10 nguyên tắc làm đầy hàng đầu cần tuân thủ trong văn phòng

Bài viết này đưa ra ánh sáng về mười nguyên tắc làm đầy hàng đầu được tuân thủ trong một văn phòng. Các nguyên tắc là: 1. Đơn giản 2. Phù hợp 3. Khả năng tiếp cận 4. Khả năng phục vụ 5. Tính gọn nhẹ 6. Tính linh hoạt và Khả năng thích ứng 7. Kinh tế 8. Duy trì 9. Cập nhật 10. Phân loại.

Nguyên tắc làm đầy # 1. Đơn giản:

Hệ thống tuân theo, quy trình được thông qua và các thiết bị được sử dụng phải đơn giản và dễ hiểu bởi bất kỳ thành viên nào của nhân viên nhờ trí thông minh thông thường. Tất nhiên, đào tạo được truyền cho nhân viên trong hầu hết các trường hợp.

Nguyên tắc làm đầy # 2. Sự phù hợp:

Hệ thống và thủ tục phải phù hợp với tính chất hoạt động của tổ chức.

Nguyên tắc làm đầy # 3. Khả năng tiếp cận:

Các tập tin phải được đặt theo cách mà tất cả các bên liên quan đều có thể truy cập được.

Nguyên tắc làm đầy # 4. Khả năng phục vụ:

Hệ thống phải sao cho một tệp có thể được định vị nhanh chóng, có thể được xử lý thuận tiện và có thể được bảo quản để sẵn sàng trong tương lai bất cứ khi nào cần thiết.

Nguyên tắc làm đầy # 5. Nhỏ gọn:

Không cần nhiều không gian sẽ không bị chiếm dụng bởi các thiết bị nộp đơn. Các hình thức thiết bị mới đang được phát hiện có nhiều tiện ích hơn nhưng chiếm ít không gian hơn.

Nguyên tắc làm đầy # 6. Tính linh hoạt và khả năng thích ứng:

Hệ thống phải có phạm vi mở rộng để chứa số lượng tệp lớn hơn với các hoạt động ngày càng tăng của mối quan tâm. Nó sẽ có thể thích ứng với những thay đổi trong thủ tục nộp đơn, ví dụ, thay đổi trong phương pháp phân loại.

Nguyên tắc làm đầy # 7. Kinh tế:

Bất cứ hệ thống nào được thông qua, nó phải là kinh tế. Tất cả các chi phí không cần thiết phải tránh. Nộp hồ sơ là một công việc thường xuyên. Nếu nó được làm đắt thì chi phí thành lập sẽ tăng lên rất nhiều.

Nguyên tắc làm đầy # 8. Duy trì:

Thỉnh thoảng các giấy tờ và tài liệu không cần thiết phải bị thanh trừng hoặc các tệp không cần thiết bị hủy nếu không các tệp sẽ trở nên vô dụng, chiếm không gian và không cho phép các giấy tờ mới quan trọng được cung cấp.

Nguyên tắc làm đầy # 9. Cập nhật:

Các tập tin sẽ được cập nhật bằng cách chèn các giấy tờ mà không có bất kỳ sự chậm trễ nào.

Nguyên tắc làm đầy # 10. Phân loại:

Các tập tin phải được phân loại và lập chỉ mục đúng với tham chiếu chéo để xử lý dễ dàng.