Chỗ ở văn phòng và môi trường

Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: 1. Ý nghĩa và tầm quan trọng của văn phòng và môi trường 2. Vị trí của văn phòng 3. Chỗ ở hoặc không gian sàn 4. Sắp xếp chỗ ở văn phòng 5. Không gian sàn và bố trí 6. Nội thất và đồ đạc 7 Ánh sáng 8. Thông gió 9. Nhiệt độ và độ ẩm và các chi tiết khác.

Chỗ ở văn phòng và môi trường # Ý nghĩa và tầm quan trọng:

Ban tổ chức bao gồm công việc, con người, nơi làm việc và các mối quan hệ. Chỗ ở văn phòng và môi trường cung cấp nơi làm việc.

Nó có hai khía cạnh riêng biệt:

(a) Chỗ ở:

Nó có nghĩa là không gian đã được mua hoặc có sẵn để làm công việc văn phòng. Đầu tiên phải có một trang web hoặc địa điểm nơi mà chỗ ở được thực hiện. Có nhiều yếu tố phải được xem xét trong việc lựa chọn vị trí và chỗ ở.

(b) Môi trường:

Nó có nghĩa là bầu không khí thịnh hành trong chỗ ở có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của công việc văn phòng.

Môi trường lại có hai khía cạnh:

(i) Môi trường vật lý hoặc các điều kiện làm việc vật lý được làm bằng ánh sáng, thông gió, vệ sinh, v.v. trong một mặt và mặt khác có sẵn của thiết bị.

(ii) Môi trường tinh thần hoặc các mối quan hệ chủ nhân-nhân viên và cấp trên quan trọng đối với động lực và môi trường tinh thần hòa bình. Trong khi môi trường vật chất có ảnh hưởng trực tiếp, môi trường tinh thần tác động gián tiếp đến hiệu quả của công việc văn phòng. Cả hai loại môi trường đều thuận lợi. Có rất nhiều luật pháp để duy trì môi trường thuận lợi như vậy. Thư ký phải có kiến thức về những điều này.

Chỗ ở văn phòng và môi trường # Địa điểm:

Nguyên tắc chung:

Lựa chọn vị trí hoặc địa điểm của văn phòng dựa trên các nguyên tắc tập trung và phân cấp. Ở tất cả các thành phố, chúng tôi tìm thấy một "khu văn phòng" hoặc khu vực văn phòng nơi tập trung nhiều văn phòng nhất của các tổ chức thương mại khác nhau. Nói chung, nó được tập trung quanh các tòa nhà văn phòng chính của Chính phủ hoặc Tòa án.

Nó có một sự phát triển lịch sử. Ví dụ, chúng tôi tìm thấy ở khu phức hợp Túi BBD (hay quảng trường Dalhousie cũ). Có các Tòa nhà của Nhà văn, Tổng cục Bưu điện, Kho bạc, Ngân hàng Dự trữ Ấn Độ, Tòa án Tối cao (và các tòa án khác), Tòa nhà Thư ký Mới, v.v.

Với sự phát triển của thương mại và công nghiệp và do đó nhu cầu về văn phòng cao hơn, không thể đáp ứng tất cả các văn phòng trong cùng khu vực. Có giới hạn mở rộng ngang của chỗ ở.

Nó một phần được tạo thành bởi sự mở rộng theo chiều dọc thông qua các tòa nhà nhiều tầng. Nhưng nó là tốn kém và tốn thời gian để xây dựng các tòa nhà như vậy. Có những khó khăn khác nữa. Có áp lực vận chuyển ở một bên, đến từ tất cả các hướng vào giờ hành chính sớm và đi đến tất cả các hướng sau khi đóng cửa văn phòng.

Đó là không kinh tế. Vấn đề đỗ xe ô tô là ghê gớm. Nhiều tòa nhà văn phòng nhiều tầng cung cấp chỗ đậu xe ở tầng hầm. Nhưng đó là bất cập. Giá thuê trở nên quá cao. Để tránh những khó khăn như vậy, có xu hướng phân cấp.

Ở Calcutta, chúng tôi thấy rằng các tòa nhà văn phòng đang mọc lên ở khu vực Chowringhee. Các văn phòng chính phủ đang phân tán rộng rãi, đến Beliaghata (Văn phòng thuế bán hàng), Salt Lake (Văn phòng thủy lợi), Alipur (Nhà thử nghiệm), v.v.

Đã có lúc vị trí được ưa thích trong các khu văn phòng vì có sẵn phương tiện giao thông, liên lạc, ngân hàng và các phương tiện khác. Nhưng ngày nay các cơ sở này có sẵn tại các địa phương khác nhau.

Cân nhắc cá nhân:

Không quan trọng là có tập trung hay phi tập trung, mọi tổ chức sẽ phải lựa chọn địa điểm hoặc địa điểm của văn phòng của mình, cân nhắc các yếu tố sau:

(a) Tính khả dụng của các phương tiện giao thông:

Giao thông vận tải là một xem xét chính. Các nhân viên cũng như những người khác phải đến văn phòng thường xuyên. Các thành viên của nhân viên phải di chuyển đến những nơi khác một cách nhất quán từ văn phòng cho các hoạt động khác nhau. Một số văn phòng cung cấp vận chuyển riêng nhưng điều đó là không đủ và không có nghĩa là cho tất cả các thành viên của nhân viên và người ngoài.

(b) Có sẵn các thiết bị khác:

Các cơ sở khác bao gồm thông tin liên lạc (điện thoại, bưu điện, v.v.), ngân hàng, bảo hiểm, v.v ... Đương nhiên, cái gọi là 'Khu văn phòng' có rất nhiều trong số đó.

(c) Không cần thiết đối với các giao dịch liên quan:

Một số mối quan tâm phải chọn một trang web cho các văn phòng của họ, nơi các văn phòng của các mối quan tâm cạnh tranh khác được đặt để cạnh tranh tốt hơn hoặc trong một khu vực tập trung thương mại cụ thể đó. Ví dụ, giao dịch sách tập trung ở khu vực Đường Cao đẳng ở Calcutta xung quanh Đại học Calcutta và các tổ chức nổi tiếng khác.

(d) Không cần đến Trung tâm chức năng riêng của mình:

Một văn phòng của một mối quan tâm sản xuất có thể gần nhà máy của nó (cung cấp các cơ sở khác có sẵn). Một công ty xuất nhập khẩu sẽ thích có văn phòng gần khu vực cảng hoặc nơi có sẵn kho.

(e) Cân nhắc chung:

Văn phòng phải được đặt trong một khu vực lành mạnh, không ồn ào và đáng kính. Nó phải không có khói và bụi, bụi bẩn và bẩn thỉu.

(f) Cân nhắc kinh tế:

Giá thuê nhà ở là khu vực mong muốn và các điều khoản và điều kiện khác (như thanh toán tiền thuê trước, thậm chí là salami) có thể nằm ngoài tầm với của một tổ chức. Do đó, sự lựa chọn vẫn chủ yếu dựa trên điều kiện kinh tế. Mặt khác, chỗ ở có thể không có sẵn trong khu vực mong muốn vì nhu cầu lớn và nguồn cung không co giãn.

Chỗ ở văn phòng và môi trường # Chỗ ở hoặc không gian sàn:

Sau khi lựa chọn trang web, câu hỏi về Chỗ ở hoặc Không gian đến.

Chỗ ở hoặc Tầng không gian có hai khía cạnh:

Kích thước và hình dạng.

Kích thước:

Quy mô của chỗ ở phụ thuộc vào hai yếu tố:

(a) Bản chất của các hoạt động của tổ chức và

(b) Khối lượng hoạt động của nó.

Nếu bản chất của các hoạt động của tổ chức là liên quan đến nhiều chức năng khác nhau thì số lượng phòng ban sẽ rất lớn và do đó sẽ cần một không gian lớn hơn. Mặt khác, nếu đó là một mối quan tâm lớn thì khối lượng hoạt động của nó sẽ lớn và vì vậy mỗi bộ phận sẽ cần chỗ ở lớn.

Yếu tố thời gian:

Một tổ chức dự kiến sẽ tăng kích thước.

Khi nó tăng kích thước, ngày càng cần nhiều chỗ ở văn phòng và vì hai lý do:

(a) Các phòng ban mới được thêm vào và

(b) Các phòng ban hiện có mở rộng.

Nói chung, tại thời điểm nhận chỗ ở, phạm vi cho việc mở rộng trong tương lai phải được ghi nhớ. Nhưng ngay từ đầu, không gian rất lớn không thể được thực hiện vì chi phí thành lập sẽ cao. Tất nhiên, khi một tổ chức mở rộng, nó có thể chuyển sang một không gian lớn hơn nhưng việc thay đổi địa chỉ là không mong muốn, đặc biệt nếu điều đó là thường xuyên.

Hình dạng:

Hình dạng của chỗ ở là một yếu tố quan trọng khác. Nếu hình dạng không đều hoặc không bình thường thì bố cục sẽ không phù hợp và kinh tế. Một hình chữ nhật thường được ưa thích hơn. Các tòa nhà văn phòng hiện đại được lên kế hoạch phù hợp để đủ khả năng hình dạng hữu ích.

Quyền sở hữu:

Văn phòng của một tổ chức có thể không được thuê trong khuôn viên. Tổ chức có thể có tòa nhà riêng của mình. Một mối quan tâm lớn thường xây dựng tòa nhà riêng của mình theo yêu cầu riêng và chỗ ở dư thừa có thể được thuê.

Một tổ chức có thể có một số tòa nhà để thực hiện các hoạt động khác nhau và đa dạng của nó, với một tòa nhà trung tâm cho trụ sở chính hoặc trụ sở chính. Tổng công ty bảo hiểm nhân thọ là một ví dụ. Thu nhập cho thuê có thể là một nguồn thu nhập rất tốt cho nhiều tổ chức. Một dịch vụ xã hội hoặc tổ chức văn hóa có thể xây dựng trung tâm hoạt động của mình với sự hỗ trợ tài chính của Chính phủ.

Chỗ ở văn phòng và môi trường # Sắp xếp văn phòng Chỗ ở:

Ý nghĩa:

Khi chỗ ở văn phòng trên không gian sàn đã được hoàn thiện, việc sắp xếp hợp lý của nó phải được thực hiện.

Sự sắp xếp như vậy bao gồm hai chức năng:

(a) Lập kế hoạch cho văn phòng và

(b) Bố trí văn phòng.

Toàn bộ quá trình gọi sự chú ý đến các yếu tố sau:

(a) Bản chất và sự đa dạng của các chức năng sẽ được thực hiện,

(b) Số lượng nhân viên,

Việc lập kế hoạch phải được thực hiện một cách khoa học để theo dõi vốn cố định và vốn lưu động cần thiết và phạm vi cho việc mở rộng trong tương lai. Lập kế hoạch phải được thực hiện theo cách như vậy và không gian sàn phải được sử dụng (nghĩa là bố trí) theo cách sao cho sản lượng công việc tối đa có thể chảy với mức tối thiểu đầu vào.

Một kế hoạch phù hợp đảm bảo không lãng phí tiền bạc, thời gian và năng lượng. Bố trí hợp lý có nghĩa là sử dụng tối đa không gian với sự đông đúc tối thiểu.

Chỗ ở văn phòng và môi trường # Không gian sàn và bố trí:

Xem xét chung:

Trước hết, nó phải được quyết định liệu bố trí sẽ là loại đóng hay loại mở. Kiểu bố trí theo kiểu liều lượng là kiểu cũ cho dù văn phòng có nhiều phòng cho các phòng ban khác nhau. Bố trí kiểu mở là một kỹ thuật hiện đại, nơi công việc văn phòng nói chung được thực hiện trong không gian mở càng xa càng tốt với các buồng hoặc buồng cho các giám đốc điều hành hoặc sĩ quan quan trọng hoặc cho công việc bí mật.

Các tòa nhà văn phòng hiện đại được lên kế hoạch theo cách có sẵn không gian sàn mở và các buồng nhỏ được xây dựng bằng vật liệu phân vùng nhẹ. Kiểu bố trí mở cung cấp điều kiện làm việc tốt hơn và giám sát dễ dàng.

Trong quá khứ không có kế hoạch riêng cho các tòa nhà văn phòng. Bất kỳ tòa nhà đã được thực hiện phù hợp cho công việc văn phòng. Một tòa nhà bao gồm các phòng và vì vậy các phòng ban được đặt trong các phòng khác nhau. Phòng không cho phép nhiều ánh sáng hoặc thông gió. Hơn nữa, giám sát trở nên tốn kém vì hầu như trong mỗi phòng, một giám sát viên phải tham gia.

Cân nhắc đặc biệt:

Bố cục dự kiến ba điều:

(1) Vị trí của các phòng ban:

Văn phòng được chia thành hai phần, chung và riêng. Công việc văn phòng nói chung hoặc thông thường sẽ được thực hiện trong một không gian mở và công việc riêng tư hoặc bí mật trong các phòng.

(2) Phân bổ không gian cho các phòng ban:

Lượng không gian được yêu cầu bởi một bộ phận phụ thuộc vào khối lượng công việc, số lượng nhân viên và thiết bị được sử dụng.

(3) Phân loại các phòng ban:

(a) Có một số bộ phận mà người ngoài chủ yếu quan tâm như Lễ tân và Tiền mặt. Chúng phải được đặt gần lối vào. Phòng tiếp tân phải có chỗ ngồi đầy đủ và thoải mái với tài liệu đọc để bỏ thời gian chờ đợi.

Các phòng phải được trang trí trang nhã. Một nhân viên tiếp tân được đào tạo phải có mặt (nói chung anh ta hoặc cô ta là nhân viên trực điện thoại). Bộ phận tiền mặt phải ở gần nhưng được bảo vệ và bảo mật tốt.

(b) Có một số phòng ban phục vụ tất cả các phòng ban, ví dụ như nhóm người đánh máy, bộ phận điều phối, v.v. Các phòng ban đó sẽ được bố trí thuận tiện, dễ tiếp cận với tất cả các bộ phận khác. Có thể có phòng cách âm cho máy móc.

(c) Có những bộ phận chỉ dành cho những người quản lý hàng đầu. Ví dụ, Phòng Hội đồng nơi tổ chức tất cả các cuộc họp để ra quyết định. Có thể có một Phòng hội thảo riêng để tổ chức hội thảo và thảo luận nhóm.

(d) Có các phòng ban cho mục đích không chính thức. Ví dụ, căng tin, phòng giải trí, v.v.

Nguyên tắc:

Nhiệm vụ của bố trí khoa học và thực tế là một công việc ghê gớm vì dòng công việc phụ thuộc vào nó.

(1) Phải có đủ 'gangway' hoặc không gian để di chuyển từ bàn này sang bàn khác, để di chuyển dễ dàng.

(2) Các bảng phải được sắp xếp sao cho các bước tiếp theo cho một 'công việc đã hoàn thành có thể được thực hiện theo cách thẳng hoặc theo hình tròn hoặc theo hình chữ U, tránh tất cả các' có thể nhân đôi trở lại ', tức là di chuyển lên và xuống số lần trên cùng một bài hát không cần thiết.

(3) Càng xa càng tốt, toàn bộ văn phòng hoặc ít nhất là các bộ phận liên quan sẽ được đặt trên cùng một tầng.

(4) Không được có các mối nguy vật lý gây ra chướng ngại vật hoặc thậm chí là tai nạn dẫn đến thương tích. Ví dụ, các góc nhọn của bàn không được lộ ra một cách vụng về hoặc điện thoại hoặc các loại cáp khác sẽ không được đặt trên mặt đất một cách nguy hiểm, v.v.

(5) Không gian sàn sẽ không có phân vùng, cột, v.v. càng xa càng tốt.

(6) Phải có đủ không gian xung quanh mỗi công nhân.

Tầm quan trọng:

Tầm quan trọng của bố trí khoa học có thể được đánh giá bởi các lý do sau:

(a) Hiệu quả của công việc được thực hiện phần lớn phụ thuộc vào sự sa thải.

(b) Kinh tế có thể được hưởng từ việc sử dụng không gian hợp lý.

(d) Có thể sử dụng thiết bị tốt hơn.

(e) Các nhân viên tìm thấy các điều kiện làm việc thuận lợi hơn.

(f) Sẽ có sự giám sát và kiểm soát tốt hơn.

Chỗ ở văn phòng và môi trường # Nội thất và đồ đạc:

Ý nghĩa:

Đồ nội thất và đồ đạc là những thứ khác nhau. Theo từ điển của Webster, 'đồ nội thất' có nghĩa là thiết bị cần thiết, hữu ích và mong muốn như những vật phẩm có thể di chuyển được sử dụng để làm cho một căn phòng sẵn sàng cho việc sử dụng hoặc sử dụng.

Nội thất, do đó, có các đặc điểm sau:

(1) Nó là một loại thiết bị.

(2) Nó là cần thiết.

(3) Nó rất hữu ích.

(4) Đó là mong muốn.

(5) Nó bao gồm các bài viết di chuyển.

(6) Nó làm cho không gian sẵn sàng để sử dụng.

Một văn phòng đòi hỏi các loại thiết bị khác nhau bao gồm cả đồ nội thất. Nội thất văn phòng cũng đáp ứng các đặc điểm của đồ nội thất. 'Lịch thi đấu' có nghĩa là, theo cùng một từ điển, một thứ gì đó được cố định tại chỗ như một phần phụ vĩnh viễn hoặc một phần cấu trúc. Chúng tôi tìm thấy đồ đạc trong các hình thức của phụ kiện điện, thảm trên sàn nhà, kệ trên tường, một máy chiếu nhỏ được cố định trên bàn của một người đánh máy trong khi phiên âm một microfilm, vv

Từ định nghĩa, chúng tôi tìm thấy các đặc điểm sau của 'fixture':

(1) Một cái gì đó được cố định tại chỗ.

(2) Nó được cố định vĩnh viễn.

(3) Nó có thể là một phần của cấu trúc.

Có một sự khác biệt lớn giữa đồ nội thất và đồ đạc. Đồ nội thất có thể di chuyển trong khi cố định là cố định. Vì vậy, một văn phòng yêu cầu cả hai loại bài viết Đồ nội thất và đồ đạc. (Từ 'đồ nội thất' được sử dụng theo nghĩa tập thể. Nó có nghĩa là một số phần của đồ nội thất. Điều tương tự cũng đúng với từ 'thiết bị'.)

Tại sao đồ nội thất và đồ đạc được sử dụng?

Chúng được sử dụng cho các lý do khác nhau:

(1) Vì sự hữu ích hoặc tiện ích mà họ có.

(2) Một số đồ đạc được sử dụng cho sự xuất hiện hoặc thiết kế nghệ thuật của họ. Nhiều loại trang trí tường được thực hiện trong các văn phòng hiện đại.

(3) Chúng làm cho văn phòng trông hấp dẫn hơn.

(4) Họ tạo ra sức hấp dẫn lớn đối với nhân viên và họ khiến họ có động lực làm việc.

(5) Đồ nội thất và đồ đạc tốt và trang nghiêm nâng cao thiện chí của văn phòng (và của tổ chức thực sự).

Đồ nội thất và đồ đạc đòi hỏi nhiều cân nhắc trước khi chúng được mua. Đó là để xem bao xa các lý do trên được thỏa mãn. Họ có mối liên hệ rất chặt chẽ với bố cục.

Sử dụng và Tầm quan trọng:

Mỗi văn phòng đòi hỏi một số đồ nội thất và đồ đạc. Nội thất không thể thiếu đối với tất cả các văn phòng, dù lớn hay nhỏ. Trong thời hiện đại, một số đồ nội thất được chuyển đổi thành đồ đạc bởi vì một số đồ nội thất, như giá đỡ hoặc kệ, thậm chí ghế hoặc chỗ ngồi được gắn vào tường.

Một số tiền lớn được dành cho đồ nội thất và đồ đạc tại thời điểm lập kế hoạch cho một tổ chức văn phòng. Đồ nội thất và đồ đạc được coi là tài sản và được khấu hao hàng năm. Mỗi năm có sửa chữa và thay thế. Rất thường xuyên tổng đại tu được thực hiện thông qua cải tạo để làm cho diện mạo của văn phòng hiện đại và phong cách hơn, và cũng cho tiện ích tốt hơn.

Thiết kế mới được giới thiệu trên thị trường, sử dụng các vật liệu độc đáo đòi hỏi tiện ích và kinh tế cao hơn. Màu sắc của đồ nội thất phù hợp với màu sắc của các bức tường làm tăng thêm sự sang trọng và vui tươi cho môi trường văn phòng.

Số lượng và chủng loại đồ nội thất và đồ đạc được sử dụng trong văn phòng phụ thuộc vào các yếu tố sau:

(a) Bản chất và khối lượng hoạt động của tổ chức,

(b) Diện tích không gian sàn được sử dụng,

(d) Số lượng nhân viên,

(e) Sự mong muốn được cảm nhận bởi ban quản lý,

(f) Sự sẵn có của các quỹ và ngân sách.

Thông thường các loại nội thất sau đây được sử dụng trong văn phòng:

Bàn, Ghế, Giá đỡ Almirahs, Ghế đẩu, Tủ hồ sơ, Ghế sofa (thường là trong Phòng tiếp tân), các loại Giá đỡ khác nhau cho máy móc, Bộ đếm, Bàn làm việc, Két sắt và Tủ khóa, v.v. Nội thất hoặc đồ nội thất có thể được xây dựng theo yêu cầu và đo lường. Đồ đạc chủ yếu được thực hiện theo yêu cầu và đo lường. Phụ kiện điện và thảm là những ví dụ phổ biến.

Phân loại nội thất:

Đồ nội thất có thể được phân loại trên cơ sở các khía cạnh khác nhau: Sử dụng, những người mà đồ nội thất sẽ được sử dụng, vật liệu được sử dụng để làm cho nó, chất lượng, vv

Theo đó, chúng ta có thể có phân loại sau:

(1) Nội thất chung:

Đồ nội thất như vậy có nghĩa là cho các nhân viên văn thư nói chung cho công việc hàng ngày. Trước đây đồ nội thất như vậy được làm bằng gỗ nhưng xu hướng hiện đại là sử dụng đồ nội thất bằng thép. Độ bền là yếu tố quan trọng cho đồ nội thất như vậy vì sử dụng thô.

Nói chung, bàn sẽ chứa không quá hai ngăn kéo. Ghế sẽ thoải mái. Chiều cao của bàn hoặc bàn và ghế phải đạt tiêu chuẩn chung (tùy thuộc vào chiều cao trung bình của người dân nước này).

Sẽ tốt hơn nếu chiều cao được điều chỉnh theo chiều cao của người dùng. Diện tích bề mặt của bàn hoặc bàn phụ thuộc vào tính chất công việc. Một người quản lý sổ cái cần một khu vực lớn. Một người đánh máy không yêu cầu một khu vực lớn. Chiều cao, chiều dài và chiều rộng tiêu chuẩn của bàn là 28, 48 và 30. Chiều cao và chiều sâu tiêu chuẩn của ghế lần lượt là 17 ″ và 15 and và khoảng cách tối thiểu giữa hai cánh tay là 19.

Bàn đánh máy hình con ngựa là một thiết kế hiện đại để các vật liệu có thể được giữ xung quanh. Bàn hoặc bàn tốt nhất là được bao phủ bởi rexine hoặc lin lin để tránh làm hỏng mặt trên. Ghế có thể là 'yên trên đỉnh' (bọt ngày nay được sử dụng để đệm), cao (cho quầy), quay vòng, v.v. Ghế của người đánh máy sẽ không có tay để tránh cản trở bàn tay di chuyển.

Giá để hồ sơ hoặc tủ hồ sơ hiện đại là rất phổ biến để sử dụng văn thư. Tủ hồ sơ dọc có 4 đến 6 kệ với độ sâu 26 generally thường được sử dụng. Tủ kết hợp với sự sắp xếp để giữ các tập tin, thẻ chỉ mục cũng như sách đang trở nên phổ biến.

(2) Nội thất đặc biệt:

Loại đồ nội thất đặc biệt là cần thiết để làm loại công việc đặc biệt. Ví dụ, một bảng để sử dụng một số máy cụ thể.

(3) Nội thất tích hợp:

Một cải tiến hơn nữa trong thiết kế đồ nội thất là đồ nội thất tích hợp được làm theo yêu cầu cũng như để tiết kiệm không gian. Một đồ nội thất như vậy có thể được thu gọn và có thể được đẩy vào bên trong tường hoặc một mảnh đồ nội thất khác. Ví dụ, một ngăn kéo đặc biệt với bảng đánh máy để chứa máy đánh chữ khi công việc kết thúc.

(4) Nội thất điều hành:

Đồ nội thất như vậy có ý nghĩa đặc biệt và tiêu chuẩn sẽ có trật tự cao làm tăng thêm uy tín cho văn phòng. Phòng Hội đồng sẽ được trang bị đồ nội thất uy tín như vậy. Một tổ chức lớn làm cho sự đổi mới trong phong cách và thiết kế của đồ nội thất điều hành của nó. Rất thường xuyên đổi mới được thực hiện.

Thông thường không có tiêu chuẩn hóa kích thước. Nhưng tốt nhất là một bàn điều hành sẽ là hình bán nguyệt để mỗi nhóm ngồi trước mặt giám đốc điều hành đều tương đương với anh ta. Diện tích bề mặt phải rộng rãi với mặt trên bằng kính để chứa nhiều vật dụng khác nhau, bao gồm văn phòng phẩm, điện thoại (có thể có một số dụng cụ), Dictaphone, khay đựng các tập tin đến và đi, đèn bàn, v.v. và nói chung là quay vòng. Phòng tiếp tân cũng cần đồ nội thất trang nhã và ấn tượng.

(5) Nội thất mô-đun:

Đây là một sự thay đổi mang tính cách mạng trong thế giới nội thất. Nội thất mô-đun còn được gọi là nội thất hệ thống. Mục đích chính của đồ nội thất như vậy là để cung cấp diện tích bàn lớn hơn bao gồm ít diện tích sàn hơn. Một bộ đồ nội thất được lồng vào nhau với một bộ khác, để tổng khung trở nên nhỏ hơn. Một nhược điểm là nhân viên làm việc cùng nhau trong cùng một khung có thể dùng đến việc nói chuyện và do đó lãng phí thời gian.

(6) Nội thất linh hoạt và có thể thay thế cho nhau:

Việc lồng vào nhau của đồ nội thất có thể được thực hiện theo cách mà chúng có thể được mở khóa và các bộ phận có thể được di chuyển riêng để sử dụng riêng. Cùng một cơ sở hoặc bệ có thể được sử dụng cho các mảnh đồ nội thất khác nhau. Điều này được gọi là khả năng thay thế lẫn nhau.

Chỗ ở văn phòng và môi trường # Ánh sáng :

Tầm quan trọng:

Công việc văn phòng chủ yếu liên quan đến đọc và viết và vì vậy ánh sáng thích hợp là yếu tố chính để tạo điều kiện làm việc thuận lợi. Phải có ánh sáng đầy đủ nhưng không có ánh sáng chói. Ánh sáng quá mức và thiếu ánh sáng đều xấu vì cả hai đều gây căng thẳng cho mắt và não, cản trở hiệu quả làm việc. Căng thẳng trên mắt gây ra kích thích và trên não gây ra mệt mỏi về tinh thần.

Ánh sáng thích hợp có một số tính năng:

(1) Nó sẽ không quá mạnh cũng không quá mờ.

(2) Nó sẽ được khuếch tán hoặc trải đều trên tất cả các không gian văn phòng.

(3) Sẽ không có bất kỳ ánh sáng chói hoặc lóa mắt, trực tiếp hoặc gián tiếp.

(4) Không có bóng sẽ được tạo ra trên bàn.

(5) Cường độ ánh sáng phải có mức độ phù hợp với tính chất của công việc.

Ví dụ, công việc hình phức tạp cần nhiều ánh sáng hơn so với chuẩn bị tập tin. Bao nhiêu cường độ ánh sáng là cần thiết cho loại công việc có thể được đo bằng nến chân. Tối thiểu 5 đến 10 chân nến cho gangway và tối đa 50 nến cho công việc kế toán.

(6) Chi phí lắp đặt, vận hành và bảo trì phải là kinh tế.

Các loại ánh sáng:

Có hai loại ánh sáng nói chung:

Tự nhiên và nhân tạo

(1) Ánh sáng tự nhiên có nghĩa là ánh sáng ban ngày. Nó phụ thuộc vào:

(a) Vị trí của tòa nhà văn phòng. Các tòa nhà hướng về phía nam và phía đông có được ánh sáng ban ngày nhiều hơn so với các tòa nhà hướng về phía bắc. Các tòa nhà hướng về phía tây có được ánh sáng ban ngày tốt nhưng cũng chịu nhiều nhiệt hơn vào buổi chiều.

(b) Số lượng cửa sổ. Các tòa nhà văn phòng hiện đại, được làm bằng các trụ bê tông, không cần nhiều tiếng than khóc và vì vậy số lượng cửa sổ lớn hơn. Cửa sổ hiện đại (làm bằng kim loại và thủy tinh) cho phép nhiều ánh sáng và không khí tự nhiên hơn và không cho phép tia nắng mặt trời và nước mưa.

(d) Số lượng phân vùng. Quá nhiều phân vùng cản trở ánh sáng. Kiểu bố trí văn phòng mở với các phân vùng ánh sáng nhỏ hơn chiều cao trần cho phép nhiều ánh sáng bên trong.

(e) Diện tích của không gian sàn. Nếu không gian sàn lớn thì các khu vực cách xa cửa sổ phải chịu ít ánh sáng.

(2) Ánh sáng nhân tạo:

Ánh sáng nhân tạo cũng quan trọng không kém với ánh sáng tự nhiên trong văn phòng vì trong suốt giờ làm việc, nguồn cung cấp ánh sáng tự nhiên không thể đồng đều. Công việc có thể được thực hiện trong thời gian buổi tối. Ánh sáng tự nhiên không thể đủ trong những ngày nhiều mây. Nếu không gian sàn lớn, ánh sáng tự nhiên không thể đồng đều ở tất cả các góc. Ánh sáng thêm, tập trung trực tiếp vào các giấy tờ, có thể cần thiết trong trường hợp thực hiện các công việc phức tạp. Điều này được gọi là ánh sáng bàn cá nhân.

Do đó, càng nhiều ánh sáng tự nhiên càng được tận dụng, bổ sung bằng ánh sáng nhân tạo khi cần thiết. (Ánh sáng nhân tạo không có sự chắc chắn về tài khoản giảm tải. Nhưng văn phòng có thể có bộ tạo riêng rất tốn kém.)

Các loại chiếu sáng nhân tạo:

Ánh sáng nhân tạo có thể được thực hiện theo nhiều cách:

(1) Chiếu sáng chung hoặc mở:

Cho phép đèn điện treo trên trần nhà hoặc cố định chúng trên tường, mà không sử dụng bóng râm. Ánh sáng phát ra từ các bóng đèn và lan ra mọi hướng. Các đèn mở có thể nhìn thấy và có thể gây chói hoặc lóa mắt.

Đèn treo phải ở dưới hoặc cùng cấp với quạt trần. Nếu đèn ở trên quạt, sắc thái của lưỡi dao sẽ được tạo ra trên bàn. Đối với loại chiếu sáng chung hoặc mở, các ống huỳnh quang thích hợp hơn với đèn sợi đốt hoặc bóng đèn vì các ống này giúp khuếch tán ánh sáng tốt hơn và gây chói ít hơn. Chúng có thể được trang bị nhiều loại sắc thái và hình khối hoặc màn hình để giúp khuếch tán ánh sáng tốt hơn.

Các ống cũng kinh tế vì mức tiêu thụ hiện tại tương đối ít hơn nhưng ban đầu chi phí lắp đặt cao hơn. Ống là tốn kém và vì vậy chi phí bảo trì cao. Đèn sợi đốt có thể được che phủ bởi các sắc thái toàn cầu bằng cách giảm ánh sáng.

(2) Chiếu sáng trực tiếp:

Theo hệ thống này, đèn treo được trang bị các bóng mờ (qua đó ánh sáng không đi qua) trên đỉnh đèn. Kết quả là không có ánh sáng đi ra phía trần nhà nhưng ánh sáng được tập trung trực tiếp xuống bàn. Trần nhà vẫn tối nhưng sàn nhà được chiếu sáng bởi ánh sáng trực tiếp như vậy.

(3) Chiếu sáng bán trực tiếp:

Các sắc thái, như ở trên, là loại mờ (một số ánh sáng đi qua nó). Kết quả là một số ánh sáng đi ra từ phía trên, chiếu lên trần nhà và bị phản xạ trở lại trên bàn và phần chính của ánh sáng được tập trung trực tiếp vào bàn.

(4) Chiếu sáng gián tiếp:

Trong hệ thống này, đèn treo được bao phủ bởi các bóng ở phía dưới mờ đục. Toàn bộ ánh sáng được ném lên trần nhà và sau đó phản chiếu lại trên bàn. Cả trần và sàn đều được chiếu sáng. Nhưng cường độ ánh sáng trên sàn yếu.

(5) Chiếu sáng bán gián tiếp:

Các sắc thái, như trên, là loại mờ. Kết quả là, một số ánh sáng xuyên qua bóng râm xuống bàn nhưng phần chính của ánh sáng di chuyển lên trần nhà và phản xạ lại trên bàn. Cường độ ánh sáng trên sàn mạnh hơn.

(6) Ánh sáng che giấu:

Các bóng đèn, hoặc bóng đèn hoặc ống, được che giấu và không thể nhìn thấy nhưng các tia sáng phát ra để chiếu sáng. Nó gây ra ánh sáng êm dịu và phù hợp trong các nhà trưng bày hoặc nhà hàng và không phải trong văn phòng như vậy.

Ánh sáng tốt nhất:

Thật khó để nói đâu là loại ánh sáng tốt nhất. Trong cùng một văn phòng, các loại ánh sáng khác nhau được sử dụng cho các loại công việc khác nhau và tại các khu vực khác nhau. Lượng ánh sáng cũng phụ thuộc vào số lượng nhân viên. Cần nhiều ánh sáng hơn cho bộ phận có số lượng nhân viên nhiều hơn. Một loại ánh sáng thường được bổ sung bởi một loại khác.

Cửa sổ được bổ sung bằng đèn trời, ánh sáng tự nhiên bằng ánh sáng nhân tạo, ánh sáng chung bằng ánh sáng bàn riêng lẻ. Cường độ ánh sáng được điều chỉnh bằng cách sử dụng màu sắc trên tường (giữ cho trần nhà màu trắng để phản chiếu tốt hơn) và các loại đèn hoặc sắc thái khác nhau. Khi phân biệt các bức tường được thực hiện, nó phải được lưu ý rằng màu sắc không nên như vậy mà hấp thụ ánh sáng và không cho phép phản chiếu. Màu sắc mềm mại và mát mẻ là thích hợp hơn.

Chỗ ở văn phòng và môi trường # Thông gió:

Tầm quan trọng:

Thông gió là một giao thông hai chiều. Nó có nghĩa là một luồng không khí trong lành và di chuyển ra khỏi không khí cũ. Nó là hoàn toàn cần thiết ở một nơi làm việc như một văn phòng nơi một số lượng lớn người ngồi trong một thời gian dài và làm việc. Nếu có sự cản trở thông gió thì nó gây ra các căng thẳng cho cơ thể và tâm trí, đau đầu, mệt mỏi, ngột ngạt, vv dẫn đến làm chậm công việc. Thông gió là điều cần thiết cho thể chất và tinh thần.

Cách duy trì:

Cho phép không khí cũ để di chuyển ra khỏi văn phòng không phải là một vấn đề lớn. Quạt hút được lắp đặt cho mục đích nếu giếng trời không đủ. Đó là một vấn đề lớn làm thế nào để duy trì không khí trong lành. Không khí cũng cần lưu thông trong văn phòng. Quá nhiều thổi vào không khí gây ra kích thích và xáo trộn vì giấy tờ bị xù lông. Hơn nữa, không khí nóng ở một đất nước nóng hoặc không khí lạnh ở đất nước lạnh không bao giờ được chào đón.

Ở một đất nước nóng, cửa sổ và cửa ra vào bị đóng lại và nhà máy điều hòa không khí được sử dụng để hút không khí mát mẻ và trong lành, đồng thời không khí xấu và cũ bị đẩy ra ngoài. Ở một đất nước lạnh nhà máy điều hòa không phải là rất hữu ích. Lò sưởi với ống khói, tuy nhiên, cho phép không khí cũ đi ra ngoài. Ở một đất nước lạnh, cửa sổ và cửa ra vào có cửa chớp đôi hoặc màn hình kính được sử dụng để tắt không khí hoặc hạn hán.

Nhiều không gian được cho phép giữa lối vào chính và lối vào thứ hai hoặc hành lang. Quạt điện, máy thổi hoặc máy tuần hoàn không khí và bộ lọc được sử dụng để hút không khí tự nhiên trong lành, để làm cho nó không có bụi thông qua các bộ lọc và lưu thông trong văn phòng. Kiểu mở văn phòng bố trí và không có quá nhiều phân vùng giúp thông gió tốt hơn. Do đó, giống như thông gió chiếu sáng cũng có thể là tự nhiên và nhân tạo.

Chỗ ở văn phòng và môi trường # Nhiệt độ và độ ẩm:

Tầm quan trọng:

Một mức độ thích hợp và nhiệt độ và độ ẩm đồng đều phải được duy trì trong một văn phòng. Biến động nhiệt độ và độ ẩm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Quá nhiều không khí nóng hoặc lạnh cũng như tỷ lệ độ ẩm trong không khí quá cao hoặc quá thấp không tạo ra bầu không khí vật lý thuận lợi cho công việc văn phòng hiệu quả.

Thiết bị nhân tạo:

Có nhiều loại thiết bị nhân tạo để duy trì mức nhiệt độ và độ ẩm tiêu chuẩn. Ở các nước nóng, nhà máy điều hòa không khí được lắp đặt hoặc máy làm mát không khí được sử dụng trong khi ở nước lạnh được bố trí.

Có các tòa nhà được sưởi ấm tập trung hoặc điều hòa không khí được sử dụng bởi các cư dân khác nhau. Quạt điện thường được sử dụng trong tất cả các loại văn phòng ở các nước nóng. Nhiệt độ và độ ẩm thay đổi theo mùa và phải điều chỉnh theo đó. Bằng cách sử dụng điều hòa không khí hoặc máy sưởi ấm phòng, tính đồng nhất của nhiệt độ, dù cao hay thấp đều có thể được duy trì.

Chỗ ở văn phòng và môi trường # Tự do khỏi tiếng ồn và bụi:

Tầm quan trọng:

Tiếng ồn và bụi tạo ra sự xáo trộn và kích thích tương ứng. Tiếng ồn là một sự căng thẳng trong tâm trí trong khi bụi trên cơ thể. Bụi cũng không lành mạnh. Một văn phòng, do đó, không được có tiếng ồn và bụi. Công việc văn phòng chủ yếu là tinh thần cần sự tập trung của tâm trí bị xáo trộn bởi tiếng ồn. Nó dẫn đến các loại sai lầm và đình chỉ công việc. Và vì vậy, cả chất lượng và số lượng công việc phải chịu.

Tiếng ồn có thể liên tục hoặc lẻ tẻ hoặc đột ngột. Tiếng ồn liên tục không có hại như mọi người đã quen với nó. Tiếng ồn có thể dễ chịu (của một giai điệu) hoặc khó chịu (còi của một chiếc xe máy) và cả hai có thể làm phiền để làm việc. Bụi có thể đọng lại trên vật phẩm hoặc có thể trôi nổi trong không khí. Cả hai gây ra kích thích và cản trở dòng chảy của công việc.

Nguồn:

Các nguồn của cả hai, tiếng ồn và bụi, là bên trong và bên ngoài.

(1) Nội bộ:

Bên trong âm thanh hoặc tiếng ồn văn phòng có thể được gây ra theo nhiều cách khác nhau như vận hành máy móc (như máy đánh chữ, máy sao chép, v.v.). Nếu có sự phân cấp chức năng đánh máy, tiếng ồn sẽ phát sinh từ tất cả các góc của văn phòng.

Tiếng ồn được tạo ra bằng cách nói chuyện của mọi người với nhau (và chủ đề có thể được kết nối với công việc hoặc bằng cách khác), bằng cách di chuyển đồ đạc từ nơi này sang nơi khác, chuyển động của mọi người dọc theo hành lang hoặc lối đi hoặc tiếng ồn phát ra từ giày trong khi đi bộ, vv Bên trong bụi văn phòng có thể được tích tụ trên đồ nội thất, đồ đạc, tường, vv vì thiếu sắp xếp làm sạch và cũng không sử dụng.

(2) Bên ngoài:

Tiếng ồn, gây ra bên ngoài, có thể đi vào bên trong. Điều này chủ yếu là do lựa chọn trang web bị lỗi. Tiếng ồn xuất phát từ thị trường, nhà ga, đường giao thông đông đúc, nhà máy v.v ... Bụi từ bên ngoài cũng xuất hiện ít nhiều vì những lý do tương tự. Bụi có thể bị thổi vào bởi bão.

Sự bảo vệ:

Bảo vệ khỏi tiếng ồn bên trong có thể đạt được trong cách cư xử sau:

(a) Bằng cách giữ máy ở một góc hoặc trong phòng máy cách âm riêng biệt.

(b) Bằng cách sử dụng thảm hoặc thảm hoặc vải sơn trên sàn nhà hoặc bằng cách cố định mũ cao su ở 'chân' của tất cả đồ nội thất.

Nếu có áp lực công việc, có rất ít thời gian để buôn chuyện. Tiếng ồn bên ngoài có thể tránh được bằng cách lựa chọn trang web thích hợp. Bụi bên trong có thể được loại bỏ thông qua việc sắp xếp hợp lý việc làm sạch, lau bụi và bảo trì nói chung. Có nhiều loại máy làm sạch khác nhau để giữ cho sàn nhà sạch sẽ. Thảm, vv, tạo điều kiện dễ dàng lau bụi và làm sạch.

Bụi bên ngoài phần lớn có thể tránh được bằng cách lựa chọn vị trí thích hợp và bằng cách đóng cửa ra vào và cửa sổ vào thời điểm thích hợp. Cửa sổ và cửa ra vào hiện đại được làm bằng các thiết kế như vậy để ngăn tiếng ồn và bụi bên ngoài. Điều hòa cũng hữu ích vì cửa ra vào và cửa sổ được đóng kín.

Chỗ ở văn phòng và môi trường # Sắp xếp an toàn và vệ sinh:

Tầm quan trọng:

An toàn và vệ sinh là những vấn đề hoàn toàn khác nhau. Người trước quan tâm trực tiếp đến cơ thể trong khi người sau quan tâm đến sức khỏe. Sắp xếp cho cả hai là cần thiết vì lợi ích của văn phòng và nhân viên văn phòng.

An toàn:

An toàn có nghĩa là cẩn thận và có kế hoạch tránh tai nạn.

Tai nạn có thể xảy ra trên tài khoản của nhiều lý do:

(a) Một tai nạn nhỏ do vết cắt hoặc vết bầm do bất cẩn sử dụng dao hoặc kéo một mảnh đồ nội thất hoặc dụng cụ, vv Những tai nạn như vậy có thể tránh được bằng cách cẩn thận một chút.

(b) Chấn thương lớn có thể xảy ra do (i) ngã trong khi trèo lên để sử dụng kệ trên của almirah hoặc tủ cao, hoặc (ii) lật đổ bị tắc nghẽn bởi cáp điện thoại trên sàn hoặc (iii) bị đau từ điện, các cú sốc ra khỏi dây d, công tắc rò rỉ hoặc bất kỳ thiết bị nào, v.v.

Tất cả những điều này có thể tránh được (i) bằng cách sử dụng thang hoặc (ii) bằng cách loại bỏ tất cả các mối nguy hiểm (Tham khảo 3.18), ngăn cách bố trí hợp lý hoặc tắt công tắc đúng lúc hoặc liên tục thực hiện kiểm tra và sửa chữa, v.v.

Đối với các nhà máy có các quy tắc phức tạp cho các biện pháp an toàn nhưng không có các quy tắc như vậy cho các văn phòng. Nhưng các biện pháp phòng ngừa chung chống cháy được thực hiện ở mọi văn phòng tốt bằng cách cung cấp các bình chữa cháy. Chính sách chữa cháy được thực hiện để được bồi thường từ mất lửa.

Cơ hội bắt lửa trong văn phòng là rất lớn vì văn phòng bao gồm hàng hóa dễ cháy và hút thuốc trong văn phòng là một việc phổ biến. Do đó, các biện pháp phòng ngừa chống cháy là rất cần thiết. Nhiệm vụ của người quản lý văn phòng là giữ Hộp sơ cứu trong văn phòng trong trường hợp khẩn cấp.

Vệ sinh:

Một số lượng lớn người, các thành viên của nhân viên và người ngoài, đến văn phòng hàng ngày, dành nhiều thời gian ở đó và sử dụng không gian sàn, thiết bị, nhà vệ sinh, vv Điều khá tự nhiên là bụi bẩn sẽ chất đống. Giấy thải và các chất thải khác thường xuyên tích lũy.

Tất cả những điều này tạo ra sự ô uế, và các điều kiện không lành mạnh và nhiễm trùng của nhiều loại có thể lây lan. Do đó, điều cần thiết là thường xuyên làm sạch không gian sàn văn phòng bằng cách sử dụng thuốc trừ sâu, khử trùng, khử mùi, vv sẽ diễn ra hàng ngày đều đặn. Có nhà cơ quan chịu trách nhiệm làm sạch trên hợp đồng. Ngoài việc vệ sinh chung trong khuôn viên văn phòng, việc thường xuyên lau chùi và lau bụi đồ nội thất văn phòng, máy móc và thiết bị cũng cần thiết để bảo trì và độ bền tốt hơn.

Tất cả các trang trí nội thất sẽ mất đi sự quyến rũ của nó nếu không có vệ sinh và bảo trì thích hợp. Thông thường, một người chăm sóc được chỉ định cho mọi văn phòng có nhiệm vụ là văn phòng được duy trì gọn gàng và sạch sẽ. Các bức tường không được biến dạng bằng cách treo lịch hoặc hình ảnh không cần thiết. Các bảng thông báo phải được làm sạch thường xuyên không cho phép các thông báo cũ và cũ tiếp tục được dán.

Chỗ ở văn phòng và môi trường # Điều hòa màu:

Tầm quan trọng:

Các màu sắc khác nhau được sử dụng cho các bức tường, vách ngăn, đồ nội thất, màn hình, thảm hoặc thảm, đồng phục cho nhân viên phục vụ; vv Màu sắc có tác dụng tuyệt vời về thể chất và tâm lý. Hiệu ứng có thể thuận lợi và không thuận lợi. Màu sắc có thể dễ chịu, nhẹ nhàng, thú vị, kích thích, hấp thụ, phản chiếu, ấn tượng hoặc không ấn tượng. Sử dụng màu sắc đòi hỏi những cân nhắc khác nhau, cả về thể chất và tâm lý.

Tầm quan trọng của màu sắc có thể được nhận ra khi chúng ta nghĩ về đồ nội thất và ánh sáng. Màu sắc khác nhau nên được sử dụng cho các bài viết khác nhau và cho các mục đích khác nhau. Use of colour is considered today a special branch of knowledge called “psychometrics'.

Colour Conditioning:

Colour can be used for developing motivation to work and thereby increasing productivity. Pleasant colours rouse cheerfulness and willingness to work. A dull or repulsive colour may depress the mind. A suitable colour reflects more light to make it congenial for efficient work. Colour also has effect on warmth or temperature inside the office.

Inside the same office one may find different shades of colour in different departments—bright, attractive, and pleasant colours in the Reception Room while sober colour in the Board Room, reflective colour in the general office hall, durable colour in the canteen etc.

Colour shall be matching with the lighting arrangement. A combination of colours can be used, as in the case of furniture. Now-a-days colorful sun-mica is used on table tops, wooden colour steel is a fashion. There is no end of variety of colour used for curtains, screens, upholstery or carpets and linoleum.

The combination of colours must be artistically and tastefully made. There shall not be loud contrasts. Colour conditioning means use of colours most effectively so that the working people are placed in a favourable psychological condition.