Petty Cash Book: Ý nghĩa, Hệ thống Imprest và Ưu điểm của nó

Ý nghĩa của Petty Cash Book:

Petty có nghĩa là nhỏ. Trong các công ty kinh doanh lớn, tất cả các khoản thanh toán được thực hiện bằng séc và tất cả các khoản thu được ký quỹ. Có rất nhiều khoản thanh toán nhỏ trên tài khoản của các chi phí như văn phòng phẩm, sụn, thuê đồ uống, giải khát cho khách, v.v ... không thể thanh toán qua séc.

Hơn nữa, nhân viên thu ngân chính sẽ bị gánh nặng quá mức nếu anh ta thực hiện các khoản thanh toán nhỏ cũng như thường xuyên này. Để tránh sự bất tiện này, các khoản chi tiêu thường xuyên xảy ra được xóa vào một cuốn sách riêng, được gọi là Petty Cash Book, được duy trì bởi Petty Cashier. Petty Cashier là một người, người duy trì Petty Cash Book. Sổ quỹ tiền mặt được duy trì ở dạng cột.

Trong cuốn sách này, các cột riêng biệt được cung cấp cho đầu chi tiêu thông thường. Một Petty Cashier thực hiện một phân tích chi tiết về các khoản thanh toán và hồ sơ nhỏ dưới các đầu phù hợp, tức là cột. Sổ tiền mặt tương tự như sổ quỹ tiền mặt.

Số tiền mà Petty Cashier nhận được từ Nhân viên thu ngân chính được ghi nợ vào sổ tiết kiệm nhỏ và tất cả các khoản thanh toán nhỏ đều được ghi có. Tổng số định kỳ của mỗi cột được đăng vào tài khoản danh nghĩa tương ứng trong sổ cái.

Cuốn sách có thể được coi là cuốn sách của mục nhập ban đầu hoặc cuốn sổ ghi nhớ. Nếu được coi là một phần của mục nhập kép, thì không cần có Tài khoản Petty Cash riêng biệt. Khi Nhân viên thu ngân cần thêm tiền mặt, anh ta lập sổ tiết kiệm nhỏ và đưa cho Thủ quỹ, người xác minh các tài khoản và đưa thêm số tiền.

Hệ thống Imprest của Petty Cash Book:

Theo hệ thống này, một khoản tiền tròn ước tính là cần thiết cho các nhu cầu có thể có của doanh nghiệp để đáp ứng các chi phí nhỏ trong tuần hoặc hai tuần được giao cho Petty Cashier. Vào cuối thời gian cố định hoặc sớm hơn, khi nhân viên thu ngân nhỏ cần thêm tiền mặt, anh ta nộp sổ tiết kiệm nhỏ, cùng với các chứng từ.

Thủ quỹ kiểm tra sổ tiền mặt với các chứng từ. Sau đó, Giám đốc thu ngân đưa tiền / kiểm tra số tiền chính xác mà anh ta thực sự đã chi trong khoảng thời gian này. Do đó, anh ta bắt đầu cho giai đoạn tiếp theo với số tiền tương tự như được tổ chức trước đó. Đó là, Petty Cashier sẽ có lại số tiền cố định vào đầu giai đoạn tiếp theo.

Hệ thống này được gọi là Hệ thống Imprest của Petty Cash Book. Chẳng hạn, một doanh nghiệp ước tính rằng cần có một khoản tiền 500 rupee để đáp ứng các chi phí nhỏ trong doanh nghiệp trong một tuần. Số tiền này được trao cho Thủ quỹ Petty. Vào cuối tuần hoặc sớm hơn, Petty Cashier đã chi 480 rupee và cần nhiều tiền mặt hơn.

Do đó, Petty Cashier hoàn thành các hồ sơ và bàn giao sổ tiết kiệm nhỏ cùng với các chứng từ cho Trưởng phòng thu ngân, người kiểm tra các mục. Sau đó, Nhân viên thu ngân đưa ra một tấm séc cho số tiền chính xác mà anh ta đã tiêu, tức là 480 rupee tức là khoảng 500 rupee

Ưu điểm của hệ thống Imprest của Petty Cash Book:

1. Nó làm giảm sổ tiền mặt và Thủ quỹ trưởng về gánh nặng ghi lại các khoản thanh toán nhỏ và thường xuyên.

2. Hoa hồng gian lận được giảm xuống khi Giám đốc thu ngân xác minh sổ tiết kiệm nhỏ cùng với các chứng từ và Petty Cashier có trách nhiệm hơn.

3. Phương pháp này rất khoa học và tiết kiệm lao động. Tổng chi tiêu dưới mỗi cột có thể dễ dàng được xác định và chỉ có tổng số định kỳ của mỗi cột cần được đăng lên sổ cái.

Hình minh họa:

Ông Mohan duy trì Sổ Tiền mặt Cột trên hệ thống Imprest. Số tiền tạm ứng là 700 Rupee. Từ các thông tin sau đây cho thấy sổ tiết kiệm nhỏ của anh ấy sẽ xuất hiện như thế nào trong tuần kết thúc vào ngày 18 tháng 12.