Các loại hệ thống giữ tài khoản (Ưu điểm và nhược điểm)

Trong khi chọn Hệ thống giữ tài khoản, ta nên thấy rằng hệ thống phải đơn giản, linh hoạt, dễ hiểu bởi tất cả các thành viên trong gia đình, đáp ứng yêu cầu của các thành viên trong gia đình, đủ để chăm sóc mọi chi tiêu và tiết kiệm. Bốn tiêu chí của Hệ thống giữ tài khoản là Đơn giản, Đầy đủ, Linh hoạt và Thuận tiện.

Nói chung, có bốn loại hệ thống kế toán để sử dụng.

Đó là:

(1) Phương pháp tờ

(2) Phương pháp bao bọc

(3) Phương pháp ghi chú

(4) Hệ thống tập tin thẻ.

1. Phương pháp tờ:

Trong phương pháp này, một số tờ giấy rời nên được giữ ở một nơi thuận tiện. Một cây bút chì nên được giữ với các tờ. Nơi này có thể dễ dàng truy cập mọi lúc. Tất cả các chi tiêu nên được viết trong một tờ giấy lớn trong tiêu đề chi tiêu riêng hoặc các tờ khác nhau cho mỗi tiêu đề chi tiêu. Vào cuối tháng, người nội trợ sẽ phải ngồi xuống và tính thu nhập và chi tiêu trong tháng. Đôi khi hồ sơ chi tiêu có thể được lưu giữ trong hai hoặc nhiều tờ tốt hơn so với bảng đơn.

Ưu điểm của hệ thống :

a. Phương pháp này đơn giản và linh hoạt.

b. Nó cũng là một phương pháp giữ tài khoản thuận tiện vì bảng có thể được xử lý ở bất cứ đâu.

Bất lợi:

a. Phương pháp tờ đơn là không đầy đủ.

2. Hệ thống phong bì:

Hai loại hệ thống phong bì thường được sử dụng:

(a) Hệ thống thanh toán tiền mặt

(b) Hệ thống kế toán bảng.

(a) Hệ thống thanh toán tiền mặt:

Hệ thống thanh toán tiền mặt bao gồm việc chia tiền thành số tiền đã lên kế hoạch trước đó và giữ tiền cho từng nhóm mặt hàng thành các phong bì riêng biệt để chi tiêu vào thời điểm cần thiết. Ví dụ, thực phẩm, nhà ở, giao thông vận tải, vv

Ưu điểm:

1. Hệ thống này mang lại kế hoạch và kế toán với nhau.

2. Hệ thống này là trực tiếp và đơn giản.

3. Các gia đình nhận được thu nhập hàng tuần sẽ dễ dàng hơn và hoạt động gần như bằng phương thức thanh toán bằng tiền mặt.

4. Hệ thống này rất linh hoạt, đầy đủ và thuận tiện. Nếu bất cứ lúc nào gia đình cảm thấy cần phải cắt giảm điều này, họ có thể loại bỏ số dư trong phong bì này và đặt nó vào phong bì khác theo ý muốn của nó

Nhược điểm:

1. Những nhược điểm của hệ thống này có thể được cảm nhận nếu nó được áp dụng bởi các nhóm thu nhập cao hơn. Bởi vì giữ nhiều tiền hơn trong phong bì có thể không an toàn.

2. Giữ số tiền lớn như vậy có thể bất tiện. Kiểm tra thanh toán dễ dàng hơn cho thanh toán lớn hơn thanh toán tiền mặt.

(b) Hệ thống kế toán bảng:

Trong phương pháp này, một phong bì lớn được sử dụng. Tất cả các hóa đơn, phiếu, chứng từ, ký hiệu và ghi nhớ được đưa vào phong bì. Ở bên ngoài phong bì, mục nhập được tạo ra từ thu nhập và chi tiêu. Trong trường hợp này, hai phong bì, một cho hóa đơn và một cho tiền mặt có thể được sử dụng. Nếu phong bì nhỏ, một tờ giấy có thể được đặt bên trong để ghi âm.

Lợi thế:

Hệ thống này đơn giản, linh hoạt và thuận tiện.

Nhược điểm:

1. Người làm nhà sẽ phải mất vài giờ làm việc để phân loại hóa đơn và viết ra các mục khác nhau.

2. Nếu bất kỳ hóa đơn bị mất, nhà sản xuất có thể phải đối mặt với rắc rối để biết các mục chi tiêu.

3. Hệ thống sổ ghi chú:

Đây là một phương pháp giữ tài khoản khác. Một cuốn sổ ghi chú ràng buộc hoặc rời có thể được sử dụng để giữ tài khoản hộ gia đình. Sách ghi chú lỏng lẻo thuận tiện hơn, bởi vì các trang mới có thể được thêm vào và các trang sai có thể bị xóa bất cứ khi nào cần thiết. Hệ thống sổ ghi chú đặc biệt thuận tiện khi trẻ em tham gia giữ tài khoản.

Ưu điểm:

a. Hệ thống này là linh hoạt.

b. Công việc ghi âm trở nên rất đơn giản và trực tiếp trong phương pháp này.

c. Hệ thống này rất thuận tiện cho tất cả mọi người kể cả trẻ em.

Nhược điểm:

1. Trong trường hợp sổ ghi chú lá lỏng lẻo có thể có khả năng bị mất giấy tờ.

4. Hệ thống tệp thẻ:

Trong hệ thống giữ tài khoản này, một thẻ có thể được giữ cho từng loại chi tiêu. Điều này rất hữu ích cho các gia đình kinh doanh và người có tổ chức cao. Hệ thống này có thể được mở rộng vô thời hạn. Đây là một hệ thống một người giữ tài khoản.

Ưu điểm:

a. Nó rất linh hoạt và đầy đủ.

Nhược điểm:

a. Vì nó liên quan đến công việc nộp đơn, nó không đơn giản và thuận tiện cho những người ít ý thức và không có tổ chức.

b. Hệ thống này không phù hợp với trẻ em vì có khả năng trộn thẻ.