Tầm quan trọng của kế hoạch trong quản lý là gì?

Tầm quan trọng của kế hoạch trong quản lý là:

Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất của quản lý. Nó là cần thiết ở mọi cấp quản lý. Trong trường hợp không có kế hoạch, tất cả các hoạt động kinh doanh của tổ chức sẽ trở nên vô nghĩa. Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch đã tăng lên nhiều hơn theo quan điểm về quy mô ngày càng tăng của các tổ chức và sự phức tạp của chúng.

Hình ảnh lịch sự: bloch.umkc.edu/exceed-education/certert-programs/advisor1.jpg

Kế hoạch đã một lần nữa đạt được tầm quan trọng vì không chắc chắn và liên tục thay đổi môi trường kinh doanh. Trong trường hợp không có kế hoạch, có thể không phải là không thể nhưng chắc chắn rất khó đoán những sự kiện không chắc chắn trong tương lai.

Các sự kiện sau đây cho thấy những lợi thế của việc lập kế hoạch và tầm quan trọng của nó đối với một tổ chức kinh doanh:

(1) Lập kế hoạch cung cấp hướng:

Theo quy trình lập kế hoạch, các mục tiêu của tổ chức được xác định bằng những từ đơn giản và rõ ràng. Kết quả rõ ràng của việc này là tất cả các nhân viên đều có được một định hướng và tất cả những nỗ lực của họ đều tập trung vào một mục đích cụ thể. Theo cách này, lập kế hoạch có một vai trò quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Ví dụ: giả sử một công ty sửa chữa mục tiêu bán hàng theo quy trình lập kế hoạch. Bây giờ tất cả các bộ phận, ví dụ, mua hàng, nhân sự, tài chính, vv, sẽ quyết định mục tiêu của họ theo quan điểm của mục tiêu bán hàng.

Theo cách này, sự chú ý của tất cả các nhà quản lý sẽ tập trung vào việc đạt được các mục tiêu của họ. Điều này sẽ làm cho thành tích của mục tiêu bán hàng là một sự chắc chắn. Do đó, trong trường hợp không có mục tiêu, một tổ chức sẽ bị vô hiệu hóa và các mục tiêu được đặt ra theo kế hoạch.

(2) Lập kế hoạch giảm rủi ro không chắc chắn:

Kế hoạch luôn luôn được thực hiện cho tương lai và tương lai là không chắc chắn. Với sự giúp đỡ của việc lập kế hoạch thay đổi có thể trong tương lai được dự đoán và các hoạt động khác nhau được lên kế hoạch theo cách tốt nhất có thể. Bằng cách này, nguy cơ của những sự không chắc chắn trong tương lai có thể được giảm thiểu.

Ví dụ, để khắc phục mục tiêu bán hàng, một cuộc khảo sát có thể được thực hiện để tìm ra số lượng công ty mới có khả năng tham gia thị trường. Bằng cách ghi nhớ những sự thật này và lập kế hoạch cho các hoạt động trong tương lai, những khó khăn có thể tránh được.

(3) Lập kế hoạch giảm các hoạt động chồng chéo và lãng phí:

Theo kế hoạch, các hoạt động trong tương lai được lên kế hoạch để đạt được mục tiêu. Do đó, các vấn đề khi nào, ở đâu, cái gì và tại sao gần như được quyết định. Điều này đặt dấu chấm hết cho sự rối loạn và nghi ngờ. Trong một tình huống phối hợp như vậy được thiết lập giữa các hoạt động và các phòng ban khác nhau. Nó chấm dứt các hoạt động chồng chéo và lãng phí.

Do đó, chất thải di chuyển về phía con số không, hiệu quả tăng lên và chi phí đạt mức thấp nhất. Ví dụ: nếu quyết định rằng một số tiền cụ thể sẽ được yêu cầu trong một tháng cụ thể, người quản lý tài chính sẽ sắp xếp kịp thời.

Trong trường hợp không có thông tin này, số tiền có thể nhiều hơn hoặc ít hơn yêu cầu trong tháng cụ thể đó. Cả hai tình huống này là không mong muốn. Trong trường hợp, tiền ít hơn yêu cầu, công việc sẽ không được hoàn thành và trong trường hợp vượt quá yêu cầu, số tiền sẽ vẫn không được sử dụng và do đó gây ra mất lãi.

(4) Lập kế hoạch thúc đẩy các ý tưởng sáng tạo:

Rõ ràng là lập kế hoạch lựa chọn thay thế tốt nhất trong số nhiều có sẵn. Tất cả những sự thay thế này không tự đến với người quản lý, nhưng chúng phải được phát hiện ra. Trong khi thực hiện một nỗ lực khám phá như vậy, nhiều ý tưởng mới xuất hiện và chúng được nghiên cứu chuyên sâu để xác định tốt nhất trong số chúng.

Theo cách này, lập kế hoạch truyền đạt một sức mạnh tư duy thực sự trong các nhà quản lý. Nó dẫn đến sự ra đời của những ý tưởng sáng tạo và sáng tạo. Ví dụ, một công ty muốn mở rộng kinh doanh. Ý tưởng này dẫn đến sự khởi đầu của hoạt động lập kế hoạch trong tâm trí của người quản lý. Anh ta sẽ nghĩ như thế này:

Có nên sản xuất một số giống khác của các sản phẩm hiện có?

Có nên bán hàng bán lẻ cùng với bán sỉ?

Một số chi nhánh nên được mở ở một nơi khác cho sản phẩm hiện có hoặc cũ?

Có nên tung ra một số sản phẩm mới?

Theo cách này, nhiều ý tưởng mới sẽ xuất hiện lần lượt từng ý tưởng. Làm như vậy, anh ta sẽ trở nên quen thuộc với họ. Anh ấy sẽ luôn suy nghĩ về việc làm một cái gì đó mới và sáng tạo. Vì vậy, đó là một tình huống hạnh phúc cho một công ty được sinh ra thông qua phương tiện lập kế hoạch.

(5) Lập kế hoạch tạo điều kiện cho việc ra quyết định:

Ra quyết định có nghĩa là quá trình đưa ra quyết định. Theo đó, một loạt các lựa chọn thay thế được phát hiện và lựa chọn thay thế tốt nhất được chọn. Quy hoạch đặt ra mục tiêu cho việc ra quyết định. Nó cũng đưa ra các tiêu chí để đánh giá các khóa học hành động. Theo cách này, lập kế hoạch tạo điều kiện cho việc ra quyết định.

(6) Lập kế hoạch thiết lập các tiêu chuẩn để kiểm soát:

Bằng cách xác định mục tiêu của tổ chức thông qua việc lập kế hoạch cho tất cả những người làm việc trong tổ chức và tất cả các phòng ban được thông báo về 'khi nào', 'cái gì' và 'làm thế nào' để làm mọi việc.

Các tiêu chuẩn được đặt ra về công việc, thời gian và chi phí của họ, v.v. Theo kiểm soát, tại thời điểm hoàn thành công việc, công việc thực tế được so sánh với công việc tiêu chuẩn và độ lệch được phát hiện và nếu công việc không được thực hiện như mong muốn người liên quan phải chịu trách nhiệm.

Ví dụ, một người lao động sẽ làm 10 đơn vị công việc trong một ngày (đó là vấn đề lập kế hoạch), nhưng thực tế anh ta hoàn thành 8 đơn vị. Do đó có độ lệch âm là 2 đơn vị. Đối với điều này, anh ta chịu trách nhiệm. (Đo lường công việc thực tế, kiến ​​thức về độ lệch và giữ người lao động chịu trách nhiệm thuộc quyền kiểm soát.) Vì vậy, trong trường hợp không có kế hoạch kiểm soát là không thể.