Tầm quan trọng của tính kịp thời và tính chính xác của việc tiếp thị thông tin

Tầm quan trọng của tính kịp thời và tính chính xác của tiếp thị thông tin trong tiếp thị công nghiệp!

Các bản tin được chuẩn bị của 'Bơm hành động' với thông tin dịch vụ và sửa chữa máy bơm mới nhất cho 1140 đại lý Nam Ấn Độ. Nhưng các đại lý thường không thể xem các tài liệu đó trong 10 đến 12 ngày vì việc in ấn và phân phối mất nhiều thời gian. Nhà sản xuất máy bơm cũng tập hợp các hướng dẫn sử dụng rộng rãi để giúp nhân viên dịch vụ sửa chữa máy bơm. Nhưng phải mất ba đến bốn tuần để đưa chúng vào tay họ.

Vì vậy, Action Bơm sẽ đăng tài liệu đó lên mạng nội bộ toàn cầu của mình, nó cung cấp các hướng dẫn sử dụng cho các đại lý trong vài ngày và bắn ra các bản tin có sẵn hơn trong vài giờ sau khi được phê duyệt cuối cùng.

Các đại lý bây giờ không chỉ có thể truy cập thông tin được gửi bởi nhà sản xuất mà còn có được dữ liệu bán hàng cần thiết để thuyết phục khách hàng mua máy bơm hành động.

Mạng truyền thông này có thể được mở rộng theo cách mà tất cả các đại lý của Nam Ấn Độ có thể đăng doanh số của họ vào hệ thống, do đó loại bỏ các phiên bản giấy cồng kềnh và đắt tiền mà nếu được gửi qua thư, sẽ mất nhiều thời gian hơn để đến gặp người quản lý tiếp thị. Người quản lý tiếp thị có thể đưa ra quyết định kịp thời dựa trên thông tin thu được.

Nếu thông tin không được sản xuất tại thời điểm mong muốn, tính hữu ích của nó sẽ bị mất cho người quản lý tiếp thị. Dữ liệu bán hàng hàng tháng, nếu được lấy chính xác vào ngày đầu tiên của tháng tiếp theo, đảm bảo rằng các hành động khắc phục có thể được thực hiện nếu doanh số bị từ chối và kiểm soát tiếp thị hiệu quả có thể được thực hiện.

Điều này nhường chỗ cho một khía cạnh hữu ích khác của hệ thống thông tin tiếp thị - kiểm soát.

Ngay cả những kế hoạch tốt nhất cũng có thể thất bại. Các nhà chiến lược kiểm soát bằng cách quan sát hoạt động tiếp thị, so sánh kết quả thực tế với kết quả dự định và thực hiện hành động khắc phục. Điều này được minh họa rõ trong trường hợp sau:

Cửa hàng ô tô Ấn Độ là một chuỗi các cửa hàng bán lẻ phụ tùng ô tô ở Nam Ấn Độ. Công ty đã phát triển lên 14 cửa hàng chỉ trong 10 năm. Doanh số và lợi nhuận đã tăng lên mỗi năm, nhưng tốc độ tăng trưởng doanh số đã không đáp ứng được dự báo trong ba năm qua.

Người quản lý cửa hàng đã xác định các vấn đề sau đây dẫn đến sự sụt giảm trong tăng trưởng doanh số:

1. Giao dịch bán hàng của khách hàng vẫn được nhân viên bán hàng tự viết.

2. Các nhà quản lý doanh nghiệp và cửa hàng phụ thuộc vào các báo cáo phân tích bán hàng hàng ngày do máy tính tạo ra có chứa thông tin luôn tồn tại vài ngày.

3. Các nhà quản lý phụ thuộc vào các báo cáo phân tích bán hàng hàng ngày do máy tính tạo ra sử dụng cùng một định dạng báo cáo.

4. Họ không có đủ thời gian để lập kế hoạch và hỗ trợ nỗ lực bán hàng vì thông tin đến với họ muộn và không bị lỗi định dạng.

Giải pháp cho vấn đề của Auto Ấn Độ là thiết lập một hệ thống thông tin tiếp thị liên quan đến việc cài đặt máy tính tại điểm mua hàng nhằm tăng tốc độ chuẩn bị hóa đơn của nhân viên bán hàng, giải phóng anh ta để tham dự nhiều khách hàng hơn và cũng cung cấp dữ liệu thời gian thực cho người quản lý ( dữ liệu giao dịch bán hàng).

Điều này cũng sẽ cung cấp thông tin hiệu suất bán hàng phù hợp với nhu cầu thông tin của mỗi người quản lý dưới dạng báo cáo hàng ngày / hàng tuần / hàng tháng / hàng quý được tạo theo nhu cầu của người quản lý tiếp thị.

Độ chính xác của thông tin:

Độ chính xác là một yếu tố quan trọng khác của MIS. Vì thông tin và báo cáo thu được từ đầu ra của hệ thống thông tin được sử dụng để thiết lập mục tiêu, chính sách và chiến lược tiếp thị của bộ phận tiếp thị và cuối cùng là tổ chức, tính xác thực (tính hợp lệ hoặc tính chính xác) của thông tin là vô cùng quan trọng.

Vì các hệ thống được thiết lập và máy tính được lập trình, độ chính xác có thể được đảm bảo. Sự can thiệp của con người vào việc chuyển đổi dữ liệu thành thông tin càng ít thì độ chính xác càng cao. Hệ thống thông tin phải chính xác đối với tính nhất quán của thông tin với mức độ chính xác cần thiết.

Mức độ chi tiết:

Tất cả các cấp quản lý trong bộ phận tiếp thị đều yêu cầu thông tin từ hệ thống thông tin để hỗ trợ quá trình ra quyết định. Tùy thuộc vào loại ra quyết định, mức độ chi tiết khác nhau.

Giám đốc tiếp thị phụ trách một khu vực không chỉ muốn có được thông tin về doanh số đạt được trong khu vực của mình mà còn cả việc chia nhỏ các sản phẩm được bán bởi mỗi nhân viên bán hàng của mình trong khu vực đó.

Ông chịu trách nhiệm thẩm định và đánh giá các nhân viên bán hàng cũng như tiềm năng của các tiểu khu vực. Anh ta có thể phân tích bằng cách so sánh với dữ liệu trước đó cũng như dữ liệu của đối thủ cạnh tranh (có được thông qua tiếp thị thông minh) và đánh giá xem nhân viên bán hàng có thực hiện tối ưu hay không.

Mặt khác, Phó Chủ tịch (Marketing), người tham gia vào kế hoạch dài hạn sẽ không yêu cầu các số liệu có chi tiết như người quản lý tiếp thị mà là một tổng quan trừu tượng hơn về tất cả các lĩnh vực và trong một thời gian dài hơn, nói nửa năm hoặc hàng năm.

Thông tin tiếp thị phải có khả năng phục vụ cả hai loại nhu cầu trên.

Tính kịp thời:

Ví dụ 1:

Trước khi thực hiện cuộc gọi, đại diện bán hàng của Ascom Ltd., công ty thiết bị viễn thông sử dụng máy tính của họ để truy cập dữ liệu, như bảng giá mới nhất, ghi chú kỹ thuật và cấu hình, báo cáo trạng thái của các đơn đặt hàng trước và e-mail từ bất kỳ đâu trong công ty .

Ví dụ 2:

BEM Health Ltd. cung cấp thiết bị và phụ kiện của bệnh viện. Công ty có các đơn đặt hàng truyền điện tử của khách hàng trực tiếp đến BEM Health, nếu loại hình mua hàng là một sự đổi mới trực tiếp. Việc đơn hàng đến kịp thời cho phép công ty cắt giảm hàng tồn kho, cải thiện dịch vụ khách hàng và có được khối lượng cao hơn. Tổ chức này đã đạt được một lợi thế lớn so với các đối thủ cạnh tranh và thị phần của nó đã tăng vọt.

Ví dụ 3:

Đại diện bán hàng của IFT Paper and Co. có thể có được câu trả lời tại chỗ cho các câu hỏi của khách hàng về tính khả dụng của giấy bởi hệ thống thông tin. Hệ thống xác định nếu giấy có sẵn tại kho gần nhất và khi nào nó có thể được vận chuyển. Người đại diện nhận được câu trả lời trong vài giây và do đó có một đối thủ cạnh tranh hơn.

Ba ví dụ này là những dấu hiệu rõ ràng về cách thông tin kịp thời từ hệ thống thông tin tiếp thị có thể là một lợi thế. Sự cạnh tranh trong ngành công nghiệp Ấn Độ ngày nay làm cho một hệ thống như vậy là cần thiết cho sự sống còn của tổ chức.

Để hệ thống thông tin tiếp thị đạt được tất cả các đặc điểm thiết yếu như độ chính xác, kịp thời, định dạng bắt buộc, v.v. việc xây dựng hệ thống phải được thực hiện một cách cẩn thận. Về mặt thương mại, có một số gói phần mềm sẵn sàng sử dụng trên thị trường. Một trong số đó được gọi là thí điểm Marketing Marketing. Nó tuyên bố là hệ thống thông tin tiếp thị đầu tiên và thực sự.