4 bước khác nhau cần thiết trong việc tổ chức quy trình quản lý

Để hoàn thành chức năng tổ chức quản lý, các bước sau đây được thực hiện:

(1) Xác định và phân chia công việc (2) Bộ phận (3) Phân công nhiệm vụ (4) Thiết lập quan hệ báo cáo

Hình ảnh lịch sự: web.mit.edu/bcs/nklab/media/photos/nklab20111213.jpg

(1) Xác định và phân chia công việc:

Bước đầu tiên của tổ chức là xác định và phân chia công việc. Ở bước này, toàn bộ công việc được chia thành các hoạt động khác nhau.

Ví dụ, các hoạt động khác nhau của một công ty sản xuất điện thoại di động có thể như thế này (i) mua nguyên liệu thô, (ii) mua phụ tùng sản xuất, (iii) Sản xuất, (iv) dự trữ hàng hóa, (v) nghiên cứu, (v) vi) quảng cáo, (vii) bán hàng, (viii) sắp xếp tài chính, (ix) bảo trì tài khoản, (x) thư tín, (xi) sắp xếp nhân viên, v.v.

(2) Sở:

Việc sắp xếp các hoạt động bắt đầu một khi các hoạt động khác nhau được thiết kế để đạt được các mục tiêu của công ty. Các hoạt động có cùng tính chất được nhóm lại với nhau và được giao cho một bộ phận cụ thể (Nó được gọi là nhóm.) Ví dụ: mua nguyên liệu thô, mua các bộ phận sản xuất, vv được giao cho bộ phận mua hàng.

Và sản xuất, dự trữ hàng hóa, hoạt động nghiên cứu được trao cho bộ phận sản xuất. Tương tự, quảng cáo và bán hàng có thể được trao cho bộ phận tiếp thị và các thỏa thuận tài chính, bảo trì tài khoản và thư từ có thể được giao cho bộ phận tài chính.

Việc phân nhóm các hoạt động và bộ phận đã được thể hiện trong sơ đồ sau đây, mục tiêu của công ty là sản xuất điện thoại di động.

(i) Nếu công ty sản xuất điện thoại di động nói trên cũng có doanh nghiệp dệt may của riêng mình, trước hết, hai bộ phận của công ty sẽ được tạo ra, ví dụ: Bộ phận Điện thoại Di động và Bộ phận Dệt may. Sau đó, trong mỗi bộ phận, các hoạt động sẽ được xác định và sau đó về công việc phân nhóm các hoạt động và bộ phận sẽ được hoàn thành.

(ii) Quá trình trên được thực hiện đối với việc sản xuất cho một sản phẩm được gọi là chức năng và đối với nhiều sản phẩm hơn, nó được gọi là bộ phận phân chia.

(3) Phân công nhiệm vụ:

Ở giai đoạn này, trách nhiệm của từng cá nhân hoặc bài đăng được quyết định, ví dụ: người quản lý mua hàng sẽ được giao nhiệm vụ mua hàng, người quản lý bán hàng sẽ được giao công việc bán hàng, người quản lý quảng cáo sẽ được giao công việc của quảng cáo và theo cách tương tự, người quản lý tài chính sẽ được giao trách nhiệm thu xếp tài chính.

Trong khi giao các nhiệm vụ này, điều quan trọng là phải phù hợp với tính chất công việc và khả năng của người mà công việc được giao.

(4) Thiết lập quan hệ báo cáo:

Khi hai hoặc nhiều hơn hai người làm việc để đạt được các mục tiêu chung, mối quan hệ của họ phải được xác định rất rõ ràng. Mọi người nên biết ai là cấp trên và cấp dưới của mình?

Chẳng hạn, người quản lý mua hàng sẽ là cấp trên cho tất cả nhân viên của bộ phận mua hàng; họ sẽ nhận được đơn đặt hàng từ anh ta và cũng sẽ chịu trách nhiệm với anh ta.