6 nguyên tắc chính của mua hàng

Bài viết này đưa ra ánh sáng về sáu nguyên tắc chính của việc mua trong quản lý vật liệu. Các nguyên tắc là: 1. Đúng chất lượng 2. Đúng số lượng 3. Đúng giá 4. Đúng nguồn 5. Đúng lúc 6. Đúng nơi.

Nguyên tắc mua hàng số 1. Đúng chất lượng:

Chất lượng đã được định nghĩa là khả năng thực hiện một điều nhất định hoặc sức mạnh để đáp ứng một nhu cầu cụ thể.

Nói cách khác, chất lượng có nghĩa là giá trị hữu ích của một điều cụ thể cho một mục đích cụ thể cần thực hiện.

Điểm khởi đầu để xác định chất lượng của các tài liệu cần thiết trong một tổ chức là việc sử dụng cuối cùng, tức là, những gì được dự định sẽ được thực hiện hoặc hoàn thành.

Sau đó chúng tôi phải thiết lập một đặc điểm kỹ thuật và đây là chất lượng của tất cả về. Một đặc điểm kỹ thuật chất lượng đầy đủ và đầy đủ là một phần thiết yếu của hợp đồng mua bán.

Chất lượng của vật liệu có mối quan hệ trực tiếp với việc sử dụng cuối cùng của nó. Nói cách khác, chất lượng không phù hợp có nghĩa là sản phẩm cuối cùng quá tốt hoặc quá xấu cho một mục đích cụ thể. Cả hai đều có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và khả năng cạnh tranh của sản phẩm cuối cùng. Trong một trường hợp, một số chi phí phụ phải làm cho chất lượng cao hơn mức cần thiết và trong trường hợp khác, chất lượng của sản phẩm phát sinh sẽ bị ảnh hưởng.

Chúng ta có thể thể hiện chất lượng theo nhiều cách khác nhau, tức là kích thước, trọng lượng và số đo, tính chất hóa học, tính chất vật lý, sức mạnh, sức mạnh, giới hạn và dung sai, độ cứng, màu sắc, công suất, độ bền, đặc tính hiệu suất, ngoại hình, thiết kế, v.v.

Yêu cầu chất lượng phải được xác định trước và sau đó được chỉ định chính xác. Sự mơ hồ trong việc xác định chất lượng là một trong những vấn đề chính trong việc mua hàng. Điều này có thể tránh được bằng cách đảm bảo rằng nhà cung cấp thực sự hiểu chính xác những gì người mua yêu cầu. Nếu nhà cung cấp không hiểu đúng các yêu cầu chất lượng, một số loại vật liệu sai sẽ được cung cấp.

Đến lượt nó, điều này có thể dẫn đến nhiều vấn đề khác nhau như ngừng sản xuất, từ chối (các) sản phẩm hoàn chỉnh của người kiểm soát chất lượng và xuất hiện phế liệu số lượng lớn (phần trăm), vào cuối quá trình sản xuất. Tất cả những số tiền này để lãng phí.

Đúng chất lượng có nghĩa là chất lượng phải vừa phải, không quá cao cũng không quá thấp. Một quy trình sản xuất luôn muốn có chất lượng tốt nhất để đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng có chất lượng tốt nhất có sẵn trong trường hợp phụ tùng và linh kiện. Cần phải đảm bảo rằng máy không bị mất kiểm soát do chất lượng kém của các vật liệu đó.

Điều quan trọng là người mua phải biết mục đích chính xác mà nguyên liệu được yêu cầu và anh ta phải cố gắng thuyết phục người sản xuất chấp nhận vật liệu sẽ phục vụ mục đích. Đồng thời anh ta không được chấp nhận bất kỳ rủi ro không đáng có nào trong việc mua các vật liệu kém chất lượng có thể đắt hơn trong thời gian dài.

Trong trường hợp nghi ngờ, anh ta phải thảo luận vấn đề với người sản xuất và thu thập kiến thức từ anh ta về việc sử dụng. Người mua cũng nên có kiến thức về các vật liệu của các thương hiệu khác nhau cũng như các phẩm chất có sẵn trên thị trường.

Nguyên tắc mua hàng số 2. Đúng số lượng:

Người mua phải mua nguyên liệu với số lượng phù hợp để đảm bảo rằng không có sự ngừng sản xuất hoặc không có thêm hàng tồn kho. Thông thường, cánh kiểm soát hàng tồn kho của bộ phận mua hàng (cửa hàng), cố định số lượng đơn hàng kinh tế (EOQ), tức là số lượng nên mua tại một thời điểm để có được lợi ích tối đa với tổng chi phí tối thiểu.

Yêu cầu này được đề cập trong đơn đặt hàng và cần phải thấy rằng các vật liệu được giao.

Nguyên tắc mua hàng số 3. Giá đúng:

Không dễ để xác định đúng giá của vật liệu. Tuy nhiên, thông qua phân tích chi phí và giá trị, người ta có thể đoán được một mặt hàng nên có giá bao nhiêu. Sau đó, kỹ năng đàm phán của người mua, mối quan hệ của anh ta với nhà cung cấp và bản chất của cạnh tranh trên thị trường sẽ cùng nhau xác định giá mua thực tế.

Chức năng này có tầm quan trọng hàng đầu bởi vì đây là nơi người mua có thể thực sự giúp đỡ nhiều cho công ty. Nhưng để thực hiện đúng chức năng này, người mua phải có ý tưởng thấu đáo về giá cả thị trường, đặc biệt là giá nguyên liệu hiện tại, xu hướng tương lai của chúng và điều kiện môi trường có ảnh hưởng đến giá cả. Người mua không nên bị ép buộc bởi người bán để chấp nhận bất kỳ giá nào được trích dẫn bởi nhà cung cấp. Có nhiều cách khác nhau để xác định giá đúng.

Nhà cung cấp có thể được yêu cầu chia nhỏ giá hiển thị chi phí nguyên vật liệu, chi phí chung, lợi nhuận, v.v. và người mua nên kiểm tra các mục chi phí khác nhau bằng cách so sánh chúng với dữ liệu có sẵn. Ông cũng có thể có sự giúp đỡ của bộ phận sản xuất. Trong một số tình huống đấu thầu một số lượng lớn các nhà cung cấp cũng có thể giúp có được giá chính xác.

Tuy nhiên, người mua phải sử dụng phán đoán của chính mình vì thường các nhà cung cấp tạo thành một cartel hoặc một hiệp hội (một chiếc nhẫn) và họ báo giá cao. Điều này thực sự sẽ đặt ra một vấn đề rất nghiêm trọng. Người mua có thể phá vỡ vòng hoặc gọi tất cả các nhà thầu để giảm giá của họ trên cơ sở hợp lý. Để mua các mặt hàng kỹ thuật người ta cần có kiến thức kỹ thuật cơ bản để đối phó với các nhà cung cấp.

Người ta nên có một ý tưởng về giá cả phù hợp của vật liệu và giá hiện tại nên được so sánh với giá trước đây để tìm hiểu giá đã tăng lên bao nhiêu trong một khoảng thời gian nhất định.

Nguyên tắc mua hàng số 4. Nguồn đúng:

Nguồn đúng nghĩa là nguồn đáng tin cậy về mọi mặt như chất lượng, giao hàng, dịch vụ sau bán hàng, v.v ... Rõ ràng là khi tất cả những điều khác đã được thực hiện đúng (nghĩa là lựa chọn đúng chất lượng, số lượng và giá cả), nguồn cung cấp từ nơi mà các vật liệu đã được lấy nên được tự động ngay.

Tuy nhiên, có những trường hợp bất thường xảy ra và do đó, cần thiết để có được các tài liệu từ đúng nguồn.

Một nhà cung cấp phù hợp phải đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

(a) Anh ta phải được trang bị đầy đủ để sản xuất và cung cấp các mặt hàng được đặt hàng.

(b) Anh ta phải xem xét lợi ích của công ty và hỗ trợ người mua bất cứ khi nào có bất kỳ phạm vi giảm chi phí nào bằng cách cung cấp vật liệu thay thế phù hợp cho mục đích này.

(d) Anh ấy phải lịch sự.

(e) Anh ta phải ở trong một vị trí để hỗ trợ người mua cải thiện các cuộc đàm phán giao hàng bất cứ khi nào cần thiết.

(f) Anh ta phải là một người chính trực.

Để lựa chọn nguồn hoặc để phát triển đúng nguồn cung cấp thông tin ban đầu về tên và địa chỉ của các nhà cung cấp có thể có với sự trợ giúp của các điều sau:

(1) Danh mục nhà cung cấp

(2) Yêu cầu thương mại và thư mục

(3) Tạp chí thương mại

(4) Trang vàng của danh bạ điện thoại

(5) tập tin nhà cung cấp

(6) Hướng dẫn của người mua

(7) Nhân viên bán hàng

(8) Triển lãm thương mại - hội chợ thương mại công nghiệp

(9) Nhân viên công ty

(10) Gặp gỡ giữa người mua và người bán

(11) Bộ phận mua hàng của các tổ chức tương tự.

Có nhiều cách khác nhau để xác định đúng nhà cung cấp. Mẫu đăng ký nhà cung cấp điển hình được cung cấp cho nhà cung cấp bởi bộ phận mua hàng. Các hình thức như vậy sẽ cung cấp cho tất cả các thông tin cần thiết theo yêu cầu của người mua.

Khi nhận được mẫu hoàn chỉnh, đại diện của người mua nên gọi tại cơ sở của nhà cung cấp và gửi báo cáo của mình (có chứa tất cả các phát hiện của anh ta).

Anh ta cần xác định các yếu tố sau trong chuyến thăm và kiểm tra tại nhà máy của nhà cung cấp:

(i) Bí quyết kỹ thuật của nhà cung cấp cho các mặt hàng sản xuất.

(ii) Khả năng tài chính của nhà cung cấp để thực hiện công việc.

(iii) Thiết lập tổ chức và nhân lực của nhà cung cấp.

(iv) Hồ sơ về hiệu suất trong quá khứ của nhà cung cấp trong việc cung cấp nguyên liệu đúng thời điểm và đúng chất lượng và số lượng.

(v) Khả năng cung cấp vật liệu kịp thời và với số lượng yêu cầu.

(vi) Đơn vị sản xuất riêng.

(vii) Hệ thống kiểm soát chất lượng của hãng.

(viii) Nhân viên và năng lực của hãng.

(ix) Cấp dịch vụ.

(x) Lịch sử quan hệ lao động trong công ty.

Nếu báo cáo này đáp ứng nhu cầu của công ty cụ thể đó, nhà cung cấp có thể được đăng ký trong danh sách các nhà cung cấp được phê duyệt và được cung cấp một đơn đặt hàng dùng thử. Hiệu suất của nhà cung cấp chỉ nên được đánh giá sau khi thực hiện đơn đặt hàng thỏa đáng và kịp thời.

Một nhà cung cấp đúng ngày hôm nay có thể trở thành một nhà cung cấp sai trong năm tới. Để bảo vệ chống lại khả năng này, bộ phận mua hàng cũng nên lưu giữ một số hồ sơ về hiệu suất của các nhà cung cấp khác nhau. Có một số cách điển hình để đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp. Hơn nữa, các tiêu chuẩn hoặc tiêu chí khác nhau có thể được sử dụng để so sánh một nhà cung cấp với một nhà cung cấp khác.

Nguyên tắc mua hàng số 5. Đúng thời điểm:

Giống như người ta phải mua nguyên liệu với số lượng phù hợp, anh ta cũng phải có được chúng chính xác khi được yêu cầu. Thời gian giao hàng một lần nữa được cố định bởi các nhà đầu tư hoặc bộ phận kiểm soát chứng khoán. Nhiệm vụ chính của bộ phận mua hàng là phải theo dõi các đơn đặt hàng và để đảm bảo rằng dòng nguyên liệu không thay đổi.

Cũng nên thấy rằng các tài liệu được giao chính xác đúng thời gian. Chức năng này rất quan trọng ở Ấn Độ vì các nhà cung cấp thường không duy trì lịch giao hàng.

Nguyên tắc mua hàng số 6. Đúng nơi (giao hàng):

Chức năng của bộ phận mua hàng sẽ không kết thúc cho đến khi các tài liệu được giao đúng nơi. Do đó, đây cũng trở thành một chức năng chính của bộ phận mua hàng. Giả sử sự đi xuống của bộ phận mua hàng là ở khu vực Taratala của Calcutta và tài liệu được đặt trước nhà ga đường sắt Howrah. Phải đảm bảo rằng các tài liệu được xóa khỏi Howrah và chuyển đến nơi đi xuống.