Thông cáo báo chí và hội nghị của một công ty: Bản chất, chức năng và các chi tiết khác
Thông cáo báo chí và hội nghị của một công ty: Bản chất, chức năng và các chi tiết khác!
Để giữ cho công chúng hoặc một phần mục tiêu của nó được thông báo chính xác về các hoạt động của công ty, đặc biệt là những hoạt động có giá trị tin tức, nó phải phát hành thông cáo báo chí kịp thời. Trong đó, các phóng viên truyền thông đại chúng được đưa ra phiên bản của công ty.
Các bản phát hành này được gửi qua thư, trao tận tay trong văn phòng truyền thông (đến báo, tạp chí, kênh truyền hình, đài phát thanh, v.v.) hoặc được trình bày tại một cuộc họp báo. Hội nghị, cho dù trong một khách sạn hay một cơ quan báo chí, cho phép các phóng viên đặt câu hỏi và làm rõ mọi thứ thậm chí còn tốt hơn. Các công ty sử dụng các phương pháp khác nhau để gây ra các tờ báo để in phiên bản của họ. Điều này có thể bằng cách cung cấp quảng cáo đồng thời (quảng cáo càng lớn, phạm vi bảo hiểm cho thông cáo báo chí càng nhiều!) Hoặc thông qua các mẫu, quà tặng thông thường, v.v.
Bản chất của một thông cáo báo chí:
Vì nó có nghĩa là để tạo một mục tin tức hoặc ảnh hưởng đến một bài xã luận, một thông cáo báo chí chủ yếu là thông tin và thuyết phục:
1. Nó thường được đưa ra trên tiêu đề thư của công ty bởi một nhân viên có trách nhiệm (PRO, tổng giám đốc, v.v.).
2. Nó kết hợp thông tin chính xác, chính thức với tên, địa điểm, số liệu, chứng thực, v.v.
3. Nhà văn có kỹ năng hoặc cơ quan quảng cáo được sử dụng để viết thông cáo báo chí.
4. Hầu hết các tờ báo có một trang kinh doanh nơi các thông cáo báo chí xuất hiện sau khi chuyển đổi thành các mục tin tức. Một số công ty cố gắng đưa ra một bản nháp có thể được sử dụng ngay lập tức như một mục tin tức, chỉnh sửa thông cáo báo chí theo quan điểm của các tờ báo. Tuy nhiên, hầu hết các công ty thích sử dụng công thức riêng của họ.
5. Nếu là để quảng cáo sản phẩm, công thức AIDA (Chú ý, Sở thích, Mong muốn và Hành động) được sử dụng. Một thông cáo báo chí thường được hỗ trợ bởi một quảng cáo trong cùng một ngày hoặc ở đó. Thông điệp ngắn gọn và hấp dẫn của quảng cáo và thông điệp chi tiết của tin tức (dựa trên thông cáo báo chí) bổ sung cho nhau.
6. Một thông cáo báo chí có thể được hỗ trợ bởi các tài liệu đã ký, tuyên bố, vv giúp thuyết phục tờ báo về sự thật của việc phát hành.
7. Để báo chí đưa tin về một tin tức tốt, một công ty cần duy trì mối quan hệ thân mật với giới truyền thông.
8. Bộ phận PR phải theo dõi sau khi đưa ra thông cáo báo chí để đảm bảo rằng nó được báo cáo hợp lệ và chính xác. Một số thiếu sót có thể rất quan trọng đối với hình ảnh và sở thích của công ty. Chẳng hạn, nếu một báo cáo bỏ qua thực tế rằng sản phẩm là công nghệ tốt nhất (để xoa dịu các sản phẩm cạnh tranh và nhận quảng cáo của họ), bộ phận PR phải hoạt động.
9. Thông cáo báo chí là một phần của hoạt động PR phức tạp và đòi hỏi nhiều hoạt động trước, sau và bên cạnh để tạo ra tác động tốt nhất.
Chức năng của một thông cáo báo chí:
Một thông cáo báo chí là một cơ hội cho một công ty như là một nghĩa vụ.
Chức năng chính của nó là:
tôi. Nó là một công cụ thông tin đại chúng kịp thời. Nó có thể thông báo cho công chúng về sự hình thành của một nhà kinh doanh, việc mở rộng, tổ chức lại, sáp nhập, hợp tác, tái định cư, các cuộc hẹn mới, v.v. Thông cáo báo chí tại thời điểm phát hành cổ phiếu mới (chào bán công khai ban đầu) có thể ảnh hưởng đến số phận của vấn đề và công ty với nhau.
ii. Nó giúp loại bỏ thông tin sai lệch. Ví dụ, khi cúm gia cầm xảy ra, thông cáo báo chí cho biết gà an toàn như thế nào khi ăn. Điều này kiểm soát phản ứng hoảng loạn của công chúng và ngăn chặn sự phá hủy của hàng ngàn con chim.
iii. Vì một thông cáo báo chí được trình bày thông qua một bên thứ ba phóng sự (báo v.v.), nó có thể mang sức mạnh thuyết phục lớn hơn một bổ sung.
iv. Mặc dù không gian quảng cáo bị giới hạn và đắt tiền, một mục tin tức dựa trên thông cáo báo chí cho phép công ty nói chuyện về chính nó.
v. Bằng cách nghĩ ra một cái gì đó đáng tin cậy mọi lúc, một công ty có thể vẫn thường xuyên cập nhật tin tức. Đó là một thời đại của xuất bản hoặc diệt vong.
vi. Sự thật có sức mạnh thuyết phục của logic lạnh. Mặc dù những thứ này có thể trông không ấn tượng trong quảng cáo, nhưng chúng là phần cốt lõi của một báo cáo tin tức. Do đó, sự thật trong một thông cáo báo chí là cần thiết để giành được niềm tin của công chúng.
viii. Trong thời gian đình công, tai nạn, vv, nếu các nhà lãnh đạo ồn ào mang dư luận, một thông cáo báo chí, được hỗ trợ bởi một phương tiện trí tuệ, sẽ đưa gió ra khỏi họ.
ix Thông cáo báo chí chính xác và kịp thời là nghĩa vụ mà công ty nợ các cổ đông, nhà đầu tư, khách hàng, nhượng quyền thương mại, nhà phân phối, đại lý, v.v ... Mỗi người có góc độ quan tâm riêng của mình, với tư cách là người dùng, đối tác hoặc đối tác tài chính thông cáo báo chí. Một công ty báo chí tự nhiên tăng vọt về phía trước.
Soạn thảo và cung cấp các thông cáo báo chí:
Đây là một công việc cho các nhà văn thuyết phục. Khi tổ chức một thông cáo báo chí, những điểm sau đây có thể được lưu ý:
1. Cần nhanh chóng.
2. Cần chọn các phương tiện thông tin đại chúng để đưa tin về tất cả các độc giả, người xem, v.v.
3. Tiêu đề chính nên tóm tắt câu chuyện. Giống như nhiều độc giả chỉ duyệt các tiêu đề, biên tập viên tin tức cũng có thể lướt qua một chú thích thông cáo báo chí và quyết định về nó.
4. Một tiêu đề tốt nên được theo dõi bởi một người dẫn (dòng mở đầu) đi vào trung tâm của câu chuyện. Điều này sẽ giữ cho biên tập viên đủ quan tâm để đọc nó qua.
5. Vì biên tập viên tin tức là một trí thức, anh ta có thể không bị ấn tượng bởi các tiêu đề hay dẫn dắt phô trương. Họ nên hấp dẫn anh ấy / cô ấy.
6. Nó không nên làm tổn thương bất kỳ nhóm lợi ích hoặc ý nghĩa về giá trị của biên tập viên tin tức.
7. Nó nên được gõ gọn gàng và không có lỗi.
8. Làm thế nào một thông cáo báo chí được trình bày cũng rất quan trọng. Nó sẽ càng gần với người quyết định xem và làm thế nào để xuất bản nó. Trong một văn phòng báo chí, nó nên đến bàn chuyên dụng và tìm chức năng trong một tâm trạng thuận lợi về nó.
9. Một thông cáo báo chí bị bỏ qua và trì hoãn phục vụ không có chức năng. Do đó hợp tác báo chí phải được tìm kiếm và phải có sự theo dõi.
10. Một số thông cáo báo chí gồm hai phần - một lá thư yêu cầu biên tập viên xuất bản nó, và sau đó là bản phát hành.
11. Ngôn ngữ của một bản phát hành phải tuân theo tất cả các nguyên tắc viết hiệu quả được thảo luận ở nơi khác như rõ ràng, ngắn gọn, đầy đủ, sử dụng ngôn ngữ đơn giản và công thức bán hàng của AIDA.
Thông cáo báo chí về mẫu vật:
Họp báo:
Một cuộc họp báo được tổ chức để tương tác với các phương tiện truyền thông thay vì chỉ truyền thông tin một chiều (như gửi thông cáo báo chí bằng tin nhắn, v.v.). Nó tạo ra một cảm giác dịp.
Nó rất hữu ích để:
(i) Ra mắt một sản phẩm, một mô hình mới, v.v.
(ii) Tuyên bố mở cơ sở kinh doanh mới, gia nhập khu vực
(iii) Thông báo sáp nhập, tiếp quản, bổ nhiệm mới, v.v.
(iv) Cung cấp phiên bản của công ty trong trường hợp có tin đồn hoặc khủng hoảng
(v) Đưa tin tức về thành tích, đột phá, v.v.
(vi) Thông báo các chương trình, giảm giá, vv
Lập kế hoạch họp báo:
Trong kế hoạch họp báo, nhà tổ chức phải nghĩ ra một địa điểm, thời gian, người phát ngôn và thông điệp phù hợp. Những người tham dự cần phải được cảm ứng để có mặt. Điều này được thực hiện bởi một lời mời hấp dẫn và mồi nhử trí tuệ, và các liên hệ lặp lại đúng lúc.
Người phát ngôn phải thuyết trình với tất cả các thiết bị anh ta có thể chỉ huy - slide, clip phim, v.v.
Bảy giai đoạn của một cuộc họp báo là:
1. Chào hỏi:
Các nhà nghiên cứu đã phát hiện ra rằng trong một bài thuyết trình, 7% tin nhắn chỉ bằng lời nói. Gần 38% là thông qua giọng điệu, giọng nói, điều chế giọng nói và 55% thông qua các yếu tố phi ngôn ngữ như cử chỉ, tư thế, trang phục, v.v ... Do đó, một lời chào vui vẻ, toàn tâm là cần thiết.
2. Đề cương:
Điều này là để liên lạc trong khoảng 20 giây kế hoạch hội nghị.
3. Thông tin quan trọng:
Bây giờ bạn có thể nói về thời lượng của bài nói chuyện, bản phát hành hoặc thông cáo báo chí, phiên trả lời câu hỏi và phần giải khát (nếu có).
4. Thông điệp cơ thể:
Sau này, bạn có thể khởi chạy một cách có hệ thống với bản tóm tắt chi tiết của bạn. Một nam và một nữ diễn giả cùng nhau giữ sự chú ý tốt hơn. Hỗ trợ đồ họa nên được sử dụng để làm giảm sự đơn điệu.
Đó là một thành tích tốt nếu bạn có thể khiến khán giả cảm thấy, Thời gian đã trôi qua! Làm nổi bật những điểm chính với sự kết hợp của sự nhấn mạnh và tinh tế. Làm thế nào là tinh tế được sử dụng? Điều đó sẽ khiến công ty phải trả thêm ba rupee, nhưng hãy bỏ qua điều đó.
5. Tóm tắt:
Hãy tóm tắt cuộc nói chuyện của bạn trước khi bạn đóng. Nếu đó là một sản phẩm ra mắt, ví dụ như bộ lọc nước, bạn có thể làm nổi bật công nghệ, tính sẵn có và giảm giá (sơ đồ chim sớm).
6. Phiên trả lời câu hỏi:
Các nhà tổ chức có thể cần phải đi như một nhóm để đối mặt với các truy vấn truyền thông và cũng để hỗ trợ đạo đức lẫn nhau. Những người làm truyền thông phải được khuyến khích nói và dẫn đến việc đặt câu hỏi.
Khắc phục sự im lặng bằng cách tự đặt ra câu hỏi và trả lời chúng. Hãy để micro đi đến người hỏi và để câu hỏi rõ ràng.
Hãy để người hỏi được giới thiệu. Trong số các nhà tổ chức, quyết định ai sẽ xử lý truy vấn. Một phiên trả lời câu hỏi hay làm cho nó trở thành một giao tiếp hai chiều thích hợp và là một chiến thắng nửa chừng.
7. Kết luận:
Bây giờ hãy kết thúc tổng số phiên trả lời câu hỏi chỉ bằng một vài từ, cảm ơn những người tham dự đã tham gia, đảm bảo không còn câu hỏi nào nữa - hoặc, nếu thời gian chống lại bạn, hãy tiếp tục câu hỏi qua phần giải khát.
