Làm thế nào để thực hiện các chức năng tổ chức hiệu quả hơn? (15 nguyên tắc)

Chức năng của tổ chức có thể được thực hiện một cách hiệu quả với sự trợ giúp của các nguyên tắc được đề cập:

(i) Phân chia công việc:

Trong khi cấu trúc tổ chức, phân chia công việc, ngay từ đầu, nên được coi là cơ sở của hiệu quả. Đó là một thực tế được thành lập rằng nhóm các cá nhân có thể đảm bảo kết quả tốt hơn bằng cách phân chia công việc.

Do đó, trong khi thiết kế tổ chức, chúng ta nên nhắm đến việc tạo ra các nhóm hoạt động phù hợp. Đây cũng được gọi là nguyên tắc chuyên môn hóa.

(ii) Chú ý đến các mục tiêu:

Một tổ chức là một cơ chế để thực hiện các mục tiêu hoặc mục tiêu nhất định. Các mục tiêu của một tổ chức đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định loại cấu trúc cần được phát triển. Mục tiêu được xác định rõ ràng tạo điều kiện cho nhóm các hoạt động, ủy quyền và do đó phối hợp hiệu quả.

(iii ) Khoảng cách quản lý.

Khoảng cách quản lý cũng đề cập đến khoảng kiểm soát biểu thị số lượng cấp dưới báo cáo trực tiếp cho bất kỳ nhà điều hành nào. Nguyên tắc này được phát triển bởi Đại tá Urwick. Một thực tế đã được chứng minh là số lượng cấp dưới báo cáo trực tiếp cho giám đốc điều hành càng khó, anh ta càng khó có thể giám sát và điều phối họ một cách hiệu quả. Nguyên tắc quan trọng này của quản lý nên được ghi nhớ.

(iv) Thống nhất về mệnh lệnh:

Cấu trúc tổ chức cũng nên được thiết kế theo cách tồn tại sự thống nhất của mệnh lệnh theo nghĩa là một nhà lãnh đạo duy nhất là nguồn quyền lực tối thượng. Điều này tạo điều kiện cho sự nhất quán trong việc chỉ đạo, điều phối và kiểm soát để đạt được các mục tiêu cuối cùng.

(v) Tính linh hoạt:

Trong khi thiết kế tổ chức, cần lưu ý rằng cấu trúc tổ chức không nên được coi là tĩnh. Mỗi tổ chức là một thực thể sống trong một môi trường sống đang thay đổi nhanh chóng.

Vì vậy, phải có đủ chỗ để thay đổi và sửa đổi cấu trúc trong ánh sáng của những thay đổi môi trường để đạt được mục tiêu cuối cùng của tổ chức.

(vi) Cân bằng hợp lý:

Điều quan trọng là giữ cân bằng các phân khúc hoặc phòng ban của một tổ chức. Vấn đề cân bằng về cơ bản phát sinh khi một hoạt động hoặc một bộ phận được chia tiếp và chia nhỏ thành các phân khúc nhỏ hơn. Vấn đề cân bằng cũng tăng lên cùng với sự phát triển của bất kỳ tổ chức nào về quy mô và chức năng của nó.

(vii) Quản lý bằng ngoại lệ:

Đó là một nguyên tắc cơ bản làm cho bất kỳ tổ chức nào có hiệu quả theo đúng nghĩa của nó. Nguyên tắc này biểu thị rằng các vấn đề có tính chất bất thường chỉ nên được đưa lên và quyết định bởi các giám đốc điều hành cấp cao hơn trong hệ thống phân cấp quản lý, trong khi các vấn đề thường lệ nên được chuyển xuống cấp thấp hơn và giải quyết ở đó.

Áp dụng nguyên tắc này như vậy, chắc chắn đòi hỏi phải tuân thủ nguyên tắc ủy quyền. Do đó, nguyên tắc ngoại lệ là tiện ích thực tế quan trọng và áp dụng cho tất cả các cấp trong cơ cấu tổ chức.

(viii) Phân cấp:

Nguyên tắc này có ý nghĩa lớn đối với các tổ chức lớn. Phân cấp ngụ ý phân tán quyền lực có chọn lọc để giúp các phòng ban và đơn vị hoạt động hiệu quả và hiệu quả mà không bị gián đoạn thường xuyên từ cấp cao của doanh nghiệp.

Nó đòi hỏi phải lựa chọn rất cẩn thận về những quyết định đẩy xuống tổ chức, những gì cần giữ hoặc gần với việc hoạch định chính sách cụ thể hàng đầu để hướng dẫn việc ra quyết định, lựa chọn và đào tạo con người và kiểm soát đầy đủ. Phân cấp, như vậy, bao gồm tất cả các lĩnh vực quản lý và rõ ràng là có ý nghĩa áp đảo trong cơ cấu tổ chức.

(ix) Sở:

Sở là quá trình nhóm các hoạt động thành các đơn vị cho mục đích quản trị. Nói cách khác, nó biểu thị nhóm các công việc và hoạt động liên quan mà không vi phạm nguyên tắc đồng nhất mà một nhà điều hành có thẩm quyền thực hiện và khẳng định.

Những lợi thế chính của bộ phận là nó cho phép cá nhân điều hành quản lý cấp dưới của mình một cách hiệu quả do một số lượng người có thể quản lý được đưa ra dưới sự giám sát trực tiếp của từng giám đốc điều hành.

(x) Hiệu quả:

Tổ chức phải có thể đạt được các mục tiêu được xác định trước với chi phí tối thiểu. Nếu nó được thực hiện như vậy, nó sẽ đáp ứng các bài kiểm tra về hiệu quả. Từ quan điểm của một cá nhân, một tổ chức tốt nên cung cấp sự hài lòng tối đa trong công việc.

Tương tự, từ quan điểm xã hội, một tổ chức sẽ hoạt động hiệu quả khi nó đóng góp tối đa cho phúc lợi xã hội.

(xi) Nguyên tắc vô hướng:

Chuỗi vô hướng đề cập đến vị trí dọc của cấp trên bắt đầu từ giám đốc điều hành ở cấp cao nhất qua cấp trung gian đến cấp giám sát ở phía dưới. Chuỗi vô hướng hoặc dòng lệnh thích hợp là điều kiện tiên quyết để tổ chức hiệu quả.

(xii) Thống nhất hướng:

Điều này có nghĩa là mỗi nhóm hoạt động có cùng mục tiêu nên có một kế hoạch và một người đứng đầu. Cần có một kế hoạch hoặc chương trình cho từng phân khúc công việc sẽ được thực hiện dưới sự kiểm soát và giám sát của một người đứng đầu hoặc cấp trên.

Nếu các kế hoạch hoặc chính sách khác nhau được theo dõi trong một bộ phận của cấp dưới, sự nhầm lẫn chắc chắn sẽ xảy ra.

(xiii) Liên tục:

Hình thức cấu trúc tổ chức sẽ cho phép doanh nghiệp đạt được các mục tiêu trong một thời gian dài.

(xiv) Phối hợp:

Nguyên tắc phối hợp nhấn mạnh rằng cần có sự liên lạc và hợp tác thích hợp giữa các bộ phận và đơn vị công việc khác nhau. Thống nhất các nỗ lực để hoàn thành các mục tiêu mong muốn là mục tiêu chính của tổ chức.

Điều này có thể đạt được thông qua nguyên tắc phối hợp. Tiền và Reilley chỉ ra một cách đúng đắn rằng mục tiêu cuối cùng của tất cả các tổ chức là sự phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả.

(xv) Quyền hạn và trách nhiệm:

Quyền hành phải tương xứng với trách nhiệm. Trong khi phân công trách nhiệm, cơ quan cần thiết cũng nên được phân công. Nếu thẩm quyền không được cấp, cấp dưới không thể trả lời được.