Tổ chức chính thức và không chính thức: Tính năng, ưu điểm và nhược điểm

Đọc bài viết này để tìm hiểu về các tính năng, ưu điểm, nhược điểm của tổ chức chính thức và không chính thức!

Tổ chức chính thức:

Khi các nhà quản lý đang tiến hành tổ chức quy trình thì do kết quả của quá trình tổ chức, một cấu trúc tổ chức được tạo ra để đạt được việc sử dụng hiệu quả hệ thống và sử dụng tài nguyên hiệu quả. Loại cấu trúc này được gọi là cấu trúc tổ chức chính thức.

Cơ cấu tổ chức chính thức thể hiện rõ ràng công việc được thực hiện bởi mỗi cá nhân, quyền hạn, trách nhiệm được giao cho mỗi cá nhân, mối quan hệ cấp dưới và sự chỉ định của mỗi cá nhân trong tổ chức. Cấu trúc này được tạo ra có chủ ý bởi các nhà quản lý để đạt được mục tiêu của tổ chức.

Đặc điểm của tổ chức chính thức:

(1) Cơ cấu tổ chức chính thức được tạo ra có chủ ý bởi quá trình tổ chức.

(2) Mục đích của cấu trúc tổ chức chính thức là đạt được mục tiêu của tổ chức.

(3) Trong cơ cấu tổ chức chính thức mỗi cá nhân được giao một công việc cụ thể.

(4) Trong tổ chức chính thức, mỗi cá nhân được giao một quyền hạn cố định hoặc quyền ra quyết định.

(5) Cơ cấu tổ chức chính thức dẫn đến việc tạo ra các mối quan hệ cấp trên.

(6) Cơ cấu tổ chức chính thức tạo ra một chuỗi giao tiếp vô hướng trong tổ chức.

Ưu điểm của tổ chức chính thức:

1. Làm việc có hệ thống:

Cấu trúc tổ chức chính thức dẫn đến hoạt động có hệ thống và trơn tru của một tổ chức.

2. Thành tựu của các mục tiêu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức chính thức được thành lập để đạt được mục tiêu của tổ chức.

3. Không chồng chéo công việc:

Trong cơ cấu tổ chức chính thức, công việc được phân chia một cách có hệ thống giữa các bộ phận và nhân viên. Vì vậy, không có cơ hội trùng lặp hoặc chồng chéo công việc.

4. Phối hợp:

Cơ cấu tổ chức chính thức dẫn đến việc điều phối các hoạt động của các phòng ban khác nhau.

5. Tạo chuỗi chỉ huy:

Cơ cấu tổ chức chính thức xác định rõ mối quan hệ cấp dưới vượt trội, tức là ai báo cáo cho ai.

6. Nhấn mạnh hơn vào công việc:

Cơ cấu tổ chức chính thức đặt trọng tâm vào công việc hơn là quan hệ giữa các cá nhân.

Nhược điểm của tổ chức chính thức:

1. Trì hoãn trong hành động:

Trong khi theo chuỗi vô hướng và chuỗi hành động lệnh bị trì hoãn trong cấu trúc chính thức.

2. Bỏ qua nhu cầu xã hội của nhân viên:

Cơ cấu tổ chức chính thức không coi trọng nhu cầu tâm lý và xã hội của nhân viên, điều này có thể dẫn đến việc mất nhân viên.

3. Chỉ nhấn mạnh vào công việc:

Cơ cấu tổ chức chính thức chỉ coi trọng công việc; nó bỏ qua các mối quan hệ của con người, sáng tạo, tài năng, vv

Tổ chức không chính thức:

Trong cơ cấu tổ chức chính thức, các cá nhân được phân công các vị trí công việc khác nhau. Trong khi làm việc tại các vị trí công việc đó, các cá nhân tương tác với nhau và phát triển một số nhóm xã hội và thân thiện trong tổ chức. Mạng lưới các nhóm xã hội và thân thiện này tạo thành một cấu trúc khác trong tổ chức được gọi là cấu trúc tổ chức không chính thức.

Cấu trúc tổ chức không chính thức được tạo ra tự động và mục đích chính của cấu trúc đó là có được sự hài lòng về tâm lý. Sự tồn tại của cấu trúc không chính thức phụ thuộc vào cấu trúc chính thức bởi vì những người làm việc ở các vị trí công việc khác nhau tương tác với nhau để tạo thành cấu trúc không chính thức và các vị trí công việc được tạo ra trong cấu trúc chính thức. Vì vậy, nếu không có cấu trúc chính thức, sẽ không có vị trí công việc, sẽ không có người làm việc tại các vị trí công việc và sẽ không có cấu trúc không chính thức.

Các tính năng của tổ chức không chính thức:

(1) Cơ cấu tổ chức không chính thức được tạo tự động mà không cần bất kỳ nỗ lực dự định nào của các nhà quản lý.

(2) Cơ cấu tổ chức không chính thức được hình thành bởi các nhân viên để có được sự hài lòng về tâm lý.

(3) Cơ cấu tổ chức không chính thức không đi theo bất kỳ con đường cố định nào của dòng chảy thẩm quyền hoặc truyền thông.

(4) Nguồn thông tin không thể được biết theo cấu trúc không chính thức vì bất kỳ ai cũng có thể giao tiếp với bất kỳ ai trong tổ chức.

(5) Sự tồn tại của cấu trúc tổ chức không chính thức phụ thuộc vào cấu trúc tổ chức chính thức.

Ưu điểm của tổ chức không chính thức:

1. Giao tiếp nhanh:

Cấu trúc không chính thức không theo chuỗi vô hướng nên có thể lan truyền nhanh hơn.

2. Hoàn thành nhu cầu xã hội:

Giao tiếp không chính thức mang lại tầm quan trọng do nhu cầu tâm lý và xã hội của nhân viên, điều này thúc đẩy nhân viên.

3. Phản hồi đúng:

Thông qua cấu trúc không chính thức, các nhà quản lý cấp cao nhất có thể biết được phản hồi thực sự của nhân viên về các chính sách và kế hoạch khác nhau.

Chiến lược sử dụng của tổ chức không chính thức. Tổ chức không chính thức có thể được sử dụng để có được lợi ích trong tổ chức chính thức theo cách sau:

1. Kiến thức về nhóm không chính thức có thể được sử dụng để thu thập hỗ trợ của nhân viên và cải thiện hiệu suất của họ.

2. Thông qua tin nho quan trọng có thể được truyền đi nhanh chóng.

3. Bằng cách hợp tác với các nhóm không chính thức, các nhà quản lý có thể khéo léo tận dụng lợi thế của cả các tổ chức chính thức và không chính thức.