Phòng tương ứng: Thành phần và sắp xếp

Đọc bài viết này để tìm hiểu về Phòng thư tín. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: 1. Thành phần của Phòng tương ứng 2. Sắp xếp của Phòng tương ứng.

Thành phần của Ban thư tín:

Bộ phận thư tín bao gồm một số lượng lớn nhân viên do thư ký đứng đầu.

(1) Có thể có các thư ký thư tín có trình độ và kinh nghiệm để hỗ trợ các giám đốc điều hành khác nhau trong quá trình soạn thảo và chuẩn hóa các chữ cái. Trong một số văn phòng, các trưởng phòng ban tự đưa ra các bản chính tả và chuẩn bị các bản nháp.

Bản thân thư ký ra lệnh cho các chữ cái quan trọng liên quan đến các phòng ban khác nhau. Một số chữ cái yêu cầu phong cách và ngôn ngữ đặc biệt và có thể phải chứa một số thuật ngữ hoặc thuật ngữ kỹ thuật hoặc pháp lý được sử dụng trong một dòng thương mại cụ thể.

Thư ký tương ứng có kinh nghiệm trong một dòng cụ thể có thể giúp đỡ nhiều. Những cuốn sách hay về viết thư, tuy nhiên, có sẵn trên thị trường để phân phối với các dịch vụ của thư ký thư tín.

(2) Bên cạnh các thư ký thư tín, có thể có một lực lượng lớn các nhà đánh máy và người viết tốc ký (hoặc steno-typists), những người phải đọc chính tả và viết chúng thành tay dài. Có rất nhiều loại máy móc, được sử dụng trong quy trình đánh máy, máy sao chép (các loại và kiểu máy khác nhau), máy điện thoại, máy gõ, v.v. Người vận hành có kỹ năng được sử dụng để vận hành máy.

(3) Tiếp theo là phần xử lý thư đến và thư đi. Đây tương đối là một phần nhỏ bao gồm hai đến năm thư ký và một giám sát viên. Các nhân viên hoặc người mang văn phòng có mặt để giúp bộ phận tại thời điểm phân phối hoặc tại thời điểm mang thư từ và mang đến bưu điện hoặc để gửi thư hoặc để mang thư trực tiếp dưới hệ thống nhắn tin.

Sắp xếp của Ban thư tín:

Sắp xếp bao gồm sự sắp xếp của nhân viên phòng ban cũng như của các máy móc. Ở đây, nguyên tắc tập trung hoặc phân cấp có thể được tuân theo. Khi các chữ cái được chỉ định hoặc soạn thảo bởi các trưởng bộ phận, có một trường hợp phân cấp. Mặt khác, nếu tất cả các chữ cái được soạn thảo chủ yếu bởi các thư ký thư tín thì có sự tập trung.

Một lần nữa, nếu mỗi bộ phận có máy đánh chữ hoặc máy đánh chữ riêng và người đánh máy, đó là một trường hợp phân cấp. Nếu có một nhóm người đánh máy trung tâm, nó được gọi là tập trung. Công việc sao chép, tuy nhiên, thường được thực hiện theo cách tập trung. Cả tập trung hóa và phi tập trung đều có những ưu điểm và nhược điểm.

Hồ bơi của người đánh máy:

Nó có nghĩa là tất cả những người đánh máy và người viết tốc ký từ trong một nhóm hoặc một hồ bơi và ngồi cùng nhau tại một địa điểm cụ thể. Đó là tại một nơi thuận tiện trong văn phòng dễ dàng truy cập từ các phía khác nhau. Nói chung, nó là một căn phòng tách biệt với văn phòng chung và được xây dựng bằng những bức tường cách âm như tường kính hoặc tường được phủ một số mica trộn.

Những người đánh máy chiếm chỗ ngồi của họ trước máy đánh chữ. Theo yêu cầu của các bộ phận khác nhau, họ gõ các chữ cái. Bất cứ khi nào bất kỳ chính tả nào phải được đưa ra bởi bất kỳ điều hành, ông gọi cho một người viết tốc ký. Bất kỳ người viết tốc ký, người tự do, sẽ tham dự anh ta.

Sau khi đọc chính tả, anh ta sẽ đưa nó để phiên âm cho người đánh máy miễn phí. Có một giám sát viên của bộ phận để phân phối công việc giữa những người viết tốc ký và người đánh máy. Những người đánh máy cũng có thể loại ra những cách đọc được ghi lại bởi dicta-phone, từng người một.

Trong một hệ thống điện thoại đa ngân hàng, bất kỳ đĩa nào cũng có thể được nghe và gõ bởi bất kỳ người đánh máy nào trên cơ sở xoay vòng. Nếu nhân viên hiện tại không thể đối phó với áp lực công việc, các cuộc hẹn tạm thời được đưa ra.

Ưu điểm:

(a) Có ít nhiều thậm chí phân phối công việc: tải giữa những người viết tốc ký và người đánh máy,

(b) 'hồ bơi' bị tách biệt, tiếng ồn do máy móc gây ra làm phiền văn phòng chung cũng như người đánh máy không bị làm phiền bởi tiếng ồn của văn phòng chung,

(c) Đó là kinh tế vì số lượng người viết tốc ký và đánh máy ít hơn có thể thực hiện công việc. Cần nhiều số tay hơn nếu mỗi bộ phận có người viết tốc ký và đánh máy riêng. Cái này rất quan trọng.

Nhược điểm:

(a) Tất cả các loại công việc đánh máy không thể được tập trung. Một số chính tả và công việc đánh máy đòi hỏi kỹ thuật chỉ có thể được xử lý bởi các chuyên gia, gắn liền với các bộ phận cụ thể xử lý các nhiệm vụ kỹ thuật đó.

(b) Một số giám đốc điều hành thích có những người đánh máy riêng của họ, những người có thể làm theo ngữ điệu hoặc cách phát âm của anh ta một cách chính xác và kịp thời. Giám đốc điều hành cấp cao, tuy nhiên, có thư ký riêng của họ cho mục đích này. Các giám đốc điều hành cũng có thể đợi cho đến khi người viết tốc ký yêu thích của anh ta ra khỏi 'bể',

(d) Chỉ những mối quan tâm lớn mới có thể có được một 'bể' như vậy.

Những lợi thế của hệ thống 'pool' là những nhược điểm của hệ thống phòng ban và ngược lại.