Chính sách nhân sự: 6 bước được sử dụng để xây dựng chính sách nhân sự

Sáu bước được sử dụng để xây dựng chính sách nhân sự như sau: (i) Thu thập thông tin (ii) Nghiên cứu môi trường (iii) Kiểm tra các chính sách thay thế (iv) Phê duyệt chính sách đề xuất (v) Áp dụng chính sách và đưa ra chính sách (vi) Đánh giá chính sách.

Các chính sách được xây dựng bởi các quyết định quản lý. Do đó, mọi chính sách đều liên quan đến các giai đoạn khác nhau của quá trình ra quyết định.

Một quyết định chính sách là nguyên tắc chỉ đạo được sử dụng nhiều lần trong một khoảng thời gian đáng kể. Do đó, cần có sự quan tâm đúng mức để đưa ra quyết định chính sách hoặc xây dựng chính sách.

Trong việc xây dựng chính sách nhân sự, bước đầu tiên là xác định rõ các lĩnh vực cần chính sách. Các chính sách cần thiết trong các lĩnh vực quản lý nhân sự khác nhau như tuyển dụng, tuyển dụng, đào tạo, ấn định tiền lương, sắp xếp, chuyển giao và thăng chức, thẩm định hiệu suất, phúc lợi, v.v. Để xây dựng chính sách trong các lĩnh vực đó, một ủy ban có thể được thành lập .

Ủy ban sẽ trải qua các bước sau đây để xây dựng chính sách nhân sự:

(i) Thu thập thông tin :

Phát hiện thực tế thường được giao cho các chuyên gia thông qua các cuộc phỏng vấn và hội nghị thu thập dữ liệu từ trong và ngoài tổ chức. Các sự kiện nên đáng tin cậy, đa dạng và chất lượng tuyệt vời.

Khi giai đoạn điều tra kết thúc, ủy ban chính sách cần có một nền tảng chắc chắn để tiến xa hơn trong vấn đề này. Ủy ban cũng cần lưu ý về các yếu tố sau:

(a) Pháp luật lao động:

Luật đất đai nói chung và luật lao động nói riêng chi phối một số khía cạnh của vấn đề nhân sự. Các chính sách phải phù hợp với pháp luật của đất nước.

(b) Các giá trị xã hội và phong tục:

Đây là các quy tắc ứng xử được chấp nhận của bất kỳ cộng đồng nào mà chính sách cần tính đến.

(c) Khát vọng của nhân viên:

Chính sách nhân sự phản ánh ý định quản lý nhân sự của công ty. Những ý định này nên nhằm mục đích thỏa mãn hy vọng và nguyện vọng của những người làm việc trong tổ chức.

(ii) Nghiên cứu môi trường:

Ủy ban chính sách nên phân tích cẩn thận các thông tin có sẵn với nó. Toàn bộ thông tin có thể được chia thành môi trường bên trong và môi trường bên ngoài, môi trường bên trong liên quan đến tài nguyên vật chất, nguồn nhân lực, cơ cấu tổ chức, quan hệ quản lý công nhân, hàng tồn kho nhân lực, giá trị, v.v.

Môi trường bên ngoài liên quan đến điều kiện xã hội, chính trị, kinh tế và công nghệ trong nước. Giám sát và dự đoán các thay đổi môi trường rất quan trọng đối với việc xây dựng chính sách. Điều này sẽ giúp xác định các chính sách thay thế.

(iii) Kiểm tra các chính sách thay thế:

Ủy ban chính sách sẽ đóng khung các chính sách thay thế và kiểm tra chúng về mặt đóng góp của chúng cho các mục tiêu của tổ chức. Sự lựa chọn cuối cùng của chính sách nên được đưa ra với sự tham gia tích cực của những người sử dụng và sống với kết quả mà nó mang lại. Những người đã đóng góp của họ ở giai đoạn gợi ý và tìm kiếm thực tế sẽ cam kết với nó.

Cơ hội để truyền thông đi lên nên được trao cho nhân viên để đáp ứng một cách xây dựng chính sách. Điều này sẽ cung cấp một cơ hội để đánh giá suy nghĩ của họ. Ban quản lý có thể kỳ vọng một cách hợp lý rằng những người chưa làm chứng chống lại chính sách được đề xuất sẽ tuân thủ nó. Nếu một nhóm nhân viên không bị thuyết phục, ban quản lý nên xem xét chi tiết quan điểm của họ.

(iv) Nhận phê duyệt chính sách đề xuất:

Ủy ban xây dựng chính sách sẽ báo cáo cho giám đốc điều hành ý kiến ​​được xem xét tích hợp các phán đoán và phát hiện của các thành viên. Người quản lý nhân sự có một vai trò quan trọng trong vấn đề này. Ông có thể là người phát ngôn chính của ủy ban; anh ta nên có biện pháp phòng ngừa đầy đủ để đảm bảo thời gian và trình bày báo cáo chính xác để các giám đốc điều hành hàng đầu thấy nó được chấp nhận.

(v) Thông qua và chính sách ra mắt:

Cơ quan có thẩm quyền cần phải thông qua và đưa ra một chính sách chắc chắn thuộc về ban lãnh đạo cao nhất. Quản lý cấp cao một mình có thể quyết định liệu chính sách có đại diện đầy đủ cho các mục tiêu của tổ chức hay không. Nhiều quản lý ngần ngại đưa ra chính sách được họ chấp nhận vì sợ đưa ra các cam kết. Phát hành chính sách là điều cần thiết trừ khi quản lý không có nghĩa là nó giả vờ. Một tình huống như vậy sẽ tạo ra không chỉ sự nhầm lẫn mà còn thiếu niềm tin vào các cam kết rõ ràng của ban quản lý.

(vi) Thẩm định chính sách:

Các đại diện của quản lý được hướng dẫn bởi chính sách của tổ chức và các nhân viên khác bị ảnh hưởng bởi một quyết định chính sách nhất định có thể phát triển kinh nghiệm cần thiết để đánh giá sự phù hợp và hữu ích của nó. Một khó khăn nghiêm trọng với một chính sách mới hoặc sửa đổi nên được báo cáo lên ban lãnh đạo cao nhất cùng với các đề xuất mang tính xây dựng. Giao tiếp đi lên sẽ diễn ra nếu nhân viên biết rằng họ có thể nhận được sự chú ý và nhận được hành động từ quản lý cao hơn bằng cách tham gia theo cách này.