8 loại cấu trúc tổ chức: Ưu điểm và nhược điểm của chúng

Các loại cấu trúc tổ chức: Ưu điểm và nhược điểm của chúng!

Tất cả các nhà quản lý phải chịu rằng có hai tổ chức mà họ phải giải quyết - một chính thức và một tổ chức không chính thức khác.

Các tổ chức chính thức thường được phân định bằng sơ đồ tổ chức và mô tả công việc. Các mối quan hệ báo cáo chính thức được biết đến rõ ràng cho mọi người quản lý.

Bên cạnh tổ chức chính thức tồn tại là tổ chức không chính thức, là một tập hợp các mối quan hệ và mô hình tương tác giữa con người trong một tổ chức không được quy định chính thức.

Cơ cấu tổ chức chính thức được phân loại như:

(i) Cơ cấu tổ chức tuyến.

(ii) Cơ cấu tổ chức nhân viên hoặc cơ quan chức năng.

(iii) Cơ cấu tổ chức tuyến và nhân viên.

(iv) Cơ cấu tổ chức ủy ban.

(v) Cơ cấu tổ chức bộ phận.

(vi) Cơ cấu tổ chức dự án.

(vii) Cơ cấu tổ chức ma trận và

(viii) Cơ cấu tổ chức lai.

Các cấu trúc tổ chức này được mô tả ngắn gọn trong các đoạn sau:

1. Cơ cấu tổ chức của dòng:

Một tổ chức dòng chỉ có mối quan hệ trực tiếp, dọc giữa các cấp khác nhau trong công ty. Chỉ có các phòng ban-phòng ban trực tiếp tham gia vào việc hoàn thành mục tiêu chính của tổ chức. Ví dụ, trong một công ty điển hình, các bộ phận trực tuyến bao gồm sản xuất và tiếp thị. Trong một tổ chức dòng thẩm quyền theo chuỗi lệnh.

Phụ lục 10.3 minh họa một cấu trúc tổ chức dòng đơn.

Tính năng, đặc điểm:

Chỉ có mối quan hệ dọc trực tiếp giữa các cấp độ khác nhau trong công ty.

Ưu điểm:

1. Có xu hướng đơn giản hóa và làm rõ các mối quan hệ thẩm quyền, trách nhiệm và trách nhiệm

2. Thúc đẩy việc ra quyết định nhanh chóng

3. Đơn giản để hiểu.

Nhược điểm:

1. Bỏ bê các chuyên gia trong kế hoạch

2. Quá tải người quan trọng.

Một số lợi thế của một tổ chức dòng thuần là:

(i) Một cấu trúc dòng có xu hướng đơn giản hóa và làm rõ các mối quan hệ trách nhiệm, quyền hạn và trách nhiệm. Các mức độ trách nhiệm và quyền hạn có thể là chính xác và dễ hiểu.

(ii) Cấu trúc đường dây thúc đẩy quá trình ra quyết định nhanh chóng và linh hoạt.

(iii) Vì các tổ chức trực tuyến thường nhỏ, nên ban lãnh đạo và nhân viên có sự gần gũi hơn.

Tuy nhiên, cũng có một số nhược điểm. Họ đang:

(i) Khi công ty phát triển lớn hơn, tổ chức dây chuyền trở nên kém hiệu quả hơn.

(ii) Cải thiện tốc độ và tính linh hoạt có thể không bù đắp được sự thiếu hụt kiến thức chuyên ngành.

(iii) Các nhà quản lý có thể phải trở thành chuyên gia trong quá nhiều lĩnh vực.

(iv) Có xu hướng trở nên phụ thuộc quá mức vào một số ít người chủ chốt thực hiện nhiều công việc.

2. Nhân viên hoặc cơ quan chức năng Cơ cấu tổ chức

Các công việc hoặc vị trí trong một tổ chức có thể được phân loại như:

(i) Vị trí đường:

một vị trí trong chuỗi chỉ huy trực tiếp chịu trách nhiệm cho việc đạt được các mục tiêu của tổ chức và

(ii) Vị trí nhân viên:

Một vị trí dự định cung cấp chuyên môn, tư vấn và hỗ trợ cho các vị trí dòng.

Các cán bộ quản lý hoặc quản lý có thẩm quyền trực tiếp (được gọi là thẩm quyền trực tuyến) được thực thi bởi họ để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Các cán bộ hoặc quản lý nhân viên có thẩm quyền nhân viên (nghĩa là thẩm quyền để tư vấn cho dòng) trên dòng. Điều này còn được gọi là cơ quan chức năng.

Một tổ chức nơi các bộ phận nhân viên có thẩm quyền đối với nhân viên trực tuyến trong các lĩnh vực chuyên môn hẹp được gọi là tổ chức thẩm quyền chức năng. Phụ lục 10, 4 minh họa một nhân viên hoặc cơ cấu tổ chức quyền lực chức năng.

Trong tổ chức dòng, người quản lý dòng không thể là chuyên gia trong tất cả các chức năng mà họ được yêu cầu thực hiện. Nhưng trong tổ chức cơ quan chức năng, nhân viên là chuyên gia trong một số lĩnh vực được trao quyền chức năng (Quyền của chuyên gia nhân viên ban hành lệnh dưới tên riêng của họ trong khu vực được chỉ định).

Nguyên tắc thống nhất của lệnh bị vi phạm khi cơ quan chức năng tồn tại, tức là một công nhân hoặc một nhóm công nhân có thể phải nhận được hướng dẫn hoặc lệnh từ giám sát viên cũng như chuyên gia nhân viên có thể dẫn đến nhầm lẫn và các lệnh xung đột từ nhiều nguồn có thể dẫn đến tăng hiệu quả. Một số chuyên gia nhân viên có thể sử dụng thẩm quyền trực tiếp đối với nhân viên trực tuyến, chứ không phải là cơ quan tư vấn (ví dụ, thanh tra kiểm soát chất lượng có thể chỉ đạo nhân viên cũng như tư vấn trong các vấn đề liên quan đến chất lượng).

Mặc dù loại cấu trúc tổ chức này khắc phục được những nhược điểm của cấu trúc cơ quan dòng thuần túy, nhưng nó có một số nhược điểm lớn:

Đó là: (i) các xung đột tiềm ẩn do vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy và (ii) xu hướng giữ quyền lực tập trung ở các cấp cao hơn trong tổ chức.

3. Cơ cấu tổ chức tuyến và nhân viên:

Hầu hết các tổ chức lớn thuộc loại cấu trúc tổ chức này. Các tổ chức này có mối quan hệ trực tiếp, theo chiều dọc giữa các cấp khác nhau và cũng có các chuyên gia chịu trách nhiệm tư vấn và hỗ trợ các nhà quản lý tuyến. Các tổ chức như vậy có cả phòng ban và nhân viên. Bộ phận nhân viên cung cấp cho những người trực tuyến lời khuyên và hỗ trợ trong các lĩnh vực chuyên ngành (ví dụ: bộ phận tư vấn kiểm soát chất lượng sản xuất).

Phụ lục 10.5 minh họa sơ đồ tổ chức dây chuyền và nhân viên. Các chức năng của dòng là sản xuất và tiếp thị trong khi các chức năng của nhân viên bao gồm nhân sự, kiểm soát chất lượng, nghiên cứu và phát triển, tài chính, kế toán, v.v. .

Ba loại nhân viên chuyên ngành có thể được xác định:

(i) Tư vấn,

(ii) Dịch vụ và

(iii) Kiểm soát.

Một số nhân viên chỉ thực hiện một trong các chức năng này nhưng một số có thể thực hiện hai hoặc cả ba chức năng. Ưu điểm chính là việc sử dụng chuyên môn của các chuyên gia nhân viên của nhân viên tuyến. Phạm vi kiểm soát của các nhà quản lý tuyến có thể được tăng lên vì họ được giải tỏa nhiều chức năng mà nhân viên thực hiện để hỗ trợ đường dây.

Một số ưu điểm là:

(i) Ngay cả thông qua một tuyến và cơ cấu nhân viên cho phép tính linh hoạt và chuyên môn hóa cao hơn, nó có thể tạo ra xung đột giữa nhân viên trực tuyến và nhân viên.

(ii) Các nhà quản lý trực tuyến có thể không thích nhân viên nhân viên nói cho họ biết phải làm gì và làm như thế nào mặc dù họ nhận ra kiến thức và chuyên môn của chuyên gia.

(iii) Một số nhân viên gặp khó khăn trong việc điều chỉnh vai trò, đặc biệt là khi các nhà quản lý tuyến không muốn chấp nhận lời khuyên.

(iv) Nhân viên có thể phẫn nộ vì thiếu thẩm quyền và điều này có thể gây ra xung đột giữa nhân viên và đường dây.

Tính năng, đặc điểm:

1. Line và nhân viên có mối quan hệ dọc trực tiếp giữa các cấp khác nhau.

2. Chuyên viên nhân viên có trách nhiệm tư vấn và hỗ trợ quản lý / cán bộ trực tuyến trong các lĩnh vực chuyên ngành.

3. Những loại nhân viên chuyên ngành này là (a) Tư vấn, (b) Dịch vụ, (c) Kiểm soát, vd

(a) Tư vấn:

Hệ thống thông tin quản lý, Nghiên cứu vận hành và Kỹ thuật định lượng, Kỹ thuật công nghiệp, Lập kế hoạch, v.v.

(b) Dịch vụ:

Bảo trì, Mua hàng, Cửa hàng, Tài chính, Marketing.

(c) Kiểm soát:

Kiểm soát chất lượng, Kiểm soát chi phí, Kiểm toán, vv Ưu điểm '

(i) Sử dụng chuyên môn của nhân viên chuyên gia.

(ii) Khoảng cách kiểm soát có thể tăng lên

(iii) Giảm các cơ quan có thẩm quyền về các quyết định thường xuyên và chuyên ngành.

(iv) Không cần cho tất cả các giám đốc điều hành vòng.

Nhược điểm:

(i) Xung đột giữa dòng và nhân viên vẫn có thể phát sinh.

(ii) Cán bộ nhân viên có thể phẫn nộ vì thiếu thẩm quyền.

(iii) Phối hợp giữa tuyến và nhân viên có thể trở nên khó khăn.

Đặc điểm cơ cấu tổ chức của Ủy ban:

(a) Được thành lập để quản lý các vấn đề / tình huống nhất định

(b) Là những quyết định tạm thời.

Ưu điểm:

1. Quyết định của ủy ban tốt hơn quyết định cá nhân

2. Tương tác tốt hơn giữa các thành viên ủy ban dẫn đến sự phối hợp hoạt động tốt hơn

3. Thành viên ủy ban có thể được thúc đẩy để tham gia vào việc ra quyết định nhóm.

4. Thảo luận nhóm có thể dẫn đến tư duy sáng tạo.

Nhược điểm:

1. Các ủy ban có thể trì hoãn các quyết định, tiêu tốn nhiều thời gian hơn và do đó tốn kém hơn.

2. Hành động nhóm có thể dẫn đến thỏa hiệp và thiếu quyết đoán.

3. "Buck đi qua" có thể dẫn đến.

4. Cơ cấu tổ chức bộ phận:

Trong loại cấu trúc này, tổ chức có thể có cơ sở khác nhau mà các phòng ban được hình thành. Họ đang:

(i) Chức năng,

(ii) Sản phẩm,

(iii) Lãnh thổ địa lý,

(iv) Dự án và

(iv) Phương pháp kết hợp.

Phụ lục 10.6 minh họa các cấu trúc tổ chức được hình thành dựa trên cơ sở phân chia trên.

5. Cơ cấu tổ chức dự án:

Các đường dây, đường dây và nhân viên và các cấu trúc tổ chức cơ quan chức năng tạo điều kiện cho việc thiết lập và phân phối thẩm quyền để phối hợp và kiểm soát theo chiều dọc thay vì các mối quan hệ theo chiều ngang. Trong một số dự án (hoạt động phức tạp bao gồm một số hoạt động phụ thuộc và độc lập) quá trình làm việc có thể chảy theo chiều ngang, đường chéo, lên trên và xuống dưới. Hướng của dòng công việc phụ thuộc vào sự phân phối tài năng và khả năng trong tổ chức và nhu cầu áp dụng chúng cho vấn đề tồn tại. Đối phó với các tình huống như vậy, các tổ chức dự án và tổ chức ma trận đã xuất hiện.

Một tổ chức dự án là một tổ chức tạm thời được thiết kế để đạt được kết quả cụ thể bằng cách sử dụng các nhóm chuyên gia từ các khu vực chức năng khác nhau trong tổ chức. Nhóm dự án tập trung tất cả năng lượng, nguồn lực và kết quả của nó vào dự án được giao. Khi dự án đã hoàn thành, các thành viên trong nhóm từ các bộ phận chức năng chéo khác nhau có thể quay lại vị trí trước đó của họ hoặc có thể được chỉ định cho một dự án mới. Một số ví dụ về các dự án là: dự án nghiên cứu và phát triển, phát triển sản phẩm, xây dựng nhà máy mới, tổ hợp nhà ở, khu phức hợp mua sắm, cầu v.v.

Phụ lục 10.7 minh họa một cấu trúc tổ chức dự án.

Đặc tính:

Tổ chức tạm thời được thiết kế để đạt được kết quả cụ thể bằng cách sử dụng các nhóm chuyên gia từ các khu vực chức năng khác nhau trong tổ chức.

Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức dự án:

Cơ cấu tổ chức dự án có giá trị nhất khi:

(i) Công việc được xác định bởi một mục tiêu cụ thể và ngày đích để hoàn thành.

(ii) Công việc là duy nhất và xa lạ với tổ chức.

(iii) Công việc rất phức tạp khi có các hoạt động độc lập và các kỹ năng chuyên môn là cần thiết để hoàn thành.

(iv) Công việc rất quan trọng về mặt lãi hoặc lỗ có thể.

(v) Công việc không lặp đi lặp lại trong tự nhiên.

Đặc điểm của tổ chức dự án:

1. Nhân sự được phân công cho một dự án từ tổ chức thường trực hiện có và chịu sự chỉ đạo và kiểm soát của người quản lý dự án.

2. Người quản lý dự án chỉ định những nỗ lực nào là cần thiết và khi nào công việc sẽ được thực hiện trong khi người quản lý bộ phận liên quan thực hiện công việc bằng cách sử dụng tài nguyên của mình.

3. Người quản lý dự án nhận được sự hỗ trợ cần thiết từ sản xuất, kiểm soát chất lượng, kỹ thuật, vv để hoàn thành dự án.

4. Quyền hạn đối với các thành viên trong nhóm dự án được chia sẻ bởi người quản lý dự án và người quản lý chức năng tương ứng trong tổ chức thường trực.

5. Các dịch vụ của các chuyên gia (thành viên nhóm dự án) được tạm thời cho người quản lý dự án vay cho đến khi hoàn thành dự án.

6. Có thể có xung đột giữa người quản lý dự án và người quản lý bộ phận về vấn đề thực thi quyền lực đối với các thành viên trong nhóm.

7. Vì các mối quan hệ thẩm quyền chồng chéo với khả năng xảy ra xung đột, mối quan hệ không chính thức giữa người quản lý dự án và người quản lý bộ phận (người quản lý chức năng) trở nên quan trọng hơn so với đơn thuốc chính thức.

8. Giao tiếp đầy đủ và miễn phí là điều cần thiết trong số những người làm việc trong dự án.

6. Cơ cấu tổ chức ma trận:

Đây là một tổ chức thường trực được thiết kế để đạt được kết quả cụ thể bằng cách sử dụng các nhóm chuyên gia từ các khu vực chức năng khác nhau trong tổ chức. Tổ chức ma trận được minh họa trong Phụ lục 10.8.

Đặc tính:

Đặt chồng các bộ phận ngang và báo cáo mối quan hệ lên cấu trúc chức năng phân cấp

Ưu điểm:

1. Ra quyết định phi tập trung.

2. Phối hợp sản phẩm / dự án mạnh mẽ.

3. Cải thiện giám sát môi trường.

4. Phản ứng nhanh với sự thay đổi.

5. Sử dụng linh hoạt các nguồn lực.

6. Sử dụng hiệu quả các hệ thống hỗ trợ.

Nhược điểm:

1. Chi phí quản lý cao.

2. Sự nhầm lẫn tiềm năng về thẩm quyền và trách nhiệm.

3. Triển vọng cao của xung đột.

4. Quá coi trọng việc ra quyết định nhóm.

5. Tập trung quá mức vào quan hệ nội bộ.

Loại hình tổ chức này thường được sử dụng khi công ty phải có khả năng đáp ứng cao với môi trường bên ngoài thay đổi nhanh chóng.

Trong cấu trúc ma trận, có người quản lý chức năng và người quản lý sản phẩm (hoặc dự án hoặc nhóm kinh doanh). Quản lý chức năng phụ trách các nguồn lực chuyên ngành như sản xuất, kiểm soát chất lượng, hàng tồn kho, lập kế hoạch và tiếp thị. Người quản lý nhóm sản phẩm hoặc nhóm kinh doanh là một nhóm lớn của một hoặc nhiều sản phẩm và được phép chuẩn bị chiến lược sản phẩm hoặc chiến lược nhóm kinh doanh và kêu gọi các nhà quản lý chức năng khác nhau cho các tài nguyên cần thiết.

Vấn đề với cấu trúc này là các tác động tiêu cực của thẩm quyền kép tương tự như của tổ chức dự án. Các nhà quản lý chức năng có thể mất một số quyền hạn của mình vì các nhà quản lý sản phẩm được cấp ngân sách để mua tài nguyên nội bộ. Trong một tổ chức ma trận, các nhà quản lý sản phẩm hoặc nhóm kinh doanh và các nhà quản lý chức năng có quyền lực tương đương nhau. Có khả năng xảy ra xung đột và thất vọng nhưng cơ hội để hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả là khá cao.

7. Cơ cấu tổ chức lai:

Phụ lục 10.9 (a) minh họa cấu trúc tổ chức lai.

Phụ lục 10.9 (b) minh họa cấu trúc kết hợp

Ưu điểm:

1. Sắp xếp các mục tiêu của công ty và bộ phận.

2. Chuyên môn chức năng và hiệu quả.

3. Khả năng thích ứng và linh hoạt trong các bộ phận.

Nhược điểm:

1. Xung đột giữa các bộ phận và đơn vị doanh nghiệp.

2. Chi phí quản lý quá mức.

3. Phản ứng chậm với các tình huống đặc biệt.

Sử dụng:

Được sử dụng trong các tổ chức phải đối mặt với sự không chắc chắn về môi trường đáng kể có thể được đáp ứng thông qua cấu trúc bộ phận và điều đó cũng đòi hỏi phải có chuyên môn hoặc hiệu quả về chức năng

Kiểu cấu trúc này được sử dụng bởi các công ty đa quốc gia hoạt động trong môi trường toàn cầu, ví dụ, International Business Machines USA. Loại cấu trúc này phụ thuộc vào các yếu tố như mức độ định hướng và cam kết quốc tế. Các tập đoàn đa quốc gia có thể có văn phòng công ty tại nước xuất xứ và các bộ phận quốc tế của họ được thành lập ở nhiều quốc gia khác nhau để báo cáo cho CEO hoặc chủ tịch tại trụ sở chính. Các bộ phận quốc tế hoặc các công ty con nước ngoài có thể được nhóm lại thành các khu vực như Bắc Mỹ, Châu Á, Châu Âu, v.v. và một lần nữa mỗi khu vực có thể được chia thành các quốc gia trong từng khu vực.

Mặc dù trọng tâm là các cấu trúc địa lý quốc tế, các công ty cũng có thể chọn bộ phận chức năng hoặc quy trình hoặc bộ phận sản phẩm ngoài mô hình địa lý trong khi tại khu vực đầu của bộ phận có thể dựa trên chức năng.

Tổ chức không chính thức:

Một tổ chức không chính thức là tập hợp các mối quan hệ và mô hình tương tác phát triển của con người trong một tổ chức không được trình bày chính thức. Bên cạnh tổ chức chính thức, một cấu trúc tổ chức không chính thức tồn tại bao gồm các mối quan hệ không chính thức được tạo ra không phải bởi các nhà quản lý được chỉ định chính thức mà bởi các thành viên tổ chức ở mọi cấp. Vì các nhà quản lý không thể tránh các mối quan hệ không chính thức này, họ phải được đào tạo để đối phó với nó

Tổ chức không chính thức có các đặc điểm sau

(i) Các thành viên của nó được kết hợp với nhau để đáp ứng nhu cầu cá nhân của họ (nhu cầu liên kết, tình bạn, v.v.)

(ii) Nó liên tục thay đổi:

Các tổ chức không chính thức là năng động.

(iii) Nó liên quan đến các thành viên từ các cấp tổ chức khác nhau.

(iv) Nó bị ảnh hưởng bởi mối quan hệ bên ngoài công ty.

(v) Nó có một mệnh lệnh: một số người nhất định được phân nhóm quan trọng hơn những người khác bởi nhóm không chính thức.

Mặc dù một cấu trúc tổ chức không chính thức không có sơ đồ tổ chức chính thức, nhưng nó có chuỗi lệnh riêng:

Lợi ích của tổ chức không chính thức:

(i) Hỗ trợ hoàn thành công việc nhanh hơn.

(ii) Giúp loại bỏ điểm yếu trong cấu trúc chính thức.

(iii) Kéo dài khoảng thời gian kiểm soát hiệu quả.