Phân quyền và phân cấp thẩm quyền

Đọc bài viết này để tìm hiểu về ủy quyền, khái niệm, đặc điểm, t ypes, trở ngại / rào cản đối với / vấn đề trong việc ủy ​​quyền hiệu quả và tập trung hóa và phân cấp thẩm quyền!

Sau khi nhóm các hoạt động, điều tiếp theo trong quá trình tổ chức là phân phối chính quyền. Phái đoàn thẩm quyền và hạ cấp quyền lực chỉ là hành động theo hướng đó.

Hình ảnh lịch sự: socialmediatoday.com/sites/socialmediatoday.com/files/imagepicker/manager.jpg

Quyền hạn là quyền làm một cái gì đó; trách nhiệm là nghĩa vụ phải làm một cái gì đó; trách nhiệm giải trình là không thể tách rời với cấp trên; sức mạnh là khả năng để làm một cái gì đó; và tự chủ là sự tự do, độc lập và tự do trong những gì người ta làm.

Phái đoàn chính quyền:

Khái niệm về thẩm quyền:

Vì thẩm quyền là mấu chốt trong phân phối thẩm quyền. Nó sẽ là cần thiết để hiểu những gì chính quyền là. Quyền hạn là quyền làm một cái gì đó. Quyền hạn là quyền lực được hợp pháp hóa bởi tổ chức trao quyền cho người quản lý ra quyết định, sử dụng các nguồn lực của tổ chức và giám sát và điều chỉnh hành vi của cấp dưới để thực hiện hiệu quả các trách nhiệm công việc được giao. Quyền hạn (quyền làm một cái gì đó) khác với quyền lực (khả năng làm một cái gì đó).

Quyền hạn là vị trí, nhưng quyền lực có thể không phải là vị trí. Quyền lực có quyền lực hợp pháp, nhưng quyền lực là do ảnh hưởng cá nhân và sự đầy đủ tài nguyên. Quyền hành luôn luôn đi xuống, nhưng quyền lực có thể di chuyển theo bất kỳ hướng nào. Quyền hạn có thể được ủy quyền, nhưng không quyền lực. Quyền hạn sợ hãi nhưng quyền lực tôn trọng.

Đặc điểm của cơ quan :

(i) Đó là quyền được trao cho các nhà quản lý.

(ii) Quyền được trao tại vị trí và người quản lý có được nó khi anh ta chiếm vị trí.

(iii) Quyền hạn bắt nguồn từ đầu và di chuyển xuống dưới.

(iv) Quyền hạn có thể được ủy quyền bởi cấp trên đối với cấp dưới của mình.

(v) Quyền lực tạo ra mối quan hệ cấp trên - cấp dưới.

(vi) Người quản lý thực thi quyền ảnh hưởng đến hành vi của cấp dưới để hoàn thành công việc.

Các loại thẩm quyền:

1. Đường dây, nhân viên và cơ quan chức năng:

Quyền hạn đóng góp trực tiếp để đạt được các mục tiêu của một tổ chức. Quyền hạn của nhân viên không phải là một phần của chuỗi chỉ huy và mang tính chất cố vấn. Cơ quan chức năng là quyền đưa ra các đơn đặt hàng trong các lĩnh vực nhiệm vụ cụ thể và chỉ hoạt động trong khoảng thời gian được chỉ định.

2. Cơ quan chia sẻ và Cơ quan lành mạnh:

Khi quyền hạn được ủy quyền cho hai hoặc nhiều người để giải quyết một vấn đề chung, nó được gọi là thẩm quyền chung. Thẩm quyền lành mạnh có nghĩa là trao quyền cho một người chỉ để giải quyết vấn đề.

3. Cơ quan chung và cụ thể:

Khi cơ quan thực hiện tất cả các chức năng trong bộ phận này hoặc bộ phận chịu sự hướng dẫn và kiểm soát chung của cấp trên (như giám đốc Marketing trong bộ phận Marketing), nó được gọi là thẩm quyền chung.

Theo một cơ quan cụ thể, một người được trao thẩm quyền liên quan đến chức năng hoặc chức năng cụ thể. Đoàn cụ thể là chức năng trong tự nhiên và là chính xác.

4. Chính thức và không chính thức:

Khi cơ quan được ủy quyền theo cơ cấu tổ chức, nó được gọi là ủy quyền chính thức. Một nhân viên bán hàng được cấp quyền giảm giá tiền mặt 5% trên doanh số của người quản lý bán hàng là thẩm quyền chính thức. Cơ quan không chính thức được trao cho ngắn mạch thủ tục chính thức để thực hiện nhiệm vụ nhanh chóng.

5. Cơ quan uy tín và Cơ quan vị trí:

Khi các quyền và sức mạnh đi qua sự quyến rũ và ảnh hưởng của tính cách của một người (như Mahatma Gandhi, Napoleon Bonaparte, et al), nó được gọi là uy quyền lôi cuốn. Khi thẩm quyền có được bởi vì một người được bổ nhiệm làm người quản lý, đó là thẩm quyền theo vị trí.

6. Cơ quan bằng văn bản và bằng miệng:

Khi thẩm quyền được cấp bằng văn bản, nó có thể được gọi là thẩm quyền hợp pháp hoặc bằng văn bản. Thẩm quyền miệng được gọi là thẩm quyền truyền thống được hướng dẫn bởi các truyền thống và phong tục.

7. Cơ quan đi xuống và đi ngang:

Khi quyền hạn được trao cho cấp dưới trực tiếp, nó được gọi là phái đoàn đi xuống. Nếu thẩm quyền được trao cho một quan chức khác cùng cấp, nó được gọi là chính quyền vỉa hè hoặc ủy quyền.

Khái niệm về Phái đoàn:

Phân quyền là quá trình người quản lý phân công hoặc ủy thác một phần khối lượng công việc của mình cho (các) cấp dưới của mình.

Trong thực tế, nhiệm kỳ được sử dụng cho các hoạt động khác nhau. Đó là một kỹ thuật lập trình, một chương trình đố vui trên TV (ở Ireland), một thuật ngữ trong luật hợp đồng (giao cho người khác trách nhiệm thực hiện buổi biểu diễn đã thỏa thuận trong hợp đồng), tên của một ban nhạc funk Anh và cấp độ thứ hai phân khu hành chính của một quốc gia (Phái đoàn Tunisia).

Quy trình / Yếu tố / Các bước ủy quyền :

Liên quan đến ba bước ngoài việc tăng kích thước khối lượng công việc của người quản lý để quyết định những gì sẽ được giao cho cấp dưới. Đầu tiên, người quản lý giao trách nhiệm hoặc công việc cho cấp dưới làm.

Thứ hai, để hoàn thành nhiệm vụ này, anh ta cấp thẩm quyền cần thiết (muốn chi tiền để lấy thông tin từ các tập tin bí mật, sử dụng tài nguyên của công ty, liên lạc với người ngoài, để chỉ đạo người khác, v.v.).

Cuối cùng, trách nhiệm giải trình của cấp dưới được tạo ra đối với người quản lý. Trách nhiệm là nghĩa vụ của cấp dưới đối với người quản lý đối với việc sử dụng thẩm quyền và thực hiện công việc được giao.

Đặc điểm của Phái đoàn thẩm quyền :

1. Nó liên quan đến việc chuyển giao không đầu hàng thẩm quyền.

2. Đó là một quá trình chia sẻ công việc, trao quyền và tạo trách nhiệm.

3. Đoàn diễn ra ở tất cả các cấp, nơi tồn tại mối quan hệ cấp trên - cấp dưới.

4. Đoàn chỉ có thể khi đại biểu có thẩm quyền.

5. Không đại biểu nào được phép ủy quyền cho cơ quan được cấp thêm '.

6. Một người quản lý không bao giờ được ủy quyền toàn bộ; nếu không anh sẽ không trở thành người quản lý nữa.

7. Phái đoàn không phải là sự thoái vị, cuối cùng là trách nhiệm giải phóng đúng thẩm quyền và hoàn thành nhiệm vụ vẫn thuộc về người quản lý hoặc đại biểu.

8. Quyền hạn một khi được ủy quyền có thể được rút lại hoặc thu hồi bởi đại biểu.

Cần / Tầm quan trọng / Lý do của Ủy quyền :

1. Hiệu quả cao hơn (Một cấp trên có thể tập trung vào các công việc không thường xuyên (được giao cho cấp dưới) đa hiệu quả của anh ta)

2. Động lực (vì ủy thác cho thấy sự tự tin của người quản lý, cấp dưới cảm thấy tự trọng, công nhận, v.v. anh ta cảm thấy có động lực)

3. Phát triển cấp dưới (Ra quyết định và giải quyết vấn đề cho phép họ phát triển kỹ năng quản lý)

4. Phân phối công việc tốt hơn trong Nhóm (vì mọi nhân viên đều có đủ quyền hành động, điều này cũng dẫn đến việc ra quyết định kịp thời)

5. Nền tảng của phân cấp (phái đoàn có thể được thực hiện vĩnh viễn, chỉ khi nó hoạt động tốt tạm thời, trong sơ đồ tổ chức).

Trở ngại / Rào cản đối với / Các vấn đề trong Phân quyền hiệu quả :

Những trở ngại có thể đến từ

1. Cấp trên

2. Cấp dưới

3. Tổ chức

Vấn đề với cấp trên:

Cấp trên có thể miễn cưỡng ủy thác vì:

(i) Vô tổ chức không thể lập kế hoạch những gì để giao phó;

(ii) Tôi có thể tự làm tốt hơn;

(iii) Không tin tưởng và tin tưởng vào khả năng của cấp dưới;

(iv) Đe dọa đến vị trí của anh ta, nếu cấp dưới làm điều đó tốt hơn anh ta; và

(v) Thiếu khả năng chỉ đạo cấp dưới.

Vấn đề với cấp dưới :

Cấp dưới không chịu trách nhiệm vì:

tôi. Tình yêu của ăn thìa

ii. Thói quen quá phụ thuộc vào cấp trên (hỏi sếp mọi lúc);

iii. Sợ thất bại và hậu quả khiển trách hoặc chỉ trích;

iv. Không có phần thưởng cho việc chấp nhận trách nhiệm bổ sung;

v. Đã quá tải với công việc của mình; và

vi. Thiếu thẩm quyền tương xứng cần thiết.

Các vấn đề với tổ chức:

Các tổ chức cũng cản trở sự ủy quyền

(i) Cho đến nay không có tiền lệ của phái đoàn;

(ii) Quản lý tin tưởng vào triết lý tổ chức tập trung; và

(iii) Quy mô kinh doanh rất nhỏ

Nguyên tắc (Cách) để làm cho Phái đoàn có thẩm quyền có hiệu quả :

(i) Xác định người phù hợp với công việc (có khả năng tạo niềm tin và sự tự tin lẫn nhau)

(ii) Giải thích rõ ràng về công việc và các mục tiêu (Nguyên tắc định nghĩa chức năng và nguyên tắc giới hạn thẩm quyền)

(iii) Để lại không gian cho thử nghiệm và sáng tạo (Nguyên tắc sáng kiến ​​cá nhân)

(iv) Cấp thẩm quyền cần thiết (Nguyên tắc ủy quyền phải phù hợp với kết quả mong đợi và nguyên tắc ngang bằng giữa thẩm quyền và trách nhiệm)

(v) Giữ liên lạc với đại biểu để được hỗ trợ và theo dõi tiến độ (Truyền thông, đào tạo và kiểm soát)

(vi) Công nhận một công việc được thực hiện tốt (Nguyên tắc khen thưởng - Thúc đẩy người làm công việc tốt hơn bạn)

(vii) Tạo niềm tin cho cấp dưới (Những người làm, chỉ phạm lỗi).

Tập trung hóa và phân cấp thẩm quyền:

Trong khi phái đoàn quan tâm đến mối quan hệ 1-1, mô hình thẩm quyền trên các vị trí và phòng ban khác nhau có liên quan đến tập trung - mua sắm phân cấp. Cần phải rất rõ ràng rằng tập trung các hoạt động và tập trung quyền lực là hai khái niệm khác nhau. Cũng cần lưu ý là trên sự tập trung liên tục và phân cấp đoàn là hai kết thúc.

Không có câu hỏi về sự tuyệt đối của bất kỳ trong hai. Nếu có 100% tập trung, thì đó phải là tổ chức chỉ có một người và nó nằm ngoài nghiên cứu của chúng tôi; và nếu có sự phân cấp hoàn toàn, nó sẽ là vô chính phủ và một lần nữa vượt ra ngoài phạm vi nghiên cứu của chúng tôi. Kết luận là hai người đi cùng nhau và là tương đối.

Khái niệm về phân cấp :

Phân cấp là một quá trình có ý thức phân phối quyền lực có hệ thống bởi cấp quản lý cao nhất để tạo ra các cấp độ hoạt động và làm cho chúng tự chủ trong đó hoạt động.

Trong một tổ chức phi tập trung hóa cao, ban lãnh đạo cao nhất hạn chế các quyết định chính trong các lĩnh vực như hoạch định chính sách, điều phối và kiểm soát. Các nhà quản lý cấp thấp hơn có đủ thẩm quyền ra quyết định và hỗ trợ để giới thiệu tính sáng tạo trong công việc của họ.

Đặc điểm của phân cấp thẩm quyền :

1. Phân cấp vừa là triết lý quản lý (để chuẩn bị bên trong con người cho các vị trí trong tương lai) vừa là kỹ thuật tổ chức (tạo ra số lượng trung tâm sáng kiến).

2. Phân cấp thẩm quyền khác với phân tán hoạt động (phân tán hoạt động ở các khu vực địa lý khác nhau là một quyết định chiến lược; phân cấp liên quan đến phân phối thẩm quyền, không phải hoạt động).

3. Phân cấp là mở rộng của Đoàn: Có thể có ủy quyền mà không phân cấp, nhưng không thể phân cấp nếu không có ủy quyền.

4. Mức độ phân cấp có thể được đo lường thông qua số lượng quyết định, các quyết định quan trọng hơn, phạm vi của các quyết định và các biện pháp kiểm soát đối với các nhà quản lý cấp thấp hơn. Việc ra quyết định sẽ được đặt gần điểm thực hiện.

5. Phân cấp chỉ đối nghịch với tập trung nhưng tập trung hóa và phân cấp phụ thuộc lẫn nhau trong một tổ chức lớn.

Cần / Ưu điểm / Tầm quan trọng / của Phân cấp :

1. Cải thiện việc ra quyết định ở cấp cao nhất để

2. Phát triển nhân sự quản lý thông qua tiếp xúc cung cấp cơ hội phát triển.

3. Tăng động lực và tinh thần được phản ánh trong hiệu suất.

4. Các quyết định nhanh hơn và tốt hơn, vì các quyết định không được làm mới.

5. Tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh giữa các cấp độ hoạt động tự trị khác nhau.

6. Thích ứng với thay đổi năng động nhanh hơn trong một cấu trúc phi tập trung.

Vấn đề / Hạn chế / Hạn chế của Phân cấp :

1. Vấn đề phối hợp vì đơn vị công tác độc lập.

2. Tăng chi phí vận hành do trùng lặp chức năng quản lý ở mỗi đơn vị.

3. Điều này có thể dẫn đến sự không nhất quán vì các chính sách thống nhất có thể không được tuân theo đối với cùng loại công việc ở các bộ phận khác nhau.

4. Giới thiệu trong mối quan tâm nhỏ có thể không thực hiện được.

5. Trong một cuộc khủng hoảng phi tập trung tạo ra các vấn đề riêng của mình.

6. Các nhà quản lý, đã làm việc trong các hệ thống tập trung, cảm thấy không thoải mái khi làm việc trong một hình thức phi tập trung hơn.

Khái niệm về tập trung hóa :

Tập trung hóa có nghĩa là một quá trình giữ quyền lực có ý thức và có hệ thống trong tay các nhà quản lý cấp cao nhất.

Ưu điểm / Ưu điểm của việc tập trung hóa :

1. Tạo điều kiện phối hợp vì tất cả các quyết định được đưa ra tại một điểm trung tâm.

2. Không có sự trùng lặp về nỗ lực và nguồn lực.

3. Các quyết định là nhất quán, bởi vì chúng được thực hiện bởi cùng một nhóm người mỗi dòng.

4. Quản lý hàng đầu trong khi quyết định, giữ cân bằng giữa các chức năng và phòng ban.

5. Tập trung hóa trong việc duy trì bảo mật.

Nhược điểm / Vấn đề / Vẽ lại / Hạn chế tập trung :

1. Giảm hiệu quả vì quản lý cấp cao thường bị loại bỏ khỏi thực tế và thực tế của các tình huống thực tế.

2. Các nhà quản lý cấp trung và cấp thấp cảm thấy thất vọng và do dự khi có bất kỳ sáng kiến ​​nào.

3. Sự tập trung của chính quyền luôn đầy rẫy với việc lạm dụng quyền lực để trục lợi cá nhân.

4. Trong trường hợp tử vong, rời khỏi tổ chức, sự phát triển của tổ chức bị cản trở vì không có sự thay thế ngay lập tức.

Các yếu tố ảnh hưởng đến tập trung hóa và phân cấp :

Các yếu tố / tình huống khác nhau dẫn đến nhiều hơn hai được đưa ra trong Bảng 11.

Bảng 11.1: Các yếu tố ảnh hưởng đến tập trung hóa và phân cấp :

Phân biệt giữa Phân quyền và Phân cấp :

Cho đến nay, sinh viên phải hiểu rằng ủy thác là sự khởi đầu và phân cấp là bước tiếp theo trong tổ chức. Nhưng cả hai có nhiều điểm không giống nhau, được thể hiện trong Bảng 11.2.

Bảng 11.2: Sự khác biệt giữa Phân quyền và Phân cấp: