Ghi chú nghiên cứu về văn phòng: Định nghĩa, tính năng và loại

Đọc bài viết này để tìm hiểu về Office. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: 1. Định nghĩa về Văn phòng 2. Các tính năng của Văn phòng 3. Các loại.

Định nghĩa của văn phòng:

Từ "văn phòng", theo từ điển, có nghĩa kép:

(a) Văn phòng có nghĩa là một bài đăng hoặc vị trí trách nhiệm. Một người có thể nắm giữ một văn phòng lợi nhuận có nghĩa là anh ta được tuyển dụng tại một vị trí mà anh ta nhận được một số tiền thù lao.

(b) Văn phòng có nghĩa là một nơi mà một loại hình kinh doanh cụ thể được giao dịch hoặc một dịch vụ được cung cấp.

Theo nghĩa thứ nhất, một thư ký nắm giữ một văn phòng và theo nghĩa thứ hai, một thư ký cần một nơi mà anh ta có thể thực hiện các chức năng của mình. Chúng tôi quan tâm đến văn phòng theo nghĩa thứ hai của nó. Sẽ không đủ để định nghĩa một văn phòng là "một nơi mà một loại hình kinh doanh cụ thể được giao dịch hoặc một dịch vụ được cung cấp".

Theo nghĩa thực tế, văn phòng có nghĩa là nơi phối hợp các hoạt động của một tổ chức. Đó là một cơ quan hành chính và một trung tâm truyền thông.

Theo Hall, văn phòng mô tả bất kỳ nơi nào dành riêng cho công việc mang tính chất văn thư, với bất kỳ tên nào, nó có thể được gọi là Trực. Đó là một quan điểm phổ biến rằng một văn phòng là một nơi mà công việc văn thư được thực hiện. Mọi loại hình tổ chức, dù giao dịch hay không giao dịch, đều cần công việc văn thư và vì vậy cần một văn phòng.

Ở Anh, Đạo luật Văn phòng, Cửa hàng và Đường sắt năm 1963 định nghĩa văn phòng là một tòa nhà hoặc một phần của tòa nhà sử dụng duy nhất hoặc chính là văn phòng hoặc cho các mục đích văn phòng. Denyer mô tả các mục đích văn phòng là mục đích quản trị, công việc văn thư, xử lý tiền và điện thoại và điện báo hoạt động.

Một định nghĩa mở rộng về công việc văn thư được đưa ra để bao gồm việc giữ sổ sách, phân loại giấy tờ, nộp đơn, đánh máy, sao chép, tính toán máy, vẽ và chuẩn bị biên tập các vấn đề để xuất bản. Mô tả đầy đủ mang đến cho nó các hoạt động khác nhau được thực hiện trong một văn phòng.

Các tính năng của Văn phòng:

Từ định nghĩa được hiểu rằng:

(a) Văn phòng là một nơi,

(b) Các hoạt động khác nhau được thực hiện ở đó và

Rõ ràng là sẽ có một số người sẽ thực hiện các hoạt động và thư ký là người đứng đầu của họ.

Một văn phòng được mô tả như một tổ chức và nó có tất cả các đặc điểm của một tổ chức. Văn phòng có thể dành cho một giao dịch hoặc một mối quan tâm phi giao dịch. Nó có thể có kích thước lớn hoặc nhỏ.

Các loại văn phòng:

Các tính năng phổ biến của tất cả các loại văn phòng là:

(1) Địa điểm:

Một văn phòng phải có một vị trí xác định và phù hợp. Có nhiều yếu tố khác nhau cần được xem xét trước khi vị trí của một văn phòng được chọn.

(2) Không gian hoặc chỗ ở:

Một văn phòng cần một số không gian hoặc chỗ ở sẽ được sử dụng để thực hiện các hoạt động. Chỗ ở có kết nối chặt chẽ với bố trí.

(3) Bố trí:

Nó có nghĩa là một kế hoạch sử dụng tối ưu không gian để dòng công việc có thể được duy trì và có sản lượng công việc tối đa.

(4) Điều kiện làm việc:

Các điều kiện làm việc phải phù hợp với công việc hiệu quả. Điều kiện làm việc có nghĩa là ánh sáng thích hợp, thông gió, vệ sinh, vv

(5) Thiết bị:

Các loại thiết bị là cần thiết cho công việc văn phòng. Chúng bao gồm đồ nội thất, máy móc, thiết bị, văn phòng phẩm, vv Các loại thiết bị khác nhau là cần thiết cho các loại công việc khác nhau.

(6) Phương pháp:

Mỗi loại hoạt động có quy trình riêng hoặc phương pháp làm đúng. Luồng công việc sẽ bị cản trở nếu không tuân thủ đúng phương pháp. Điều này đúng hơn khi kế toán được thực hiện hoặc một máy được sử dụng, v.v.

(7) Nhân sự:

Một văn phòng phải có nhân viên hoặc nhân viên được đào tạo tốt, hiệu quả và được đào tạo, những người sẽ thực hiện các hoạt động. Một văn phòng với tất cả các tính năng tốt của nó sẽ không hiệu quả nếu muốn có nhân viên phù hợp, cả có tay nghề và không có kỹ năng.

(8) Sở:

Có nhiều loại hoạt động khác nhau được thực hiện trong một văn phòng. Tất cả các hoạt động không thể được thực hiện bởi cùng một người. Các hoạt động phải được nhóm lại thành các bộ phận chức năng. Số lượng phòng ban phụ thuộc vào quy mô và tính chất công việc của văn phòng.

(9) Tổ chức:

Một văn phòng phải được tổ chức với nhân viên phù hợp có mối quan hệ chính thức giữa họ và với người giám sát hoặc giám đốc có thẩm quyền. Văn phòng và công việc văn phòng phải được nghiên cứu từ tất cả các khía cạnh khác nhau như đã nêu ở trên. Phần lớn phụ thuộc vào thư ký của tổ chức là giám đốc điều hành văn phòng.