Quy trình kiểm soát quản lý: Đó là Đặc điểm, Tầm quan trọng, Kỹ thuật và các Chi tiết khác
Đọc bài viết này để tìm hiểu về Quy trình kiểm soát quản lý: đó là đặc điểm, tầm quan trọng, loại, yêu cầu của hệ thống và kỹ thuật kiểm soát hiệu quả!
Một tổ chức hiệu quả là một nơi mà các nhà quản lý hiểu cách quản lý và kiểm soát. Mục tiêu của kiểm soát như một khái niệm và quy trình là giúp thúc đẩy và định hướng nhân viên trong vai trò của họ. Hiểu quy trình và hệ thống kiểm soát quản lý là điều cần thiết cho hiệu quả lâu dài của một tổ chức.
Không có đủ hệ thống kiểm soát tại chỗ, sự nhầm lẫn và hỗn loạn có thể áp đảo một tổ chức. Tuy nhiên, nếu các hệ thống kiểm soát là nghẹt thở, một tổ chức, tổ chức đó sẽ bị xói mòn bởi sự đổi mới và tinh thần kinh doanh.
Hình ảnh lịch sự: theledgeledgepartnership.com/uk/wp-content/uploads/2012/01/Marketing-Review-2.jpg
Khái niệm về kiểm soát:
Kiểm soát thuật ngữ có ý nghĩa khác nhau tùy thuộc vào bối cảnh sử dụng thuật ngữ này. Trong sản xuất, nó đề cập đến một Thiết bị hoặc cơ chế được cài đặt hoặc thiết lập để hướng dẫn hoặc điều chỉnh các hoạt động hoặc hoạt động của một bộ máy, máy, người hoặc hệ thống; trong luật, nó đề cập đến việc kiểm soát lợi ích và trong quản lý như một cơ quan để ra lệnh và quản lý các hoạt động và quản lý của một thực thể.
Kiểm soát là một quy trình quản lý nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định trong thời gian biểu đã thiết lập và bao gồm ba thành phần: (1) thiết lập các tiêu chuẩn, (2) đo lường hiệu suất thực tế và (3) thực hiện hành động khắc phục.
Đặc điểm của điều khiển:
Các đặc điểm sau đây của kiểm soát có thể được xác định:
1. Kiểm soát là một quy trình quản lý:
Quy trình quản lý bao gồm năm chức năng, viz., Lập kế hoạch, tổ chức, nhân sự, chỉ đạo và kiểm soát. Vì vậy, kiểm soát là một phần của quá trình quản lý.
2. Kiểm soát là nhìn về phía trước:
Bất cứ điều gì đã xảy ra đã xảy ra và người quản lý chỉ có thể thực hiện hành động khắc phục các hoạt động trong tương lai. Quá khứ có liên quan để đề xuất những gì đã sai và làm thế nào để sửa chữa tương lai.
3. Kiểm soát tồn tại ở mỗi cấp của Tổ chức:
Bất cứ ai là người quản lý, đều phải tham gia kiểm soát - có thể là Chủ tịch, Giám đốc điều hành, Giám đốc điều hành, Trưởng phòng hoặc quản lý tuyến đầu tiên. Tuy nhiên, ở mọi cấp độ kiểm soát sẽ khác nhau - quản lý cấp cao sẽ tham gia vào kiểm soát chiến lược, quản lý cấp trung thành kiểm soát chiến thuật và cấp thấp hơn vào kiểm soát hoạt động.
4. Kiểm soát là một quá trình liên tục:
Kiểm soát không phải là chức năng cuối cùng của quản lý nhưng nó là một quá trình liên tục. Kiểm soát không phải là hoạt động một lần, mà là một quá trình liên tục. Quá trình thiết lập các tiêu chuẩn cần phân tích và sửa đổi liên tục tùy thuộc vào các lực lượng bên ngoài, kế hoạch và hiệu suất nội bộ.
5. Kiểm soát được liên kết chặt chẽ với Kế hoạch:
Lập kế hoạch và kiểm soát được liên kết chặt chẽ. Hai người được gọi đúng là "cặp song sinh Xiêm". Mỗi mục tiêu, mọi mục tiêu, mọi chính sách, mọi thủ tục và mọi ngân sách đều trở thành tiêu chuẩn để so sánh hiệu suất thực tế.
Lập kế hoạch đặt khóa học của tàu và kiểm soát giữ cho nó đi đúng hướng. Khi con tàu bắt đầu xoay chuyển hướng đi, người dẫn đường thông báo cho nó và đề nghị một tiêu đề mới được thiết kế để đưa con tàu trở lại đúng hướng. Khi quá trình kiểm soát kết thúc, kết quả của nó được tích hợp vào kế hoạch để đưa ra các tiêu chuẩn mới để kiểm soát.
6. Mục đích của Kiểm soát là hướng đến mục tiêu và do đó tích cực:
Kiểm soát là có bởi vì không có nó, doanh nghiệp có thể đi sai đường. Việc kiểm soát có mục đích tích cực cả cho tổ chức (để làm cho mọi thứ xảy ra) và các cá nhân (từ bỏ một phần độc lập của họ để đạt được các mục tiêu của tổ chức).
Quy trình kiểm soát:
Sau đây là các bước liên quan đến quá trình kiểm soát:
1. Thiết lập các tiêu chuẩn:
Trong kế hoạch chiến lược tổng thể của một tổ chức, các nhà quản lý xác định mục tiêu cho các bộ phận tổ chức theo các thuật ngữ hoạt động cụ thể, chính xác, bao gồm các tiêu chuẩn về hiệu suất để so sánh với các hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên, đối với một số hoạt động, các tiêu chuẩn không thể cụ thể và chính xác.
Các tiêu chuẩn, so với hiệu suất thực tế sẽ được so sánh, có thể được lấy từ kinh nghiệm, phương pháp thống kê và điểm chuẩn trong quá khứ (dựa trên thực tiễn công nghiệp tốt nhất). Càng xa càng tốt, các tiêu chuẩn được phát triển song phương thay vì quản lý cấp cao quyết định đơn phương, theo dõi các mục tiêu của tổ chức.
Các tiêu chuẩn có thể hữu hình (rõ ràng, cụ thể, cụ thể và thường có thể đo lường được) - tiêu chuẩn số, tiền tệ, vật lý và thời gian; và phi vật thể (liên quan đến đặc điểm của con người) - thái độ mong muốn, tinh thần, đạo đức và hợp tác cao.
2. Đo lường hiệu suất thực tế:
Hầu hết các tổ chức chuẩn bị các báo cáo chính thức về đo lường hiệu suất cả định lượng và định tính (trong đó không thể định lượng) mà các nhà quản lý xem xét thường xuyên. Các phép đo này phải liên quan đến các tiêu chuẩn được đặt ra trong bước đầu tiên của quy trình kiểm soát.
Ví dụ: nếu tăng trưởng doanh số là mục tiêu, tổ chức nên có phương tiện thu thập và báo cáo dữ liệu bán hàng. Dữ liệu có thể được thu thập thông qua quan sát cá nhân (thông qua quản lý bằng cách đi bộ quanh nơi xảy ra sự việc), báo cáo thống kê (có thể thực hiện bằng máy tính), báo cáo bằng miệng (thông qua hội nghị, cuộc họp một-một hoặc cuộc gọi điện thoại), báo cáo bằng văn bản (toàn diện và ngắn gọn, thông tin kế toán - thường là sự kết hợp của tất cả. Để được sử dụng, luồng thông tin nên thường xuyên và kịp thời.
3. So sánh hiệu suất với các tiêu chuẩn:
Bước này so sánh các hoạt động thực tế với các tiêu chuẩn hiệu suất. Khi các nhà quản lý đọc báo cáo máy tính hoặc đi bộ qua các nhà máy của họ, họ sẽ xác định xem hiệu suất thực tế có đáp ứng, vượt quá hoặc không đạt tiêu chuẩn hay không.
Thông thường, báo cáo hiệu suất đơn giản hóa việc so sánh như vậy bằng cách đặt các tiêu chuẩn hiệu suất cho giai đoạn báo cáo cùng với hiệu suất thực tế trong cùng thời kỳ và bằng cách tính toán phương sai, đó là sự khác biệt giữa từng lượng thực tế và tiêu chuẩn liên quan.
Người quản lý phải biết về biến thể được phép tiêu chuẩn (cả tích cực và tiêu cực). Quản lý bằng ngoại lệ là thích hợp và thiết thực nhất để tránh những sai lệch không đáng kể. Thời gian biểu để so sánh phụ thuộc vào nhiều yếu tố bao gồm tầm quan trọng và độ phức tạp gắn liền với tầm quan trọng và độ phức tạp.
4. Thực hiện hành động khắc phục và củng cố thành công:
Khi hiệu suất lệch khỏi tiêu chuẩn, người quản lý phải xác định những thay đổi nào, nếu có, là cần thiết và cách áp dụng chúng. Trong môi trường năng suất và tập trung vào chất lượng, công nhân và người quản lý thường được trao quyền để đánh giá công việc của chính họ. Sau khi người đánh giá xác định nguyên nhân hoặc nguyên nhân sai lệch, anh ta hoặc cô ta có thể thực hiện bước thứ tư hành động khắc phục.
Hành động khắc phục có thể là duy trì hiện trạng (củng cố thành công), sửa chữa sai lệch hoặc thay đổi tiêu chuẩn. Khóa học hiệu quả nhất có thể được quy định bởi các chính sách hoặc có thể tốt nhất tùy thuộc vào sự đánh giá và sáng kiến của nhân viên. Hành động khắc phục có thể là ngay lập tức hoặc cơ bản (tự sửa đổi các tiêu chuẩn).
Tầm quan trọng của kiểm soát :
1. Hướng dẫn quản lý trong việc đạt được các mục tiêu được xác định trước:
Luồng thông tin liên tục về các dự án giữ cho phạm vi lập kế hoạch dài đi đúng hướng. Nó giúp thực hiện các hành động khắc phục trong tương lai nếu hiệu suất không đạt được.
2. Đảm bảo sử dụng hiệu quả các nguồn lực khan hiếm và có giá trị:
Hệ thống kiểm soát giúp nâng cao hiệu quả tổ chức. Các thiết bị điều khiển khác nhau đóng vai trò là động lực cho các nhà quản lý. Hiệu suất của mỗi người thường xuyên được theo dõi và bất kỳ sự thiếu hụt nào nếu có mặt được khắc phục sớm nhất.
Kiểm soát gây áp lực tâm lý lên người trong tổ chức. Mặt khác, kiểm soát cũng cho phép quản lý quyết định liệu nhân viên có làm đúng hay không.
3. Phối hợp tạo điều kiện:
Kiểm soát giúp phối hợp các hoạt động thông qua sự thống nhất của hành động. Mỗi người quản lý sẽ cố gắng phối hợp các hoạt động của cấp dưới của mình để đạt được các mục tiêu của phòng ban.
Tương tự, giám đốc điều hành cũng điều phối hoạt động của các bộ phận khác nhau. Kiểm soát hoạt động như một kiểm tra về hiệu suất và kết quả thích hợp chỉ đạt được khi các hoạt động được phối hợp.
4. Dẫn đến sự ủy thác và phân cấp thẩm quyền:
Một quyết định về hành động tiếp theo cũng được tạo điều kiện. Kiểm soát làm cho ủy nhiệm dễ dàng hơn / tốt hơn. Phân cấp thẩm quyền là cần thiết trong các doanh nghiệp lớn. Ban quản lý không thể ủy quyền mà không đảm bảo kiểm soát thích hợp.
Các mục tiêu hoặc mục tiêu của các phòng ban khác nhau được sử dụng như một kỹ thuật kiểm soát. Các kỹ thuật kiểm soát khác nhau như lập ngân sách, kiểm soát chi phí; phê duyệt trước hành động, vv cho phép phân cấp mà không mất quyền kiểm soát các hoạt động.
5. Quản lý phụ tùng hàng đầu để tập trung vào hoạch định chính sách:
Đối với quy trình kiểm soát, sự chú ý của quản lý không được yêu cầu mỗi giờ và sau đó. Việc quản lý bằng ngoại lệ cho phép quản lý hàng đầu tập trung vào xây dựng chính sách.
Tại sao mọi người phản đối kiểm soát?
Nhiều người không thích khái niệm kiểm soát vì những lý do sau:
(i) Các hình thức tổ chức hữu cơ mới, nhiều hơn nữa (các tổ chức tự tổ chức, các nhóm tự quản lý, các tổ chức mạng, v.v.) cho phép các tổ chức phản ứng nhanh hơn và dễ thích nghi hơn trong thế giới thay đổi nhanh chóng ngày nay. Các hình thức này cũng tăng cường trao quyền cho các nhân viên, nhiều hơn so với các tổ chức có cấu trúc phân cấp, cứng nhắc trong quá khứ.
(ii) Nhiều người khẳng định rằng bản chất của các tổ chức đã thay đổi nên bản chất của kiểm soát quản lý. Một số người đi xa đến mức cho rằng ban quản lý không nên thực hiện bất kỳ hình thức kiểm soát nào.
Họ cho rằng quản lý nên tồn tại để hỗ trợ các nỗ lực của nhân viên để trở thành thành viên đầy đủ của các tổ chức và cộng đồng - do đó, mọi hình thức kiểm soát đều hoàn toàn phản tác dụng với quản lý và nhân viên.
(iii) Một số người thậm chí phản ứng mạnh mẽ với cụm từ kiểm soát quản lý của Wap. Bản thân từ này có một ý nghĩa tiêu cực, ví dụ, nó có thể nghe có vẻ thống trị, ép buộc và nặng tay. Có vẻ như các nhà văn của văn học quản lý bây giờ thích sử dụng thuật ngữ điều phối trực tuyến hơn là điều khiển trực tiếp.
(iv) Mọi người cũng phản đối các biện pháp kiểm soát khi họ nghĩ đến việc giảm quyền tự chủ, kìm hãm sự sáng tạo, đe dọa an ninh và duy trì áp bức. Điều này có thể dẫn đến thay đổi về chuyên môn và cấu trúc quyền lực và cấu trúc xã hội trong tổ chức.
Các loại kiểm soát:
Kiểm soát có thể có nhiều bằng hiện vật. Chúng có thể được phân loại trên cơ sở (a) thời gian, (b) thiết kế hệ thống, (c) cấp quản lý và (d) Trách nhiệm
Trên cơ sở thời gian:
Kiểm soát có thể tập trung vào các sự kiện trước, trong hoặc sau một quá trình. Ví dụ, một đại lý ô tô địa phương có thể tập trung vào các hoạt động trước, trong hoặc sau khi bán xe mới. Các biện pháp kiểm soát như vậy có thể được gọi tương ứng là Phòng ngừa, Thám tử và Khắc phục.
Trên cơ sở này, kiểm soát có thể là:
(i) Kiểm soát chuyển tiếp thức ăn
(ii) Kiểm soát đồng thời
(iii) Kiểm soát phản hồi
1. Kiểm soát chuyển tiếp thức ăn:
Mục tiêu của kiểm soát chuyển tiếp thức ăn hoặc kiểm soát sơ bộ là để dự đoán các vấn đề có thể xảy ra và thực hiện kiểm soát ngay cả trước khi hoạt động bắt đầu hoặc vấn đề đã xảy ra hoặc được báo cáo. Đó là định hướng tương lai.
Loại kiểm soát này rất phổ biến trong các hãng hàng không. Họ đi vào các hoạt động bảo trì phòng ngừa để phát hiện và ngăn ngừa thiệt hại cấu trúc, có thể dẫn đến thảm họa. Những kiểm soát này thể hiện rõ trong việc tuyển chọn và tuyển dụng nhân viên mới. Nó giúp hành động trước.
Trong trường hợp kiểm soát phản hồi, người ta dựa vào dữ liệu lịch sử, sẽ đến sau khi hoạt động được thực hiện. Điều này có nghĩa là thông tin bị trễ và việc cải chính là không thể. Người ta chỉ có thể điều chỉnh cho các hoạt động trong tương lai.
Điều đó có nghĩa là bất cứ điều gì sai đã được thực hiện và nó không thể được hoàn tác. Mặc dù, kiểm soát theo định hướng trong tương lai phần lớn không được chú ý trong thực tế, bởi vì các nhà quản lý đã phụ thuộc quá mức vào dữ liệu kế toán và thống kê cho mục đích kiểm soát. Trong trường hợp không có bất kỳ phương tiện mong đợi nào, tham chiếu đến lịch sử được coi là tốt hơn so với không có tài liệu tham khảo nào cả.
Tuy nhiên, khái niệm chuyển tiếp thức ăn đã được áp dụng ngay bây giờ và sau đó. Một cách phổ biến mà các nhà quản lý đã thực hành là thông qua các dự báo cẩn thận và lặp đi lặp lại bằng cách sử dụng thông tin mới nhất có sẵn, so sánh những gì mong muốn với dự báo và đưa ra các thay đổi chương trình để dự báo có thể hứa hẹn hơn.
2. Kiểm soát đồng thời:
Kiểm soát đồng thời giám sát hoạt động của nhân viên liên tục để đảm bảo tính nhất quán với các tiêu chuẩn chất lượng diễn ra trong khi một hoạt động đang diễn ra hoặc đang diễn ra. Nó liên quan đến quy định của các hoạt động đang diễn ra là một phần của quá trình chuyển đổi để đảm bảo rằng chúng tuân thủ các tiêu chuẩn của tổ chức.
Kỹ thuật giám sát trực tiếp là hình thức kiểm soát đồng thời được biết đến nhiều nhất. Kiểm soát đồng thời được thiết kế để đảm bảo rằng các hoạt động của nhân viên tạo ra kết quả chính xác và khắc phục các sự cố, nếu có, trước khi chúng trở nên tốn kém.
Trong trường hợp gõ máy tính, nếu lỗi chính tả hoặc xây dựng không chính xác, chương trình sẽ ngay lập tức cảnh báo cho người dùng. Nhiều hoạt động sản xuất bao gồm các thiết bị đo xem các mặt hàng được sản xuất có đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng hay không.
Vì kiểm soát đồng thời liên quan đến việc điều chỉnh các nhiệm vụ đang diễn ra, nó đòi hỏi sự hiểu biết đầy đủ về các nhiệm vụ cụ thể liên quan và mối quan hệ của chúng với mong muốn và sản phẩm.
Kiểm soát đồng thời đôi khi được gọi là kiểm soát, sàng lọc hoặc có - không kiểm soát, bởi vì nó thường liên quan đến các điểm kiểm tra trong đó đưa ra quyết định về việc có nên tiếp tục tiến hành, thực hiện hành động khắc phục hay ngừng hoàn toàn công việc đối với các sản phẩm hoặc dịch vụ.
3. Kiểm soát phản hồi:
Việc kiểm soát diễn ra sau khi công việc kết thúc. Hành động khắc phục được thực hiện sau khi phân tích phương sai với các tiêu chuẩn được lên kế hoạch vào cuối hoạt động. Nó còn được gọi là control kiểm soát hành động bài ', bởi vì kiểm soát phản hồi được thực hiện sau khi sự kiện đã diễn ra.
Kiểm soát như vậy được sử dụng khi chuyển tiếp thức ăn hoặc đồng thời là không thể hoặc rất tốn kém; hoặc khi các quy trình chính xác liên quan đến việc thực hiện một công việc khó xác định trước.
Ưu điểm song sinh của kiểm soát phản hồi là thông tin có ý nghĩa được nhận liên quan đến nỗ lực lập kế hoạch và kiểm soát phản hồi giúp nâng cao động lực của nhân viên.
Trên cơ sở thiết kế Hệ thống điều khiển:
Ba cách tiếp cận có thể được theo sau trong khi thiết kế các hệ thống kiểm soát, viz., Kiểm soát thị trường, Kiểm soát quan liêu và Kiểm soát bang hội. Tuy nhiên, hầu hết các tổ chức không chỉ phụ thuộc vào một trong số họ.
1. Kiểm soát thị trường :
Kiểm soát dựa trên cơ chế thị trường của các hoạt động cạnh tranh về giá cả và thị phần. Các bộ phận khác nhau được chuyển đổi thành trung tâm lợi nhuận và hiệu suất của chúng được đánh giá theo dòng trên cùng phân khúc (doanh thu), dòng dưới cùng (lợi nhuận) và thị phần.
Sử dụng kiểm soát thị trường sẽ có nghĩa là các nhà quản lý trong tương lai sẽ phân bổ nguồn lực hoặc tạo ra các phòng ban hoặc các hoạt động khác phù hợp với các lực lượng thị trường.
2. Kiểm soát quan liêu:
Kiểm soát quan liêu tập trung vào thẩm quyền, quy tắc và quy định, thủ tục và chính sách. Hầu hết các đơn vị khu vực công ở Ấn Độ đi vào kiểm soát quan liêu.
Nếu họ không tuân theo quy tắc, các ủy ban lập pháp và các bộ mà họ làm việc sẽ khiển trách họ. Trong bệnh viện không có thuốc nào có thể được sử dụng trừ khi có đơn thuốc và nó được ghi lại trong sổ đăng ký vấn đề, ngay cả khi bệnh nhân có thể chết ở giữa.
3. Kiểm soát bang hội:
Các hệ thống kiểm soát được thiết kế theo cách nhường chỗ cho tầm nhìn chung, các giá trị chung, chuẩn mực, truyền thống và niềm tin, v.v., một phần của văn hóa tổ chức.
Nó không dựa trên các cơ chế phân cấp, mà là các biện pháp liên quan đến công việc và hiệu suất. Kiểu kiểm soát này phù hợp nhất cho các tổ chức sử dụng phong cách nhóm của các nhóm làm việc và nơi công nghệ thay đổi rất nhanh.
Trên cơ sở các cấp độ :
Những người ở cấp độ khác nhau có trách nhiệm lập kế hoạch khác nhau, do đó họ đảm nhận việc kiểm soát. Trên cơ sở kiểm soát cấp độ, có thể được phân loại thành Hoạt động, Kết cấu, Chiến thuật và Chiến lược.
1. Kiểm soát hoạt động:
Trọng tâm của nó vẫn là các quy trình được sử dụng bởi tổ chức để chuyển đổi đầu vào (tài nguyên) thành đầu ra (sản phẩm / dịch vụ). Kiểm soát hoạt động được sử dụng tại quản lý thấp hơn. Nó được thực hiện gần như mỗi ngày. Kiểm soát chất lượng, kiểm soát tài chính là một phần của kiểm soát hoạt động.
2. Kiểm soát cấu trúc :
Là các yếu tố khác nhau của cấu trúc tổ chức phục vụ mục đích dự định của họ? Có quá lời không? Là tỷ lệ nhân viên để tăng dòng? Hành động cần thiết sẽ được thực hiện.
Hai hình thức kiểm soát cấu trúc quan trọng có thể là kiểm soát quan liêu và kiểm soát bang hội, mà chúng ta đã nói đến. Kiểm soát cấu trúc được thực hiện bởi quản lý hàng đầu và trung bình.
3. Điều khiển chiến thuật :
Vì kiểm soát chiến thuật liên quan đến các mục tiêu của bộ, nên các biện pháp kiểm soát chủ yếu được thực hiện bởi các cấp quản lý cấp trung.
4. Kiểm soát chiến lược:
Kiểm soát chiến lược là hệ thống cảnh báo sớm. Kiểm soát chiến lược là quá trình để xác định xem hiệu quả của các chiến lược doanh nghiệp, doanh nghiệp và chức năng có thành công trong việc giúp các tổ chức đạt được mục tiêu của mình hay không. Kiểm soát chiến lược được thực hiện bởi quản lý cấp cao nhất.
Trên cơ sở Trách nhiệm :
Ai có trách nhiệm kiểm soát? Trách nhiệm có thể thuộc về người thực hiện mọi việc hoặc với người giám sát hoặc người quản lý. Cách kiểm soát này có thể là nội bộ và bên ngoài.
Kiểm soát nội bộ cho phép những người có động lực cao để thực hiện kỷ luật tự giác. Kiểm soát bên ngoài có nghĩa là luồng kiểm soát nằm trong tay người giám sát hoặc người quản lý và kiểm soát được thực hiện thông qua các hệ thống chính thức.
Yêu cầu của hệ thống kiểm soát hiệu quả:
Một hệ thống điều khiển không phải là một hiện tượng tự động mà là cố tình tạo ra. Mặc dù các tổ chức khác nhau có thể thiết kế hệ thống kiểm soát của họ theo các đặc điểm hoặc điều kiện đặc biệt và đặc biệt của họ, nhưng trong việc thiết kế một hệ thống kiểm soát tốt và hiệu quả, các yêu cầu cơ bản sau phải được lưu ý:
1. Tập trung vào Mục tiêu và Nhu cầu:
Hệ thống kiểm soát hiệu quả cần nhấn mạnh vào việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Nó nên hoạt động hài hòa với nhu cầu của doanh nghiệp. Ví dụ, bộ phận nhân sự có thể sử dụng kiểm soát chuyển tiếp thức ăn để tuyển dụng một nhân viên mới và kiểm soát đồng thời cho đào tạo.
Ở cấp độ cửa hàng, kiểm soát phải dễ dàng, nhưng các điều khiển phạm vi rộng hơn và tinh vi hơn có thể được phát triển cho các nhà quản lý cấp cao hơn. Vì vậy, kiểm soát nên được điều chỉnh theo kế hoạch và vị trí.
2. Cảnh báo tức thời và hành động kịp thời:
Báo cáo nhanh chóng các biến thể là cốt lõi của kiểm soát. Một hệ thống kiểm soát lý tưởng có thể phát hiện, không tạo ra các nút cổ chai và báo cáo độ lệch đáng kể càng nhanh càng tốt để hành động khắc phục cần thiết có thể được thực hiện kịp thời. Điều này cần một hệ thống thẩm định hiệu quả và luồng thông tin kịp thời.
3. Chỉ định, Gợi ý cũng như khắc phục:
Các điều khiển không chỉ có thể chỉ ra các sai lệch mà còn nên đề xuất hành động khắc phục được cho là để kiểm tra sự tái diễn của các biến thể hoặc các vấn đề trong tương lai.
Kiểm soát chỉ được biện minh nếu chỉ ra hoặc có kinh nghiệm sai lệch so với kế hoạch được sửa chữa thông qua kế hoạch, tổ chức, nhân sự và chỉ đạo thích hợp. Kiểm soát cũng sẽ dẫn đến việc đưa ra các dự báo có giá trị cho các nhà quản lý để họ nhận thức được các vấn đề có thể phải đối mặt với họ trong tương lai.
4. Có thể hiểu, khách quan và kinh tế:
Các điều khiển nên đơn giản và dễ hiểu, các tiêu chuẩn về hiệu suất được định lượng để xuất hiện không thiên vị, và các công cụ và kỹ thuật cụ thể phải toàn diện, dễ hiểu và kinh tế cho các nhà quản lý.
Họ phải biết tất cả các chi tiết và các điểm quan trọng trong thiết bị điều khiển cũng như tính hữu dụng của nó. Nếu các kỹ thuật toán học và thống kê được phát triển và phức tạp được thông qua, thì việc đào tạo thích hợp phải được truyền cho các nhà quản lý.
Các tiêu chuẩn nên được xác định dựa trên sự kiện và sự tham gia. Các hệ thống kiểm soát hiệu quả phải trả lời các câu hỏi như, Giá bao nhiêu?
Lợi ích của việc kiểm soát sẽ lớn hơn chi phí. Các hệ thống điều khiển tốn kém và công phu sẽ không phù hợp, ví dụ như đối với doanh nghiệp nhỏ.
5. Tập trung vào các chức năng và yếu tố:
Kiểm soát cần nhấn mạnh các chức năng, chẳng hạn như sản xuất, tiếp thị, tài chính, nhân lực, v.v. và tập trung vào bốn yếu tố - chất lượng, số lượng, sử dụng kịp thời và chi phí. Không phải một, nhưng nhiều điều khiển nên được thông qua.
6. Kiểm soát điểm chiến lược:
Kiểm soát nên được chọn lọc và tập trung vào các lĩnh vực kết quả chính của công ty. Mỗi chi tiết hoặc điều không thể và không được kiểm soát để tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức.
Một số điểm chiến lược, quan trọng hoặc quan trọng phải được xác định cùng với những kỳ vọng tại những điểm mà thất bại không thể được chấp nhận và các thiết bị điều khiển thích hợp nên được thiết kế và áp đặt ở các giai đoạn đó.
Kiểm soát được áp dụng khi thất bại không thể được chấp nhận hoặc khi chi phí không thể vượt quá một số tiền nhất định. Các điểm quan trọng bao gồm tất cả các lĩnh vực hoạt động của một tổ chức có ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của các hoạt động chính của tổ chức.
7. Linh hoạt:
Kiểm soát không được trở thành kết thúc trong chính họ. Nó phải thân thiện với môi trường và có thể thực hiện các sửa đổi hoặc sửa đổi cần thiết bởi môi trường kinh doanh phức tạp và thay đổi nhanh chóng. Tính linh hoạt trong hệ thống kiểm soát thường đạt được bằng cách sử dụng các kế hoạch thay thế hoặc ngân sách linh hoạt.
8. Chú ý đến yếu tố con người:
Kiểm soát quá mức gây ra tham nhũng. Nó không nên khơi dậy những phản ứng tiêu cực mà là cảm xúc tích cực giữa mọi người thông qua việc tập trung vào công việc chứ không phải mọi người. Mục đích của kiểm soát là tạo ra sự tự chủ và sáng tạo giữa các thành viên thông qua việc đưa nó vào văn hóa tổ chức. Sự tham gia của nhân viên trong việc thiết kế các điều khiển có thể làm tăng sự chấp nhận.
9. Sự phù hợp:
Kiểm soát phải phù hợp với cấu trúc tổ chức, nơi chịu trách nhiệm về hành động, vị trí, năng lực và nhu cầu của các cá nhân phải giải thích các biện pháp kiểm soát và kiểm soát thực thi. Chất lượng của các nhà quản lý và cấp dưới của họ càng cao, thì càng ít nhu cầu kiểm soát gián tiếp.
Kỹ thuật điều khiển:
Nhiều kỹ thuật đã được phát triển để kiểm soát các hoạt động trong quản lý. Danh sách này rất dài, và rất khó để mô tả tất cả.
Một số kỹ thuật quan trọng là:
Kiểm soát tài chính :
Tài chính có liên quan đến việc huy động vốn và sử dụng chúng và lợi nhuận của chúng. Kiểm soát tài chính được thực hiện thông qua các bước sau:
1. Báo cáo tài chính:
Báo cáo thu nhập (cho biết về chi phí, thu nhập phân khúc, thu nhập và chi phí chung và lãi / lỗ ròng) và Bảng cân đối kế toán (hiển thị giá trị ròng tại một thời điểm và mức độ mà nợ hoặc vốn chủ sở hữu tài sản)
2. Kiểm toán tài chính:
Kiểm toán tài chính, nội bộ hoặc bên ngoài được thực hiện để đảm bảo rằng việc quản lý tài chính được thực hiện theo các chính sách, thủ tục, luật pháp và hướng dẫn đạo đức được chấp nhận chung. Kiểm toán có thể là nội bộ (bởi nhân viên của Ban tổ chức), bên ngoài (kiểm toán theo luật định của kế toán viên điều lệ) và kiểm toán quản lý (bởi các chuyên gia).
3. Phân tích tỷ lệ:
Phân tích tỷ lệ giám sát tính thanh khoản, lợi nhuận, nợ và các khía cạnh liên quan đến hoạt động.
4. Kiểm soát ngân sách:
Kiểm soát ngân sách là quá trình xây dựng ngân sách, so sánh hiệu suất thực tế với ngân sách và điều chỉnh ngân sách hoặc hoạt động trong điều kiện thay đổi.
Kiểm soát ngân sách là như vậy không chỉ liên quan đến khu vực tài chính, mà tất cả các khu vực chức năng đều có sự trợ giúp của kiểm soát ngân sách. Ngân sách không chỉ giúp lập kế hoạch mà còn giúp giữ một tab về chi tiêu chung.
Ngân sách có thể từ trên xuống (nhà quản lý chuẩn bị ngân sách và yêu cầu cấp dưới sử dụng); từ dưới lên (số liệu đến từ các cấp thấp hơn và được điều chỉnh ở các cấp cao hơn); không dựa trên cơ sở (chứng minh phân bổ vốn trên cơ sở các hoạt động hoặc mục tiêu); và ngân sách linh hoạt (tiêu chuẩn khác nhau và phân bổ khác nhau).
5. Phân tích hòa vốn:
Nó là một công cụ lập kế hoạch lợi nhuận và giao dịch với các mối quan hệ chi phí-khối lượng-lợi nhuận.
6. Kế toán:
Kế toán bao gồm kế toán trách nhiệm, kế toán chi phí, phương pháp chi phí tiêu chuẩn, chi phí trực tiếp và chi phí cận biên.
Kiểm soát tiếp thị :
Trong lĩnh vực tiếp thị, để thấy rằng khách hàng có được sản phẩm phù hợp với mức giá phù hợp tại đúng nơi và thông qua giao tiếp phù hợp, việc kiểm soát được thực hiện thông qua các điều sau:
Nghiên cứu thị trường:
Đó là đánh giá nhu cầu, mong đợi của khách hàng và việc giao hàng; và kịch bản cạnh tranh.
Kiểm tra tiếp thị:
Để đánh giá sự chấp nhận của người tiêu dùng đối với một sản phẩm mới, tiếp thị quy mô nhỏ được thực hiện. HUL sử dụng Chennai cho hầu hết các thử nghiệm tiếp thị của nó.
Thống kê tiếp thị:
Quản lý tiếp thị kiểm soát thông qua các tỷ lệ tiếp thị và số liệu thống kê khác.
Kiểm soát nguồn nhân lực:
Kiểm soát nguồn nhân lực là cần thiết để kiểm tra chất lượng nhân sự mới và cũng để giám sát hiệu suất của các nhân viên hiện tại để xác định hiệu quả chung của công ty.
Thiết lập mục tiêu, thiết lập các chính sách và thủ tục để hướng dẫn họ là giúp đỡ họ. Kiểm soát phổ biến bao gồm đánh giá hiệu suất, chương trình kỷ luật, quan sát và đánh giá phát triển.
Kiểm soát thông tin :
Tất cả các tổ chức có thông tin bí mật và nhạy cảm để được giữ bí mật. Làm thế nào để kiểm soát truy cập vào cơ sở dữ liệu máy tính là rất quan trọng. Điều này đã trở thành một vấn đề đương đại quan trọng trong kiểm soát. Các tổ chức theo dõi việc sử dụng máy tính của nhân viên nói chung và internet nói riêng.
Kiểm soát sản xuất:
Để đảm bảo chất lượng sản xuất với số lượng phù hợp vào đúng thời điểm cần kiểm soát sản xuất kinh tế. Hai trong số các kỹ thuật quan trọng bao gồm: Kiểm soát hàng tồn kho (Phân tích ABC, Số lượng đơn hàng kinh tế, Kiểm soát hàng tồn kho đúng lúc) và kiểm soát chất lượng (thông qua kiểm tra, kiểm soát chất lượng thống kê).
Kiểm soát dự án:
Phân tích mạng là phù hợp nhất cho các dự án không thường xuyên trong việc giảm thiểu chi phí và hoàn thành tốt dự án kịp thời. Phân tích mạng sử dụng hai kỹ thuật - Kỹ thuật đánh giá và đánh giá chương trình (PERT) và Phương pháp đường dẫn quan trọng (CPM).
