Các loại hệ thống kiểm soát hàng tồn kho

Bài viết này đưa ra ánh sáng về hai loại hệ thống kiểm soát hàng tồn kho chính. Các loại là: 1. Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho vĩnh viễn 2. Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho ABC.

1. Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho vĩnh viễn:

Trong một tổ chức kinh doanh lớn, điều cần thiết là phải có thông tin về sự sẵn có liên tục của các loại vật liệu và cửa hàng khác nhau được mua, phát hành và số dư của họ trong tay. Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho vĩnh viễn cho phép nhà sản xuất biết về sự sẵn có của các vật liệu và cửa hàng này mà không trải qua quá trình xác minh hàng tồn kho rườm rà.

Theo hệ thống này, thông tin thích hợp liên quan đến việc nhận, vấn đề và tài liệu trong tay được giữ sẵn sàng. Mục tiêu chính của hệ thống này là có thông tin chính xác về mức độ chứng khoán của mọi mặt hàng bất cứ lúc nào.

Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho vĩnh viễn không thể được áp dụng thành công trừ khi và cho đến khi nó đi kèm với hệ thống kiểm kê liên tục nhằm kiểm tra tổng số cổ phiếu của đơn vị 3-4 lần một năm bằng cách chọn 10-15 mặt hàng mỗi ngày so với lấy hàng tồn kho vật lý diễn ra mỗi năm một lần.

Các mặt hàng được thực hiện luân phiên để kiểm tra hiệu quả hơn, quá trình lấy hàng liên tục thường được thực hiện bởi một người khác không phải là thủ kho. Điều này cũng sẽ giúp kiểm tra chức năng của thủ kho. Sự thành công của hệ thống kiểm soát hàng tồn kho vĩnh viễn phụ thuộc vào việc thực hiện đúng hệ thống xác minh hàng tồn kho liên tục.

Ưu điểm của hệ thống kiểm soát hàng tồn kho vĩnh viễn:

Sau đây là những lợi ích chính có được từ một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho vĩnh viễn hiệu quả:

1. Định giá nhanh cổ phiếu đóng cửa:

Trên tài khoản xác minh cổ phiếu liên tục, giá trị của cổ phiếu đóng cửa có thể được tìm thấy bất cứ lúc nào trong năm. Nó hỗ trợ rất nhiều cho việc chuẩn bị tài khoản lãi lỗ tạm thời và bảng cân đối kế toán vào cuối kỳ tài chính hoặc năm.

2. Đầu tư ít hơn vào vật liệu:

Bằng cách giới thiệu một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho vĩnh viễn, việc kiểm tra thường xuyên về việc nhận và phát hành vật liệu và cửa hàng được thực hiện. Điều này dẫn đến việc giảm thiểu đầu tư vào vật liệu.

3. Hữu ích trong việc xây dựng chính sách mua hàng phù hợp:

Một thủ kho có thể dễ dàng biết được thời gian mà mỗi bộ phận của nhà máy sẽ yêu cầu nhiều nguyên liệu hơn vì các cấp độ khác nhau của từng loại vật liệu được chỉ định rõ ràng. Tất cả thông tin này rất hữu ích trong việc xây dựng chính sách mua hàng phù hợp của doanh nghiệp.

4. Phát hiện tức thời các vụ trộm và rò rỉ, v.v.:

Với sự trợ giúp của một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho vĩnh viễn được lên kế hoạch hợp lý, các rò rỉ và trộm cắp vật liệu ngay lập tức được đưa ra ánh sáng và có thể dễ dàng biết được sự khác biệt đó.

5. Mức độ phù hợp của vốn lưu động:

Hệ thống đảm bảo kiểm soát hiệu quả đối với việc lưu trữ và phát hành vật liệu. Điều này làm cho nguồn cung vốn lưu động có sẵn có thể được áp dụng trong các lĩnh vực có lợi nhuận khác của mối quan tâm.

6. Có lợi trong việc nâng cao hiệu quả của tổ chức cửa hàng:

Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho vĩnh viễn hoạt động như một công cụ quan trọng để xác định hiệu quả và hoạt động của các cửa hàng trong một công việc sản xuất vì nó cung cấp kiểm tra liên tục về hoạt động và hoạt động của các cửa hàng.

Bên cạnh những ưu điểm đã đề cập ở trên, một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho vĩnh viễn phù hợp đảm bảo nhiều lợi ích khác, đảm bảo bổ sung kịp thời hàng tồn kho (nguyên liệu), hồ sơ lưu trữ được duy trì cập nhật, kiểm soát chặt chẽ chất thải và hư hỏng và hơn hết kinh doanh không cần phải được đóng trên tài khoản xác minh hàng năm.

2. Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho của ABC:

Để kiểm soát vật liệu hiệu quả hơn, phương pháp ABC (Luôn kiểm soát tốt hơn) là tiện ích to lớn. Theo phương pháp này, vật liệu được phân thành ba loại phù hợp với các giá trị tương ứng của chúng. Nhóm 'A' tạo thành các mặt hàng đắt tiền chiếm 10 đến 20% tổng số mặt hàng và có thể chiếm khoảng 50% tổng giá trị của các cửa hàng.

Một mức độ kiểm soát lớn hơn là cần thiết và được thực hiện để bảo quản các mặt hàng này. Nhóm 'B' bao gồm các mặt hàng chiếm 20 đến 30% các mặt hàng của cửa hàng và chiếm khoảng 30% tổng giá trị của các cửa hàng.

Một mức độ chăm sóc hợp lý có thể được thực hiện để kiểm soát các mặt hàng này. Trong danh mục cuối cùng, tức là nhóm 'C', khoảng 70 đến 80% các mặt hàng được bảo hiểm có giá khoảng 20% ​​tổng giá trị. Điều này có thể được gọi là thể loại lưu trú. Một loại chăm sóc thông thường có thể được thực hiện trong trường hợp loại thứ ba, tức là các mục nhóm C.

Phương pháp này còn được gọi là control kiểm soát chứng khoán theo phương pháp giá trị ', ' phương pháp tiếp cận giá trị chọn lọc 'và' phương pháp giá trị bộ phận tỷ lệ ', v.v.

Nếu phương pháp này được thực hiện một cách cẩn thận, nó cho phép giảm đáng kể chi phí và nó rất hữu ích trong việc bảo quản các mặt hàng tốn kém trong các cửa hàng.

Ưu điểm của phương pháp kiểm kê ABC:

(i) Nó cung cấp sự kiểm soát tốt hơn đối với các hạng mục tốn kém trong đó một lượng vốn lớn được đầu tư.

(ii) Nó giúp phát triển phương pháp khoa học kiểm soát hàng tồn kho, chi phí làm việc giảm đáng kể và chứng khoán được duy trì ở mức tối ưu.

(iii) Nó giúp duy trì tỷ lệ doanh thu cổ phiếu ở mức tương đối cao hơn thông qua kiểm soát khoa học hàng tồn kho,

(iv) Nó đảm bảo giảm đáng kể phí lưu trữ.

(v) Nó giúp duy trì đủ lượng dự trữ an toàn của hạng mục C.

Biểu đồ sau biểu thị phân loại hàng tồn kho ABC: