Mua hàng: 6 nguyên tắc chính của mua hàng - Giải thích!
Một số nguyên tắc mua hàng chính là: 1. Đúng chất lượng 2. Đúng số lượng 3. Đúng thời điểm 4. Đúng nguồn 5. Giá đúng và 6. Đúng nơi.
1. Đúng chất lượng:
Thuật ngữ đúng chất lượng đề cập đến sự phù hợp của một mặt hàng cho mục đích mà nó được yêu cầu. Để sản xuất hàng hóa có chất lượng tốt nhất, loại nguyên liệu tốt nhất có thể là chất lượng phù hợp trong khi đối với sản xuất các mặt hàng chất lượng trung bình, loại trung bình thấp nhất có thể là chất lượng phù hợp.
Chất lượng của mặt hàng được gọi là điểm. Nó có thể được đo bằng các thử nghiệm vật lý, phân tích hóa học hoặc bằng bất kỳ phương pháp nào khác tùy thuộc vào bản chất của sản phẩm. Việc sử dụng các đặc điểm kỹ thuật tiêu chuẩn, tên thương hiệu hoặc tên thương mại giúp mua các chất lượng vật liệu bị cắt xén. "Chất lượng phải được tích hợp vào sản phẩm". Nhiệm vụ của bộ phận mua hàng là đảm bảo rằng nguyên liệu được mua từ các nhà cung cấp đó.
Để tạo thiện chí, sản xuất đúng, tiêu chuẩn hóa, loại bỏ chất thải và cho kết quả tốt hơn, mua hàng đúng chất lượng là rất cần thiết. Chất lượng cho các vật liệu khác nhau được quyết định bởi các bộ phận liên quan.
Trong trường hợp thiết bị nhà xưởng, quyết định được đưa ra bởi kỹ sư nhà máy và đối với văn phòng phẩm, đó là bộ phận người dùng. Tuy nhiên, bộ phận mua hàng có thể đặt câu hỏi về các yêu cầu của các bộ phận khác nhau trên cơ sở kinh nghiệm của mình và đề xuất các phương án khác nhau. Bộ phận kiểm tra phải xác minh xem hàng hóa được cung cấp có phù hợp với đơn đặt hàng hay không.
Vì vậy, chất lượng phù hợp là sự phù hợp của các mặt hàng được mua cho một mục đích nhất định. Chất lượng tốt nhất của vật liệu mua không cần phải đúng chất lượng.
2. Đúng số lượng:
Vật liệu mua phải đúng số lượng. Số lượng phù hợp là số lượng có thể được mua tại một thời điểm với tổng chi phí tối thiểu và làm giảm sự thiếu hụt nguyên liệu. Đảm bảo và duy trì dòng nguyên liệu thường xuyên để thực hiện hoạt động sản xuất là mục tiêu sống còn của bất kỳ tổ chức mua hàng nào. Nên tránh mua quá mức, dẫn đến tình trạng quá tải và vốn bị chặn không cần thiết và chi phí vận chuyển hàng tồn kho tăng lên.
Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) giúp xác định đúng số lượng vật liệu được đặt hàng. Nó được tính bằng cách áp dụng công thức sau:
EOQ =
A là viết tắt của tiêu thụ vật liệu hàng năm, C cho chi phí đặt hàng và S cho Lưu trữ hàng năm và chi phí vận chuyển trên mỗi đơn vị.
Để dành số lượng đúng số lượng cần mua, các yếu tố quan trọng nhất định phải được xem xét bởi ban quản lý. Đây là bản chất của quá trình sản xuất, bản chất của vật liệu sẽ được sử dụng, điều kiện thị trường phổ biến tức là thay đổi thị hiếu và sở thích của người dân, chi phí nguyên liệu cần mua, chi phí sở hữu và khả năng lưu trữ của tổ chức.
Cùng với số lượng đặt hàng kinh tế, có hai khái niệm nữa, viz.; số lượng đặt hàng số lượng lớn và số lượng đặt hàng tùy ý cần phải được hiểu.
Số lượng đặt hàng số lượng lớn là số lượng lớn hơn số lượng đặt hàng kinh tế. Nó kết hợp số lượng đặt hàng của nhiều đơn hàng để làm tròn đến 3, 6 hoặc 12 yêu cầu hàng tháng và đặt một đơn hàng cho các yêu cầu đầy đủ của một khoảng thời gian đang xem xét.
Số lượng đặt hàng số lượng lớn đảm bảo tính kinh tế khác nhau của giá cả, chi phí hoạt động ít hơn trong bộ phận mua hàng. Các mặt hàng rẻ tiền và di chuyển chậm thường được mua với số lượng lớn.
Số lượng đặt hàng tùy ý là kết quả của những điểm yếu của số lượng đơn đặt hàng kinh tế và số lượng đặt hàng số lượng lớn. Do điều kiện thị trường khác nhau, không nên luôn tuân thủ nghiêm ngặt số lượng đặt hàng kinh tế và số lượng lớn.
Một số yếu tố nhất định.; đơn đặt hàng không chắc chắn từ thị trường, tình hình tài chính không chắc chắn, lịch trình sản xuất không chắc chắn và thời gian dẫn không chắc chắn là nguyên nhân dẫn đến việc áp dụng số lượng đặt hàng tùy ý từ phía người quản lý mua hàng.
3. Đúng lúc:
Thời điểm mà các giao dịch mua được thực hiện có tầm quan trọng sống còn. Trong trường hợp các mặt hàng được sử dụng thường xuyên, đúng thời điểm có nghĩa là thời điểm cổ phiếu đạt mức tối thiểu. Mức sắp xếp lại của vật liệu được cố định cho từng mục theo nguyên tắc đúng thời gian.
Hành động mua vật tư mới nên được bắt đầu ngay lập tức, khi vật liệu đạt đến mức sắp xếp lại. Sắp xếp lại mức độ cho từng loại vật liệu được tính bằng cách áp dụng công thức sau.
Cấp độ sắp xếp lại = Tiêu thụ tối đa x Thời gian sắp xếp lại tối đa. Bộ phận kiểm soát vật liệu gửi yêu cầu mua hàng là bộ phận mua hàng để mua nguyên liệu. Trong trường hợp vật liệu được yêu cầu cho các công việc đặc biệt, Phòng Mua hàng đảm bảo rằng các vật liệu được giao kịp thời.
Một yếu tố quan trọng khác cần được xem xét là việc giao nguyên liệu từ các cửa hàng đến các bộ phận sản xuất. Bất kỳ sự chậm trễ trong việc cung cấp các tài liệu về các công việc khác nhau làm trì hoãn việc sản xuất.
4. Nguồn đúng:
Chọn đúng nguồn để mua nguyên liệu là một cân nhắc quan trọng trong thủ tục mua. Nguồn thích hợp để mua sắm vật liệu là nhà cung cấp có thể cung cấp nguyên liệu đúng chất lượng theo đơn đặt hàng, đúng số lượng theo yêu cầu, vào đúng thời điểm mà nguyên liệu được yêu cầu cung cấp, với giá thỏa thuận với nhà cung cấp, người có thể tôn trọng cam kết mà không cần theo dõi nhiều, người có nguồn tài chính cần thiết và có đủ nhân lực để xử lý đơn hàng và người được thành lập có uy tín cao và liêm chính trong kinh doanh.
Nguồn nguyên liệu phải được đặt trong một khoảng cách hợp lý từ tổ chức của người mua. Điều này sẽ giảm thiểu sự chậm trễ giao hàng, phí vận chuyển cao hơn và cải thiện liên hệ cá nhân giữa người mua và nhà cung cấp và cho phép dịch vụ hậu mãi tốt hơn, v.v.
Càng xa càng tốt những người trung gian và môi giới nên tránh mua vật liệu. Một liên lạc trực tiếp nên được thiết lập với các nhà cung cấp. Nó sẽ hữu ích trong việc cải thiện chất lượng của vật liệu trong tương lai.
Trong khi lựa chọn nhà cung cấp, một số yếu tố phải được lưu ý, viz., Vị trí của nhà cung cấp, kho chứa có sẵn với nhà cung cấp, mối quan hệ của người sử dụng lao động, sự xứng đáng tín dụng của nhà cung cấp, quy mô của công ty cung cấp và kiểm soát chất lượng quan sát được bởi nhà tuyển dụng, vv Một chuyến thăm cá nhân đến cơ sở của nhà cung cấp tiềm năng sẽ hữu ích trong việc đánh giá khả năng của nhà cung cấp.
5. Giá đúng:
Xác định đúng giá là một nhiệm vụ khó khăn. Đây là đối tượng chính của bất kỳ tổ chức nào để mua sắm các mặt hàng vật chất với mức giá phù hợp. Đó là mức giá mang lại giá trị cuối cùng tốt nhất của số tiền đầu tư mua vật liệu.
Quyết định giá đúng của sản phẩm phụ thuộc vào nhiều yếu tố, viz.; chất lượng, thời gian giao hàng và tuổi thọ cuối cùng của nguyên liệu, đường cung và cầu, mức độ cạnh tranh, hạn chế của chính phủ, dịch vụ sau bán hàng, giảm giá và điều khoản mua hàng v.v ... Có thể chỉ ra ở đây rằng việc xác định giá phù hợp không phụ thuộc chỉ về kiến thức thị trường mà còn hiểu rõ về quá trình định giá.
Người mua nên giữ liên lạc với các yếu tố nêu trên trong quá trình xác định giá. Anh ta phải xem xét rằng liệu một mặt hàng được đề xuất để mua có đại diện cho giá trị tốt nhất cho tiền hay không.
Điều này được biết đến như là phân tích giá trị của Wikipedia. Giá thị trường hiện hành cũng cung cấp cơ sở cho việc xác định giá. Cần có sự thương lượng giữa bộ phận mua hàng và nhà cung cấp để xác định mức giá phù hợp.
6. Đúng nơi:
Bên cạnh việc có được các vật liệu đúng chất lượng và số lượng từ đúng nguồn với mức giá phù hợp, cần đảm bảo rằng các vật liệu có sẵn ở đúng nơi. Chi phí vận chuyển và xử lý vật liệu bị ảnh hưởng rất lớn bởi việc lựa chọn đúng nơi mà nguyên liệu sẽ được mua. Để giảm thiểu các chi phí này, việc lựa chọn địa điểm phù hợp để mua nguyên liệu là vô cùng quan trọng. Nếu nhà cung cấp địa phương cũng như bên ngoài đáp ứng các điều kiện này, trước đây nên được ưu tiên. Các nguyên tắc mua hàng được đề cập ở trên có thể được tóm tắt là sáu R của mua hàng. Những thứ này còn được gọi là các yếu tố cần thiết của người Viking được theo sau bởi người điều hành mua hàng.
