Cơ giới hóa văn phòng: Mục tiêu và nguyên tắc

Chúng ta hãy nghiên cứu sâu về các mục tiêu và nguyên tắc của cơ giới hóa văn phòng.

Mục tiêu của Cơ giới hóa trong Văn phòng:

Cơ giới hóa trong văn phòng có các mục tiêu sau:

1. Giải thích dữ liệu:

Các máy như máy tính diễn giải và ghi nhớ các sự kiện và dữ liệu để ra quyết định và kiểm soát.

2. Tiết kiệm lao động:

Cơ giới hóa nhằm mục đích tiết kiệm sức lao động theo một trong hai cách mà có thể làm giảm tổng hóa đơn tiền lương hoặc cùng một thành viên của nhân viên thực hiện một khối lượng công việc lớn hơn.

3. Gian lận ít hơn:

Máy giảm thiểu gian lận trong công việc văn phòng.

4. Tiết kiệm thời gian:

Tiết kiệm thời gian là một mục tiêu khác của cơ giới hóa. Công việc sẽ mất hàng giờ có thể được thực hiện trong ít thời gian với máy.

5. Độ chính xác:

Công việc được thực hiện bởi một chiếc máy chính xác hơn rất nhiều và do đó, một mục tiêu chính có thể là nâng cao độ chính xác.

6. Tiêu chuẩn hóa:

Một công việc tiêu chuẩn chỉ có thể đạt được khi các máy được vận hành với hiệu quả tốt nhất.

7. Loại bỏ sự nhàm chán và đơn điệu:

Các quy trình lặp đi lặp lại là đơn điệu và máy văn phòng nhằm mục đích loại bỏ sự đơn điệu của các quy trình lặp đi lặp lại.

Nguyên tắc cơ giới hóa và lựa chọn thiết bị trong văn phòng:

Chúng ta hãy giả sử rằng một văn phòng đang hoạt động hết hơi, đã quyết định mua một số máy văn phòng nhất định để tăng cường sản lượng không chỉ cho chất lượng mà còn mong muốn tiết kiệm thời gian và duy trì nền kinh tế năng suất ở mức nhất định .

Vậy thì điều gì có thể là những yếu tố nhất định cần được xem xét để lựa chọn và mua máy văn phòng? Việc xem xét và các nguyên tắc mua máy văn phòng khác nhau từ tổ chức này đến tổ chức khác, tuy nhiên, có một số nguyên tắc chung nhất định thường được tuân theo bởi mọi tổ chức:

1. Nguyên tắc không gian:

Điều cần thiết và cần thiết là máy phải chiếm ít nhất không gian sàn, cửa hoặc kệ. Máy lớn và nặng chiếm nhiều không gian hơn và nó làm tăng thêm chi phí cho không gian, do đó nó trở thành một khoản chi gián tiếp cho chi phí chung của tổ chức.

2. Tiêu chuẩn hóa:

Tiêu chuẩn hóa về thiết bị văn phòng và việc mua nó liên quan đến việc mua các máy tương tự đáp ứng các đặc điểm kỹ thuật của máy được yêu cầu để thực hiện công việc của một văn phòng. Ví dụ: nếu công việc văn phòng là loại bỏ các bản sao ảnh ở kích thước thu nhỏ hoặc phóng to, thì máy photocopy nên mua phải có một ống kính zoom vì điều này giúp giảm và phóng to các bản sao.

3. Mua đủ:

Nếu mỗi bộ phận cần một loại máy cụ thể, thì nên mua cùng số lượng máy đó.

4. Sử dụng:

Việc sử dụng máy đã mua phải là 100%, tức là nên sử dụng toàn bộ hoặc lớn nhất. Trong thực tế, tại thời điểm mua, lượng tử sử dụng liên quan đến chi phí phải được xác định. Một chiếc máy phải được sử dụng hiếm khi không nên mua ngay lập tức tiêu tốn rất nhiều tiền.

5. Độ bền:

Bất cứ thứ gì được mua phải bền. Nó có thể không chỉ có một cuộc sống lâu dài mà còn không bị phá vỡ thường xuyên, vv

6. Nguyên tắc chi phí:

Một số dư nên được duy trì trong khi mua một thiết bị văn phòng và tiền dành cho nó để mua nó. Mỗi máy có ba chi phí khác nhau liên quan đến nó. Chúng là chi phí mua, chi phí vận hành và chi phí thời gian nhàn rỗi.

Nếu chi phí vốn của một máy cao hơn nhưng chi phí vận hành thấp; nó có thể được ưu tiên cho một máy có chi phí mua rất thấp hoặc thực tế là thấp và chi phí vận hành cao. Tuy nhiên, người ta phải luôn luôn nhớ rằng chất lượng không nên bị hy sinh vì chi phí.

7. Khả năng thích ứng:

Máy được mua phải sao cho mọi người sử dụng nó không chỉ thích nghi với máy mà còn thu hút người khác để điều chỉnh chúng phù hợp với bản thân. Nói cách khác, hoạt động của máy nên đơn giản và dễ dàng để người khác hiểu nó, và sử dụng nó, thay vì được phong chức và cồng kềnh để tự thích nghi với nó.

8. Nguyên tắc chất lượng:

Máy mua phải có chất lượng tốt để chất lượng công việc được thực hiện bởi chúng đạt tiêu chuẩn mong muốn.

9. Lợi ích:

Người ta nên cân nhắc khái niệm và nguyên tắc lợi ích trước khi mua máy. Vì chi phí liên quan đến việc mua máy, nên lợi ích sẽ được nhiều mặt.

10. Sự phù hợp:

Máy văn phòng phải phù hợp với quy trình cần mua. Nó không nên được mua chỉ là một biểu tượng trạng thái.