Thiết lập hệ thống kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả

Bài viết này đưa ra ánh sáng về năm bước chính liên quan đến việc thiết lập một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả. Các bước là: 1. Phân loại và mã hóa hàng tồn kho. 2. Bảo trì hồ sơ tồn kho 3. Kiểm soát dòng chảy của vật liệu 4. Kiểm soát các công cụ 5. Phòng lưu trữ.

Bước # 1. Phân loại và mã hóa hàng tồn kho:

Một hệ thống tốt về phân loại và mã hóa hàng tồn kho là rất cần thiết để ngăn chặn việc trộn lẫn một loại hàng tồn kho với loại khác. Hàng tồn kho có thể được phân loại theo các cách khác nhau tùy thuộc vào mục đích / vị trí phân phối cụ thể của họ, v.v ... Để tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa nhận dạng và kiểm soát, các loại hàng tồn kho khác nhau nên được cấp một mã số.

Bước # 2. Bảo trì hồ sơ tồn kho:

Sau đây là hai phương pháp quan trọng để duy trì hồ sơ tồn kho:

(i) Hệ thống kiểm kê định kỳ.

(ii) Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn.

Bây giờ chúng ta sẽ giải thích chúng ngắn gọn như sau:

Theo hệ thống này, và giá trị hàng tồn kho chỉ được tìm thấy vào cuối kỳ kế toán sau khi có chứng nhận vật lý của các đơn vị trong tay. Hệ thống này không cung cấp thông tin liên quan đến số lượng và giá trị hàng tồn kho một cách liên tục. Trong hệ thống này, không có kế toán được thực hiện cho các tổn thất, lãng phí, trộm cắp, vv

Trong trường hợp này, giả định rằng hàng tồn kho được tiêu thụ được xác định ở đây bằng cách thêm tổng giá trị hàng tồn kho được mua trong khoảng thời gian vào giá trị hàng tồn kho trong tay dưới dạng mở kho và khấu trừ giá trị hàng tồn kho vào cuối khi đóng kho.

Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn:

Theo thuật ngữ của Kế toán chi phí Hàng tồn kho vĩnh viễn là một hệ thống hồ sơ được duy trì bởi bộ phận kiểm soát, phản ánh sự chuyển động vật lý của cổ phiếu và số dư hiện tại của họ.

Hàng tồn kho vĩnh viễn nhằm mục đích tạo ra hệ thống hồ sơ theo đó các khoản thu và các vấn đề của cửa hàng có thể được ghi lại ngay lập tức tại mỗi giao dịch và số dư có thể được đưa ra để hiển thị vị trí cập nhật của các mặt hàng khác nhau.

Các hồ sơ thường được sử dụng cho hàng tồn kho vĩnh viễn là:

1. Thẻ Bin.

2. Lưu trữ tài khoản sổ cái hoặc lưu trữ thẻ sổ cái.

3. Thông qua việc lấy cổ phiếu liên tục.

1. Thẻ Bin:

Thẻ Bin là một thẻ biểu thị các hồ sơ định lượng về các khoản thu, các vấn đề và số dư cuối kỳ của vật liệu được giữ trong thùng tương ứng như trong Hình 12.2. Bin có nghĩa là một giá đỡ, kệ, thùng chứa hoặc không gian nơi lưu giữ vật liệu. Thẻ bin được đặt trong các thùng khác nhau.

Các thẻ bin riêng biệt được chuẩn bị cho từng hạng mục của cửa hàng và nếu hai vật liệu khác nhau được giữ trong một thùng chứa, hai thẻ một thùng cho mỗi loại, được chuẩn bị coi kệ là hai thùng.

Mẫu thẻ Bin sau đây sẽ giúp hiểu đúng về nội dung của thẻ bin:

Biên lai được nhập theo GRN, các vấn đề được hiển thị trên cơ sở các yêu cầu của cửa hàng và số dư cuối kỳ được chỉ định sau mỗi lần nhập được thực hiện trong đó. Trong thẻ bin, tất cả các mục tức là biên lai, vấn đề và số dư của vật liệu chỉ được thể hiện một cách định lượng và không định tính.

2. Cửa hàng sổ cái:

Cửa hàng sổ cái là một kỷ lục của các cửa hàng, cả về số lượng và giá trị. Nó được duy trì bởi các kế toán cửa hàng. Nó tương tự như thẻ bin với sự khác biệt quan trọng mà trong các cửa hàng giá trị sổ cái của vật liệu cũng được hiển thị. Đó là trong sổ cái cửa hàng tất cả các mục được thể hiện một cách định lượng cũng như định tính.

Các sổ cái này thường ở dạng lá lỏng lẻo trong chất kết dính và đối với lớp vật liệu riêng biệt, chất kết dính riêng biệt được sử dụng. Trong một số mối quan tâm, các sổ cái này được duy trì trong khối lượng ràng buộc để tránh mất folios lỏng lẻo.

3. Thông qua việc lấy cổ phiếu liên tục:

Lấy cổ phiếu liên tục là một thành phần thiết yếu của hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn. Điều này được thực hiện bằng cách so sánh số lượng vật lý với số lượng được hiển thị trong thẻ bin và sổ cái cửa hàng.

Điều này thường được thực hiện bởi một nhân viên kiểm toán nội bộ độc lập Sự khác biệt giữa số dư được hiển thị bởi sổ cái của cửa hàng và số dư thực tế của các cửa hàng có thể dựa trên hai trường hợp sau:

(a) Nguyên nhân có thể tránh được:

Chúng bao gồm các vấn đề bao gồm hoặc theo các vấn đề của các mặt hàng, sai lầm văn thư, phá vỡ, ăn cắp, đặt vật liệu vào thùng sai, vv

(b) Nguyên nhân không thể tránh khỏi:

Nó bao gồm - bốc hơi, co ngót hoặc một số thay đổi vật lý khác, vv của hàng tồn kho, phá vỡ hàng loạt tức là phát hành hàng tồn kho trong các lô nhỏ, điều kiện khí hậu gây ra sự suy giảm của chứng khoán.

Ưu điểm của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn:

1. Nó tạo điều kiện lập kế hoạch sản xuất vì hồ sơ cửa hàng là phương tiện để phân bổ nguyên liệu cho các đơn đặt hàng sản xuất: và nó cho phép lập lịch trình và phát hành các đơn đặt hàng với sự đảm bảo đầy đủ rằng nguyên liệu sẽ có sẵn khi được yêu cầu.

2. Nó cho phép mua sắm kịp thời các loại nguyên liệu đầu vào khác nhau với các thông số kỹ thuật chính xác như với mức độ của trò chơi và mức độ khi mà.

3. Nó tạo điều kiện phân bổ chi phí nguyên vật liệu cho các đơn đặt hàng sản xuất hoặc cho các bộ phận sản xuất tiêu thụ các mặt hàng.

4. Nó có thể lập báo cáo tài chính mà không cần xác minh thực tế hàng tồn kho.

5. Nó thiết lập một cơ sở để thực hiện xác minh vật lý hàng tồn kho và để kiểm soát việc phân bổ sai, chất thải, lỗi thời và trộm cắp vật liệu.

6. Kiểm soát dòng chảy chu kỳ của vật liệu là có thể. Một hệ thống hiệu quả phải được thiết kế để kiểm soát nguyên liệu trong các cửa hàng chảy từ thời điểm trưng dụng mua hàng đến lưu trữ thành phẩm.

Bước # 3. Kiểm soát dòng nguyên liệu tuần hoàn:

Theo John A. Shubin, sau đây là các bước trong chu trình Kiểm soát Vật liệu:

1. Nhân viên ghi chép cửa hàng chuẩn bị các yêu cầu mua hàng để mua sắm các vật liệu, bộ phận, vật tư và công cụ cần thiết và gửi chúng đến văn phòng mua hàng; và họ gửi các yêu cầu về sản xuất của Đức với văn phòng kế hoạch cho các bộ phận và công cụ được chế tạo trong nhà máy để bổ sung hàng dự trữ.

2. Bộ phận mua hàng mua sắm các mặt hàng trưng dụng bằng cách đặt hàng với các nhà cung cấp và theo dõi việc giao hàng các vật liệu cần thiết.

3. Bộ phận tiếp nhận dỡ các mặt hàng đến và kiểm tra các vật liệu đối với các đơn đặt hàng để biết số lượng và thông số kỹ thuật, v.v.

4. Phần mua hàng kiểm toán các nhà cung cấp hóa đơn và (khi cần thiết) sẽ điều chỉnh cho họ các điều chỉnh về sự khác biệt.

5. Xử lý nam giới, di chuyển vật liệu nhận được và các bộ phận chế tạo đến phần lưu trữ. Thư ký thực hiện các mục thích hợp trên hồ sơ cửa hàng, thẻ bin hoặc sổ cái cửa hàng cho hàng hóa được đặt trong phòng lưu trữ.

6. Nhân viên lưu trữ hồ sơ trong văn phòng kế hoạch chuẩn bị các yêu cầu vật liệu, phân bổ nguyên liệu cho mục đích sản xuất và thực hiện các mục thích hợp của hồ sơ kiểm kê vĩnh viễn.

7. Nhân viên phòng lưu trữ phát hành vật liệu và các bộ phận theo quy định trong các mẫu trưng dụng nhận được từ văn phòng kế hoạch. Các mục được thực hiện trong thẻ bin và gửi một bản ghi các tài liệu phát hành cho văn phòng kế toán cho mục đích kế toán chi phí.

8. Bộ phận điều phối của nhà máy kiểm soát lưu lượng hàng hóa trong quá trình bằng các tờ lộ trình và các đơn đặt hàng di chuyển, hướng dẫn luồng công việc thông qua các bảng điều khiển của nhà máy trong văn phòng kế hoạch và cho biết tiến độ công việc trong nhà máy.

9. Người gửi hàng trả lại các vật liệu và bộ phận không sử dụng cho các phòng kho. Thư ký trên cơ sở phiếu giảm giá của cửa hàng trên máy tính cá nhân, thực hiện các mục thích hợp trên thẻ bin, hồ sơ tồn kho vĩnh viễn và bảng kế toán chi phí cần thiết cho công việc tài khoản.

10. Người gửi hàng chỉ đạo việc di chuyển thành phẩm đến phòng lưu trữ và trên cơ sở các hình thức hoàn thành công việc nhận được từ nhân viên văn phòng nhà máy thực hiện các mục thích hợp trong hồ sơ thành phẩm.

Bước # 4. Kiểm soát các công cụ:

Công cụ có bốn loại cụ thể là:

1. Công cụ giữ:

Các công cụ này là các thiết bị giữ công việc và hướng dẫn công việc được sử dụng cùng với các hoạt động của máy. Ví dụ là đồ gá lắp và đồ đạc, chuks, vv

2. Dụng cụ tạo hình và cắt:

Những công cụ này được sử dụng với máy móc để thay đổi hình dạng hoặc hình thức của vật liệu. Ví dụ như - khuôn, băng, máy cắt, máy khoan, dụng cụ cắt một điểm, v.v.

3. Dụng cụ đo lường:

Loại công cụ này là các thiết bị để kiểm tra sự phù hợp của công việc với các tiêu chuẩn. Ví dụ là các loại máy đo, micro-mét, verniers, vv

4. Công cụ phụ trợ:

Có các thiết bị được sử dụng để xây dựng hoặc không lắp ráp các sản phẩm hoặc máy móc. Ví dụ như trình điều khiển vít, cờ lê, cờ lê, vv

Thủ tục cho dụng cụ và trang bị lại:

Công cụ có nghĩa là lập kế hoạch và mua lại các công cụ. Dụng cụ là cần thiết khi một sản phẩm mới được sản xuất. Việc trang bị lại là cần thiết khi thay đổi thiết kế sản phẩm hoặc một mô hình mới sẽ được sản xuất.

Các bước trong dụng cụ:

Có sáu bước trong công cụ. Đó là:

1. Chia sản phẩm thành các tổ hợp phụ và các bộ phận và bộ phận phân tích việc chuẩn bị hóa đơn vật liệu, bản vẽ và các thông số kỹ thuật khác cần thiết để xác định số lượng dụng cụ cần thiết.

2. Lựa chọn và nghiên cứu phương pháp chế biến và theo số lượng hàng hóa được sản xuất xác định loại dụng cụ được sản xuất và sử dụng cho mỗi hoạt động.

3. Thiết kế các công cụ đặc biệt và tệp đính kèm cần thiết cho các hoạt động cụ thể và chọn các công cụ tiêu chuẩn cần thiết trong sản xuất.

4. Mua sắm hoặc chế tạo các công cụ theo thiết kế / bản vẽ của họ, v.v.

5. Kiểm tra các công cụ cho sự phù hợp của họ với thông số kỹ thuật.

6. Theo dõi hiệu suất của các công cụ trong sản xuất, lưu giữ hồ sơ cần thiết về chi phí của các công cụ, tỷ lệ đầu ra đạt được cho mọi sắp xếp dụng cụ và sử dụng thông tin để cải thiện thiết kế các công cụ đã thực hiện.