Phát triển một MIS phù hợp cho một tổ chức kinh doanh (7 bước)

Các bước sau đây có liên quan đến việc phát triển một MIS thích hợp cho một tổ chức kinh doanh:

1. Xác định và phân tích các loại quyết định được đưa ra trong tổ chức:

Các nhà thiết kế MIS nên phân tích kỹ lưỡng hệ thống ra quyết định hiện có của tổ chức. Điều này đòi hỏi một nghiên cứu về các cấp độ khác nhau của những người ra quyết định và các ưu tiên của những người ra quyết định này. Mục đích của nghiên cứu này là đảm bảo thu thập, phân tích và phổ biến thông tin đúng cho các nhà ra quyết định khác nhau trong tổ chức.

2. So sánh chi phí và lợi ích của hệ thống:

MIS của các tổ chức nên được thiết kế theo cách sao cho lợi ích vượt trội so với chi phí thu thập, phân tích và trình bày thông tin. Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức, các phương tiện cung cấp thông tin khác cho việc ra quyết định quản lý nên được nghiên cứu và đánh giá về chi phí và lợi ích của họ.

Một MIS hiệu quả không chỉ đánh giá thông tin để trình bày mà còn loại bỏ các dữ liệu không cần thiết. MIS nên tóm tắt và cô đọng thông tin để có thể dễ dàng tiếp thu và sử dụng để ra quyết định.

3. Kiểm tra trước hệ thống và đào tạo người vận hành:

MIS nên được giả định trước khi đưa vào sử dụng. Nếu hệ thống không được giả định thì các vấn đề có thể phát sinh và những thay đổi trong hệ thống tại thời điểm đó có thể chứng minh là rất tốn kém. Ngoài ra đào tạo thích hợp nên được truyền cho các nhà quản lý để hiểu hệ thống để họ có thể sử dụng hệ thống đúng cách.

4. Lập kế hoạch phù hợp để lưu trữ thông tin:

Sắp xếp hợp lý nên được thực hiện để lưu trữ thông tin. Thông tin Ail nên được lưu trữ trong các tập tin phân tách. Dữ liệu mới nên được thêm vào dữ liệu hiện có trong một danh mục nhất định khi nhận được.

Những người ra quyết định khác nhau có nhu cầu thông tin tương tự nên được xác định để họ có thể được nhóm lại với nhau để phổ biến thông tin. Điều này sẽ tránh trùng lặp và lãng phí.

5. Cơ chế thu thập và xử lý dữ liệu :

Phương pháp thích hợp để xử lý thông tin phải được chọn. Điều này đòi hỏi xác định các bước cho mục đích thu thập, lưu trữ, sắp xếp, đánh giá, truyền và lấy thông tin. Một hệ thống kiểm soát cũng cần được phát triển để xác định và khắc phục mọi thiếu sót có thể xảy ra trong hệ thống.

6. Sắp xếp hợp lý để phổ biến thông tin:

Cần sắp xếp hợp lý để phổ biến thông tin vào đúng thời điểm cho nhiều người ra quyết định khác nhau. Thông tin bị trì hoãn là thông tin bị từ chối. Các định dạng thích hợp phải được thiết kế để phổ biến thông tin cho nhiều người ra quyết định liên quan đến nhu cầu thông tin của họ.

7. Đánh giá MIS theo định kỳ:

Chức năng của MIS nên được xem xét theo các khoảng thời gian định kỳ. Đánh giá này giúp xác định các thiếu sót trong MIS hiện tại và thực hiện các thay đổi phù hợp để khắc phục các thiếu sót đó.