Làm thế nào để quá trình lập kế hoạch của bạn hiệu quả hơn nhiều? (9 bước)
Mỗi đơn vị kinh doanh đều có những vấn đề riêng và những điều này được tính đến khi tìm ra các chi tiết của kế hoạch. Tuy nhiên, có một số bước cơ bản nhất định phải được tuân theo trong mọi loại kế hoạch. Khi các bước này được tuân theo, quy trình lập kế hoạch sẽ trở nên có hệ thống.
Sau đây là giải thích ngắn gọn về các bước sau:
1. Xác định mục tiêu:
Bước đầu tiên trong kế hoạch là xác định rõ mục tiêu của doanh nghiệp. Đó là một điểm khởi đầu vì mọi người trong tổ chức phải biết những gì sẽ đạt được trong tương lai. Trước hết, mục tiêu của toàn bộ tổ chức được đặt ra và sau đó mục tiêu của từng bộ phận được chỉ định.
Sẽ tốt hơn nếu các mục tiêu được chỉ định là chính và phụ. Các mục tiêu chính hoặc chính phải rất rõ ràng đối với mọi nhân viên của tổ chức vì họ chỉ định các kết quả dự kiến và cho biết những gì sẽ được thực hiện. Tuy nhiên, tất cả các cơ hội trong tương lai nên được phân tích cẩn thận trước khi đặt mục tiêu.
2. Xây dựng mặt bằng quy hoạch:
Bước thứ hai là xác định các dự báo mà theo đó quy hoạch sẽ được dựa trên. Nếu những dự báo này là chính xác, quá trình lập kế hoạch sẽ hữu ích hơn. Những dự báo này liên quan đến giá của sản phẩm, mức lương, vật liệu, sức mạnh, sự sẵn có của nhân sự, v.v ... Một số yếu tố bên ngoài nằm ngoài tầm kiểm soát của người quản lý như mức giá, tình hình chính trị và sự phát triển công nghệ có thể dự đoán rất chính xác.
Tuy nhiên, những yếu tố có thể kiểm soát đầy đủ (như hiệu quả của người lao động) nên được dự báo cẩn thận để đạt được kết quả mong muốn. Luôn luôn tốt hơn là các cơ sở được thống nhất bởi các nhà quản lý ail.
3. Thu thập, phân tích và phân loại thông tin:
Để lập kế hoạch hiệu quả, tất cả các dữ liệu liên quan cần được thu thập, phân tích và phân loại. Đề xuất cũng nên được mời từ các nhân viên điều hành. Các dữ liệu được thu thập nên được lập bảng để tạo điều kiện phân tích. Tất cả các dữ liệu hữu ích nên được đưa vào để tạo điều kiện cho phân tích và giải thích.
4. Xác định các khóa học thay thế:
Bước thứ tư của kế hoạch là khám phá các khóa hành động thay thế, nghĩa là phát triển nhiều hơn một khóa hành động. Ví dụ, nếu cần nhiều tiền hơn, những khoản này có thể được huy động bằng các cách khác nhau như vấn đề vốn cổ phần, tăng vốn vay từ ngân hàng hoặc tổ chức tài chính hoặc tiền gửi công cộng, v.v.
Tất cả các khóa học này nên được đánh giá đúng để khám phá quá trình hành động hữu ích nhất. Một nỗ lực nên được thực hiện để giảm các lựa chọn thay thế đến mức tối thiểu có thể.
5. Đánh giá quá trình hành động thay thế:
Mỗi phương án được đánh giá theo kết quả và lợi ích dự kiến của nó. Các điểm mạnh và yếu của từng phương án cần được cân nhắc cẩn thận. Các yếu tố thông thường và phổ biến được xem xét tại thời điểm đánh giá các lựa chọn thay thế là rủi ro, thiếu vốn, mục tiêu tầm xa, v.v.
Để làm cho quá trình đánh giá có hiệu quả, các kỹ thuật thông thường được sử dụng bao gồm các kỹ thuật thống kê và nghiên cứu vận hành.
6. Chọn một kế hoạch:
Bước tiếp theo là chọn phương án tốt nhất. Khi kết quả so sánh của các lựa chọn thay thế khác nhau được lập bảng, lựa chọn thay thế có vẻ là tốt nhất được chọn. Việc lựa chọn nên được thực hiện cẩn thận vì hậu quả của việc lựa chọn một quá trình hành động cụ thể là rất xa.
7. Hình thành kế hoạch phái sinh:
Để đạt được các đối tượng của kế hoạch tổng thể, các công ty con hoặc kế hoạch phái sinh được đóng khung. Để thực hiện kế hoạch tổng thể, mỗi trưởng phòng chuẩn bị một kế hoạch của bộ phận mình.
Nếu một công ty quyết định phát triển một sản phẩm mới bằng cách cài đặt một số máy móc mới, các kế hoạch của công ty con sẽ bao gồm thuê nhân viên mới, mua sắm quỹ, quảng cáo sản phẩm mới, mua nguyên liệu, v.v.
8. Truyền thông kế hoạch:
Bước tiếp theo trong lập kế hoạch là truyền đạt kế hoạch tới mọi người quản lý trong tổ chức để họ hợp tác toàn tâm trong việc thực hiện kế hoạch. Tốt hơn là liên kết tất cả các nhà quản lý trong quy trình lập kế hoạch để họ phát triển ý thức tham gia quản lý.
9. Kiểm soát các kế hoạch:
Bước cuối cùng trong kế hoạch là theo dõi tiến trình của một kế hoạch và ghi lại những thiếu sót và điểm yếu của nó. Những thiếu sót này cần được sửa chữa hoặc khắc phục mà không có bất kỳ sự chậm trễ nào và tất cả các kế hoạch trong tương lai nên được thực hiện dưới ánh sáng của những cạm bẫy này. Vì vậy, việc xem xét lại các kế hoạch liên tục giúp ban quản lý giữ các kế hoạch được cập nhật.
