Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch: Đó là tính năng, giới hạn, quy trình và loại

Đọc bài viết này để tìm hiểu về tầm quan trọng của việc lập kế hoạch cho một tổ chức: đó là các tính năng, giới hạn, quy trình và loại!

Tất cả các tổ chức cho dù đó là chính phủ, một doanh nghiệp tư nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ yêu cầu lập kế hoạch. Để biến ước mơ tăng doanh số, kiếm được lợi nhuận cao và đạt được thành công trong kinh doanh, tất cả các doanh nhân phải nghĩ về tương lai; đưa ra dự đoán và đạt được mục tiêu. Để quyết định phải làm gì, làm như thế nào và khi nào họ làm kế hoạch.

Ý nghĩa:

Lập kế hoạch có thể được định nghĩa là suy nghĩ trước về những gì sẽ được thực hiện, khi nào nó sẽ được thực hiện, nó phải được thực hiện như thế nào và nó nên được thực hiện bởi ai. Nói một cách đơn giản, chúng ta có thể nói, lập kế hoạch thu hẹp khoảng cách giữa nơi chúng ta đang đứng hôm nay và nơi chúng ta muốn tiếp cận.

Lập kế hoạch bao gồm thiết lập các mục tiêu và quyết định trước quá trình hành động thích hợp để đạt được các mục tiêu này, vì vậy chúng tôi cũng có thể định nghĩa việc lập kế hoạch là thiết lập các mục tiêu và mục tiêu và lập một kế hoạch hành động để đạt được chúng.

Một thành phần quan trọng khác của kế hoạch là thời gian. Các kế hoạch luôn được phát triển trong một khoảng thời gian cố định vì không doanh nghiệp nào có thể lên kế hoạch vô tận.

Hãy ghi nhớ kích thước thời gian, chúng ta có thể xác định việc lập kế hoạch là mục tiêu Thiết lập trong một khoảng thời gian nhất định, hình thành các khóa hành động khác nhau để đạt được chúng và sau đó chọn phương án thay thế tốt nhất có thể từ các khóa hành động khác nhau.

Tính năng / Tính chất / Đặc điểm của Kế hoạch:

1. Lập kế hoạch đóng góp cho Mục tiêu:

Lập kế hoạch bắt đầu với việc xác định mục tiêu. Chúng ta không thể nghĩ đến việc lập kế hoạch mà không có mục tiêu. Sau khi thiết lập các mục tiêu, lập kế hoạch quyết định các phương pháp, quy trình và các bước cần thực hiện để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Các nhà hoạch định cũng giúp đỡ và mang lại những thay đổi trong kế hoạch nếu mọi thứ không đi theo hướng mục tiêu.

Ví dụ: nếu một tổ chức có mục tiêu sản xuất 1500 máy giặt và trong một tháng chỉ có 80 máy giặt được sản xuất, thì những thay đổi được thực hiện trong kế hoạch để đạt được mục tiêu cuối cùng.

2. Lập kế hoạch là chức năng chính của quản lý:

Lập kế hoạch là chức năng chính hoặc đầu tiên được thực hiện bởi mọi người quản lý. Người quản lý không thể thực hiện chức năng nào khác mà không thực hiện chức năng lập kế hoạch vì các mục tiêu được thiết lập trong lập kế hoạch và các chức năng khác chỉ phụ thuộc vào các mục tiêu.

Ví dụ, trong chức năng tổ chức, các nhà quản lý giao quyền và trách nhiệm cho nhân viên và mức độ thẩm quyền và trách nhiệm phụ thuộc vào mục tiêu của công ty. Tương tự, trong nhân sự các nhân viên được bổ nhiệm. Số lượng và loại nhân viên một lần nữa phụ thuộc vào mục tiêu của công ty. Vì vậy, kế hoạch luôn luôn tiến hành và vẫn không có. 1 so với các chức năng khác.

3. Phổ biến:

Kế hoạch là cần thiết ở tất cả các cấp của quản lý. Nó không phải là một chức năng chỉ giới hạn cho các nhà quản lý cấp cao nhất mà việc lập kế hoạch được thực hiện bởi các nhà quản lý ở mọi cấp độ. Hình thành kế hoạch lớn và đóng khung các chính sách tổng thể là nhiệm vụ của các nhà quản lý cấp cao nhất trong khi các nhà quản lý bộ phận hình thành kế hoạch cho các bộ phận tương ứng của họ. Và các nhà quản lý cấp thấp hơn thực hiện các kế hoạch để hỗ trợ các mục tiêu tổng thể và thực hiện các hoạt động hàng ngày.

4. Lập kế hoạch là tương lai / Nhìn về phía trước:

Lập kế hoạch luôn có nghĩa là nhìn về phía trước hoặc lập kế hoạch là một chức năng của tương lai. Kế hoạch không bao giờ được thực hiện cho quá khứ. Tất cả các nhà quản lý cố gắng đưa ra dự đoán và giả định cho tương lai và những dự đoán này được thực hiện trên cơ sở kinh nghiệm trong quá khứ của người quản lý và với việc quét thường xuyên và thông minh của môi trường chung.

5. Lập kế hoạch liên tục:

Lập kế hoạch là một quá trình không bao giờ kết thúc hoặc liên tục bởi vì sau khi lập kế hoạch, người ta cũng phải tiếp xúc với những thay đổi trong môi trường thay đổi và trong việc lựa chọn một cách tốt nhất.

Vì vậy, sau khi lập kế hoạch, các nhà hoạch định cũng tiếp tục thay đổi kế hoạch theo yêu cầu của công ty. Ví dụ, nếu kế hoạch được thực hiện trong thời kỳ bùng nổ và trong quá trình thực hiện có giai đoạn trầm cảm thì các nhà hoạch định phải thực hiện thay đổi theo các điều kiện hiện hành.

6. Lập kế hoạch liên quan đến việc ra quyết định:

Chức năng lập kế hoạch chỉ cần thiết khi có sẵn các lựa chọn thay thế khác nhau và chúng tôi phải chọn phương án thay thế phù hợp nhất. Chúng ta không thể tưởng tượng việc lập kế hoạch mà không có sự lựa chọn bởi vì trong các nhà quản lý chức năng lập kế hoạch đánh giá các phương án khác nhau và chọn phương án phù hợp nhất. Nhưng nếu có một lựa chọn thay thế thì không có yêu cầu lập kế hoạch.

Ví dụ: để nhập công nghệ nếu giấy phép chỉ có STC (Hợp tác giao dịch nhà nước) thì các công ty không có lựa chọn nào khác ngoài chỉ nhập công nghệ qua STC. Nhưng nếu có 4-5 đại lý nhập khẩu trong nhiệm vụ này thì các nhà hoạch định phải đánh giá các điều khoản và điều kiện của tất cả các cơ quan và chọn phương án phù hợp nhất theo quan điểm của công ty.

7. Lập kế hoạch là một bài tập tinh thần:

Đó là tập thể dục tinh thần. Lập kế hoạch là một quá trình tinh thần đòi hỏi tư duy cao hơn, đó là lý do tại sao nó được tách biệt khỏi các hoạt động hoạt động của Taylor. Trong kế hoạch giả định và dự đoán về tương lai được thực hiện bằng cách quét môi trường đúng cách. Hoạt động này đòi hỏi mức độ thông minh cao hơn. Thứ hai, trong việc lập kế hoạch thay thế khác nhau được đánh giá và lựa chọn phù hợp nhất một lần nữa đòi hỏi mức độ thông minh cao hơn. Vì vậy, nó là đúng để gọi kế hoạch một quá trình trí tuệ.

Tầm quan trọng / Ý nghĩa của việc lập kế hoạch:

1. Lập kế hoạch cung cấp Hướng:

Lập kế hoạch có liên quan với quá trình hành động được xác định trước. Nó cung cấp các hướng để những nỗ lực của nhân viên. Lập kế hoạch làm rõ những gì nhân viên phải làm, cách làm, v.v. Bằng cách nêu trước cách thức thực hiện công việc, lập kế hoạch cung cấp phương hướng cho hành động. Nhân viên biết trước họ phải làm việc theo hướng nào. Điều này cũng dẫn đến sự thống nhất của Hướng. Nếu không có kế hoạch, nhân viên sẽ làm việc theo các hướng khác nhau và tổ chức sẽ không thể đạt được mục tiêu mong muốn.

2. Lập kế hoạch Giảm nguy cơ không chắc chắn:

Các tổ chức phải đối mặt với nhiều bất trắc và tình huống bất ngờ mỗi ngày. Lập kế hoạch giúp người quản lý đối mặt với sự không chắc chắn bởi vì các nhà hoạch định cố gắng thấy trước tương lai bằng cách đưa ra một số giả định liên quan đến tương lai ghi nhớ kinh nghiệm trong quá khứ của họ và quét môi trường kinh doanh. Các kế hoạch được thực hiện để khắc phục sự không chắc chắn như vậy. Các kế hoạch cũng bao gồm các rủi ro bất ngờ như hỏa hoạn hoặc một số thiên tai khác trong tổ chức. Các nguồn lực được để qua một bên trong kế hoạch để đáp ứng những điều không chắc chắn như vậy.

3. Lập kế hoạch giảm các hoạt động lapping và lãng phí:

Các kế hoạch tổ chức được thực hiện ghi nhớ các yêu cầu của tất cả các phòng ban. Các kế hoạch phòng ban có nguồn gốc từ kế hoạch tổ chức chính. Kết quả là sẽ có sự phối hợp trong các phòng ban khác nhau. Mặt khác, nếu người quản lý, người không quản lý và tất cả nhân viên đang theo dõi hành động theo kế hoạch thì sẽ có sự tích hợp trong các hoạt động. Kế hoạch đảm bảo sự rõ ràng của suy nghĩ và hành động và công việc có thể được thực hiện trơn tru.

4. Lập kế hoạch Thúc đẩy các ý tưởng sáng tạo:

Lập kế hoạch đòi hỏi tư duy cao và đó là một quá trình trí tuệ. Vì vậy, có một phạm vi lớn để tìm ý tưởng tốt hơn, phương pháp và quy trình tốt hơn để thực hiện một công việc cụ thể. Quy trình lập kế hoạch buộc các nhà quản lý phải suy nghĩ khác biệt và giả định các điều kiện trong tương lai. Vì vậy, nó làm cho các nhà quản lý sáng tạo và sáng tạo.

5. Lập kế hoạch tạo điều kiện cho việc ra quyết định:

Lập kế hoạch giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định khác nhau. Như trong mục tiêu lập kế hoạch được đặt trước và dự đoán được thực hiện cho tương lai. Những dự đoán và mục tiêu này giúp người quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng.

6. Lập kế hoạch thiết lập tiêu chuẩn để kiểm soát:

Kiểm soát có nghĩa là so sánh giữa sản lượng kế hoạch và thực tế và nếu có sự khác biệt giữa cả hai thì tìm ra lý do cho những sai lệch đó và thực hiện các biện pháp để phù hợp với đầu ra thực tế với kế hoạch. Nhưng trong trường hợp không có đầu ra theo kế hoạch thì người quản lý kiểm soát sẽ không có cơ sở để so sánh xem đầu ra thực tế có đầy đủ hay không.

Ví dụ: nếu sản lượng kế hoạch trong một tuần là 100 đơn vị và sản lượng thực tế do nhân viên sản xuất là 80 đơn vị thì người quản lý kiểm soát phải thực hiện các biện pháp để đưa sản lượng 80 đơn vị lên tới 100 đơn vị, nhưng nếu sản lượng theo kế hoạch, nghĩa là 100 đơn vị không được đưa ra bởi các nhà quy hoạch sau đó tìm hiểu xem 80 đơn vị sản xuất có đủ hay không sẽ khó biết. Vì vậy, cơ sở để so sánh trong kiểm soát chỉ được đưa ra bởi chức năng lập kế hoạch.

7. Tập trung chú ý vào các mục tiêu của công ty:

Chức năng lập kế hoạch bắt đầu bằng việc thiết lập các mục tiêu, chính sách, thủ tục, phương pháp và quy tắc, v.v ... được thực hiện trong kế hoạch để chỉ đạt được các mục tiêu này. Khi nhân viên làm theo kế hoạch, họ đang hướng tới việc đạt được các mục tiêu. Thông qua kế hoạch, nỗ lực của tất cả các nhân viên được hướng tới việc đạt được các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức.

Hạn chế của quy hoạch:

1. Lập kế hoạch dẫn đến sự cứng nhắc:

Một khi các kế hoạch được thực hiện để quyết định tiến trình hành động trong tương lai, người quản lý có thể không ở vị trí để thay đổi chúng. Theo kế hoạch được xác định trước khi hoàn cảnh thay đổi có thể không mang lại kết quả tích cực cho tổ chức. Loại cứng nhắc này trong kế hoạch có thể tạo ra khó khăn.

2. Lập kế hoạch có thể không hoạt động trong môi trường năng động:

Môi trường kinh doanh rất năng động vì liên tục có những thay đổi diễn ra trong môi trường kinh tế, chính trị và pháp lý. Nó trở nên rất khó để dự báo những thay đổi trong tương lai. Kế hoạch có thể thất bại nếu những thay đổi là rất thường xuyên.

Môi trường bao gồm số lượng phân khúc và người quản lý trở nên rất khó khăn để đánh giá những thay đổi trong tương lai của môi trường. Ví dụ, có thể có thay đổi trong chính sách kinh tế, thay đổi về thời trang và xu hướng hoặc thay đổi chính sách của đối thủ cạnh tranh. Người quản lý không thể thấy trước những thay đổi này một cách chính xác và kế hoạch có thể thất bại nếu nhiều thay đổi như vậy diễn ra trong môi trường.

3. Nó làm giảm sự sáng tạo:

Với kế hoạch, các nhà quản lý của tổ chức bắt đầu làm việc một cách cứng nhắc và họ chỉ trở thành những người theo dõi kế hoạch mù quáng. Các nhà quản lý không chủ động thực hiện các thay đổi trong kế hoạch theo các thay đổi hiện hành trong môi trường kinh doanh. Họ ngừng đưa ra gợi ý và ý tưởng mới để mang lại sự cải thiện trong công việc vì các hướng dẫn làm việc chỉ được đưa ra trong kế hoạch.

4. Lập kế hoạch liên quan đến chi phí rất lớn:

Quy trình lập kế hoạch liên quan đến rất nhiều chi phí vì đây là một quy trình trí tuệ và các công ty cần thuê các chuyên gia chuyên nghiệp để thực hiện quy trình này. Cùng với mức lương của các chuyên gia này, công ty phải dành nhiều thời gian và tiền bạc để thu thập các sự kiện và số liệu chính xác. Vì vậy, nó là một quá trình tốn kém. Nếu lợi ích của việc lập kế hoạch không nhiều hơn chi phí thì không nên thực hiện.

5. Đây là một quá trình tốn thời gian:

Quy trình lập kế hoạch là một quá trình tốn thời gian vì phải mất nhiều thời gian để đánh giá các lựa chọn thay thế và chọn ra phương án tốt nhất. Rất nhiều thời gian là cần thiết trong việc phát triển cơ sở quy hoạch. Vì vậy, vì điều này, hành động bị trì hoãn. Và bất cứ khi nào cần một quyết định nhanh chóng và ngay lập tức thì chúng ta phải tránh lập kế hoạch.

6. Lập kế hoạch không đảm bảo thành công:

Đôi khi các nhà quản lý có ý thức bảo mật sai lầm rằng các kế hoạch đã hoạt động thành công trong quá khứ nên những kế hoạch này cũng sẽ hoạt động trong tương lai. Có một xu hướng trong các nhà quản lý dựa vào các kế hoạch giả định.

Không phải là sự thật rằng nếu một kế hoạch đã hoạt động thành công trong quá khứ, nó sẽ mang lại thành công trong tương lai vì có rất nhiều yếu tố chưa biết có thể dẫn đến thất bại của kế hoạch trong tương lai. Kế hoạch chỉ cung cấp một cơ sở để phân tích tương lai. Nó không phải là một giải pháp cho quá trình hành động trong tương lai.

7. Thiếu độ chính xác:

Trong kế hoạch, chúng tôi luôn suy nghĩ trước và lập kế hoạch chỉ quan tâm đến tương lai và tương lai luôn không chắc chắn. Trong kế hoạch, nhiều giả định được đưa ra để quyết định về quá trình hành động trong tương lai. Nhưng những giả định này không chính xác 100% và nếu những giả định này không đúng trong tình hình hiện tại hoặc trong điều kiện tương lai thì toàn bộ kế hoạch sẽ thất bại.

Ví dụ, nếu trong kế hoạch, người ta cho rằng sẽ có tỷ lệ lạm phát 5% và trong điều kiện tương lai tỷ lệ lạm phát sẽ trở thành 10% thì toàn bộ kế hoạch sẽ thất bại và sẽ phải thực hiện nhiều điều chỉnh.

Hạn chế bên ngoài của kế hoạch:

Đôi khi lập kế hoạch thất bại do những hạn chế sau mà các nhà quản lý không kiểm soát được.

(i) Thiên tai:

Thiên tai như lũ lụt, động đất, nạn đói, vv có thể dẫn đến thất bại của kế hoạch.

(ii) Thay đổi chính sách của đối thủ cạnh tranh:

Đôi khi kế hoạch có thể thất bại do chính sách, sản phẩm và chiến lược của đối thủ cạnh tranh tốt hơn mà người quản lý không mong đợi.

(iii) Thay đổi về hương vị / thời trang và xu hướng trên thị trường:

Đôi khi các kế hoạch có thể thất bại khi hương vị / thời trang hoặc xu hướng trên thị trường đi ngược lại với kỳ vọng của các nhà quy hoạch.

(iv) Thay đổi công nghệ:

Sự ra đời của các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến thất bại trong kế hoạch cho các sản phẩm sử dụng công nghệ cũ.

(v) Thay đổi chính sách kinh tế / chính phủ:

Các nhà quản lý không kiểm soát các quyết định của chính phủ. Nếu chính sách kinh tế hoặc công nghiệp của chính phủ không đóng khung như mong đợi của người quản lý thì kế hoạch cũng có thể thất bại.

Quy trình lập kế hoạch:

1. Thiết lập mục tiêu:

Trong chức năng lập kế hoạch, người quản lý bắt đầu với việc thiết lập các mục tiêu bởi vì tất cả các chính sách, thủ tục và phương pháp được đóng khung để chỉ đạt được các mục tiêu. Các nhà quản lý thiết lập rất rõ ràng các mục tiêu của công ty ghi nhớ các mục tiêu của công ty và các nguồn lực vật chất và tài chính của công ty. Các nhà quản lý thích thiết lập các mục tiêu có thể đạt được một cách nhanh chóng và trong giới hạn thời gian cụ thể. Sau khi thiết lập mục tiêu, các mục tiêu được xác định rõ ràng sẽ được truyền đạt tới tất cả nhân viên.

2. Phát triển cơ sở:

Mặt bằng đề cập đến việc đưa ra các giả định liên quan đến tương lai. Mặt bằng là cơ sở mà kế hoạch được thực hiện. Đây là một loại dự báo được thực hiện theo dõi các kế hoạch hiện có và bất kỳ thông tin nào trong quá khứ về các chính sách khác nhau. Cần có sự đồng ý hoàn toàn về tất cả các giả định. Các giả định được thực hiện trên cơ sở dự báo. Dự báo là kỹ thuật thu thập thông tin. Dự báo chung được thực hiện để tìm ra nhu cầu cho một sản phẩm, thay đổi chính sách của chính phủ hoặc đối thủ cạnh tranh, thuế suất, v.v.

3. Liệt kê các phương án khác nhau để đạt được các mục tiêu:

Sau khi thiết lập mục tiêu, các nhà quản lý lập một danh sách các lựa chọn thay thế mà qua đó tổ chức có thể đạt được mục tiêu của mình vì có thể có nhiều cách để đạt được mục tiêu và các nhà quản lý phải biết tất cả các cách để đạt được mục tiêu.

Ví dụ: nếu mục tiêu là tăng 10% thì doanh số có thể tăng:

(a) Bằng cách thêm nhiều dòng sản phẩm;

(b) Bằng cách giảm giá;

(d) Bằng cách tăng thị phần trên thị trường;

(e) Bằng cách chỉ định nhân viên bán hàng để bán tận nhà, v.v.

Vì vậy, các nhà quản lý liệt kê ra tất cả các lựa chọn thay thế.

4. Đánh giá các phương án khác nhau:

Sau khi lập danh sách các lựa chọn thay thế khác nhau cùng với các giả định hỗ trợ chúng, người quản lý bắt đầu đánh giá từng phương án và ghi chú các khía cạnh tích cực và tiêu cực của mọi phương án. Sau đó, người quản lý bắt đầu loại bỏ các lựa chọn thay thế có nhiều khía cạnh tiêu cực hơn và khía cạnh tích cực nhất và với giả định khả thi nhất được chọn là phương án thay thế tốt nhất. Các lựa chọn thay thế được đánh giá dưới ánh sáng của tính khả thi của chúng.

5. Chọn một thay thế:

Phương án tốt nhất được chọn nhưng vì thế không có công thức toán học nào để chọn phương án tốt nhất. Đôi khi thay vì chọn một lựa chọn thay thế, một sự kết hợp của các lựa chọn thay thế khác cũng có thể được chọn. Kế hoạch lý tưởng nhất là khả thi nhất, có lợi nhuận và ít có hậu quả tiêu cực nhất.

Sau khi chuẩn bị kế hoạch chính, tổ chức phải lập một số kế hoạch nhỏ để hỗ trợ cho kế hoạch chính. Các kế hoạch này có liên quan đến việc thực hiện các công việc thường xuyên trong tổ chức. Đây là bắt nguồn từ kế hoạch lớn. Vì vậy, chúng còn được gọi là kế hoạch phái sinh. Các kế hoạch này là phải hoàn thành mục tiêu của kế hoạch chính. Các kế hoạch hỗ trợ phổ biến là kế hoạch mua thiết bị, kế hoạch tuyển dụng và lựa chọn nhân viên, kế hoạch mua nguyên liệu, v.v.

6. Thực hiện kế hoạch:

Các nhà quản lý chuẩn bị hoặc soạn thảo các kế hoạch chính và hỗ trợ trên giấy nhưng không được sử dụng các kế hoạch này trừ khi và cho đến khi chúng được đưa vào hoạt động. Để thực hiện các kế hoạch hoặc đưa các kế hoạch vào hoạt động, các nhà quản lý bắt đầu truyền đạt kế hoạch cho tất cả các nhân viên rất rõ ràng vì các nhân viên thực sự phải thực hiện các hoạt động theo đặc điểm kỹ thuật của kế hoạch. Sau khi truyền đạt kế hoạch cho nhân viên và nhận sự hỗ trợ của họ, các nhà quản lý bắt đầu phân bổ các nguồn lực theo đặc điểm kỹ thuật của các kế hoạch. Ví dụ: nếu kế hoạch tăng bán bằng cách tăng chi tiêu vào quảng cáo, sau đó để đưa nó vào hoạt động, các nhà quản lý phải phân bổ nhiều tiền hơn cho bộ phận quảng cáo, chọn phương tiện truyền thông tốt hơn, thuê đại lý quảng cáo, v.v.

7. Theo dõi:

Lập kế hoạch là một quá trình liên tục để công việc của người quản lý không kết thúc đơn giản bằng cách đưa kế hoạch vào hoạt động. Các nhà quản lý theo dõi kế hoạch cẩn thận trong khi nó được thực hiện. Việc giám sát kế hoạch là rất quan trọng vì nó giúp xác minh xem các điều kiện và dự đoán được đưa ra trong kế hoạch có đúng với tình huống hiện tại hay không. Nếu những điều này không thành hiện thực thì những thay đổi ngay lập tức được thực hiện trong kế hoạch.

Trong quá trình theo dõi nhiều điều chỉnh được thực hiện trong kế hoạch. Ví dụ, nếu kế hoạch chi tiêu được thực hiện, hãy ghi nhớ tỷ lệ lạm phát 5% nhưng trong tình hình hiện tại nếu tỷ lệ lạm phát tăng lên 10% thì trong quá trình theo dõi, các nhà quản lý sẽ thay đổi kế hoạch theo tỷ lệ lạm phát 10%.

Kế hoạch:

Kế hoạch là một tài liệu phác thảo cách mục tiêu sẽ được đáp ứng. Đó là một hành động cụ thể được đề xuất để giúp tổ chức đạt được các mục tiêu của mình. Có thể có nhiều hơn một cách và phương tiện để đạt được một mục tiêu cụ thể nhưng với sự trợ giúp của các kế hoạch hợp lý, các mục tiêu của một tổ chức có thể dễ dàng đạt được.

Kế hoạch sử dụng một lần:

Kế hoạch sử dụng một lần là kế hoạch sử dụng một lần. Chúng được thiết kế để đạt được một mục tiêu cụ thể mà một khi đạt được sẽ không tái xuất hiện trong tương lai. Chúng được thực hiện để đáp ứng nhu cầu của các tình huống độc đáo. Thời lượng hoặc thời lượng của kế hoạch sử dụng một lần tùy thuộc vào hoạt động hoặc mục tiêu mà nó được thực hiện. Nó có thể kéo dài một ngày hoặc nó có thể kéo dài hàng tuần hoặc hàng tháng nếu dự án được thực hiện dài.

Kế hoạch thường trực:

Các kế hoạch thường trực còn được gọi là Kế hoạch sử dụng lặp lại. Các kế hoạch này tập trung vào các tình huống xảy ra nhiều lần. Kế hoạch thường trực được sử dụng nhiều lần. Chúng được làm một lần nhưng vẫn giữ được giá trị của chúng trong một khoảng thời gian nhiều năm. Mặc dù một số sửa đổi và cập nhật được thực hiện trong các kế hoạch theo thời gian.

Các loại kế hoạch:

Lập kế hoạch là một chức năng phổ biến, có nghĩa là nó không phải là nhiệm vụ của chỉ các nhà quản lý cấp cao nhất mà các nhà quản lý làm việc ở các cấp khác nhau thực hiện chức năng lập kế hoạch. Các kế hoạch được đóng khung bởi người quản lý cấp cao nhất có thể khác với các kế hoạch được hình thành bởi các nhà quản lý cấp trung và cấp thấp hơn. Các loại kế hoạch hoặc kế hoạch chung khác nhau được hình thành bởi các nhà quản lý ở các cấp độ khác nhau là:

Mục tiêu - Nội quy

Chiến lược - Chương trình

Chính sách - Phương pháp

Thủ tục - Ngân sách

1. Mục tiêu:

Mục tiêu là kết thúc mà các hoạt động được hướng tới. Chúng là kết quả cuối cùng của mọi hoạt động. Một mục tiêu:

(a) Nên liên quan đến hoạt động đơn lẻ;

(b) Nên liên quan đến kết quả và không liên quan đến hoạt động được thực hiện;

(d) Nó phải có giới hạn thời gian để đạt được mục tiêu;

(e) Nó phải có thể đạt được hoặc khả thi.

Ví dụ: tăng 10% doanh số bán hàng hoặc giảm 2% từ chối.

2. Chiến lược:

Chiến lược là một kế hoạch toàn diện để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Các khía cạnh của chiến lược là:

(i) Xác định mục tiêu dài hạn.

(ii) Thông qua một quá trình hành động cụ thể.

(iii) Phân bổ các nguồn lực để đạt được các mục tiêu.

Xây dựng chiến lược là nhiệm vụ của những người cấp cao nhất và nó phải quét và hiểu rõ môi trường kinh doanh trước khi đóng khung chiến lược. Các quyết định phổ biến trong chiến lược là có nên giới thiệu một sản phẩm mới hay không. Nếu để giới thiệu thì làm thế nào, tìm ra khách hàng cho các sản phẩm của bạn tạo ra thay đổi trong các sản phẩm hiện có, vv Tất cả các quyết định chiến lược đều bị ảnh hưởng rất lớn bởi môi trường kinh doanh. Chiến lược xác định các quyết định trong tương lai liên quan đến định hướng và phạm vi của tổ chức về lâu dài.

Ví dụ: Lựa chọn phương tiện quảng cáo, kỹ thuật xúc tiến bán hàng, kênh phân phối, v.v.

3. Chính sách:

Chính sách có thể được định nghĩa là phản ứng chung của tổ chức đối với một vấn đề hoặc tình huống cụ thể. Nói một cách đơn giản, đó là cách xử lý vấn đề của chính tổ chức. Các chính sách được thực hiện ở mọi cấp vì các nhà quản lý ở mọi cấp cần quyết định hoặc xác định trước cách xử lý tình huống và chính sách đóng vai trò là một hướng dẫn để đưa ra quyết định trong tình huống bất ngờ.

Sự hình thành chính sách luôn khuyến khích các sáng kiến của nhân viên vì nhân viên phải xử lý các tình huống và cách xử lý tình huống được quyết định khi tham khảo ý kiến của nhân viên. Sau đó, họ sẽ có thể xử lý tình huống theo cách tốt hơn nhiều. Ví dụ, một trường học có thể có chính sách chỉ cấp hình thức nhập học cho những sinh viên bảo đảm hơn 60% điểm.

Chính sách bán hàng không có tín dụng, v.v. Giới thiệu sản phẩm mới trên thị trường.

4. Thủ tục:

Các thủ tục là các bước cần thiết được thiết lập trước để xử lý các điều kiện trong tương lai. Trình tự các bước được nhân viên theo dõi trong các tình huống khác nhau phải được xác định trước để mọi người theo cùng các bước.

Quy trình có thể được định nghĩa là cách chính xác trong đó một hoạt động phải được thực hiện.

Ví dụ: thủ tục nhập học tại một trường cụ thể có thể là:

(a) Thiết lập một tập tin cho người nộp đơn;

(b) Chấp nhận các biểu mẫu trường và đặt chúng vào một tệp;

(d) Đặt những tài liệu đó vào tập tin;

(e) Đưa hồ sơ để nhập học phụ trách.

Các thủ tục được thực hiện chung cho tất cả các bộ phận để phối hợp các hoạt động của họ. Vì vậy, thủ tục cắt trên tất cả các dòng phòng ban. Ví dụ, quy trình xử lý đơn đặt hàng của bộ phận sản xuất cũng có thể liên quan đến bộ phận bán hàng.

5. Quy tắc:

Các quy tắc đánh vần các hành động đặc biệt hoặc không hành động của nhân viên. Không có sự cho phép trong các quy tắc, nghĩa là, chúng phải được tuân thủ nghiêm ngặt và nếu các quy tắc không được tuân theo thì các hành động nghiêm ngặt có thể được thực hiện đối với các nhân viên không tuân theo các quy tắc. Các quy tắc được đánh vần để tạo ra môi trường kỷ luật trong tổ chức. Ví dụ, có thể có quy tắc không hút thuốc trong tổ chức. Các quy tắc thường hướng dẫn hành vi chung của nhân viên và nhân viên không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong đó.

6. Chương trình:

Các chương trình là sự kết hợp của các mục tiêu, chính sách, thủ tục và quy tắc. Tất cả các kế hoạch này cùng nhau tạo thành một chương trình. Các chương trình được thực hiện để có được một hệ thống làm việc trong tổ chức. Các chương trình tạo mối quan hệ giữa các chính sách, thủ tục và mục tiêu. Các chương trình cũng được chuẩn bị ở các cấp độ khác nhau. Một chương trình chính được chuẩn bị bởi cấp cao nhất và sau đó để hỗ trợ các chương trình hỗ trợ chương trình chính ở các cấp khác nhau được chuẩn bị cho chức năng trơn tru của công ty.

Chẳng hạn, xây dựng trung tâm mua sắm, Phát triển sản phẩm mới.

7. Phương pháp:

Các phương pháp có thể được định nghĩa là cách thức chính thức hoặc có hệ thống để thực hiện các công việc thường xuyên hoặc lặp đi lặp lại. Các nhà quản lý quyết định trước cách làm việc phổ biến. Vậy đó

(a) Không có nghi ngờ trong suy nghĩ của nhân viên;

(b) Có thể có sự thống nhất trong hành động của nhân viên;

(d) Đóng vai trò là người hướng dẫn cho nhân viên.

Nếu cách làm chung không được quyết định trước thì sẽ có sự nhầm lẫn và so sánh sẽ không thể thực hiện được. Ví dụ, để định giá cổ phiếu, tổ chức phải quyết định trước phương pháp nào phải được áp dụng (lifo hoặc fifo). Để mọi người theo cùng một phương pháp và so sánh với giá trị cổ phiếu trong quá khứ có thể được thực hiện, phương pháp tính khấu hao.

8. Ngân sách:

Ngân sách là báo cáo kết quả dự kiến được thể hiện dưới dạng số. Trong ngân sách, kết quả luôn có thể đo lường được và hầu hết thời gian là về bản chất tài chính nhưng điều đó không có nghĩa là công ty chỉ chuẩn bị ngân sách tài chính. Ngân sách tài chính còn được gọi là kế hoạch lợi nhuận của công ty vì nó bao gồm thu nhập dự kiến và chi tiêu liên quan với thu nhập đó và lợi nhuận mà công ty sẽ kiếm được trong năm tới.

Cùng với ngân sách tài chính ngân sách vốn được chuẩn bị để tìm ra yêu cầu vốn dự kiến. Ngân sách hoạt động được chuẩn bị trong đó thay vì tài chính, các đơn vị hàng giờ được sử dụng nêu rõ số giờ dự kiến mà nhân viên sẽ làm việc. Ngân sách được chuẩn bị bởi các nhà quản lý ở mọi cấp và các nhà quản lý cấp thấp hơn thường chuẩn bị ngân sách hoạt động.

Ngân sách phổ biến nhất được chuẩn bị bởi các nhà quản lý ở các cấp độ khác nhau là ngân sách tiền mặt. Ngân sách này ước tính dòng tiền dự kiến và dòng tiền chảy ra trong một khoảng thời gian. Dòng tiền xuất phát từ doanh số và dòng tiền chảy ra dưới dạng chi phí. Doanh nhân có thể tìm ra vị trí tiền mặt ròng bằng cách trừ dòng tiền ra khỏi dòng tiền.

Ví dụ: Ngân sách bán hàng

Doanh số tính theo đơn vị = 1, 00.000

Giá mỗi đơn vị = 20 rupee

Tổng ngân sách bán hàng = 2.000.000 Rupee