Làm thế nào để lập kế hoạch quản lý hiệu quả hơn? (6 bước)

Lập kế hoạch phải chính xác và hiệu quả cho sự thành công của tổ chức. Theo Koontz và O'Donnell, các bước sau đây cần được thực hiện để lên kế hoạch hiệu quả:

1. Tạo khí hậu cho quy hoạch:

Khí hậu thuận lợi phải được cung cấp để các hoạt động diễn ra suôn sẻ, có hệ thống và theo kế hoạch.

Kế hoạch không được để lại cơ hội. Một trình tự từng bước cần phải được tạo để các nhà quản lý hàng đầu có thể loại bỏ các trở ngại để lập kế hoạch.

Điều này có thể đạt được bằng cách thiết lập các mục tiêu rõ ràng, cơ sở lập kế hoạch thực tế và cung cấp thông tin cần thiết và hỗ trợ nhân viên phù hợp ở nhiều cấp độ khác nhau khi cần thiết.

2. Hỗ trợ từ quản lý hàng đầu:

Vì kế hoạch có tính lan tỏa trong tự nhiên do đó khái niệm quy hoạch phải được bắt đầu ở cấp cao nhất của tổ chức. Nói cách khác, việc lập kế hoạch không thể được bắt đầu cho đến khi và trừ khi quản lý cấp cao hỗ trợ khái niệm này và cung cấp sự chú ý liên tục. Họ phải sẵn sàng mở rộng bàn tay giúp đỡ, bất cứ khi nào cần thiết.

3. Tham gia bình đẳng:

Kế hoạch chỉ có thể được thực hiện nếu nhân viên thừa nhận khái niệm này và sẵn sàng tham gia vào toàn bộ quy trình. Vì vậy, cần phải đảm bảo sự chấp nhận và cam kết từ mỗi và mọi người trong tổ chức.

Một cách để tăng cam kết là khuyến khích cấp dưới tham gia vào quá trình lập kế hoạch. Lập kế hoạch trở nên sống động khi nhân viên tham gia vào việc thiết lập mục tiêu và xác định phương tiện để tiếp cận họ.

4. Giao tiếp đúng cách:

Không có gì có thể có trong tổ chức cho đến khi và trừ khi có một mạng lưới truyền thông phù hợp và phát triển tốt do đó các mục tiêu, cơ sở và chính sách phải được truyền đạt đúng tới mọi người. Mọi người phải biết họ phải làm gì, khi nào, như thế nào và ở đâu. Các giới hạn thời gian cũng phải được thông báo trước.

5. Tích hợp:

Tất cả các kế hoạch đã được xây dựng phải được cân bằng hợp lý và tích hợp với Tuyên bố sứ mệnh của tổ chức. Họ phải hỗ trợ lẫn nhau và không nên làm việc với mục đích chéo. Mọi nỗ lực nên được thực hiện để đảm bảo rằng có sự lãng phí tối thiểu cho những nỗ lực và nguồn lực để các khoản thanh toán của kế hoạch nhiều hơn chi phí liên quan.

6. Giám sát chặt chẽ:

Các kế hoạch phải được tuân thủ thường xuyên và thẩm định theo quan điểm về tính chất năng động của môi trường bao gồm cả những thay đổi bên trong cũng như bên ngoài. Cách tốt nhất để cho phép giám sát phù hợp là giữ cho kế hoạch linh hoạt trong phạm vi có thể.