Xử lý thư đến hoặc thư đến trong văn phòng

Bài viết này đưa ra ánh sáng trong bảy bước hàng đầu cần thiết để Xử lý Thư đến hoặc Thư gửi trong Văn phòng. Các bước là: 1. Nhận và mở thư 2. Xem xét kỹ lưỡng nội dung 3. Ghi ngày tháng 4. Ghi âm 5. Sắp xếp 6. Phân phối 7. Giữ theo dõi.

Bước # 1. Nhận và mở thư:

Trong một văn phòng nhỏ, thư được nhận và mở, bởi thư ký hoặc người quản lý văn phòng trực tiếp.

Thư có thể được nhận theo bất kỳ cách nào sau đây:

(a) Thư được gửi bởi người đưa thư trực tiếp từ bưu điện trong khoảng thời gian đều đặn;

(b) Thư được văn phòng trực tiếp thu thập từ bưu điện một hoặc hai lần một ngày trong Túi bưu điện hoặc bị mất khi Hộp thư được duy trì trong bưu điện;

(d) Thư nhận được thông qua hệ thống 'chuyển phát nhanh'.

Thư thường được mở bằng tay nhưng máy mở thư có thể được sử dụng khi số lượng thư nhận được rất lớn. Máy cắt từng phong bì rất tinh xảo ở cạnh của nó mà không làm hỏng bất kỳ vật liệu kèm theo nào. Một máy có thể mở vài trăm chữ cái trong một phút nếu nó được vận hành bằng điện. Các chữ cái được đánh dấu 'bí mật' hoặc 'cá nhân' không được mở và được gửi trực tiếp đến địa chỉ tương ứng.

Bất kỳ bức điện nào nhận được sẽ được gửi ngay cho bộ phận hoặc người liên quan. Sau khi mở một phong bì, phải thấy rằng tất cả các nội dung được lấy ra. Đôi khi phong bì được bảo quản và ghim với nội dung như một bằng chứng về ngày và địa điểm gửi theo chỉ định của con dấu bưu chính.

Bước # 2. Xem xét nội dung:

Nội dung của phong bì phải được xem xét kỹ lưỡng hoặc xác minh cho các mục đích sau:

(a) Để tìm ra bộ phận nào bức thư sẽ được gửi;

(b) Để xác minh xem các bao vây như được đề cập trong một bức thư có thực sự tồn tại hoặc tương ứng với mô tả hay không. Các bao vây có thể bao gồm séc, hối phiếu, v.v ... Nhân viên bán hàng, khi xác minh, sẽ ghi chú lại vào thư liên quan và ngay lập tức sẽ gửi séc hoặc hối phiếu cho bộ phận tiền mặt để có hành động cần thiết.

Đôi khi một số lượng lớn séc, hối phiếu và đơn đặt hàng bưu chính được nhận qua đường bưu điện. Trong trường hợp đó, tốt nhất là nhân viên mở thư chuẩn bị một danh sách tất cả các biên lai như vậy, tạo ra một tổng số và sau đó gửi danh sách sau khi ký vào thủ quỹ. Điều này được thực hiện như một sự bảo vệ chống trộm cắp và vì sự an toàn của nhân viên thu ngân. Danh sách này cũng có thể được xác minh bằng phiếu thanh toán ngân hàng.

Bước # 3. Dập ngày:

Trên mỗi bài viết của thư nhận được một con dấu cao su được cố định có chứa những điều sau đây:

(a) Một số sê-ri cho vật phẩm nhận được,

(b) Ngày nhận,

(d) Chữ cái đầu của dụng cụ mở bài.

Việc dập có thể được thực hiện bằng cách sử dụng các máy 'Hẹn hò', 'Đánh số' và 'Ghi thời gian'. Những máy như vậy có các thiết bị để tự động thay đổi số liệu với mỗi nét. Một số văn phòng làm cho tem ngày phức tạp hơn có các quy định cho các mục tiếp theo như ngày gửi xác nhận hoặc trả lời, ngày nộp đơn, v.v.

Hoặc, một con dấu cao su riêng biệt có thể được sử dụng cho mục đích này, được sử dụng bởi bộ phận liên quan.

Một điều trị riêng là cần thiết cho 'chữ cái hỗn hợp':

Một lá thư tổng hợp là ảnh hưởng đến nhiều bộ phận hoặc cá nhân và phải được lưu hành đến từng bộ phận hoặc cá nhân đó. Một loại tem cao su khác nhau sẽ được sử dụng có phòng để đặt tên cho các bộ phận hoặc cá nhân thông qua đó lá thư sẽ được chuyển liên tiếp và nó phải được ký tắt bởi người tương ứng.

Cuối cùng, bức thư được gửi để nộp. Hoặc, các bản sao được chuẩn bị (tốt nhất là bản sao Xerox) và được phân phối cho các bộ phận đồng minh.

Trong một số văn phòng, mỗi phần của thư gửi đi một lần được gửi đến thư ký cho sự theo dõi và viết tắt của anh ta.

Bước # 4. Ghi âm:

Ở một số văn phòng, một sổ đăng ký gọi là Đăng ký thư hoặc Thư nhận được được duy trì trong đó các chi tiết của tất cả các bài báo nhận được qua thư được ghi lại. Điều này có giá trị lớn như là một nguồn bằng chứng bất cứ khi nào có bất kỳ nghi ngờ hoặc tranh chấp nào liên quan đến một số bài báo đến.

Đây là một công việc tốn thời gian và tốn kém và vì vậy một số văn phòng không giải trí điều này. Ngoài ra, một hệ thống Danh sách phòng có thể được theo sau. Một danh sách được chuẩn bị cho tất cả các chữ cái và các bài viết khác được gửi đến một bộ phận cụ thể trong một ngày và danh sách được ký bởi bộ phận phụ trách liên quan. Danh sách như vậy được chuẩn bị sau khi sắp xếp thư.

Bước # 5. Sắp xếp:

Sau khi ghi ngày và ghi âm, thư phải được sắp xếp để gửi chúng đến các bộ phận hoặc cá nhân tương ứng. Với mục đích sắp xếp các khay hoặc giỏ dành cho các bộ phận khác nhau được đặt trên bàn. Trong trường hợp số lượng phòng ban lớn, một lỗ chim bồ câu (một hộp chứa các căn hộ được phân chia như một chuồng bồ câu) được sử dụng.

Điều này rất hữu ích khi một số lượng lớn các phân loại riêng lẻ được thực hiện. Việc sắp xếp phải được thực hiện rất cẩn thận để không có vị trí sai và các thùng không bị bỏ sót. Đôi khi rất khó để xác định một lá thư nên đi. Người giám sát của bộ phận sẽ đưa ra quyết định hoặc nó có thể được gửi đến thư ký hoặc người quản lý văn phòng.

Bước # 6. Phân phối:

Bước tiếp theo hoặc hoạt động là phân phối thư cho các bộ phận hoặc cá nhân tương ứng. Các peons văn phòng hoặc người mang sẽ làm công việc này. Thư sẽ được bàn giao chống lại việc khởi tạo bởi nhân viên nhận hoặc thư ký trên Sổ đăng ký. Danh sách phòng thư có thể được chuẩn bị ở giai đoạn này. Tin nhắn nhận được qua Điện thoại phải được phân phối mà có thể không cần sắp xếp.

Bước # 7. Theo dõi:

Trên thực tế, quy trình xử lý thư gửi vào sẽ hoàn tất khi hành động cần thiết đối với phần thư tương ứng nhận được đã được thực hiện. Một lá thư phải được trả lời hoặc thừa nhận. Một lệnh phải được thừa nhận và thực hiện hoặc từ chối.

Nếu vấn đề không có tầm quan trọng thì bài báo được nộp trực tiếp hoặc thậm chí bỏ vào giỏ giấy thải hoặc tiêu hủy. Sau khi hành động đã được thực hiện, tất cả các phần của giao tiếp bằng văn bản phải được gửi để nộp.

Một văn phòng phải có một thói quen xác định để xử lý thư gửi đến và người giám sát của bộ phận tiếp nhận phải chịu trách nhiệm thực hiện thói quen đó. Nếu bất kỳ phần nào của thư gửi đi vẫn không được giám sát hoặc bị mất hoặc bị đánh lừa, một hành động nghiêm trọng phải được thực hiện đối với người đó theo mặc định.