Các bước chuẩn bị ngân sách (5 bước)
Các bước phổ biến có thể được liệt kê như sau:
1. Lấy ước tính:
Lấy ước tính doanh số, mức sản xuất, chi phí dự kiến và nguồn lực sẵn có từ mỗi đơn vị / bộ phận / phòng ban: Người đứng đầu bộ phận hoặc người quản lý được yêu cầu cung cấp ước tính về các điều kiện và hoạt động trong tương lai sẽ có tác động đến công ty. Các cuộc thảo luận và tham gia có thể dưới dạng các cuộc thảo luận không chính thức và / hoặc các báo cáo chi tiết bằng văn bản về các kế hoạch sẽ được đệ trình lên ủy ban ngân sách để phê duyệt.
2. Dự toán phối hợp:
Trong nhiều tổ chức, ủy ban ngân sách đánh giá các kế hoạch khác nhau được gửi bởi các đơn vị tổ chức khác nhau để xác định tiềm năng của các kế hoạch vì lợi ích chung của công ty và để ước tính nguồn lực nào có sẵn và có thể được phân bổ công bằng giữa các đơn vị khác nhau của tổ chức.
3. Ngân sách giao tiếp:
Truyền đạt ngân sách cho các nhà quản lý có trách nhiệm và các bộ phận liên quan: Sau khi kế hoạch ngân sách cá nhân được phê duyệt theo mục tiêu của tổ chức và nguồn lực sẵn có, ngân sách cần được thông báo cho các bộ phận và người quản lý có trách nhiệm. Các thay đổi và sửa đổi được kết hợp trong ngân sách cuối cùng nên được các nhà quản lý biết để có được sự hợp tác và hỗ trợ cho ngân sách của họ. Lập ngân sách đòi hỏi giao tiếp hiệu quả để thuyết phục người quản lý bộ phận về những thay đổi trong ngân sách.
4. Thực hiện kế hoạch ngân sách:
Ngân sách cuối cùng được trình bày cho các nhà quản lý liên quan và thông qua như là kế hoạch hoạt động cho giai đoạn ngân sách sắp tới. Các đơn vị dịch vụ khác nhau trong một doanh nghiệp kinh doanh được yêu cầu cung cấp các vật liệu cần thiết, lao động, cơ sở vật chất và các nguồn lực khác để thực hiện ngân sách.
5. Báo cáo tiến độ tạm thời đối với các mục tiêu ngân sách:
Là một phản hồi trong quy trình lập ngân sách, các báo cáo hiệu suất được chuẩn bị để thông báo cho các nhà quản lý bộ phận và quản lý cấp cao về các hiệu suất đạt được về mặt số liệu ngân sách. Một cuộc điều tra như vậy có thể kêu gọi cần phải điều chỉnh lại ngân sách trong năm. Ví dụ, nên giảm sản xuất khi doanh số thấp hơn so với tiếp tục với mức sản xuất cao. Phản hồi thông tin này cũng có thể được sử dụng làm cơ sở để chuẩn bị ngân sách cho năm tới.
