9 Đặc điểm của một hệ thống kiểm soát hiệu quả - Giải thích!
Kiểm soát ở mọi cấp tập trung vào đầu vào, quy trình và đầu ra. Điều rất quan trọng là phải kiểm soát hiệu quả ở cả ba giai đoạn này.
Hệ thống kiểm soát hiệu quả có xu hướng có những đặc điểm chung nhất định. Tầm quan trọng của các đặc điểm này thay đổi theo tình huống, nhưng nói chung các hệ thống kiểm soát hiệu quả có các đặc điểm sau.
Hình ảnh lịch sự: 1.bp.blogspot.com/-AjRz0qwP2VI/TkioPlhrkKI/gIE3bd_zJkQ/B350FAF3092D.jpg
1. Độ chính xác:
Kiểm soát hiệu quả tạo ra dữ liệu và thông tin chính xác. Thông tin chính xác là điều cần thiết cho các quyết định quản lý hiệu quả. Kiểm soát không chính xác sẽ chuyển hướng các nỗ lực và năng lượng quản lý đối với các vấn đề không tồn tại hoặc có mức độ ưu tiên thấp và sẽ không cảnh báo cho các nhà quản lý về các vấn đề nghiêm trọng cần phải chú ý.
2. Tính kịp thời:
Có nhiều vấn đề đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức. Nếu thông tin về các vấn đề như vậy không đến tay quản lý kịp thời, thì thông tin đó có thể trở nên vô dụng và thiệt hại có thể xảy ra. Theo đó, kiểm soát phải đảm bảo rằng thông tin đến tay người ra quyết định khi họ cần để có thể có phản hồi có ý nghĩa.
3. Linh hoạt:
Môi trường kinh doanh và kinh tế rất năng động trong tự nhiên. Thay đổi công nghệ xảy ra rất nhanh. Một hệ thống kiểm soát cứng nhắc sẽ không phù hợp với môi trường thay đổi. Những thay đổi này làm nổi bật sự cần thiết phải linh hoạt trong việc lập kế hoạch cũng như kiểm soát.
Lập kế hoạch chiến lược phải cho phép điều chỉnh các mối đe dọa và cơ hội không lường trước được. Tương tự, các nhà quản lý phải thực hiện các sửa đổi trong việc kiểm soát các phương pháp, kỹ thuật và hệ thống khi chúng trở nên cần thiết. Một hệ thống kiểm soát hiệu quả là một hệ thống có thể được cập nhật nhanh chóng khi có nhu cầu.
4. Chấp nhận:
Kiểm soát nên sao cho tất cả những người bị ảnh hưởng bởi nó có thể hiểu chúng đầy đủ và chấp nhận chúng. Một hệ thống kiểm soát khó hiểu có thể gây ra những sai lầm và thất vọng không cần thiết và có thể bị công nhân bực bội.
Theo đó, nhân viên phải đồng ý rằng các biện pháp kiểm soát như vậy là cần thiết và phù hợp và sẽ không có bất kỳ tác động tiêu cực nào đối với nỗ lực đạt được các mục tiêu cá nhân cũng như tổ chức của họ.
5. Tích hợp:
Khi các kiểm soát phù hợp với các giá trị và văn hóa của công ty, chúng hoạt động hài hòa với các chính sách của tổ chức và do đó dễ thực thi hơn. Những kiểm soát này trở thành một phần tích hợp của môi trường tổ chức và do đó trở nên hiệu quả.
6. Tính khả thi về kinh tế:
Chi phí của một hệ thống kiểm soát phải được cân bằng với lợi ích của nó. Hệ thống phải khả thi về mặt kinh tế và hợp lý để vận hành. Ví dụ, một hệ thống bảo mật cao để bảo vệ bí mật hạt nhân có thể được biện minh nhưng hệ thống tương tự để bảo vệ vật tư văn phòng trong cửa hàng sẽ không được chứng minh về mặt kinh tế. Theo đó, lợi ích nhận được phải lớn hơn chi phí thực hiện một hệ thống kiểm soát.
7. Vị trí chiến lược:
Các biện pháp kiểm soát hiệu quả nên được đặt và nhấn mạnh tại các điểm kiểm soát chiến lược và quan trọng như vậy, nơi những thất bại không thể được chấp nhận và trong đó chi phí thời gian và tiền bạc của những thất bại là lớn nhất.
Mục tiêu là áp dụng các biện pháp kiểm soát đối với khía cạnh thiết yếu của một doanh nghiệp nơi mà sự sai lệch so với các tiêu chuẩn dự kiến sẽ gây ra tác hại lớn nhất. Những lĩnh vực kiểm soát bao gồm sản xuất, bán hàng, tài chính và dịch vụ khách hàng.
8. Hành động khắc phục:
Một hệ thống kiểm soát hiệu quả không chỉ kiểm tra và xác định độ lệch mà còn được lập trình để đề xuất các giải pháp để sửa lỗi sai lệch đó. Ví dụ, một máy tính lưu giữ hồ sơ hàng tồn kho có thể được lập trình để thiết lập các hướng dẫn của if if-then. Ví dụ: nếu hàng tồn kho của một mặt hàng cụ thể giảm xuống dưới năm phần trăm hàng tồn kho tối đa trong tay, thì máy tính sẽ báo hiệu để bổ sung cho các mặt hàng đó.
9. Nhấn mạnh vào ngoại lệ:
Một hệ thống kiểm soát tốt phải hoạt động theo nguyên tắc ngoại lệ, để chỉ những sai lệch quan trọng được chú ý đến quản lý, nói cách khác, quản lý không phải bận tâm đến các hoạt động đang diễn ra suôn sẻ. Điều này sẽ đảm bảo rằng sự chú ý của người quản lý hướng đến lỗi và không hướng tới sự phù hợp. Điều này sẽ loại bỏ sự giám sát không cần thiết và không kinh tế, báo cáo lợi ích cận biên và lãng phí thời gian quản lý.
