Yếu tố thiết kế tổ chức: Các yếu tố dự phòng môi trường, công nghệ và nội bộ

Yếu tố thiết kế tổ chức: Các yếu tố dự phòng môi trường, công nghệ và nội bộ!

1. Yếu tố môi trường:

Một tổ chức hoạt động trong một môi trường bên ngoài cùng với môi trường bên trong.

Một số yếu tố môi trường bên ngoài là khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, tổ chức tài chính, tổ chức thương mại và chính phủ.

Các đặc điểm chính của môi trường ảnh hưởng đến cấu trúc của nó là độ phức tạp của môi trường, độ không đảm bảo và thời gian, ví dụ, một tổ chức nghiên cứu hoạt động trong môi trường bị ảnh hưởng bởi thời gian dài hơn, thời gian phản hồi dài hơn và độ không chắc chắn cao hơn so với mối quan tâm sản xuất. Các yếu tố môi trường có thể khác nhau về độ phức tạp và tính năng động.

Sự phức tạp có nghĩa là cho dù các đặc điểm là ít và tương tự hoặc đa dạng và khác nhau. Nếu quy mô hoạt động lớn và nằm rải rác ở các khu vực khác nhau, nó thể hiện một cấu trúc phức tạp. Quản lý công việc của các tổ chức quy mô khổng lồ là rất khó khăn và thách thức.

Công ty Nestle trình bày một ví dụ về môi trường phức tạp. Nó có 500 nhà máy ở 76 quốc gia và bán sản phẩm của mình ở hầu hết các quốc gia trên thế giới. Nó làm cho sự đa dạng của các sản phẩm sở hữu 8.500 thương hiệu.

Mặt khác, một thương hiệu hoạt động thành công ở Ấn Độ trong lĩnh vực thực phẩm ở Gujarat là Liên minh hợp tác tiếp thị sữa Sữa, được biết đến với tên gọi là Am Amul. Nó là tổ chức tương đối ít phức tạp. Nó chỉ có 40 thương hiệu và chức năng của nó chủ yếu giới hạn ở Ấn Độ. Quản lý chức năng của Nestle khó khăn và phức tạp hơn so với Amul.

(a) Tính năng động:

Điều đó có nghĩa là các yếu tố môi trường về cơ bản vẫn như cũ hay ổn định hoặc đang dao động hoặc không ổn định. Sửa đổi trong thiết kế tổ chức là cần thiết, nếu các đặc điểm không ổn định.

(b) Sự phong phú về môi trường:

Đây là yếu tố liên quan đến các tài nguyên có sẵn cho tổ chức. Nếu tài nguyên phong phú và môi trường phong phú, các tổ chức không cần phải cạnh tranh để giành tài nguyên. Trong trường hợp khan hiếm tài nguyên, tính không chắc chắn là cao vì các tổ chức phải cạnh tranh với nhau vì nguồn lực khan hiếm.

(c) Lựa chọn chiến lược:

Các quyết định chiến lược được đưa ra bởi quản lý cấp cao cũng ảnh hưởng đến các quyết định thiết kế tổ chức. Để đáp ứng cạnh tranh, các công ty xây dựng các chiến lược khác nhau để xây dựng và duy trì lợi thế cạnh tranh, các chiến lược khác nhau được thực hiện vào các thời điểm khác nhau ảnh hưởng đến thiết kế tổ chức.

(d) Chi phí thấp:

Một tổ chức có thể áp dụng chiến lược chi phí thấp để đạt được lợi thế cạnh tranh. Một chiến lược như vậy nhằm mục đích bán các sản phẩm được tiêu chuẩn hóa với chi phí thấp hơn có thể thu hút khách hàng ở mức độ lớn.

Tổ chức này cũng đạt được một số nền kinh tế có quy mô trong hoạt động của mình. Thiết kế của tổ chức có chức năng với trách nhiệm và trách nhiệm được giao cho các bộ phận khác nhau ở các cấp khác nhau.

(e) Phân biệt:

Để sản xuất một sản phẩm đặc biệt từ các đối thủ cạnh tranh, một tổ chức có thể sản xuất một sản phẩm độc đáo và hoàn toàn là một sản phẩm khác. Với mục đích này, một loại thiết kế sản phẩm khác nhau được công ty áp dụng.

Các khách hàng sẵn sàng trả giá cao hơn cho một sản phẩm khác biệt với những sản phẩm khác. Chiến lược khác biệt chỉ được đề xuất sau khi phân tích cẩn thận về nhu cầu và sở thích của người mua.

Mục tiêu chính của chiến lược này là tạo ra khách hàng vĩnh viễn cho sản phẩm bằng cách tạo ra sự quan tâm và lòng trung thành của khách hàng đối với sản phẩm. Các tính năng khác nhau để phân biệt sản phẩm của một người có thể bao gồm dịch vụ cao cấp, tính sẵn có của phụ tùng thay thế, thiết kế kỹ thuật, tuổi thọ và hiệu suất của sản phẩm lâu hơn, v.v.

Có nhiều rủi ro khác nhau khi theo đuổi chiến lược khác biệt hóa, viz., Sản phẩm đặc biệt hoặc độc đáo có thể không được đánh giá cao bởi khách hàng biện minh cho mức giá cao hơn của nó. Một rủi ro khác liên quan đến chiến lược này là các đối thủ cạnh tranh có thể nhanh chóng phát triển các cách thức và phương tiện để sao chép các tính năng đặc biệt.

Các tổ chức nên phát triển các tính năng đặc biệt như vậy trong sản phẩm mà các công ty cạnh tranh không thể bắt chước nhanh chóng. Một số tổ chức đã thực hiện chiến lược khác biệt hóa bằng cách áp dụng các chính sách khác nhau, viz., Cung cấp bảo hiểm rủi ro cho các lô hàng, hoàn tiền khi không giao hàng đúng hẹn, nhận và giao hàng tận nơi, dịch vụ sau bán hàng, và vận chuyển an toàn, v.v.

(f) Tập trung:

Một chiến lược tập trung được thiết kế để giúp một tổ chức nhắm mục tiêu vào một phân khúc cụ thể với một ngành. Các chiến lược như vậy rất hiệu quả khi người tiêu dùng có sở thích hoặc nhu cầu đặc biệt và khi các công ty đối thủ không cố gắng chuyên môn hóa trong cùng một thị trường thích hợp.

Rủi ro sắp xảy ra của một chiến lược như vậy là các đối thủ khác nhau đã nhận ra chiến lược tập trung và sao chép giống nhau và thị trường thích hợp có thể dần dần chuyển sang một thị trường rộng lớn hơn.

2. Yếu tố công nghệ:

Các yếu tố công nghệ ngày nay có tác động đáng kể đến thiết kế tổ chức. Có ba loại thiết kế công nghệ, viz., Sản xuất hàng loạt, sản xuất hàng loạt và sản xuất liên tục. Mỗi trong số này ảnh hưởng đến các loại quyết định thiết kế bởi vì có các loại vấn đề kiểm soát và phối hợp khác nhau.

Những loại này được giải thích như dưới:

(a) Sản xuất hàng loạt:

Các phương pháp như vậy đòi hỏi công việc cho bất kỳ nhiệm vụ nào được chia thành các phần hoặc hoạt động và mỗi thao tác được hoàn thành trong toàn bộ lô trước khi thực hiện thao tác tiếp theo. Hàng hóa được sản xuất theo đặc điểm kỹ thuật của khách hàng.

Các mối quan tâm sau hệ thống này cần cho mọi người tự do đưa ra quyết định của mình để họ có thể hành động nhanh chóng theo yêu cầu của khách hàng và sản xuất chính xác cùng một sản phẩm theo yêu cầu của thông số kỹ thuật do khách hàng đưa ra. Một tổ chức như vậy có cấu trúc tương đối bằng phẳng (ba cấp độ trong hệ thống phân cấp) và việc ra quyết định được phân cấp thành các nhóm nhỏ.

Theo hệ thống sản xuất này, cần có kế hoạch và phối hợp cẩn thận cho các máy móc nếu không các công nhân có thể không hoạt động trong khi chờ toàn bộ lô hoàn thành hoạt động trước đó. Nếu lô nhỏ thì chi phí đơn vị sẽ vẫn tương đối cao.

Loại quy trình sản xuất này đòi hỏi phải điều chỉnh lẫn nhau và giao tiếp trực tiếp với đồng nghiệp và cả với khách hàng. Cấu trúc phù hợp nhất được áp dụng bởi công nghệ hàng loạt nhỏ là một cấu trúc hữu cơ trong đó công nhân và người quản lý phối hợp với nhau để đáp ứng nhu cầu công việc thay đổi.

(b) Sản xuất hàng loạt:

Theo hệ thống này, các sản phẩm được sản xuất với số lượng lớn. Đặc điểm nổi bật của loại hình sản xuất này là quy trình chuyển đổi và trình tự vận hành được tiêu chuẩn hóa tức là các sản phẩm công nghiệp được sản xuất trên quy mô lớn. Máy tự động đặc biệt được sử dụng để thực hiện các hoạt động tiêu chuẩn.

Quá trình ra quyết định trở nên tập trung và hệ thống phân cấp trở nên cao hơn (bốn cấp độ). Truyền thông dọc được thực hiện để kiểm soát quá trình làm việc. Cơ cấu tổ chức trở nên cao hơn và rộng hơn. Một thiết kế cơ học trở nên cần thiết để kiểm soát các hoạt động công việc trong sản xuất hàng loạt.

(c) Sản xuất liên tục:

Điều này còn được gọi là sản xuất dòng chảy. Nó đã được định nghĩa là một phương pháp tổ chức sao cho nhiệm vụ được thực hiện liên tục hoặc, thay vào đó là một hệ thống theo đó việc xử lý vật liệu là liên tục và tiến bộ. Thiết bị xử lý vật liệu đường dẫn cố định được sử dụng do trình tự hoạt động được xác định trước.

Khi kế hoạch được thực hiện là trước, quy trình làm việc có thể dự đoán và kiểm soát được theo nghĩa kỹ thuật, nhưng có mọi khả năng xảy ra sự cố lớn của hệ thống. Cần phải theo dõi liên tục các hoạt động đó là lý do tại sao nó được liên kết với hệ thống phân cấp cao nhất (sáu cấp độ).

Người quản lý ở mọi cấp liên tục theo dõi hành động của cấp dưới. Khi các nhân viên làm việc cùng nhau như một đội, sự hiểu biết và hợp tác lẫn nhau trở thành phương tiện phối hợp chính. Một thiết kế hữu cơ phù hợp nhất để quản lý công nghệ xử lý liên tục hoặc dòng chảy.

3. Các yếu tố dự phòng nội bộ:

Có nhiều yếu tố bên trong có tác động đến thiết kế tổ chức.

Chúng được giải thích như dưới:

(a) Mục tiêu:

Mục tiêu tổ chức đóng vai trò rất quan trọng trong việc xác định thiết kế tổ chức. Về lâu dài, một tổ chức có trách nhiệm với mọi thành phần trong xã hội và nên cung cấp lợi nhuận phù hợp cho các nhà đầu tư, nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên và chủ sở hữu. Hầu hết các tổ chức hoạt động bằng cách giữ sự linh hoạt và khả năng thích ứng của các hoạt động của nó.

Một số nhấn mạnh ưu thế kỹ thuật. Nhấn mạnh vào các mục tiêu linh hoạt, khả năng thích ứng và ưu thế kỹ thuật là rất quan trọng khi ban quản lý lựa chọn và hoàn thiện thiết kế cấu trúc của nó.

(b) Quy mô tổ chức:

Cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng rất lớn bởi quy mô của tổ chức. Một tổ chức có quy mô nhỏ khuyến khích cấu trúc không chính thức. Với việc mở rộng quy mô, một tổ chức trở nên trang trọng hơn bằng cách tuân theo các quy tắc, chính sách, hướng dẫn và thủ tục khác nhau, vv Tổ chức trở nên quan liêu. Nó trao quyền cho nhân viên của mình bằng cách giao ngày càng nhiều vai trò chuyên biệt.

(c) Đặc điểm của nhân viên:

Thích và ưu tiên cho cơ cấu tổ chức của nhân viên cũng ảnh hưởng đến thiết kế tổ chức. Hành vi này có thể là do tuổi tác, học vấn, kinh nghiệm và trí thông minh của nhân viên. Người già hài lòng và được bảo đảm trong cơ cấu quan liêu nhưng nhân viên trẻ hơn muốn tham gia vào việc ra quyết định.

Nhiều nhân viên trẻ bất chấp các quy tắc và quy định cứng nhắc của các tổ chức chính thức. Họ tin vào các nhóm không chính thức để hoàn thành công việc. Trí thông minh cũng đóng một vai trò quan trọng trong sự tham gia của nhân viên. Nhân viên có nhiều thông minh hơn miễn cưỡng chấp nhận thiết lập quan liêu.

Kinh nghiệm của nhân viên cũng ảnh hưởng đến thiết kế tổ chức. Một nhân viên mới được bổ nhiệm tìm kiếm lời khuyên và hướng dẫn của cấp trên, và một khi anh ta học được công việc. Kiểm soát ít hơn là đủ.