Đảm bảo hoạt động trơn tru trong hệ thống mua hàng

Bài viết này đưa ra ánh sáng trên ba hệ thống chính để đảm bảo hoạt động trơn tru và trách nhiệm trong hệ thống mua hàng. Các hệ thống là: 1. Hệ thống mua trước 2. Hệ thống đặt hàng 3. Hệ thống mua sau.

1. Hệ thống hoặc giai đoạn mua trước:

Trước khi mua thực tế, một số thủ tục nhất định phải được biên dịch với. Họ là - yêu cầu, lựa chọn chương trình yêu cầu của các nhà cung cấp, có được báo giá và đánh giá chúng. Một quầy mẫu yêu cầu hoàn thành có chữ ký của một sĩ quan cao cấp được đệ trình bởi một người có thẩm quyền.

Nhìn chung có một giới hạn tài chính mà theo đó một sĩ quan cụ thể có thể trưng dụng vật liệu. Trường hợp quyết định mua hoặc thiết bị vốn được đưa ra ở cấp độ hội đồng quản trị.

Trong trường hợp mua hàng với số lượng lớn và với tần suất nhanh trong một thời gian dài, các yêu cầu du lịch được sử dụng. Việc trưng dụng đi từ bộ phận trưng dụng đến bộ phận mua hàng ngay sau mỗi giai đoạn một đơn đặt hàng được bắt đầu.

Các hình thức trưng dụng tiêu chuẩn được sử dụng khi các đơn đặt hàng được lặp lại thường xuyên. Thắc mắc được thực hiện bởi nhiều tổ chức cho báo giá từ nhà cung cấp. Mẫu yêu cầu, không giống như một đơn đặt hàng, có chứa các từ 'đây chỉ là một, yêu cầu báo giá' hoặc 'đây không phải là một đơn đặt hàng'.

2. Hệ thống đặt hàng:

Khi nhận được trả lời các câu hỏi, nhà cung cấp được chọn sau khi xem xét kỹ lưỡng và đặt hàng.

Một đơn đặt hàng thường chứa:

(a) Tham chiếu không,

(b) Mô tả các tài liệu,

(d) Giá và giảm giá

(e) Hướng dẫn vận chuyển

(f) Đích đến của vật liệu

(g) Chữ ký của người quản lý vật liệu cho phép mua và

(h) Điều khoản và điều kiện chi tiết.

Thông thường năm hoặc sáu bản sao của đơn đặt hàng được chuẩn bị. Bản gốc được gửi cho nhà cung cấp, một bản sao được gửi đến bộ phận tiếp nhận, một bản cho nhà phát minh và một bản cho bộ phận tài chính để khớp với hóa đơn của nhà cung cấp và Hàng hóa nhận được Ghi chú để thanh toán.

3. Hệ thống sau mua hàng:

Hệ thống này là để làm thủ tục theo dõi, nhận và kiểm tra hóa đơn. Các thủ tục tiếp theo liên quan đến thời gian và tiền bạc vì vậy nó phải được chọn lọc. Để được chọn lọc, các ưu tiên phải được xác định và các mục 'quan trọng' chỉ nên được đưa ra để theo dõi. Theo dõi lãnh thổ khôn ngoan có thể được sử dụng.

Biên lai được ghi theo trình tự thời gian. Nó giúp xác định nhanh chóng các vật liệu. Điều này là cần thiết để kiểm tra vật liệu trước khi chấp nhận. Trong nhiều tổ chức, nơi tồn tại Phần tiếp nhận trung tâm, một bản sao của đơn đặt hàng được gửi đến phần trung tâm để hòa giải.

Kiểm tra hóa đơn được thực hiện trước khi thanh toán. Các hóa đơn được bổ sung với các hóa đơn thực tế và khi hài lòng, thanh toán được thực hiện. Hóa đơn thường được gửi đến bộ phận tài chính của người mua.