Điền vào văn phòng: Tầm quan trọng và phân loại

Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về: 1. Tầm quan trọng của việc nộp đơn 2. Phân loại hồ sơ.

Tầm quan trọng của việc nộp hồ sơ:

Nộp hồ sơ là một thiết bị để sắp xếp và lưu giữ hồ sơ. Do đó, nó có hai khía cạnh khác nhau Sắp xếp và bảo quản. Tất cả các loại giấy tờ, tài liệu, kế hoạch, v.v ... phải được bảo quản để bất kỳ lúc nào trong tương lai có thể tìm thấy bất kỳ giấy tờ hoặc tài liệu nào để tham khảo. Sắp xếp hồ sơ phải được thực hiện một cách hiệu quả để có thể nhanh chóng tìm thấy bất kỳ giấy tờ hoặc tài liệu nào.

Do đó, giấy tờ và tài liệu không thể được nhập vào bên trong các tập tin một cách ngớ ngẩn. Giấy tờ và tài liệu phải được phân loại và nhóm lại và một tệp riêng biệt được dành cho mỗi nhóm như vậy. Điều này được gọi là phân loại các tập tin. Một tập tin linh tinh được mở cho các giấy tờ chưa được phân loại.

Phân loại hồ sơ:

Một phân loại phải có một cơ sở. Cơ sở phổ biến nhất của phân loại giấy tờ và tài liệu là thời kỳ tài chính. Tài khoản phải được chuẩn bị cho mọi kỳ tài chính là lịch hoặc bất kỳ năm tài chính nào khác (ví dụ: từ tháng 4 đến tháng 3).

Vì mục đích đó, các giấy tờ và tài liệu liên quan đến năm đó phải được nhóm lại. Nhưng đây là một nhóm tạm thời vì một tổ chức được coi là mối quan tâm đang diễn ra và nó có sự tồn tại liên tục từ quá khứ đến tương lai. Một cơ sở phổ biến khác của phân loại là niên đại. Tất cả các giấy tờ và tài liệu được sắp xếp theo ngày.

Các loại cơ sở khác để phân loại như sau:

(1) Chủ đề:

Đây là cơ sở phổ biến nhất và đơn giản của phân loại. Một tệp riêng biệt được mở cho từng đối tượng, thuộc về vốn hoặc doanh thu hoặc luật, v.v., nhóm các mặt hàng. Ví dụ: Đất và Tòa nhà, Máy móc, Vốn, Bán hàng, Mua, Thuê, Tiền lương, Thuế, Thiết kế Sản phẩm, Thiết kế Biểu mẫu, v.v.

Ưu điểm:

(a) Đây là một cơ sở đơn giản,

(b) Tập tin có thể được xử lý dễ dàng,

(d) Tập tin có thể được mở trên bất kỳ số lượng đối tượng.

Nhược điểm:

(a) Nó kém linh hoạt hơn,

(b) Nó không giúp - xác định các giao dịch với các bên riêng lẻ,

(2) Địa lý hoặc lãnh thổ:

Khi một tổ chức có hoạt động ở các khu vực khác nhau, có chi nhánh ở các khu vực khác nhau hoặc có giao dịch với các bên ở những nơi khác nhau, việc phân loại như vậy trở nên cần thiết. Sau khi các bài viết đã được phân loại theo khu vực, một phân loại tiếp theo có thể được thực hiện trên cơ sở các vấn đề.

Ưu điểm:

(a) Điều này là không thể thiếu đối với một tổ chức lớn có các hoạt động dàn trải,

(b) Tham khảo dễ dàng khi khu vực được biết đến.

Nhược điểm:

(a) Có mọi khả năng nộp sai trừ khi có kiến thức tốt về địa lý,

(b) Phân loại phức tạp hơn.

(3) Đảng-Khôn ngoan:

Một số cá nhân hoặc các bên thường quan tâm đến mọi loại đối tượng. Có thể có ngoại lệ. Ví dụ, nếu chỉ có một văn phòng thuê và không có chi nhánh, thì chỉ có một chủ nhà nhận tiền thuê.

Mặt khác, có thể có một số lượng lớn các bên liên quan đến Bán hàng hoặc Mua hàng. Rất thường xuyên thư được trao đổi và thông tin liên lạc khác được thực hiện, hóa đơn có thể đến và đến từ các bên như vậy. Vì vậy, một số lượng lớn các giấy tờ tích lũy liên quan đến mỗi bên và cần phải mở một tệp riêng trong tên của mình. Các tập tin theo nhóm như vậy được phân loại theo các tên theo các cách khác nhau sau đây:

(a) Bảng chữ cái:

Tên được sắp xếp theo thứ tự abc trên cơ sở tên đầu tiên hoặc họ. Việc sắp xếp được thực hiện trên phương pháp từ điển đưa mọi bảng chữ cái kế tiếp vào xem xét. Ví dụ như Aa Aa, Aab, Aac, ., Ab, Aba, Abb, Abe lệch .. vân vân. Mỗi tệp như vậy được cung cấp một số và tương ứng là một chỉ mục được chuẩn bị.

(b) Số:

Tên có thể có sự trùng lặp và do đó có một cơ hội nhầm lẫn. Do đó, tên được chuyển đổi thành một số số. Có nhiều kỹ thuật khác nhau để chuyển đổi tên thành số. Mỗi bảng chữ cái sẽ có một số cụ thể theo biểu đồ. Một chủ đề cũng có thể được chuyển đổi thành một số.

Nói chung, ba chữ số được sử dụng để thuận tiện và thích ứng với việc bấm thẻ. Ví dụ: Bán hàng = 001, Mua hàng = 002, Thuê = 003. Độ co giãn hơn nữa có thể được thêm vào bằng cách đặt trước một nhóm số cho một đối tượng cụ thể.

Ví dụ: Bán hàng = 001 đến 010, 001 cho tất cả các khách hàng có tên bắt đầu bằng A đến C, 002 cho D đến F, v.v. Trong các thư viện, chúng tôi thấy mọi chủ đề đều có số được chấp nhận phổ biến, như 330, 331, v.v. được sử dụng cho sách về Thương mại. Bất kỳ cuốn sách nào liên quan đến Thương mại sẽ có số bắt đầu bằng 330 hoặc 331.

Số có thể là một số lượng lớn các chữ số có thể được chia thành các phần và mỗi phần có một khu vực biểu thị ý nghĩa, chủ đề, tên của bữa tiệc, v.v. Một ví dụ rất hay chúng ta tìm thấy trong Tiêu dùng. Số được phân phối bởi Tập đoàn cung cấp điện Calcutta cho người tiêu dùng hoặc Tổng công ty Calcutta cho chủ sở hữu nhà ở, v.v.

Mã PIN được sử dụng bởi bộ phận bưu chính là một ví dụ lý tưởng. Mỗi mã số PIN là tự giải thích. Ví dụ: 700 026 có nghĩa là: 7 cho Khu vực phía Đông, 0 cho Tây Bengal, 0 cho Calcutta và 026 cho Bưu điện Kalighat. Ba chữ số còn lại cho số Zonal của Bưu điện để thêm độ co giãn.

Ưu điểm:

(a) Nộp hồ sơ trở nên chính xác hơn. Không có sự nhầm lẫn cho tên giống hệt nhau,

(b) Số có thể được sử dụng làm số tham chiếu cho tệp đó,

(d) Số là một mã tự giải thích,

(e) Chuẩn bị chỉ số dễ dàng hơn và đặc biệt để tham khảo chéo.

Nhược điểm:

(a) Đây là một phương pháp phức tạp và không dễ hiểu đối với mọi người,

(b) Giấy tờ thuộc tập tin Linh tinh không thể được sắp xếp,

(d) Tham chiếu sẵn sàng cho việc giải thích mã là cần thiết.

(c) Bảng chữ cái-Số:

Một hệ thống chữ cái-chữ số kết hợp có thể được theo sau để thuận tiện và co giãn hơn nữa. Ví dụ, bảng chữ cái đầu tiên của tên của đối tượng hoặc tên hoặc họ của một bên hoặc tên của một khu vực có thể được lấy để dễ hiểu.

Do đó, một Poddar có thể được đánh số là P336. Nếu có hai Poddars, thì tên của chúng sẽ được đánh số theo mức độ ưu tiên như là P336.1 và P336.2 hoặc P336 / 1 và P336 / 2.

Chúng ta hãy lấy một ví dụ đầy đủ để giải thích ứng dụng đầy đủ của phương pháp phân loại tệp theo thứ tự chữ cái và số do đó của tệp được sử dụng làm số tham chiếu. Giả sử Sri Poddar là một khách hàng mà lá thư thứ ba được viết ngày hôm nay vào năm 1987 và anh ta thuộc khu vực bán hàng ở Delhi được xử lý bởi một sĩ quan tên là N. Ghosh.

Tệp Bán hàng của mối quan tâm có số 001 và được phân loại thành 001 đến 010 (xem bên trên). Poddar rơi vào nhóm 009. Các tập tin được phân loại khu vực khôn ngoan và tập tin chi nhánh Delhi được thêm vào với bảng chữ cái D hoặc D001.

Số tập tin của Sri Poddar là D009 / P336. Bức thư thứ ba viết cho ông vào năm 1987 được ký bởi Sri N. Ghose sẽ mang số tự giải thích là D009 / P336iên3 / 87 / NG. Đây là số tham chiếu được đặt trên lá thư viết cho Sri Poddar.

Loại phân loại theo thứ tự chữ cái có các loại ưu điểm và nhược điểm giống như phân loại số. Tuy nhiên, nó tự giải thích nhiều hơn và đồng thời ít phức tạp hơn. Tập tin thuế thu nhập vĩnh viễn Số lượng đánh giá được cố định bằng phương pháp đó.

Các yếu tố để lựa chọn phân loại:

Có nhiều yếu tố khác nhau phải được xem xét trước khi chọn một loại phân loại cụ thể.

Họ đang:

(a) Quy mô của tổ chức và số lượng tệp. Nếu số lớn thì loại số sẽ được chọn.

(b) Nhân viên sẽ xử lý các tập tin. Trừ khi nhân viên không được đào tạo tốt, các loại phân loại đơn giản sẽ được ưu tiên.

(c) Sẽ tốn kém hơn khi duy trì các tệp được phân loại bằng số vì sẽ cần phải có thiết bị và lập chỉ mục thẻ thích hợp. Các tổ chức phải có khả năng đủ khả năng.

Tập tin chính

Trong một số tổ chức lớn, Tệp chủ được duy trì trong đó bản sao của mỗi giấy hoặc tài liệu liên quan đến bất kỳ bộ phận nào được lưu giữ dưới dạng hồ sơ toàn diện và để kiểm soát tổng thể. Một tập tin chính có thể được duy trì tại Trụ sở chính cho tất cả các chi nhánh.