Lắp đặt hệ thống kế toán chi phí

Đọc bài viết này để tìm hiểu về các yếu tố, khó khăn, hướng dẫn sử dụng chi phí và các yêu cầu pháp lý cần thiết trong việc cài đặt hệ thống kế toán chi phí.

Các yếu tố được xem xét trước khi cài đặt:

Khi hệ thống Kế toán chi phí được cài đặt, cần lưu ý các điểm sau:

1. Đối tượng:

Các đối tượng mà quản lý muốn đạt được là gì và loại thông tin nào cần thiết để đạt được các mục tiêu của nó? Thông tin về chi phí có nghĩa là để ấn định giá sẽ khác hoàn toàn so với dự định tiết lộ tính hiệu quả hoặc không hiệu quả trong hoạt động hoặc yêu cầu đưa ra quyết định trên cơ sở hợp lý.

2. Chi tiết kỹ thuật:

Hoạt động kỹ thuật của mối quan tâm và liệu sản xuất quan trọng hơn bán hay ngược lại nên được ghi nhớ. Rõ ràng phải chú ý nhiều hơn đến yếu tố quan trọng hơn.

3. Sản phẩm:

Bản chất của sản phẩm nên được xem xét để quyết định loại hệ thống chi phí. Ví dụ, nếu các vật liệu được sử dụng là không đáng kể, một hệ thống kiểm soát vật liệu phức tạp sẽ không cần thiết.

4. Các yếu tố:

Các yếu tố đang hoặc không thể kiểm soát được nên được xem xét. Phải chú ý đến các yếu tố kiểm soát được. Ví dụ, nếu một phương pháp đóng gói cụ thể được quy định bởi pháp luật, sẽ không có ích gì khi nghĩ đến một giải pháp thay thế.

5. Loại vật liệu:

Loại vật liệu có sẵn và thời gian cung cấp của chúng cùng với vấn đề lưu trữ, cũng nên được xem xét.

6. Loại lao động:

Loại lao động cần thiết và phương pháp trả thù lao của họ cũng cần được ghi nhớ.

7. Quản lý:

Bản chất của quản lý và quá trình ra quyết định cũng cần được tính đến. Quản lý hiện đại thường cần thông tin chi tiết. Các luồng thông tin sẽ phải được thiết kế với tham chiếu đến các nguồn và mục đích sử dụng cuối cùng của thông tin. Ví dụ, nếu quyết định được đưa ra bởi một người từ chối tiết lộ bất kỳ thông tin nào, hệ thống phải giữ điều này trong tầm nhìn.

8. Đặc thù kinh doanh:

Bất kỳ đặc thù nào của doanh nghiệp, có thể có, phải được giữ trong tầm nhìn. Chẳng hạn, nếu việc mua một mặt hàng cụ thể chỉ được thực hiện từ một nguồn hoặc công ty cụ thể, thì hệ thống chi phí không cần phải xây dựng một quy trình mua hàng đầy đủ; cần tập trung vào việc sử dụng hợp lý các mặt hàng liên quan.

9. Sử dụng sổ sách tài chính:

Khả năng sử dụng sổ sách và thủ tục tài chính cũng cần được ghi nhớ. Như đã nêu ở trên, kế toán chi phí phải được coi là một khoản đầu tư và do đó, tất cả các thủ tục, sổ sách và hồ sơ hữu ích hiện có nên được sử dụng. Ví dụ, tài khoản tài chính cần hồ sơ mua hàng và tiền lương đầy đủ. Với một chút thay đổi, chúng cũng có thể được thực hiện để phục vụ nhu cầu của Kế toán chi phí. Càng xa càng tốt, hồ sơ chi phí và sổ sách tài chính nên được phối hợp tốt, thậm chí tích hợp đầy đủ.

10. Lựa chọn đơn vị:

Sự lựa chọn của đơn vị liên quan đến các chi phí phải có cũng cần được xem xét. Ví dụ, trong trường hợp thép, chi phí được xác định cho mỗi tấn thép và trong trường hợp dệt bông, đơn vị là kg. bằng sợi hoặc vải. Trong trường hợp vận chuyển xe máy, chi phí sẽ được tìm thấy trên mỗi km xe buýt hoặc km hành khách hoặc đôi khi tấn dặm. Chúng được gọi là đơn vị chi phí và cần phải chọn một đơn vị phù hợp, không quá lớn cũng không quá nhỏ.

11. Thảo luận đầy đủ:

Trên hết, hệ thống nên được thiết kế sau một cuộc thảo luận đầy đủ và thẳng thắn với tất cả những người sẽ tham gia.

Khó khăn trong việc cài đặt hệ thống chi phí:

Khi một hệ thống chi phí mới được giới thiệu, nó có thể phải gặp một số khó khăn. Đây có thể là như sau:

(i) Sự thờ ơ của ban quản lý:

Nếu quản lý không thực sự bị thuyết phục về những lợi thế của hệ thống chi phí hoặc nếu nó đã được thực hiện bằng cách nào đó để chấp nhận hệ thống trái với ý muốn của nó, nó sẽ chỉ chịu đựng nó và không khuyến khích nó đúng cách. Điều này sẽ khiến những người khác cũng từ bỏ sự hợp tác của họ và do đó, hệ thống có thể không bao giờ hoạt động hiệu quả. Các báo cáo có thể đúng và nhanh chóng nhưng có lẽ không ai sẽ nhìn vào chúng.

(ii) Sự thù địch từ nhân viên trực tuyến:

Nhân viên phòng tuyến thường tin rằng trước tiên họ biết cách điều hành doanh nghiệp của mình và do đó, họ không cần ai nói cho họ biết thông tin nào họ cần và thứ hai là họ không thể lãng phí thời gian của mình trong hình thức đầy rẫy. Họ cũng có thể sợ rằng thông tin phù hợp sẽ phơi bày một số sai lầm của họ hoặc hệ thống mới sẽ khiến chúng trở nên ít hữu ích hơn trước đây trong mắt ban quản lý. Có xu hướng phẫn nộ bất cứ điều gì mới trừ khi đó là lợi thế của một người.

(iii) Cơ cấu quyền lực:

Hệ thống kế toán chi phí có thể dựa trên cấu trúc quyền lực chính thức trong khi thực tế cấu trúc có thể khá khác nhau. Ví dụ, nếu các nhà lãnh đạo công đoàn có ảnh hưởng lớn đến các quyết định khác nhau, thì hệ thống có thể gặp khó khăn. Không có khả năng sơ đồ tổ chức sẽ thể hiện thẩm quyền của các nhà lãnh đạo công đoàn.

(iv) Hoàn cảnh thay đổi:

Kinh doanh thường trải qua những thay đổi nhanh chóng, thị trường có thể thay đổi và quy trình sản xuất có thể thay đổi; ý tưởng quản lý cũng thay đổi. Nếu hệ thống chi phí không thích ứng với hoàn cảnh thay đổi, nó sẽ hết hiệu lực. Ví dụ: nếu một nhà máy dệt bông được chuyển đổi thành nhà máy sản xuất sợi nhân tạo, hệ thống Kế toán chi phí cũng phải được thay đổi phù hợp.

(v) Sự thờ ơ:

Thường thì một phần của hệ thống bị hỏng; nếu nó không được đặt đúng, nó sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống. Ví dụ, nếu các vấn đề về vật liệu không được theo dõi và kiểm soát đúng cách, toàn bộ hệ thống kiểm soát vật liệu có thể bị hỏng. Ngoài ra có thể có sự chậm trễ trong dòng thông tin và báo cáo có thể bị trì hoãn. Nếu điều này không được sửa chữa, toàn bộ hệ thống ra quyết định và kiểm soát có thể được tuyên bố. Điều tương tự sẽ là kết quả nếu có lỗi nghiêm trọng trong báo cáo. Do đó, điều cần thiết là ai đó nên theo dõi hoạt động thực tế của hệ thống liên tục và cẩn thận.

(vi) Tình trạng thấp của kế toán chi phí:

Kế toán chi phí thường sẽ phải thu thập và cung cấp thông tin mà ai đó không thích. Nếu kế toán chi phí chiếm một vị trí rất trẻ, anh ta có thể không thể làm công việc của mình mà không sợ hãi hoặc ủng hộ, do đó, thông tin do anh ta cung cấp có thể không dẫn đến quyết định chính xác. Điều cần thiết là kế toán chi phí phải là một quan chức cấp cao, có quyền truy cập trực tiếp vào quản lý hàng đầu. Ông cũng phải được hỗ trợ bởi một nhân viên được đào tạo đúng và đầy đủ.

(vii) Thiếu sự rõ ràng về các ưu tiên và mục tiêu:

Nếu nhân viên Kế toán chi phí không rõ ràng về mục đích sử dụng mà thông tin chi phí sẽ được đưa vào, họ có thể không thực hiện đúng nhiệm vụ của mình; họ thậm chí có thể gửi sai loại hoặc thông tin không đầy đủ. Vì tất cả những khó khăn này, cần phải tiến hành từ từ, đưa mọi người đi cùng. Một quy trình giáo dục cho tất cả các bên liên quan là điều cần thiết để thấy rằng hệ thống chi phí được chấp nhận và vận hành một cách chân thành.

Sổ tay chi phí:

Một cách để thấy rằng hệ thống chi phí hoạt động theo cách nó được dự định là viết ra trong sách dưới dạng toàn bộ hệ thống trong tất cả các khía cạnh của nó. Cuốn sách này có tên là Sổ tay chi phí đã được các Kế toán quản lý Viện Chartered, London định nghĩa là: Một tài liệu quy định trách nhiệm của những người phải trả chi phí theo thói quen và các biểu mẫu và hồ sơ cần thiết cho chi phí và Kế toán chi phí.

Sổ tay chi phí sẽ trình bày tất cả các bộ phận cấu thành của hệ thống Kế toán chi phí, chẳng hạn như: kế toán nguyên vật liệu, nhân công, các loại chi phí khác nhau, theo cách thức toàn bộ thông tin sẽ được thu thập, phân tích và tích hợp, báo cáo nào sẽ được chuẩn bị, khi nào họ sẽ được chuẩn bị và dưới hình thức nào và họ sẽ được gửi đến ai.

Đối với mỗi bộ phận cấu thành, toàn bộ quá trình sẽ được chỉ định. Ví dụ, trong trường hợp vật liệu, hướng dẫn sẽ nêu:

(i) Các yêu cầu mua hàng sẽ bắt nguồn như thế nào;

(ii) họ sẽ được xử lý như thế nào và bởi ai và quyết định mua hàng sẽ được đưa ra;

(Iii) liệu trích dẫn sẽ được mời và làm thế nào các trích dẫn sẽ được so sánh và ai sẽ đưa ra quyết định để đặt hàng;

(iv) trong trường hợp không cần trích dẫn; nếu vậy, ai sẽ quyết định mua vật phẩm như thế nào;

(v) hình thức của đơn đặt hàng;

(vi) thủ tục nhận vật liệu trực tuyến để kiểm tra chất lượng và số lượng vật liệu nhận được;

(vii) cách thức mà các tài liệu nhận được sẽ được định giá cho các mặt hàng được tính vào chi phí của chúng:

(viii) việc ghi chép các tài liệu đã nhận được các hình thức thẻ bin và sổ cái;

(ix) những người được ủy quyền để vẽ tài liệu từ các cửa hàng;

(x) phương pháp cần tuân thủ để định giá các vấn đề;

(xi) cách thức kiểm tra vật lý sẽ được thực hiện; và

(xii) phân tích các tài liệu được ban hành theo công việc và ghi lại chúng; v.v.

Sổ tay chi phí sẽ chỉ định nhiệm vụ của mỗi người trong bộ phận chi phí và nêu chính xác cách anh ta sẽ thực hiện công việc được giao cho anh ta và anh ta sẽ giao cho công việc của mình khi hoàn thành. Ngoài ra, tất cả các hình thức được sử dụng được đưa ra trong hướng dẫn.

Cách thức điền vào tất cả các mẫu đơn và người sẽ điền vào chúng; hướng dẫn cũng sẽ lưu ý ai sẽ gửi mẫu đơn khi hoàn thành. Ngày mà một hình thức cụ thể sẽ được hoàn thành và gửi cũng được chỉ định.

Hướng dẫn chi phí, do đó, sẽ chứa các thủ tục được tuân theo bởi công ty liên quan. Đó là một cách để biết những gì kết thúc lỏng lẻo có và sau đó buộc chúng lên; đó cũng là một cách để thấy rằng không có sự trùng lặp trong công việc và toàn bộ công việc được thực hiện theo cách tích hợp không chậm trễ.

Yêu cầu pháp lý:

Thông thường, việc một công ty có cài đặt hệ thống Kế toán chi phí hay không là tùy thuộc vào nó và do đó, nó làm như vậy trên cơ sở lợi ích mà nó mong đợi nhận được từ hệ thống. Đạo luật công ty, năm 1956, tuy nhiên, trao quyền cho Chính phủ Trung ương ra lệnh cho các công ty tham gia vào bất kỳ ngành công nghiệp cụ thể nào để giữ sổ sách để ghi lại các chi tiết cụ thể.

Mục 209 yêu cầu các cuốn sách phải được duy trì để đưa ra một cái nhìn chân thực và công bằng về các chi tiết đó liên quan đến việc sử dụng vật liệu hoặc nhân công hoặc các khoản chi phí khác theo quy định của Chính phủ trong trường hợp công ty thuộc nhóm công ty được chỉ định tham gia sản xuất, chế biến và khai thác.

Điều này có nghĩa là nếu nó thuộc về một ngành công nghiệp mà Chính phủ Trung ương đã ra lệnh giữ các chi tiết được nêu ở trên, công ty phải giữ sổ sách chi phí phù hợp. Chính phủ trung ương đã quy định việc giữ những cuốn sách như vậy trong trường hợp một số ngành công nghiệp, ví dụ như xi măng, hàng dệt bông, lốp xe, đường, v.v. Vì vậy, ở Ấn Độ, việc lắp đặt hệ thống chi phí là bắt buộc trong nhiều trường hợp .