Làm thế nào để chọn phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp của bạn? - Đã trả lời!

Một số đặc điểm quan trọng phải được tuân theo trước khi chọn phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp kinh doanh như sau:

Một lượng lớn các gói phần mềm ứng dụng có sẵn trên thị trường. Trước sự cạnh tranh khốc liệt giữa các nhà cung cấp (do chi phí biên không đáng kể của bản sao bổ sung), có nhiều khả năng quá trình lựa chọn được thúc đẩy bởi các giám đốc bán hàng của các nhà cung cấp.

Hình ảnh lịch sự: download.acs.com.hk/product-image-l Library / en / 20110804170147lib_acos6sdk.png

Tốt nhất, nên chọn phần mềm ứng dụng sau khi phân tích có hệ thống các đặc tính của từng gói được xem xét.

Không cần phải đề cập rằng gói được xem xét phải đáp ứng các yêu cầu chức năng của ứng dụng.

Ngoài đặc điểm cơ bản này, người mua phần mềm đóng gói phải tìm kiếm và đánh giá từng gói theo các đặc điểm sau:

(a) Yêu cầu hệ điều hành:

Gói phải tương thích với hệ điều hành đã được sử dụng hoặc dự định sử dụng trong doanh nghiệp. Đôi khi, nhà cung cấp cung cấp gói với một tiện ích để làm cho nó hoạt động trên các hệ điều hành khác nhau hoặc các phiên bản khác nhau được cung cấp cho các hệ điều hành khác nhau.

Chuyển đổi như vậy có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của phần mềm. Do đó, nên biết về tác động có thể có của các chuyển đổi đó. Phiên bản chạy trên hệ điều hành mong muốn nên được đánh giá cẩn thận trước khi lựa chọn.

(b) Yêu cầu thiết bị:

Phần mềm ứng dụng, nói chung, có cấu hình tối thiểu cho thiết bị mà nó sẽ hoạt động đúng. Đôi khi, các gói phần mềm được thiết kế ban đầu cho phần cứng máy tính có cấu hình cao được cung cấp cho người dùng các máy tính nhỏ hơn.

Trong trường hợp như vậy, dữ liệu thử nghiệm được điều chỉnh phù hợp để đảm bảo rằng nó cũng xuất hiện khá hiệu quả trên các máy tính nhỏ hơn. Do đó, một bộ dữ liệu thử nghiệm với khối lượng phù hợp phải được người mua phát triển và sử dụng trong khi đánh giá gói phần mềm.

(c) Phương thức truy cập đầu vào / đầu ra của dữ liệu:

Điều quan trọng là phải đánh giá hiệu quả cho đầu vào và đầu ra của dữ liệu bằng phần mềm. Sẽ tốt hơn nếu dữ liệu được nhập trong gói phần mềm nhất định có thể được truy cập / chia sẻ bởi các gói phần mềm khác. Các phương tiện để kiểm tra và kiểm soát xác thực dữ liệu để đảm bảo rằng chỉ có dữ liệu chính xác vào hệ thống là cực kỳ quan trọng, đặc biệt là trong các ứng dụng liên quan đến khối lượng nhập dữ liệu lớn.

Nhiều gói phần mềm ứng dụng cung cấp các phương tiện để xây dựng lại các tệp dữ liệu bị phá hủy do trục trặc phần cứng. Các cơ sở như vậy rất hữu ích trong việc giảm thiểu mất dữ liệu do lỗi phần cứng.

(d) Tính thân thiện với người dùng:

Các gói phần mềm phải thân thiện với người dùng yêu cầu đào tạo tối thiểu về phía người dùng. Phương tiện để thay đổi định dạng báo cáo hoặc hệ thống bảo mật ở đầu người dùng là một tính năng khác của sự thân thiện với người dùng. Các menu được tổ chức tốt, khả năng xử lý các lỗi của người dùng và trợ giúp theo ngữ cảnh trực tuyến cho người dùng là một số tính năng quan trọng giúp cải thiện tính thân thiện với người dùng của phần mềm ứng dụng.

(e) Linh hoạt:

Một cân nhắc quan trọng khác để lựa chọn gói phần mềm ứng dụng là sự phù hợp của nó đối với ứng dụng. Hầu hết các phần mềm đóng gói được làm chung để tăng cường cơ sở khách hàng tiềm năng. Các gói như vậy có thể có nhiều cơ sở có thể không được yêu cầu bởi một người dùng nhất định.

Các cơ sở này ảnh hưởng xấu đến tốc độ xử lý và tiêu tốn dung lượng lưu trữ cho dữ liệu và chương trình trên phương tiện lưu trữ lớn. Do đó, điều quan trọng là phải đánh giá hiệu quả của các tính năng như vậy, đã được tích hợp trong phần mềm.

(f) Sửa đổi:

Ngay cả gói phần mềm ứng dụng chung nhất cũng sẽ thiếu một hoặc cơ sở khác mà người dùng mong muốn. Do đó, điều cần thiết là người mua phải hiểu được tính sửa đổi của phần mềm. Hầu hết các sửa đổi được cung cấp có liên quan đến các tùy chọn liên quan đến thiết kế báo cáo.

Một số nhà thiết kế phần mềm cũng đã giới thiệu tính linh hoạt tích hợp trong định dạng màn hình đầu vào.

Các gói phần mềm của họ cũng cho phép người dùng thay đổi các định dạng đầu vào để phù hợp với các định dạng tài liệu đầu vào được sử dụng trong doanh nghiệp người dùng. Cơ sở như vậy giúp giảm lỗi trong việc nhập dữ liệu và cũng giúp giảm thời gian đào tạo cần thiết cho gói.

(g) Tổ chức dữ liệu:

Một tiêu chí khác để lựa chọn gói phần mềm ứng dụng là cách tổ chức dữ liệu trong gói phần mềm. Tổ chức dữ liệu là một yếu tố quan trọng quyết định chất lượng thông tin mà một hệ thống có thể tạo ra.

Nhiều gói phần mềm cung cấp các phương tiện để thêm các trường dữ liệu tùy chỉnh không được bao gồm trong gói phần mềm và xóa các trường dữ liệu dư thừa.

Tổ chức dữ liệu cũng là một yếu tố có liên quan trong thiết kế và hiệu quả của hệ thống bảo mật dữ liệu. Ví dụ: nếu các tệp dữ liệu có thể được truy cập và thay đổi hoặc thao tác bằng cách sử dụng một số gói ứng dụng tiêu chuẩn khác như FoxPro hoặc Excel, hệ thống bảo mật dữ liệu của gói được xem xét sẽ bị ảnh hưởng bất lợi.

(h) Kinh nghiệm thương mại:

Điều quan trọng để nhận ra rằng một trong những lợi thế cơ bản của các gói phần mềm làm sẵn là nó được kiểm tra tốt. Vì người dùng không thể loại bỏ các lỗi trong phần mềm, người mua phải đảm bảo rằng gói có đủ kinh nghiệm thương mại.

Trải nghiệm thương mại phải được đo lường cả về số lượng cài đặt và thời gian kể từ khi phiên bản mới nhất của nó được sử dụng tại các cài đặt này. Thông thường, khoảng thời gian sáu tháng được coi là đủ để kiểm tra đúng gói phần mềm mới được phát triển / sửa đổi tại một doanh nghiệp có quy mô hợp lý.

(i) Chi phí của gói:

Giá của gói phần mềm ứng dụng được thể hiện theo những cách khác nhau. Do đó, ý nghĩa chi phí của cấu trúc giá cần được nghiên cứu và hiểu rõ. Các gói phần mềm ứng dụng, khá thường xuyên, bao gồm nhiều mô-đun và mỗi mô-đun được định giá riêng. Đôi khi, nhà cung cấp cung cấp dịch vụ lắp đặt, triển khai và đào tạo và bảo trì với chi phí bổ sung.

Một yếu tố quan trọng khác của chiến lược giá là phí bổ sung cho mỗi trang web cài đặt trong cùng một doanh nghiệp. Cấu trúc giá như vậy có thể yêu cầu người mua mua nhiều bản sao của phần mềm, để sử dụng trên các máy tính khác nhau, ngay cả dưới cùng một mái nhà. Đôi khi, gói phần mềm được cung cấp trên cơ sở cho thuê và sau khi hết thời hạn thuê, quyền sử dụng phần mềm bị nhà cung cấp lấy đi. Những khía cạnh của giá cả cần được ghi nhớ trong khi đánh giá một gói phần mềm ứng dụng.

(j) Hỗ trợ khách hàng:

Mặc dù, hầu hết các gói phần mềm làm sẵn được thiết kế thuộc loại 'plug-n-play', nhưng người dùng cảm thấy khó sử dụng gói đúng cách mà không có sự hỗ trợ của nhà cung cấp. Điều quan trọng là phải kiểm tra không chỉ chất lượng của hướng dẫn sử dụng phần mềm mà còn cả các phương tiện xử lý sự cố do nhà sản xuất phần mềm cung cấp cho người dùng.

Chất lượng của hướng dẫn sử dụng phần mềm và cơ sở hỗ trợ phần mềm là bổ sung cho nhau. Nếu tài liệu không sáng suốt, hoặc mơ hồ và mơ hồ, khách hàng sẽ cần hỗ trợ phần mềm lớn hơn từ nhà sản xuất.

(k) Bảo trì:

Thông thường, chi phí bảo trì phần mềm vượt xa chi phí ban đầu trong vòng đời của nó. Những chi phí này cũng bao gồm chi phí cho các phần mở rộng nhỏ cho phần mềm và thay đổi do nâng cấp phần cứng máy tính và gắn phần mềm trên thiết bị mới.

Nếu nhà cung cấp đồng ý cung cấp các dịch vụ này, nó khá hữu ích và đáng để thanh toán. Ngoài ra, đôi khi các nhà cung cấp đồng ý cung cấp các phiên bản mới của phần mềm miễn phí hoặc với giá danh nghĩa. Cung cấp như vậy xứng đáng xem xét nghiêm trọng tại thời điểm mua lại. Những ưu đãi này cũng giúp ích trong việc mở rộng vòng đời của phần mềm.

Nói chung, một danh sách kiểm tra được chuẩn bị đưa ra các sự kiện được thu thập đối với từng gói trên cơ sở xem xét đã đề cập ở trên. Một danh sách kiểm tra như vậy được sử dụng để xếp hạng các gói ứng dụng. Quyết định cuối cùng có thể được đưa ra trên cơ sở các bảng xếp hạng này dựa trên các yêu cầu cụ thể và tầm quan trọng của những cân nhắc này trong tình huống đã cho.

Mặc dù thực tế là các gói ứng dụng làm sẵn ghi điểm so với phần mềm được tạo tùy chỉnh, nhiều tổ chức thích phần mềm được tạo tùy chỉnh cho các cân nhắc khác nhau.

Các yếu tố quan trọng ủng hộ các tùy chọn 'tạo' là:

(a) Không có sẵn gói phần mềm đáp ứng các yêu cầu cụ thể của quy trình kinh doanh,

(b) Cần giữ sự riêng tư của các thủ tục trong quy trình,

(c) Mức độ năng động của quy trình kinh doanh: Trong trường hợp các quy trình, hệ thống và yêu cầu có thể thay đổi khá thường xuyên, phần mềm tùy chỉnh sẽ là một giải pháp thay thế kinh tế và khả thi hơn.

Phần mềm tùy chỉnh là một đề xuất đắt tiền. Do đó, nhiều doanh nghiệp nhỏ tiếp tục sử dụng các gói phần mềm làm sẵn ngay cả khi chúng không phục vụ tất cả các mục tiêu của chính sách CNTT hoặc yêu cầu thực hiện các thỏa hiệp trong quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, các công ty có quy mô vừa và lớn tìm thấy nhiều ứng dụng trong đó chi phí cho phần mềm tùy chỉnh có thể dễ dàng được chứng minh. Chi tiêu là hợp lý do mức độ hoạt động cao hơn bị ảnh hưởng bởi ứng dụng.