích thước lô + Chi phí do các yếu tố có chi phí giảm theo kích thước lô.

Kích thước lô mà tổng chi phí mỗi kỳ là tối thiểu được gọi là kích thước lô kinh tế hoặc số lượng đặt hàng kinh tế, ví dụ ELS hoặc EOQ.

Ưu điểm của kiểm soát hàng tồn kho:

Một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho được lên kế hoạch và quản lý hợp lý sẽ cung cấp các lợi thế sau :

Cải thiện sự hài lòng của khách hàng:

Điều này có thể đạt được thông qua dịch vụ giao hàng nhanh chóng và đáng tin cậy, kết quả là:

(i) Bảo trì hàng tồn kho tốt hơn của sản phẩm đã hoàn thành trong tay.

(ii) Phát triển địa lý tốt hơn của kho hàng hiện trường đối với hàng tồn kho thành phẩm.

Quản lý nhân lực được cải thiện:

Điều này là kết quả của việc san lấp các đỉnh sản xuất và độ sâu lớn hơn và với sự cải thiện hệ quả trong ổn định việc làm.

Cải thiện hiệu quả của nhân sự chủ chốt:

(i) Thời gian dành cho việc xử lý nguyên liệu đầu vào / nguyên liệu thô quan trọng, hành động khắc phục trong các quy trình sản xuất liên tục, giải quyết các vấn đề nghiêm trọng về đơn hàng trở lại với các khách hàng quan trọng được lưu lại nếu kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả.

(ii) Hiệu quả của nhân viên bán hàng tại hiện trường cũng được cải thiện do giảm thời gian dành cho việc bình định và làm hài lòng khách hàng.

Giảm chi phí sản xuất:

Một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho được lên kế hoạch tốt có thể dẫn đến giảm chi phí sản xuất bằng cách:

(i) Sử dụng hợp lý sức người và các cơ sở hạ tầng khác thông qua việc loại bỏ sự nhàn rỗi do thiếu nguyên liệu đầu vào.

(ii) Bằng cách áp dụng các hoạt động sản xuất kinh tế thay cho sản xuất hàng loạt hoặc đơn đặt hàng công việc.

(iii) Bằng cách giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động của máy do thiếu bảo trì và sửa chữa hàng tồn kho.

(iv) Bằng cách giảm thiểu tổn thất hàng tồn kho có thể dẫn đến suy giảm giá trị thị trường, ăn cắp, hư hỏng, hư hỏng của sản phẩm.

(v) Sử dụng tốt hơn các vật liệu có sẵn bằng cách cung cấp chuyển giao vật liệu giữa các bộ phận.

(vi) Bằng cách kiểm tra đúng các yêu cầu vật liệu, có thể tránh được sự trùng lặp của các đơn đặt hàng dẫn đến giảm chi phí nguyên vật liệu.

(vii) Giảm hàng tồn kho dẫn đến giảm chi phí nắm giữ hàng tồn kho.

Tăng cường tình hình tài chính:

Kiểm soát hàng tồn kho hợp lý sẽ dẫn đến việc duy trì vị trí vốn lưu động lỏng hơn và giảm yêu cầu vốn chung cho kho hiện trường của các cơ sở lưu trữ khác và cho nhà máy và máy móc để đáp ứng yêu cầu sản xuất cao nhất.