Phương pháp nộp hồ sơ: 3 phương pháp nộp hồ sơ văn phòng hàng đầu

Bài viết này đưa ra ánh sáng về ba phương pháp Nộp hồ sơ hàng đầu được thực hiện trong Văn phòng. Các phương pháp là: 1. Ngang 2. Bên 3. Dọc.

Phương pháp lưu trữ số 1. Ngang:

Theo phương pháp này, các tệp (phẳng hoặc ràng buộc hoặc hộp) được đặt theo chiều ngang trên giá hoặc trên bàn hoặc bên trong ngăn kéo, chồng lên nhau. Ngăn kéo nông hoặc nộp bàn cũng là phương pháp ngang. Đây là phương pháp lâu đời nhất hoặc phổ biến nhất. Điều này được thực hiện khi số lượng tệp là thiết bị nộp đơn nhỏ và hiện đại không thể mua được.

Ưu điểm:

(a) Đây là một phương pháp đơn giản và dễ dàng,

(b) Nó không đòi hỏi thiết bị nộp đơn tốn kém,

(c) Phù hợp để giữ giấy có kích thước lớn (tốt nhất là trong các ngăn kéo nông) như kế hoạch của một tòa nhà hoặc một trang web không nên được gấp lại,

(d) Đối tượng và số lượng tệp, được viết ở đầu kết nối, có thể dễ dàng đọc được.

Nhược điểm:

(a) Bất cứ khi nào một tệp, được giữ ở dưới cùng, được ngăn chặn, tất cả các tệp được đặt ở trên nó phải được xóa,

(b) Thư mục không thể được giữ theo chiều ngang trên kệ mở,

Phương pháp nộp đơn # 2. Bên:

Các tập tin có thể được đặt đứng như những cuốn sách trên kệ, cạnh nhau. Điều này được gọi là nộp đơn bên. Đây cũng là một phương pháp cũ và phổ biến. Điều này có thể được thực hành mặc dù số lượng tệp là lớn.

Ưu điểm:

(a) Đây là một phương pháp đơn giản và dễ dàng,

(b) Nó không đòi hỏi thiết bị nộp đơn tốn kém,

(d) Đối tượng và số lượng tệp, được viết ở đầu kết nối, có thể dễ dàng đọc được.

Nhược điểm:

(a) Trừ khi có hỗ trợ bên, các tệp sẽ bị chùng xuống và phải hoặc trái,

(b) Bằng cách kéo liên tục vào cuối kết nối, phần đó của tệp bị hỏng và cuối cùng nó nhường chỗ. (Tập tin cứng có lỗ ngón tay bảo vệ thiệt hại).

Phương pháp lưu trữ số 3. Dọc:

Theo phương pháp này, các tệp được đặt theo chiều dọc phía sau cái kia, với đầu nối ở trên cùng (trên đó chủ đề và số lượng tệp được ghi). Các tập tin được giữ ở trạng thái treo và do đó phải có một số thiết bị treo.

Có thể có các túi hoặc bao tải treo trong đó các tệp hoặc thư mục có thể được giữ. Do đó, đối với phương pháp này, việc sắp xếp theo chiều dọc, sử dụng tủ là điều cần thiết. Đây là phương pháp hiện đại và được thực hành bởi hầu hết các văn phòng hiện đại.

Ưu điểm:

(a) Trong trường hợp nộp đơn theo chiều dọc, không có nhược điểm sau:

(i) Không giống như nộp ngang, một tệp không bị xóa để lấy tệp khác.

(ii) Không giống như nộp hồ sơ bên, không có sự võng vì nó bị ngăn chặn bởi cơ chế của tủ hồ sơ,

(b) Các tập tin cũng như các thư mục có thể được lưu giữ bằng phương pháp này. Thư mục được ưa thích trong các văn phòng hiện đại,

(d) Có tính kinh tế về không gian vì một tủ hồ sơ có thể chứa một số lượng lớn tệp hoặc thư mục,

(e) Có bảo mật cao hơn vì các ngăn kéo của tủ có thể bị khóa,

(f) Có độ co giãn lớn hơn vì một số lượng lớn tệp hoặc thư mục có thể được nén vào.

(g) Về lâu dài, nó là kinh tế để hoạt động.

Nhược điểm:

(a) Đây là một phương pháp tốn kém vì việc bố trí vốn là cần thiết để mua thiết bị nộp đơn,

(b) Nhân viên phải được đào tạo với phương pháp hoạt động. Thang lương của họ có thể cao,

Phương pháp nộp đơn theo chiều dọc được coi là tốt nhất bởi vì nó có số lượng lớn các ưu điểm. Có một số chi phí vốn ban đầu như các loại thiết bị nộp đơn khác nhau, như tủ hồ sơ dọc, thư mục phù hợp đặc biệt, v.v ... phải được mua và nhân viên cũng yêu cầu đào tạo để làm theo phương pháp. Nhưng về lâu dài nó trở nên kinh tế với điều kiện là có một số lượng lớn các tệp được duy trì.