Quản lý giám sát: Các yếu tố ảnh hưởng đến việc xác định khoảng cách phù hợp của quản lý giám sát!
Các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc xác định khoảng thời gian thích hợp của quản lý kiểm soát / giám sát là: 1. tính chất công việc 2. khả năng của người giám sát 3. năng lực của cấp dưới 4. khả năng của dịch vụ nhân viên 5. sẵn sàng về thời gian và năng lượng với người giám sát 6. ủy quyền của chính quyền 7. mức độ phân cấp 8. lập kế hoạch theo yêu cầu của người giám sát 9. sử dụng các tiêu chuẩn khách quan và 10. sự tiếp giáp lãnh thổ của các chức năng được giám sát!
1. Tính chất công việc:
Khoảng thời gian kiểm soát phụ thuộc rất nhiều vào bản chất của các hoạt động và các vấn đề mà người giám sát phải đối mặt, do đó sẽ phụ thuộc vào tính chất và quy mô sản xuất. Trong trường hợp người giám sát thực hiện loại công việc thường lệ theo hướng dẫn quy định, anh ta không cần phải dành nhiều thời gian cho những người lao động dưới quyền.
Vì công việc có tính chất lặp đi lặp lại, khoảng thời gian giám sát hoặc kiểm soát có thể lớn hơn. Nói cách khác, một giám sát viên có thể kiểm soát nhiều công nhân dưới quyền anh ta. Mặt khác, trong trường hợp công việc phức tạp và phức tạp, người giám sát sẽ khó kiểm soát số lượng lớn công nhân một cách hiệu quả. Khoảng kiểm soát sẽ được thu hẹp trong những trường hợp như vậy.
2. Khả năng của người giám sát:
Khả năng và kỹ năng của người giám sát ảnh hưởng rất lớn đến việc xác định nhịp. Một giám sát viên có trình độ cao và có kinh nghiệm với kiến thức chuyên môn và kỹ năng kỹ thuật sẽ có thể thực hiện một cách hiệu quả một khoảng lớn hơn một giám sát viên không có trình độ và kinh nghiệm tốt.
3. Năng lực của cấp dưới:
Khoảng thời gian giám sát kiểm soát cũng bị ảnh hưởng rất lớn bởi chất lượng của cấp dưới được giám sát bởi người giám sát. Nếu cấp dưới có nhiều kinh nghiệm, làm việc chăm chỉ và thành thạo công việc, người giám sát có thể quản lý số lượng lớn công nhân và khoảng cách có thể nhiều hơn. Người giám sát có thể dựa vào hiệu suất của công nhân và anh ta không cần phải hướng dẫn họ hết lần này đến lần khác sau khi các hướng dẫn được ban hành cho họ.
Nếu nhân viên dưới sự kiểm soát của giám sát viên thiếu kinh nghiệm và không hiệu quả (bao gồm những người mới đến), thì cấp dưới sẽ đề cập đến người giám sát mỗi giờ và sau đó để làm rõ và hướng dẫn. Khoảng kiểm soát trong trường hợp như vậy sẽ hẹp.
4. Khả năng của dịch vụ nhân viên:
Thuật ngữ 'nhân viên' có nghĩa là bổ nhiệm các chuyên gia trong tổ chức tuyến để hướng dẫn, tư vấn và ý kiến chuyên gia cho các cán bộ tuyến. Người giám sát hoặc cấp trên được hưởng lợi rất nhiều và nhẹ nhõm bởi lời khuyên của nhân viên. Anh ta có thể quản lý số lượng lớn cấp dưới và khoảng thời gian sẽ lớn. Nếu dịch vụ nhân viên không có sẵn, số lượng cấp dưới ít hơn nên được đặt dưới sự kiểm soát của một giám sát viên sẽ dẫn đến khoảng hẹp.
5. Sẵn có thời gian và năng lượng với người giám sát:
Sự sẵn có thời gian với người giám sát sẽ phụ thuộc vào loại vấn đề, đơn giản hay phức tạp, được anh ta giải quyết và anh ta phải làm nhiều việc khác như chuẩn bị báo cáo và lập kế hoạch. Nếu anh ta bận rộn trong những sự phức tạp này, anh ta sẽ không thể quản lý số lượng lớn cấp dưới. Ở đây khoảng kiểm soát sẽ được thu hẹp.
6. Phái đoàn chính quyền:
Trong một doanh nghiệp được tổ chức và cấu trúc một cách hiệu quả, quản lý có thể ảnh hưởng và giảm thiểu tần suất và mức độ nghiêm trọng của các mối quan hệ cấp dưới và do đó làm tăng khoảng cách của nó. Một tổ chức kém quan niệm tiêu tốn thời gian không cân xứng của người quản lý trong việc tư vấn và hướng dẫn của cấp dưới.
Một triệu chứng quan trọng của tổ chức không hiệu quả ảnh hưởng đến khoảng kiểm soát là được tìm thấy trong phái đoàn thẩm quyền mơ hồ hoặc không đầy đủ. Nếu cấp dưới không rõ về những gì anh ta dự kiến sẽ làm hoặc được yêu cầu làm điều gì đó vượt quá phạm vi quyền hạn của mình, anh ta sẽ yêu cầu nhiều hơn đối với người quản lý cấp cao và do đó hoạt động để giảm khoảng cách của anh ta.
Khi cấp dưới được ủy quyền đủ để thực hiện các nhiệm vụ được giao và chính quyền của họ được xác định rõ ràng, cấp dưới được đào tạo đúng cách sẽ giảm đáng kể thời gian và sự chú ý của cấp cao và do đó giúp tăng khoảng cách của anh ta.
7. Mức độ phân cấp:
Nếu một người quản lý tự đưa ra nhiều quyết định, anh ta sẽ có ít thời gian hơn để giám sát công việc của cấp dưới và do đó phải hoạt động với một khoảng hẹp. Mặt khác, một giám đốc điều hành hoạt động dưới sự thiết lập phi tập trung được giảm bớt phần lớn gánh nặng của việc đưa ra các quyết định được lập trình và do đó có thể đủ khả năng giám sát một số lượng lớn cấp dưới tương đối.
8. Lập kế hoạch theo yêu cầu của người giám sát:
Yếu tố này đề cập đến tầm quan trọng, sự phức tạp và thời gian mà nhà điều hành dành để xem xét các mục tiêu, lập trình các hành động và quyết định về một số vấn đề chính sách. Khi tầm quan trọng, độ phức tạp và thời gian cần thiết của người quản lý trong việc thực hiện chức năng lập kế hoạch của mình tăng lên, việc giảm số lượng cấp dưới báo cáo cho anh ta sẽ là khôn ngoan hơn.
9. Sử dụng các tiêu chuẩn khách quan:
Giám sát cấp dưới yêu cầu quản lý phải biết các kế hoạch được theo dõi bao xa và mức độ hiệu quả của họ có xu hướng đi chệch khỏi kế hoạch. Anh ta có thể biết những sai lệch bằng cách quan sát cá nhân hoặc thông qua việc sử dụng các tiêu chuẩn khách quan. Trong trường hợp sau, người quản lý được lưu lại nhiều mối quan hệ tốn thời gian và có thể tập trung vào các điểm có tầm quan trọng chiến lược do đó mở rộng phạm vi kiểm soát của anh ta.
10. Sự tiếp giáp lãnh thổ của các chức năng được giám sát:
Khi các chức năng được phân tách theo địa lý, việc giám sát các bộ phận và nhân sự trở nên khó khăn và tốn thời gian hơn. Người quản lý phải dành thời gian đáng kể để truy cập các đơn vị riêng biệt và thường xuyên sử dụng các phương tiện truyền thông chính thức tốn nhiều thời gian hơn. Do đó, sự liên tục về địa lý của các chức năng được giám sát bởi người quản lý, do đó, hoạt động để giảm phạm vi kiểm soát của anh ta.
Ngoài các yếu tố được đề cập ở trên về sự thay đổi nhanh chóng, các kỹ thuật kiểm soát và thông tin được phát triển và số lượng các yếu tố khác cũng ảnh hưởng đến nhịp độ của người giám sát. Trong khi xác định khoảng kiểm soát thực tế cho từng vị trí quản lý trong tổ chức, nhà phân tích tổ chức nên đánh giá các yếu tố này cho từng vị trí quản lý một cách riêng biệt và trên cơ sở kinh nghiệm của mình, nên sử dụng khoảng thời gian hiệu quả.
