Tại sao Kế hoạch được coi là một chức năng quản lý quan trọng? (Lý do)

Mặc dù lập kế hoạch không đảm bảo thành công trong các mục tiêu của tổ chức, có bằng chứng cho thấy các công ty tham gia vào kế hoạch chính thức luôn hoạt động tốt hơn so với những công ty không có hoặc có kế hoạch chính thức hạn chế và cải thiện hiệu suất của chính họ trong một khoảng thời gian. Rất hiếm khi một tổ chức thành công chỉ nhờ may mắn hoặc hoàn cảnh.

Hình ảnh lịch sự: trailnet.org/Media/Default/images/CommunityPlanning.jpg

Một số lý do tại sao lập kế hoạch được coi là một chức năng quản lý quan trọng được đưa ra dưới đây:

1. Lập kế hoạch là điều cần thiết trong kinh doanh hiện đại:

Sự phức tạp ngày càng tăng của kinh doanh hiện đại với những thay đổi công nghệ nhanh chóng, thay đổi năng động trong sở thích của người tiêu dùng và cạnh tranh gay gắt ngày càng tăng đòi hỏi phải có các hoạt động có trật tự, không chỉ trong môi trường hiện tại mà cả trong môi trường tương lai. Vì kế hoạch có một triển vọng trong tương lai, nó sẽ tính đến những phát triển trong tương lai có thể.

2. Lập kế hoạch ảnh hưởng đến hiệu suất:

Một số nghiên cứu thực nghiệm cung cấp bằng chứng về thành công của tổ chức là một chức năng của kế hoạch chính thức, sự thành công được đo lường bằng các yếu tố như lợi tức đầu tư, khối lượng bán hàng và tăng trưởng thu nhập trên mỗi cổ phiếu, v.v.

Một cuộc điều tra của ba mươi sáu công ty trong các sản phẩm công nghiệp khác nhau như máy móc, thép, dầu, hóa chất và thuốc cho thấy các công ty tham gia vào kế hoạch chính thức luôn hoạt động tốt hơn so với những công ty không có kế hoạch chính thức.

3. Lập kế hoạch tập trung vào các mục tiêu:

Hiệu quả của kế hoạch chính thức chủ yếu dựa trên sự rõ ràng và cụ thể của các mục tiêu. Mục tiêu cung cấp một định hướng và tất cả các quyết định lập kế hoạch đều hướng tới việc đạt được các mục tiêu này. Các kế hoạch liên tục củng cố tầm quan trọng của các mục tiêu này bằng cách tập trung vào chúng. Điều này đảm bảo tiện ích tối đa về thời gian và nỗ lực quản lý.

4. Lập kế hoạch dự đoán các vấn đề và sự không chắc chắn:

Một khía cạnh quan trọng của bất kỳ quy trình lập kế hoạch chính thức là thu thập thông tin liên quan cho mục đích dự báo tương lai chính xác nhất có thể. Điều này sẽ giảm thiểu các cơ hội của các quyết định ngớ ngẩn.

Do nhu cầu trong tương lai của tổ chức được dự đoán trước, nên việc thu thập và phân bổ nguồn lực hợp lý có thể được lên kế hoạch, do đó giảm thiểu lãng phí và đảm bảo tiện ích tối ưu cho các tài nguyên này.

5. Lập kế hoạch là cần thiết để tạo điều kiện kiểm soát:

Kiểm soát liên quan đến việc phân tích liên tục và đo lường các hoạt động thực tế so với các tiêu chuẩn được thiết lập. Những tiêu chuẩn này được đặt ra trong ánh sáng của các mục tiêu để đạt được. Đánh giá định kỳ của các hoạt động có thể xác định xem các kế hoạch đang được thực hiện chính xác. Các kế hoạch được phát triển tốt có thể hỗ trợ quá trình kiểm soát theo hai cách.

Đầu tiên, quy trình lập kế hoạch thiết lập một hệ thống cảnh báo trước về những sai lệch có thể xảy ra so với hiệu suất dự kiến. Những sai lệch trong sản xuất, bán hàng, lợi nhuận và có thể được đưa ra trong quá trình điều tra định kỳ và do đó hành động khắc phục có thể được thực hiện trước khi bất kỳ tác hại nào được thực hiện.

Đóng góp thứ hai của việc lập kế hoạch cho quá trình kiểm soát là nó cung cấp dữ liệu định lượng giúp dễ dàng so sánh hiệu suất thực tế về mặt định lượng, không chỉ với kỳ vọng của tổ chức mà còn với các thống kê của ngành hoặc dự báo thị trường.

6. Lập kế hoạch giúp trong quá trình ra quyết định:

Vì việc lập kế hoạch chỉ định các hành động và các bước cần thực hiện để hoàn thành các mục tiêu của tổ chức, nó làm cơ sở cho việc ra quyết định về các hoạt động trong tương lai. Nó cũng giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định thường xuyên về các hoạt động hiện tại kể từ khi mục tiêu, kế hoạch, chính sách; lịch trình và như vậy được đặt rõ ràng.