Hướng dẫn sử dụng văn phòng: Ý nghĩa, tầm quan trọng và nội dung

Hướng dẫn sử dụng văn phòng: Ý nghĩa, tầm quan trọng và nội dung!

Ý nghĩa:

Một văn phòng, rất cần thiết cho mọi loại hình tổ chức, là nơi thực hiện nhiều hoạt động như giao tiếp, điện toán và ghi âm. Mỗi công việc có phương pháp riêng để có hiệu suất tốt nhất và bao gồm một số bước cần tuân thủ bởi nhân viên và với sự trợ giúp của các loại thiết bị khác nhau. Thuật ngữ 'thủ công' có nghĩa là một cuốn sổ tay bao gồm một số 'phong trào quy định'. Bất kỳ ai muốn thực hiện một công việc hiệu quả phải biết các bước hoặc các động tác được quy định có nghĩa là để thực hiện tốt nhất.

Sổ tay văn phòng là một loại cẩm nang chứa các thông lệ tiêu chuẩn cũng như các chính sách của tổ chức để có hiệu lực đối với các thực tiễn dành cho văn phòng. Đó là một cuốn sách hướng dẫn cho các thành viên của nhân viên. Nó đưa ra các hướng dẫn mà theo đó các công việc phải được thực hiện. Đó là một nguồn thông tin liên tục mà nhân viên văn phòng được hướng dẫn thuận tiện và tự động.

Tầm quan trọng:

Trong một văn phòng các loại công việc được thực hiện. Ban quản lý văn phòng có trách nhiệm thấy rằng công việc tối đa được thực hiện với hiệu quả trong giờ hành chính. Cho rằng nhân viên văn phòng cần hướng dẫn cũng như giám sát. Không phải là không mong muốn cũng không thể thực hiện được rằng các hướng dẫn được ban hành ở mọi bước và mọi lúc.

Công việc văn phòng bao gồm cả công việc thường xuyên hoặc được lập trình và công việc không được lập trình. Một điều khá đúng là đối với các hướng dẫn cụ thể cho công việc không được lập trình nên được ban hành nhưng đối với công việc thường xuyên hoặc được lập trình, một số thực hành tiêu chuẩn phải được tuân theo.

Đối với công việc như vậy, một sổ tay văn phòng được chuẩn bị có chứa các hướng dẫn cho các thực hành tiêu chuẩn và một bản sao của hướng dẫn sử dụng được trao cho mỗi thành viên của nhân viên như một cuốn sách hướng dẫn. Bằng cách thực hành như vậy, có thể tiết kiệm thời gian cũng như lãng phí các loại. Nó dẫn đến dòng chảy liên tục của công việc và nền kinh tế. Tầm quan trọng của hướng dẫn sử dụng văn phòng do đó là rất lớn. Ngoài ra, tầm quan trọng của hướng dẫn sử dụng văn phòng cũng có thể được cảm nhận từ các khía cạnh khác.

Thứ nhất, bất cứ khi nào một người được giao một công việc nào đó, anh ta cũng có thể hiểu bản chất của quyền hạn và trách nhiệm của mình thông qua các chi tiết của công việc được đưa ra trong sổ tay văn phòng.

Thứ hai, nó cung cấp một kiểm tra tự động. Một khi một người biết rõ công việc của mình, trách nhiệm của họ là thực hiện công việc một cách hoàn hảo nhất có thể. Một hướng dẫn văn phòng do đó đảm bảo tự kiểm soát.

Nói chung, một ủy ban được thành lập với người đứng đầu của các bộ phận chức năng khác nhau của văn phòng, để chuẩn bị sổ tay văn phòng để duy trì sự phối hợp hoàn hảo giữa các hoạt động khác nhau được mô tả trong hướng dẫn. Có thể nói rằng tầm quan trọng của hướng dẫn sử dụng văn phòng được chứng minh rõ hơn khi nó thúc đẩy sự phối hợp.

Nội dung:

Một hướng dẫn chính thức chứa nhiều loại thông tin về tổ chức, nơi làm việc (nghĩa là văn phòng), công việc và người lao động. Tất cả những điều này phải được sắp xếp một cách có hệ thống và theo cách phân loại để làm cho chúng dễ hiểu.

Việc sắp xếp như sau:

(A) Về Tổ chức:

Nói chung, ngay từ đầu, một mô tả ngắn về toàn bộ tổ chức được cung cấp với các mục tiêu chính và các chính sách rộng lớn của nó. Một tài khoản chi tiết phải được cung cấp về các sản phẩm hoặc dịch vụ của mình vì phần lớn phụ thuộc vào bản chất của sản phẩm hoặc dịch vụ. Bằng cách đi qua họ, mọi nhân viên có thể nhận ra phần nào anh ta phải đóng trong toàn bộ khuôn khổ.

(B) Giới thiệu về Văn phòng :

Một văn phòng có vị trí, chỗ ở, cơ cấu tổ chức và mối quan hệ thẩm quyền. Cơ cấu tổ chức với các bộ phận dọc và ngang là một tính năng thiết yếu, các bộ phận dọc dựa trên cơ sở của các cấp thẩm quyền và các bộ phận ngang là chức năng hoặc bộ phận. Cấu trúc như vậy sẽ không bao giờ cứng nhắc nhưng nó thay đổi theo sự tăng trưởng và mở rộng của tổ chức và văn phòng của nó. Do đó, một hướng dẫn văn phòng sẽ phải sửa đổi với các tình huống thay đổi.

Ngay cả việc bố trí toàn bộ văn phòng cũng phải được nhân viên biết để giao tiếp nội bộ tốt hơn. Một nhân viên phải có kiến thức về vị trí của một số bộ phận chức năng thông thường như bộ phận tiền mặt, bộ phận gửi hàng, v.v. và thậm chí cả căng tin hoặc phòng y tế

(C) Về công việc :

(1) Công việc tiêu chuẩn:

Hầu hết các hướng dẫn hoặc hướng dẫn có liên quan đến công việc tiêu chuẩn hoặc công việc thường xuyên có thể được thực hiện thuận tiện trong mọi trường hợp. Công việc tiêu chuẩn đòi hỏi phải xử lý thư, nộp đơn, vv Hướng dẫn sẽ chỉ ra các bước cần tuân thủ và thiết bị được sử dụng cho mục đích này. Ở đây có tầm quan trọng của việc sử dụng máy móc và các hình thức.

Một nhân viên phải có kiến thức kỹ lưỡng về máy móc và thiết bị, nếu có, được sử dụng bởi anh ta cũng như các hình thức được kết nối chặt chẽ với máy móc. Đây là vấn đề chính sách chung của một tổ chức cho dù máy móc và thiết bị sẽ được sử dụng bao xa. Một văn phòng lớn có Bộ phận O & M riêng để cải tiến phương pháp và thực hành văn phòng. Nếu vậy, hướng dẫn sẽ chỉ ra rằng sẽ có thứ tự thường trực mà bất kỳ đổi mới nào được thông qua phải được tuân theo.

(2) Công việc không chuẩn :

Công việc không chuẩn trong văn phòng n không kém phần quan trọng mặc dù có thể không phổ biến hoặc được thực hành nhiều lần, ví dụ như xử lý thư từ nước ngoài. Trừ khi đó là nhà xuất nhập khẩu, thư tín nước ngoài không phổ biến. Hướng dẫn sẽ chỉ ra những bước cần tuân thủ, ai phải được tiếp cận để được hướng dẫn, v.v. trong tình huống như vậy.

(D) Về nhân viên:

Về cơ bản, có hai loại người trong một văn phòng điều hành và điều hành văn phòng. Loại trước có thẩm quyền cao hơn trong việc ra quyết định và chỉ đạo cũng như kiểm soát so với nhóm sau. Nhưng đối với mỗi loại có Quy tắc và Quy định.

Các quy tắc văn phòng có liên quan đến:

(a) Phương thức tuyển dụng;

(b) Các điều khoản và điều kiện bổ nhiệm liên quan đến bồi thường, ưu đãi, lợi ích bên lề, lá vv.;

(d) Giờ hành chính và tham dự; v.v.

Mỗi thành viên của đội ngũ nhân viên phải nhận thức được những sự phức tạp hoặc hiểu lầm không cần thiết này sẽ phát sinh dẫn đến sự không hài lòng và bất ổn gây hại cho quản lý cũng như người quản lý. Mỗi thành viên của nhân viên ít nhất là vì lợi ích riêng của mình phải biết các quy tắc.

Nhân viên văn phòng cũng có thể được phân loại thành: thành viên hiện có và người mới tham gia. Đối với loại thứ hai có thể có các quy định đặc biệt cho đào tạo mặc dù đào tạo nhân viên hiện tại không phải là hiếm. Hướng dẫn sẽ đề cập đến những cơ sở đào tạo, nếu có, có sẵn, trong công việc hoặc ngoài công việc. Việc đào tạo những người mới tham gia trở nên không thể tránh khỏi khi một văn phòng sử dụng máy móc và những máy đặc biệt tinh vi. Đó là nhiệm vụ của một giám sát viên hoặc ông chủ trực tiếp của một người mới tham gia để xuất hiện cho anh ta hướng dẫn sử dụng.

(E) Khác :

Có nhiều hướng dẫn khác có thể nhận được từ một hướng dẫn văn phòng. Ví dụ, những hành động cần thực hiện trong trường hợp khẩn cấp về thể chất như hỏa hoạn, tai nạn, v.v.; kiến thức chung về các máy văn phòng thông thường và bảo trì của họ; hiến pháp và chức năng của công đoàn, cơ sở giải trí, v.v.