5 chức năng quan trọng của quản lý

Quản lý đã được xác định dưới dạng một quy trình. Theo quy trình quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, sắp xếp nhân sự, chỉ đạo và kiểm soát), nhiều hoạt động liên quan đến nhau được đưa vào. Những hoạt động này được gọi là chức năng hoặc các yếu tố của quản lý.

Hình ảnh lịch sự: tnphtc.org/wp-content/uploads/HSA1.png

Chức năng quan trọng của quản lý là:

(1) Lập kế hoạch:

Nó đề cập đến suy nghĩ trước. Nói cách khác, lập kế hoạch là quyết định của một hành động trong tương lai để đạt được kết quả mong muốn. Theo kế hoạch, chắc chắn rằng những gì nên được thực hiện, làm thế nào nó nên được thực hiện và ai nên làm điều đó.

Nếu trước khi bắt đầu một công việc, tất cả những điểm này không được dự tính thì mục tiêu của một doanh nghiệp không thể đạt được.

Lập kế hoạch là một quá trình lâu dài, để hoàn thành các bước sau:

(i) Đặt mục tiêu (ii) Phát triển cơ sở (iii) Xác định các khóa hành động thay thế (iv) Đánh giá các khóa học thay thế (v) Chọn phương án thay thế (vi) Thực hiện kế hoạch (vii) Hành động tiếp theo

(2) Tổ chức:

Nó đề cập đến sự điều chỉnh hài hòa của các bộ phận khác nhau để đạt được các mục tiêu chung. Để làm cho chức năng đầu tiên của quản lý (tức là lập kế hoạch) hoạt động, "một cấu trúc vai trò" cần phải được đóng khung và duy trì.

Quá trình tạo cấu trúc vai trò này được gọi là tổ chức. Lập kế hoạch chỉ là để đưa một số ý tưởng bằng văn bản, nhưng để chuyển đổi ý tưởng đó thành hiện thực, một nhóm người là cần thiết.

Hơn nữa, để hợp lý hóa các hoạt động của nhóm người này, cần phải tổ chức. Theo đó, toàn bộ dự án được chia thành nhiều công việc nhỏ khác nhau, để phân công các công việc này cho các bài đăng được chỉ định (sẽ làm rõ rằng một công việc cụ thể sẽ được thực hiện tại bài đăng đó), để hợp nhất các công việc khác nhau thành một bộ phận, để làm rõ các quyền và nghĩa vụ của nhân viên được bổ nhiệm tại các chức vụ khác nhau và để xác định mối quan hệ giữa các chức vụ khác nhau (nhân viên).

Các bước sau đây được thực hiện để hoàn thành chức năng tổ chức quản lý:

(i) Xác định và phân chia công việc (ii) Bộ phận (iii) Phân công nhiệm vụ (iv) Thiết lập quan hệ báo cáo

(3) Nhân sự:

Nó đề cập đến việc điền và giữ đầy bài với mọi người. Trong kế hoạch, các ý tưởng được đưa ra một hình dạng bằng văn bản, mặt khác tổ chức, với mục tiêu chuyển đổi những ý tưởng này thành hiện thực, chuẩn bị một cấu trúc của các bài viết khác nhau.

Sau khi tổ chức nhân sự đến triển khai mọi người trên các bài đăng này để công việc có thể được thực hiện. Theo quan điểm về sự thành công của một tổ chức tương xứng với cách mọi nhân viên thực hiện công việc của mình một cách khéo léo, tầm quan trọng của chức năng nhân sự còn tăng hơn nữa.

Các bước sau đây được thực hiện để hoàn thành chức năng nhân sự của quản lý:

(i) Ước tính yêu cầu nhân lực

(ii) Tuyển dụng

(iii) Lựa chọn

(iv) Vị trí và định hướng

(v) Đào tạo và phát triển

(4) Chỉ đạo:

Nó đề cập đến việc hướng dẫn, hướng dẫn, giao tiếp và truyền cảm hứng cho mọi người trong tổ chức. Theo chỉ đạo bốn hoạt động sau đây được bao gồm:

(i) Giám sát (ii) Truyền thông

(iii) Lãnh đạo (iv) Động lực

Mô tả ngắn gọn về bốn hoạt động này như sau:

(i) Giám sát:

Nó đề cập đến việc theo dõi tiến trình công việc thường ngày của cấp dưới và hướng dẫn họ đúng cách. Giám sát là một yếu tố quan trọng của chức năng chỉ đạo của quản lý. Giám sát có một tính năng quan trọng là phải tiếp xúc trực tiếp giữa người giám sát và cấp dưới của anh ta,

(ii) Truyền thông:

Nó đề cập đến một nghệ thuật chuyển sự thật, ý tưởng, cảm giác, vv từ người này sang người khác và làm cho anh ta hiểu chúng. Một người quản lý phải liên tục nói với cấp dưới của mình về những việc cần làm, cách làm và khi nào nên làm những việc khác nhau.

Ngoài ra, nó là rất cần thiết để biết phản ứng của họ. Để làm tất cả điều này, nó trở nên cần thiết để phát triển các phương tiện truyền thông hiệu quả. Giao tiếp bằng cách phát triển sự hiểu biết lẫn nhau bao hàm ý thức hợp tác xây dựng môi trường phối hợp trong tổ chức.

(iii) Lãnh đạo:

Nó đề cập đến việc gây ảnh hưởng đến người khác theo cách như vậy để khiến họ thực hiện công việc mà người lãnh đạo muốn họ làm. Lãnh đạo đóng một vai trò quan trọng trong chỉ đạo. Chỉ thông qua chất lượng này, một người quản lý có thể khắc sâu sự tin tưởng và nhiệt tình giữa các cấp dưới của mình.

(iv) Động lực:

Nó đề cập đến quá trình đó kích thích mọi người làm việc để đạt được mục tiêu mong muốn. Trong số các yếu tố sản xuất khác nhau, chỉ có yếu tố con người năng động và cung cấp khả năng di động cho các tài nguyên vật lý khác. Nếu nguồn nhân lực ở trạng thái tĩnh thì các tài nguyên khác sẽ tự động chuyển sang trạng thái bất động.

Vì vậy, nó trở nên thiết yếu để thúc đẩy nguồn nhân lực để giữ cho họ năng động, nhận thức và mong muốn thực hiện nhiệm vụ của họ. Cả ưu đãi tiền tệ và phi tiền tệ đều được trao cho nhân viên để tạo động lực.

(5) Kiểm soát:

Nó đề cập đến việc mang lại kết quả thực tế gần hơn với kết quả mong muốn.

Theo đó, người quản lý theo dõi xem các công việc đang được thực hiện theo kế hoạch đã đặt hay chưa. Ông cũng kiểm tra xem chất lượng và số lượng công việc được thực hiện có phù hợp với các tiêu chuẩn / thông số được xác định trước hay không.

Các sai lệch sau đó được kiểm tra bằng cách khớp hiệu suất thực tế với các tiêu chuẩn được xác định trước. Sau khi hành động khắc phục này được thực hiện cho các độ lệch âm để có thể giảm thiểu sự khác biệt giữa kết quả thực tế và kết quả mong muốn.

Do đó, với việc thực thi quy trình kiểm soát, tất cả các nút thắt trong quá trình tiến hành công việc đã được gỡ bỏ và mọi nỗ lực của mọi người bắt đầu tiếp cận theo hướng mong muốn, dưới dạng kết luận, quá trình kiểm soát có năm bước chính:

(i) Thiết lập các tiêu chuẩn hiệu suất

(ii) Đo lường hiệu suất thực tế

(iii) So sánh hiệu suất thực tế với các tiêu chuẩn

(iv) Phân tích độ lệch

(v) Thực hiện hành động khắc phục.