Giữ cửa hàng: Ý nghĩa, loại, chức năng mục tiêu và hoạt động của cửa hàng

Lưu giữ cửa hàng: Ý nghĩa, loại, chức năng mục tiêu và hoạt động của cửa hàng!

Ý nghĩa:

Sau khi hoàn thành thủ tục mua hàng, khía cạnh quan trọng tiếp theo của quản lý vật liệu là lưu trữ.

Một kho là một tòa nhà được cung cấp để bảo quản vật liệu, cửa hàng và thành phẩm. Phụ trách cửa hàng được gọi là thủ kho hoặc quản lý cửa hàng. Tổ chức của bộ phận cửa hàng phụ thuộc vào quy mô và cách bố trí của nhà máy, tính chất của vật liệu được lưu trữ và tần suất mua và vấn đề của vật liệu.

Theo Alford và Beatty, việc lưu trữ kho là khía cạnh của kiểm soát nguyên liệu liên quan đến việc lưu trữ vật lý hàng hóa. Nói cách khác, việc lưu trữ liên quan đến nghệ thuật bảo quản nguyên liệu thô, tiến hành công việc và thành phẩm trong cửa hàng.

Các loại:

Cửa hàng có thể được tập trung hoặc phi tập trung. Lưu trữ tập trung có nghĩa là một cửa hàng duy nhất cho toàn bộ tổ chức, trong khi lưu trữ phi tập trung có nghĩa là các cửa hàng nhỏ độc lập gắn liền với các bộ phận khác nhau. Lưu trữ tập trung đảm bảo bố trí và kiểm soát cửa hàng tốt hơn, sử dụng tiết kiệm không gian lưu trữ, nhân viên ít hơn, tiết kiệm chi phí lưu trữ và chỉ định các chuyên gia để xử lý các vấn đề lưu trữ. Nó tiếp tục đảm bảo kiểm tra chứng khoán liên tục.

Nó cũng bị một số nhược điểm nhất định. Nó dẫn đến chi phí xử lý vật liệu cao hơn, chậm trễ trong việc phát hành vật liệu cho các bộ phận tương ứng, tiếp xúc với vật liệu có nguy cơ hỏa hoạn và tổn thất tai nạn là những khó khăn thực tế trong việc quản lý các cửa hàng lớn.

Mặt khác, các cửa hàng phi tập trung liên quan đến chi phí và thời gian ít hơn trong việc di chuyển các vật liệu cồng kềnh đến các bộ phận ở xa và rất hữu ích trong việc tránh quá đông ở cửa hàng trung tâm. Tuy nhiên, nó cũng chịu một số hạn chế nhất định, sự đồng nhất trong chính sách lưu trữ hàng hóa không thể đạt được dưới sự lưu trữ phi tập trung, cần thêm nhân viên và các chuyên gia có thể không được bổ nhiệm.

Mục tiêu của thủ kho:

Sau đây là các mục tiêu chính của một hệ thống lưu trữ hiệu quả:

1. Để đảm bảo cung cấp nguyên liệu và cửa hàng không bị gián đoạn cho các bộ phận sản xuất và dịch vụ khác nhau của tổ chức.

2. Để ngăn chặn quá mức và thiếu nguyên liệu,

3. Để bảo vệ vật liệu khỏi ăn cắp, trộm cắp và các rủi ro khác.

4. Để giảm thiểu chi phí lưu trữ.

5. Để đảm bảo kiểm soát thích hợp và liên tục trên các vật liệu.

6. Để đảm bảo sử dụng hiệu quả nhất không gian lưu trữ có sẵn và công nhân tham gia vào quá trình lưu trữ.

Chức năng của Thủ kho:

Trong ánh sáng của các đối tượng trên, các chức năng được thực hiện bởi bộ phận cửa hàng được nêu dưới đây:

1. Ban hành các yêu cầu mua hàng cho Bộ phận mua hàng và khi cần thiết cho các vật liệu trong các cửa hàng phát sinh.

2. Nhận tài liệu đã mua từ bộ phận mua hàng và để xác nhận chất lượng và số lượng của họ với đơn đặt hàng.

3. Lưu trữ và bảo quản vật liệu ở những nơi thích hợp và thuận tiện để có thể dễ dàng đặt vật phẩm.

4. Lưu trữ các tài liệu theo cách để giảm thiểu rủi ro xảy ra và để tránh tổn thất do xử lý lưu trữ bị lỗi.

5. Phát hành tài liệu cho các bộ phận khác nhau chống lại các phiếu yêu cầu tài liệu được ủy quyền hợp lệ bởi các trưởng bộ phận tương ứng.

6. Thực hiện một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho thích hợp, chiếm hàng tồn kho vật lý của tất cả các cửa hàng theo định kỳ và cũng để duy trì hồ sơ tồn kho thích hợp.

7. Cung cấp thông tin đầy đủ về sự sẵn có của vật liệu và hàng hóa, v.v., bất cứ khi nào cần thiết bằng cách duy trì hồ sơ cửa hàng thích hợp với sự trợ giúp của thẻ bin và sổ cái cửa hàng, v.v.

Làm việc của các cửa hàng:

Có bốn phần trong quá trình lưu trữ viz.

(a) Phần tiếp nhận,

(b) Phần lưu trữ,

(d) Phần phát hành.

Chúng được giải thích như dưới:

(a) Bộ phận tiếp nhận:

Có bốn loại hàng tồn kho nhận được bởi các cửa hàng viz., (I) nguyên liệu thô, (ii) cửa hàng và vật tư, (iii) công cụ và thiết bị, (iv) hàng hóa đang hoạt động hoặc bán thành phẩm.

Thủ tục sau đây được thực hiện trong việc nhận các hàng tồn kho này:

(i) Nhận các vật liệu đến trong các cửa hàng.

(ii) Kiểm tra và kiểm tra các vật liệu và cửa hàng đến, v.v.

(iii) Ghi lại các tài liệu đến trong hàng hóa nhận được cuốn sách.

(iv) Chuẩn bị và chuyển tiếp hàng hóa lưu ý đến phần mua hàng.

(v) Thông báo cho bộ phận mua hàng về hàng hóa bị hư hỏng và bị lỗi và nguồn cung dư thừa hoặc thâm hụt, vv cùng với các hình thức từ chối và ghi chú.

(vi) Trả lại hàng hóa bị hư hỏng hoặc bị lỗi cho nhà cung cấp theo hướng dẫn của bộ phận mua hàng.

(vii) Chuyển tiếp các tài liệu đến các cửa hàng và địa điểm tương ứng nơi chúng sẽ được lưu trữ hoặc bảo quản.

(b) Phần lưu trữ:

Phòng lưu trữ nên được đặt ở một nơi thuận tiện và thích hợp. Nó nên có cơ sở rộng rãi để lưu trữ các tài liệu đúng cách. thùng, giá đỡ và kệ, vv Có thể có một phòng lưu trữ duy nhất trong trường hợp của một tổ chức nhỏ, nhưng một mối quan tâm quy mô lớn có thể có nhiều phòng khác nhau hoặc nhiều kho ngoài cửa hàng chung hoặc chính.

Các kho riêng biệt có thể được sử dụng cho các loại hàng tồn kho khác nhau. Tài liệu nên được lưu trữ theo cách để bảo vệ nó trước các rủi ro thiệt hại, phá hủy và bất kỳ loại mất mát nào. Mỗi bài viết nên có dấu hiệu nhận dạng viz., Dán tem, dập nổi, màu sắc, mã hóa và vẽ tranh, vv Những rủi ro này rất hữu ích trong việc định vị hoặc xác định một bài viết trong các cửa hàng.

(c) Bộ phận kế toán:

Phần này liên quan đến việc lưu giữ hồ sơ thích hợp liên quan đến việc tiếp nhận và phát hành tài liệu. Nhiệm vụ chính của phần này là thực hiện quy trình kiểm soát hàng tồn kho.

(d) Phần phát hành:

Các tài liệu nên được cấp cho các bộ phận tương ứng khi nhận được phiếu yêu cầu được ủy quyền hợp lệ. Một mục nhập phải được thực hiện ngay lập tức trên thẻ bin được gắn với thùng từ nơi tài liệu đã được phát hành.

Thẻ Bin chứa thông tin có giá trị liên quan đến việc nhận và phát hành tài liệu, rất hữu ích trong việc thực hiện một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho. Các thẻ này hữu ích hơn nữa trong việc xác định các cấp độ vật liệu khác nhau, mức tối đa, tối thiểu và đặt hàng lại.