Các bước cần thiết để thiết kế một cấu trúc tổ chức phù hợp

Các bước sau đây có thể giúp ích rất nhiều trong việc thiết kế cơ cấu tổ chức phù hợp: 1. Mục tiêu được xác định rõ ràng, 2. Xác định hoạt động, 3. Phân công nhiệm vụ, 4. Ủy quyền, 5. Hoạt động phối hợp, 6. Cung cấp cơ sở vật chất và quyền môi trường, 7. Thiết lập mối quan hệ cấu trúc để kiểm soát tổng thể!

1. Mục tiêu được xác định rõ ràng:

Bước đầu tiên trong việc phát triển một cấu trúc tổ chức là đặt ra các mục tiêu của nó trong các điều khoản rất rõ ràng. Điều này sẽ giúp xác định loại và đặc điểm cơ bản của tổ chức, Infact, các hoạt động của tổ chức được chi tiết về các mục tiêu cần đạt được.

2. Xác định hoạt động:

Để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp, một số hoạt động là cần thiết. Các hoạt động sẽ phụ thuộc vào tính chất và quy mô của doanh nghiệp. Ví dụ, một mối quan tâm sản xuất sẽ có sản xuất, tiếp thị và các hoạt động khác. Không có hoạt động sản xuất trong cơ sở bán lẻ.

Mỗi hoạt động chính được chia thành các phần nhỏ hơn. Ví dụ, hoạt động sản xuất có thể được chia thành mua vật liệu, bố trí nhà máy, kiểm soát chất lượng, sửa chữa và bảo trì, nghiên cứu sản xuất, v.v.

3. Phân công nhiệm vụ:

Các nhóm hoạt động riêng lẻ sau đó được phân bổ cho các cá nhân khác nhau tùy theo khả năng và năng khiếu của họ. Trách nhiệm của mỗi cá nhân nên được xác định rõ ràng để tránh trùng lặp và chồng chéo nỗ lực. Mỗi người được giao một công việc cụ thể phù hợp với mình và anh ta phải chịu trách nhiệm cho việc thực hiện nó. Đúng người đàn ông được đưa vào đúng công việc.

4. Cơ quan ủy quyền:

Mỗi cá nhân được trao quyền cần thiết để thực hiện các hoạt động được giao một cách hiệu quả. Theo thẩm quyền, chúng tôi có nghĩa là quyền lực để đưa ra quyết định, ban hành hướng dẫn, hướng dẫn cấp dưới, giám sát và kiểm soát họ.

Quyền hạn được ủy quyền cho một người nên tương xứng với trách nhiệm của mình. Một cá nhân không thể thực hiện công việc của mình mà không có thẩm quyền hoặc quyền lực cần thiết. Quyền hạn chảy từ trên xuống dưới và trách nhiệm từ dưới lên trên.

5. Hoạt động phối hợp:

Các hoạt động và nỗ lực của các cá nhân khác nhau sau đó được đồng bộ hóa. Sự phối hợp như vậy là cần thiết để đảm bảo thực hiện hiệu quả các chức năng chuyên biệt. Mối quan hệ giữa các công việc và cá nhân khác nhau được xác định rõ ràng để mọi người biết anh ta phải nhận lệnh từ ai và anh ta phải chịu trách nhiệm với ai.

6. Cung cấp cơ sở vật chất và môi trường phù hợp:

Sự thành công của một tổ chức phụ thuộc vào việc cung cấp các cơ sở vật chất phù hợp và môi trường phù hợp. Trong khi điều quan trọng là phải có đúng người đúng việc, điều quan trọng không kém là có môi trường làm việc đúng. Điều này là cần thiết cho sự vận hành trơn tru và sự thịnh vượng của doanh nghiệp.

7. Thiết lập mối quan hệ cấu trúc để kiểm soát tổng thể.

Nó là rất cần thiết để thiết lập mối quan hệ cấu trúc rõ ràng được xác định rõ ràng giữa các cá nhân và các nhóm. Điều này sẽ đảm bảo kiểm soát chung đối với hoạt động của tất cả các bộ phận và định hướng phối hợp của họ đối với việc đạt được các mục tiêu được xác định trước của doanh nghiệp.

Như vậy rõ ràng từ phân tích đã nói ở trên rằng tổ chức cung cấp một khung cấu trúc về nhiệm vụ và trách nhiệm. Nó không chỉ thiết lập các mối quan hệ thẩm quyền mà còn cung cấp một hệ thống giao tiếp.