Ngân sách chức năng và ngân sách tài chính (Tổng quan)

(A) Ngân sách hoạt động và chức năng:

Một ngân sách hoạt động / chức năng được thể hiện bằng cả đơn vị và số tiền. Khi ngân sách hoạt động liên quan đến doanh thu, các đơn vị được trình bày dự kiến ​​sẽ được bán và số tiền được nêu phản ánh giá bán. Ngược lại, khi ngân sách hoạt động liên quan đến chi phí, số tiền đã nêu phản ánh chi phí và các đơn vị đầu vào được trình bày dự kiến ​​sẽ được chuyển thành đơn vị đầu ra hoặc được tiêu thụ.

Ngân sách hoạt động bao gồm các ngân sách sau:

1. Ngân sách bán hàng:

Ngân sách quan trọng nhất, mà tất cả các ngân sách khác phụ thuộc vào, là ngân sách bán hàng. Tất cả các ngân sách, chẳng hạn như ngân sách sản xuất, ngân sách hàng tồn kho, ngân sách nhân sự, ngân sách quản trị, ngân sách bán hàng và phân phối và những thứ khác đều bị ảnh hưởng bởi ngân sách bán hàng và phụ thuộc vào doanh thu có được từ bán hàng. Do đó, ngân sách bán hàng là điểm khởi đầu trong việc chuẩn bị ngân sách chức năng khác. Phát triển ngân sách bán hàng đòi hỏi phải dự báo mức doanh số trong tương lai. Phụ lục 9.3 trình bày một mẫu của ngân sách bán hàng.

Dự báo doanh số:

Ba yếu tố chính cần được quản lý xem xét trong dự báo doanh số là:

(a) Thông tin liên quan đến hiệu suất trong quá khứ.

(b) Thông tin về các điều kiện hiện tại trong từng công ty và trong từng lãnh thổ bán hàng.

(c) Dữ liệu liên quan đến ngành và điều kiện kinh doanh chung.

Thông tin về hiệu suất trong quá khứ là điểm khởi đầu cho dự báo bán hàng. Hồ sơ bán hàng trong những năm qua, và đặc biệt cho năm vừa kết thúc nên có sẵn để quản lý chi tiết trong vài phút.

Bước thiết yếu thứ hai trong dự báo bán hàng là tích lũy dữ liệu liên quan đến các điều kiện trong công ty và trong từng lãnh thổ bán hàng. Ban quản lý có thể có được một bức tranh tốt về triển vọng bán hàng thông qua thông tin được gửi đến trụ sở chính bởi các nhân viên bán hàng, đại lý và nhân viên bán hàng của các vùng lãnh thổ khác nhau.

Một cuộc khảo sát có thể được thực hiện tại các lãnh thổ bán hàng về khả năng bán hàng trước khi bắt đầu năm tài chính. Ngoài ra, có thể thu được các báo cáo thường xuyên, hàng tháng hoặc thường xuyên hơn về các điều kiện kinh doanh. Phân tích hoặc khảo sát thị trường bao gồm ba lĩnh vực: sản phẩm, thị trường và phương pháp phân phối. Khảo sát về sản phẩm bao gồm thông tin về đặc điểm, công dụng hiện tại, khả năng tạo ra nhu cầu mới, trung tâm bán hàng chính và đề xuất cải tiến về ngoại hình của bao bì, nhãn hiệu thương mại hoặc chính sản phẩm.

Thông tin về các điều kiện kinh doanh nói chung được biết đến như là phong vũ biểu kinh doanh của Cameron và họ nên được xem xét trong việc chuẩn bị dự báo doanh số.

Sau đây là các chỉ số kinh doanh quan trọng:

1. Tổng sản phẩm quốc dân, là tổng giá trị thị trường của sản lượng hàng hóa và dịch vụ được sản xuất trong toàn bộ nền kinh tế.

2. Thu nhập cá nhân và sức mua của dân chúng.

3. Điều kiện thất nghiệp.

4. Báo cáo vụ mùa của chính phủ.

5. Sản xuất thép, than và dầu.

6. Chỉ số giá bán buôn.

7. Thất bại trong kinh doanh.

8. Chỉ số sản xuất công nghiệp.

9. Chính sách của chính phủ.

10. Các giai đoạn chu kỳ của nền kinh tế của đất nước.

Phân tích bán hàng:

Sau khi thu thập tất cả các thông tin liên quan cho dự báo bán hàng, phân tích bán hàng hoặc ngân sách được chuẩn bị. Ngân sách bán hàng thường được chuẩn bị dựa trên các dòng sản phẩm (i), (ii) lãnh thổ và (iii) khách hàng.

1. Ngân sách bán hàng theo sản phẩm:

Ngân sách này được chuẩn bị về mặt số lượng của các loại sản phẩm khác nhau. Điều này tiếp tục giúp chuẩn bị ngân sách sản xuất luôn luôn là về các đơn vị được sản xuất bởi các bộ phận sản xuất.

2. Ngân sách bán hàng theo lãnh thổ hoặc khu vực:

Đôi khi các sản phẩm được bán ở các khu vực địa lý hoặc lãnh thổ khác nhau. Điều này đòi hỏi ngân sách bán hàng phải được chuẩn bị cho từng lãnh thổ như một phương tiện cố định các mục tiêu riêng biệt cho các nhân viên bán hàng khác nhau đại diện cho các lãnh thổ khác nhau. Sự khác biệt giữa mục tiêu bán hàng và thành tích bán hàng cho mỗi mục tiêu có thể giúp xác định trách nhiệm và đưa ra các khuyến khích phù hợp cho hiệu suất mục tiêu. Một ngân sách bán hàng theo lãnh thổ cũng giúp chuẩn bị ngân sách chi phí phân phối cho các khu vực khác nhau.

Ngân sách bán hàng (được chuẩn bị cả trên cơ sở sản phẩm và lãnh thổ) về số lượng và giá trị được chia nhỏ thành các số liệu bán hàng hàng tháng để có thể ấn định hạn ngạch bán hàng cho nhân viên bán hàng. Điều này cũng đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận sản xuất, bán hàng, mua hàng và cửa hàng.

3. Ngân sách bán hàng theo khách hàng:

Một ngân sách bán hàng được chuẩn bị trên một trong hai cơ sở có thể được phân loại thêm theo loại khách hàng. Phân loại khách hàng sẽ chỉ ra doanh số cho nhà bán buôn, nhà bán lẻ, người lao động, tổ chức, cơ quan chính phủ, tổ chức giáo dục, doanh nghiệp nước ngoài, ... Phân tích này cho thấy sự đóng góp của từng loại khách hàng vào tổng doanh số của công ty kinh doanh. Điều này cũng có thể chỉ ra rằng một số khách hàng tiềm năng nhất định không được người quản lý bán hàng quan tâm đúng mức.

2. Ngân sách sản xuất:

Sau khi chuẩn bị ngân sách bán hàng, ngân sách sản xuất được chuẩn bị. Một ngân sách sản xuất được nêu trong các đơn vị vật lý. Nó chỉ định số lượng đơn vị của mỗi sản phẩm phải được sản xuất để đáp ứng các dự báo bán hàng và để đạt được mức đóng cửa hàng tồn kho thành phẩm mong muốn.

Về cơ bản, ngân sách sản xuất là ngân sách bán hàng được điều chỉnh cho thay đổi hàng tồn kho như sau:

Đơn vị sản xuất = Doanh thu ngân sách + Dự kiến ​​đóng hàng tồn kho thành phẩm - Bắt đầu kiểm kê hàng thành phẩm.

Một ngân sách sản xuất mẫu được đưa ra trong Phụ lục 9.4 dưới đây:

Ngân sách sản xuất, giống như các ngân sách khác, được chi tiết theo tháng hoặc quý cùng với ngân sách hàng năm dự kiến. Hơn nữa, ngân sách được chuẩn bị cho mọi trung tâm sản xuất để so sánh với sản xuất thực tế. Ngân sách sản xuất góp phần lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát.

Một ngân sách sản xuất có xu hướng tiết lộ những điểm yếu và nguồn gốc của những rắc rối tiềm ẩn mà sau đó có thể tránh được bằng hành động quản lý kịp thời. Ngân sách sản xuất là cơ sở chính để lập kế hoạch yêu cầu nguyên liệu, nhu cầu lao động, yêu cầu về vốn và tiền mặt, và chi phí nhà máy.

Do đó, ngân sách sản xuất trở thành nền tảng cho quy hoạch nhà máy nói chung. Nó cung cấp cho các giám đốc điều hành nhà máy một cái gì đó hữu hình để dựa trên các quyết định hoạt động.

3. Ngân sách chi phí sản xuất:

Một ngân sách chi phí sản xuất tóm tắt ngân sách vật liệu, ngân sách lao động, ngân sách chi phí nhà máy và có thể được thể hiện và phân tích bởi các bộ phận và / hoặc sản phẩm.

Ngân sách chi phí sản xuất, còn được gọi là ngân sách sản xuất được tạo thành từ ba ngân sách:

(i) Ngân sách nguyên vật liệu trực tiếp

(ii) Ngân sách lao động trực tiếp

(iii) Ngân sách chi phí nhà máy

(i) Ngân sách vật liệu trực tiếp:

Một ngân sách vật liệu trực tiếp cho biết số lượng vật liệu trực tiếp dự kiến ​​cần thiết để sản xuất các đơn vị thành phẩm được ngân sách. Ngân sách này quy định chi phí của vật liệu trực tiếp được sử dụng và chi phí của vật liệu trực tiếp được mua. Phụ lục 9.5 giải thích việc tính toán ngân sách vật liệu trực tiếp. Phần sử dụng của ngân sách vật liệu trực tiếp xác định chi phí mua vật liệu trực tiếp.

Ngân sách vật liệu trực tiếp rất hữu ích theo các cách sau:

1. Nó giúp bộ phận mua hàng chuẩn bị một lịch trình để đảm bảo giao nguyên liệu khi cần thiết.

2. Nó giúp sửa chữa mức tồn kho tối thiểu và tối đa trong bộ phận cửa hàng.

3. Nó giúp người quản lý tài chính xác định các yêu cầu tài chính để đáp ứng các mục tiêu sản xuất.

Ngân sách vật liệu thường chỉ giao dịch với vật liệu trực tiếp. Vật tư và vật liệu gián tiếp thường được bao gồm trong ngân sách chi phí nhà máy.

(ii) Ngân sách lao động trực tiếp:

Ngân sách lao động ước tính lao động, đủ về số lượng và cấp bậc, để cho phép đạt được ngân sách sản xuất. Nói chung, nên chuẩn bị một ngân sách lao động trực tiếp riêng biệt và bao gồm lao động gián tiếp trong ngân sách chi phí nhà máy. Ngân sách lao động cho lao động trực tiếp và gián tiếp giúp nhân viên hoặc bộ phận tuyển dụng xác định số lượng và loại công nhân cần thiết. Nếu không cần thêm công nhân, nhiệm vụ của bộ phận nhân sự là dễ dàng. Tuy nhiên, khi công nhân được tuyển dụng, bộ phận nhân sự phải lên kế hoạch trước.

Ngân sách lao động chuẩn bị phải tiết lộ các thông tin sau:

(i) Số lượng từng loại hoặc loại công nhân cần thiết trong từng thời kỳ để đạt được đầu ra ngân sách;

(ii) Chi phí ngân sách của lao động đó trong từng thời kỳ;

(iii) Thời gian đào tạo cần thiết cho các loại công nhân khác nhau.

Phụ lục 9.6 minh họa việc chuẩn bị ngân sách lao động trực tiếp.

(iii) Ngân sách chi phí nhà máy:

Ngân sách chi phí nhà máy được lập trên cơ sở biểu đồ các tài khoản phản ánh các tài khoản chi phí khác nhau và phân loại đúng tài khoản chi phí và chi tiết về trung tâm chi phí hoặc bộ phận. Mặc dù chi phí có thể được phân loại theo các cách khác nhau như phân loại tự nhiên, tính biến thiên, việc chuẩn bị ngân sách chi phí nhà máy đòi hỏi các chi phí phải được phân loại bởi các bộ phận vì chi phí phát sinh bởi các bộ phận khác nhau. Theo cách này, người đứng đầu bộ phận phải chịu trách nhiệm cho các chi phí phát sinh từ bộ phận của họ.

Phụ lục 9.7 mô tả ngân sách chi phí nhà máy trong đó chi phí trên không được phân loại thành các thành phần cố định và biến đổi.

4. Kết thúc ngân sách hàng tồn kho:

Một ngân sách tồn kho có thể được chuẩn bị để tìm ra các giá trị của vật liệu trực tiếp và hàng tồn kho thành phẩm như trong Phụ lục 9.8.

5. Giá vốn hàng bán Ngân sách:

Sau khi chuẩn bị nguyên liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất của nhà máy và kết thúc ngân sách hàng tồn kho, chi phí hàng hóa bán ngân sách có thể được chuẩn bị. Chi phí hàng hóa bán ngân sách tóm tắt tất cả các ngân sách trên như được trình bày trong Phụ lục 9, 9.

6. Ngân sách chi phí bán hàng:

Liên quan chặt chẽ với ngân sách bán hàng là ngân sách chi phí bán hàng và phân phối cho thấy chi phí ngân sách để thúc đẩy doanh số cho giai đoạn ngân sách. Nó còn được gọi là ngân sách chi phí tiếp thị.

Ngân sách chi phí bán hàng được tạo thành từ một số mục chi phí, một số trong đó là cố định và một số biến. Các chi phí cố định chính là tiền lương và khấu hao; các chi phí biến đổi chính là hoa hồng, du lịch, quảng cáo và nợ xấu. Các chi phí biến đổi trực tiếp với doanh thu.

Ngân sách chi phí bán hàng bao gồm chủ yếu là các khoản chính sau:

1. Đại diện bán hàng (lương, hoa hồng, giải trí và du lịch).

2. Văn phòng bán hàng (vật tư văn phòng, tiền lương, bưu chính, điện thoại, tiền thuê và giá).

3. Văn phòng công khai (lương, chi phí văn phòng, báo chí, tạp chí, tivi, rạp chiếu phim, mẫu, đồ lặt vặt).

4. Nhập kho, đóng gói và gửi đi (tiền lương, tiền lương đóng gói, tiền lương của tài xế, chi phí xe cộ, đồ lặt vặt).

7. Ngân sách chi phí hành chính:

Ngân sách chi phí hành chính bao gồm các chi phí hành chính cho các hoạt động kinh doanh phi sản xuất. Ngân sách chi phí hành chính thường khó khăn. Có lẽ khó khăn đầu tiên là phân loại các chi phí nhất định là sản xuất hoặc hành chính.

Ví dụ, các chi phí như mua, kỹ thuật, nhân sự, nghiên cứu và phát triển có thể là hành chính cũng như sản xuất. Trừ khi các chi phí như vậy và các chi phí khác được phân loại chính xác, ngân sách phù hợp của họ và kiểm soát tiếp theo có thể được thực hiện.

Khó khăn thứ hai là trong việc xác định những người chịu trách nhiệm cho sự phát sinh và kiểm soát các chi phí này. Tuy nhiên, để thực hiện mục đích kiểm soát chi phí trong kế toán chi phí, cần phải có mỗi hạng mục chi phí phải thuộc thẩm quyền và sự kiểm soát của một người có trách nhiệm chịu trách nhiệm cho việc phát sinh chi phí.

Ngân sách chi phí hành chính bao gồm các chi phí như thù lao của giám đốc, phí pháp lý, phí kiểm toán, tiền lương, tiền thuê nhà, chi phí văn phòng, tiền lãi, thuế bất động sản, bưu chính, điện thoại, điện báo, v.v. chi phí phát sinh và kiểm soát.

Ví dụ, các chi phí này có thể được phân loại thành các loại khác nhau như quản trị công ty, kế toán tổng hợp, văn phòng tổng hợp, v.v. Phụ lục 9.11 trình bày ngân sách chi phí hành chính.

B. Ngân sách tài chính:

Ngân sách tài chính được chuẩn bị từ các chi tiết tiền tệ có sẵn trong ngân sách hoạt động. Ngân sách tài chính cho biết các quỹ sẽ được tạo ra hoặc tiêu thụ trong giai đoạn ngân sách và là đầu mối cuối cùng cho quản lý cấp cao.

Ngân sách tài chính bao gồm các ngân sách sau:

1. Báo cáo thu nhập ngân sách:

Một báo cáo thu nhập ngân sách tóm tắt tất cả các ngân sách cá nhân, nghĩa là ngân sách bán hàng, giá vốn hàng bán ngân sách, ngân sách bán hàng và ngân sách chi phí hành chính. Không có ước tính mới được thực hiện; số liệu được lấy từ ngân sách chuẩn bị trước đó. Ngân sách này xác định thu nhập trước thuế. Nếu thuế suất có sẵn, thu nhập ròng sau thuế cũng có thể được tính toán. Phụ lục 9.12 thể hiện báo cáo thu nhập dự kiến ​​hoặc ngân sách.

2. Ngân sách chi tiêu vốn:

Ngân sách chi tiêu vốn là một trong những lĩnh vực quan trọng nhất của các quyết định quản lý. Nhìn chung, chi tiêu vốn tương đối lớn so với chi hoạt động và có tác động lâu dài đến tổ chức và việc đạt được các mục tiêu của nó. Do đó, bất kỳ lỗi nào trong quyết định ngân sách này có thể chứng minh rất quan trọng đối với công ty kinh doanh.

Ngân sách chi tiêu vốn nhằm giảm thiểu sai sót trong khi đưa ra quyết định chi tiêu vốn. Điều cần thiết là các công ty kinh doanh nên thiết lập các thủ tục và phương pháp xác định để đánh giá giá trị của một dự án trước khi các quỹ được cam kết. Việc kiểm soát hiệu quả chi tiêu vốn được thực hiện trước bằng cách yêu cầu mỗi dự án đề xuất được đánh giá theo giá trị của nó. Sau khi các dự án chi tiêu vốn thay thế đã được điều tra về doanh thu dự kiến, chi phí sản xuất, chi phí tiếp thị, v.v., nên lựa chọn thay thế có lợi nhất.

Ngân sách chi tiêu vốn được chuẩn bị cho cả các dự án ngắn và dài hạn tùy thuộc vào yêu cầu của công ty kinh doanh. Các dự án ngắn hạn được thực hiện trong kỳ kế toán hiện tại; do đó, các quy định này nên được thực hiện trong ngân sách hiện tại.

Các dự án tầm xa không được thực hiện trong giai đoạn hiện tại; chúng chỉ được thể hiện dưới dạng chung. Họ trở thành các cam kết ngân sách chỉ khi thời gian thực hiện phương pháp của họ. Ban lãnh đạo cao nhất có trách nhiệm chuyển các dự án vốn dài hạn thành các cam kết ngân sách.

3. Ngân sách nghiên cứu và phát triển:

Nghiên cứu hiện đã trở thành một hoạt động liên tục trong nhiều ngành công nghiệp. Chương trình nghiên cứu và phát triển nên được xác định và chi phí tương ứng của họ nên được dự toán.

Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Tài chính Hoa Kỳ định nghĩa hai thuật ngữ, nghiên cứu và phát triển trên cơ sở dữ liệu, theo cách thức sau đây:

1. Nghiên cứu được lên kế hoạch tìm kiếm hoặc điều tra quan trọng nhằm khám phá kiến ​​thức mới với hy vọng rằng kiến ​​thức đó sẽ hữu ích trong việc phát triển một sản phẩm hoặc dịch vụ mới (sau đây gọi là sản phẩm, ), hoặc một quy trình hoặc kỹ thuật mới (sau đây gọi là quy trình hoặc mang lại sự cải thiện đáng kể trong một sản phẩm hoặc quy trình hiện có.

2. Phát triển là dịch các kết quả nghiên cứu hoặc kiến ​​thức khác vào một kế hoạch hoặc thiết kế cho một sản phẩm hoặc quy trình mới hoặc để cải thiện đáng kể cho một sản phẩm hiện tại hoặc quy trình cho dù có ý định bán hoặc sử dụng. Nó bao gồm việc xây dựng khái niệm, thiết kế và thử nghiệm các sản phẩm thay thế, xây dựng các nguyên mẫu và vận hành các sản phẩm thay thế thí điểm, các nhà máy.

Nó không bao gồm các thay đổi thường xuyên hoặc định kỳ đối với các sản phẩm hiện tại, dây chuyền sản xuất, quy trình sản xuất và các hoạt động đang diễn ra khác mặc dù những thay đổi đó có thể thể hiện sự cải tiến và nó không bao gồm các hoạt động nghiên cứu thị trường hoặc thử nghiệm thị trường.

Ngân sách nghiên cứu và phát triển là công cụ quan trọng nhất để lập kế hoạch và kiểm soát chi phí nghiên cứu và phát triển. Nó buộc quản lý phải suy nghĩ trước về tính công bằng của các chi phí này cả về tổng số tiền và trong từng lĩnh vực của một chương trình nghiên cứu. Nó giúp phối hợp với các kế hoạch và dự án khác của công ty.

Vì các chương trình nghiên cứu và phát triển cạnh tranh với các hoạt động mong muốn khác trong việc phân bổ vốn, nên cần có sự phối hợp để cân bằng các kế hoạch tài chính dài hạn và ngay lập tức của công ty. Ngoài ra ngân sách này hướng dẫn bộ phận nghiên cứu và phát triển lên kế hoạch chính xác cho các yêu cầu của nhân viên và thiết bị và các phương tiện đặc biệt cần thiết cho công việc.

Các dự án nghiên cứu nên được lên kế hoạch và đánh giá và sau đó được nhóm lại thành các dự án dài hạn và ngắn hạn. Một chương trình nghiên cứu ngắn hạn là cần thiết để kiếm được tỷ lệ lợi nhuận thỏa đáng trên số tiền đầu tư. Một chương trình nghiên cứu dài hạn được phát triển để đảm bảo rằng các chương trình nghiên cứu phù hợp với xu hướng thị trường trong tương lai và nhu cầu và chi phí nghiên cứu phù hợp với tình hình tài chính ngân sách. Nghiên cứu và phát triển là chi phí tùy ý và do đó trong trường hợp thu nhập hoạt động và tình hình tài chính của doanh nghiệp suy giảm, một số chương trình nghiên cứu có thể bị giới hạn hoặc hoãn lại.

4. Ngân sách tiền mặt:

Một ngân sách tiền mặt chứa các ước tính chi tiết về các khoản thu tiền mặt (dòng tiền) và các khoản giải ngân (dòng tiền mặt) cho giai đoạn ngân sách hoặc một số giai đoạn cụ thể khác.

Việc chuẩn bị ngân sách tiền mặt có các mục tiêu sau:

1. Nó cho thấy ảnh hưởng đến vị trí tiền mặt của các yêu cầu theo mùa, hàng tồn kho lớn, biên lai bất thường và sự chậm chạp trong việc thu các khoản phải thu.

2. Nó cho biết các yêu cầu tiền mặt cần thiết cho một chương trình mở rộng nhà máy hoặc thiết bị.

3. Nó chỉ ra nhu cầu cần thêm tiền từ các nguồn như vay ngân hàng hoặc bán chứng khoán và các yếu tố thời gian liên quan. Trong mối liên hệ này, nó cũng có thể gây ảnh hưởng thận trọng đến các kế hoạch mở rộng nhà máy dẫn đến sửa đổi các quyết định chi tiêu vốn.

4. Nó cho thấy sự sẵn có của tiền mặt để tận dụng giảm giá.

5. Nó hỗ trợ lập kế hoạch cho các yêu cầu tài chính của việc nghỉ hưu trái phiếu, trả thuế thu nhập và thanh toán cho lương hưu và quỹ hưu trí.

6. Nó cho thấy sự sẵn có của các khoản tiền dư cho các khoản đầu tư ngắn hạn hoặc dài hạn.

7. Nó chỉ ra yêu cầu tiền mặt cho các hoạt động điều hành hiện tại.

8. Nó giúp tập trung vào các ưu tiên sử dụng tiền mặt hiện đang được yêu cầu và không thể tránh khỏi so với hoãn lại hoặc có thể tránh được vĩnh viễn.

9. Nó làm cơ sở để đánh giá hiệu suất quản lý tiền mặt thực tế của các cá nhân có trách nhiệm, sử dụng các tiêu chí đo lường như số dư trung bình hàng ngày mục tiêu so với số dư trung bình hàng ngày thực tế trong mỗi tài khoản tiền mặt.

Do đó, ngân sách tiền mặt là một công cụ hữu ích trong quản lý tiền mặt của các tổ chức vì nó cho thấy tình trạng thiếu tiền mặt tiềm năng cũng như các giai đoạn tiềm năng của tiền mặt dư thừa. Nó mang lại sự cân bằng giữa tiền mặt khả dụng và các hoạt động đòi hỏi tiền mặt - hoạt động, chi tiêu vốn, v.v ... Một ngân sách tiền mặt cho thấy tình trạng tiền mặt có thể cho thấy: (i) nhu cầu tài chính bổ sung để đáp ứng thâm hụt tiền mặt dự kiến ​​hoặc (ii) nhu cầu đưa tiền thừa vào sử dụng có lợi nhuận không cho phép nó nằm im trong tài khoản tiền mặt.

Ngân sách tiền mặt có liên quan chặt chẽ với ngân sách bán hàng và ngân sách chi phí hoạt động. Nhưng bản thân những ngân sách này không tự động xác định vị trí tiền mặt tối ưu. Điều này là do sự khác biệt về bản chất của ngân sách tiền mặt và ngân sách khác. Ngân sách tiền mặt có liên quan và xác định thời điểm của dòng tiền vào và ra trên cơ sở tiền mặt trong khi ngân sách khác quan tâm và xác định thời điểm của giao dịch cơ bản trên cơ sở dồn tích. Một ngân sách tiền mặt bao gồm không có khoản tích lũy.

(i) Kỳ ngân sách tiền mặt:

Khoảng thời gian được bao phủ bởi ngân sách tiền mặt phụ thuộc vào loại hình kinh doanh, nhu cầu lập kế hoạch quản lý và vị trí tiền mặt.

Một ngân sách tiền mặt thường có thể liên quan đến các khoảng thời gian sau:

(a) Lập kế hoạch tiền mặt hoạt động:

Ngân sách tiền mặt có thể được chuẩn bị hàng tháng, hàng tuần hoặc thậm chí hàng ngày để đáp ứng yêu cầu thông tin của ban quản lý. Loại ngân sách tiền mặt này chủ yếu nhằm kiểm soát động các số dư tiền mặt để giảm thiểu chi phí lãi cho các khoản vay và chi phí cơ hội xuất phát từ tiền nhàn rỗi trong doanh nghiệp.

(b) Tầm ngắn:

Ngân sách tiền mặt ngắn hạn được chuẩn bị hàng năm và tương ứng với kế hoạch lợi nhuận hàng năm. Nó chỉ ra dòng tiền và dòng tiền được tạo ra bởi kế hoạch lợi nhuận hàng năm. Nó giúp xác định nhu cầu tín dụng ngắn hạn và kiểm soát tiền mặt trong năm.

(c) Tầm xa:

Ngân sách dài hạn không tiết lộ ước tính chi tiết về doanh thu và chi phí. Mục đích của nó là để xác định liệu tiền mặt có thể được tạo ra thông qua tăng trưởng vốn lưu động hay không và vào thời điểm nào cần có tiền. Tác động của việc mở rộng kinh doanh và xu hướng dài hạn được kết hợp trong ngân sách tiền mặt dài hạn. Dự báo tiền mặt dài hạn phù hợp với (i) thời gian của các dự án chi tiêu vốn và (ii) thời gian của kế hoạch lợi nhuận dài hạn (thường là năm năm).

Dự báo dòng tiền dài hạn (chủ yếu từ bán hàng và dịch vụ) và dòng tiền dài hạn (chủ yếu từ chi phí và chi tiêu vốn, bao gồm các dự án mở rộng) là rất quan trọng để đưa ra quyết định tài chính và phát triển nhu cầu tín dụng dài hạn.

(ii) Chuẩn bị ngân sách tiền mặt:

Một ngân sách tiền mặt có thể được chuẩn bị bằng cách làm theo một trong ba thủ tục được chấp nhận chung:

1. Phương thức nhận và giải ngân.

2. Điều chỉnh lãi lỗ hoặc điều chỉnh phương pháp thu nhập ròng.

3. Phương pháp bảng cân đối kế toán.

(a) Phương thức nhận và giải ngân:

Trong phương pháp này, tất cả các khoản thu tiền mặt dự đoán được dự báo cẩn thận như bán tiền mặt, thu tiền mặt từ con nợ, cổ tức, lãi đầu tư, tiền bán tài sản, tiền bản quyền, vay ngân hàng, v.v. Tương tự như vậy, giải ngân tiền mặt cho mua vật liệu, vật tư, lương, trả nợ, cổ tức, thuế, chi phí, mua nhà máy hoặc yêu cầu cũng được xác định.

Việc chuẩn bị ngân sách tiền mặt theo phương pháp này đòi hỏi phải sử dụng các ngân sách sau:

(a) Ngân sách bán hàng,

(b) Ngân sách vật liệu trực tiếp,

(c) Ngân sách lao động trực tiếp,

(d) Nhà máy trên cao,

(e) Ngân sách chi phí bán hàng và quản lý,

(f) Ngân sách chi tiêu vốn,

(g) Ngân sách nghiên cứu và phát triển,

(h) Ngân sách tài chính, liên quan đến cổ tức, cho vay, thuế thu nhập, v.v.

Phương pháp này hữu ích cho việc chiếu tiền mặt ngắn hạn nhưng không phù hợp với ngân sách tiền mặt dài hạn. Phương pháp này phù hợp với kế hoạch lợi nhuận hàng năm.

(b) Phương pháp lãi lỗ đã điều chỉnh:

Cách tiếp cận thứ hai là phương pháp lãi lỗ hoặc phương pháp thu nhập ròng được điều chỉnh. Điểm khởi đầu trong phương pháp này là lợi nhuận ngân sách được phản ánh trong báo cáo thu nhập. Về cơ bản, lợi nhuận dự kiến ​​được chuyển đổi từ cơ sở dồn tích sang cơ sở tiền mặt. Nghĩa là, lợi nhuận ngân sách của một giai đoạn được điều chỉnh cho các giao dịch không dùng tiền mặt và các thay đổi theo định hướng tiền mặt trong tài khoản tài sản và nợ phải trả không bị ảnh hưởng bởi các tính toán lợi nhuận.

Sử dụng lợi nhuận ngân sách trong một khoảng thời gian làm điểm khởi đầu, các giao dịch phi tiền mặt khác nhau được thêm lại vào lợi nhuận ròng trong kỳ. Các khoản mục không dùng tiền mặt là khấu hao, tài khoản xấu và nghi ngờ, phí bảo hiểm hết hạn và tích lũy thuế thu nhập. Sau này, dự kiến ​​giảm tài sản hoặc tăng nợ phải trả được thêm vào và dự kiến ​​tăng tài sản hoặc giảm nợ phải trả được khấu trừ.

Tiền mặt được ngân sách vào cuối kỳ là số dư tiền mặt vào đầu kỳ cộng với mức tăng tiền mặt ròng (hoặc trừ đi mức giảm tiền mặt ròng) như đã nêu trong phân tích phương pháp lợi nhuận được điều chỉnh. Phương pháp này đặc biệt thích hợp để thực hiện các dự báo tiền mặt dài hạn, nhưng nó không hữu ích trong việc lập kế hoạch và kiểm soát tiền mặt so với phương thức nhận và giải ngân. Lý do là phương thức lợi nhuận được điều chỉnh không chứa các khoản thu chi và các khoản giải ngân chi tiết; thay vào đó nó chỉ hiển thị dòng tiền tổng hợp.

(c) Phương pháp bảng cân đối kế toán:

Cách tiếp cận thứ ba là phương pháp bảng cân đối. Theo cách tiếp cận này, số dư cuối kỳ của tất cả các khoản mục bảng cân đối (ngân sách) ngoại trừ số dư tiền mặt và ngân hàng được tìm thấy và đưa vào bảng cân đối ngân sách. Nếu tổng các khoản mục bên nợ phải trả nhiều hơn tổng các khoản mục phụ của tài sản, thì số dư sẽ là số dư tiền mặt / ngân hàng.

Ngược lại, nếu tổng các khoản mục phụ của tài sản nhiều hơn tổng các khoản mục phụ của nợ, thì số dư sẽ là thấu chi ngân hàng hoặc thiếu tiền mặt. Có thể tìm thấy các triển lãm ngân sách của các mục trong bảng cân đối kế toán sau khi điều chỉnh các mục của bảng cân đối kế toán với các giao dịch dự kiến ​​trong năm.

5. Bảng cân đối ngân sách hoặc dự kiến:

Bảng cân đối kế toán dự kiến ​​thể hiện tình hình tài chính dự kiến ​​tại một ngày cụ thể. Bảng cân đối dự kiến ​​được lập từ bảng cân đối ngân sách vào đầu kỳ ngân sách và những thay đổi dự kiến ​​trong số dư tài khoản được phản ánh trong ngân sách hoạt động, ngân sách chi tiêu vốn và ngân sách tiền mặt. Nếu bất kỳ tài khoản hoặc mối quan hệ nào giữa các tài khoản xuất hiện trên bảng cân đối dự kiến ​​không theo yêu cầu và mục tiêu của quản lý, kế hoạch điều hành có thể phải được thay đổi.

Ví dụ: nếu một ngân hàng hoặc tổ chức tài chính yêu cầu một công ty kinh doanh duy trì một tỷ lệ hiện tại và tỷ lệ vốn chủ sở hữu tối thiểu nhất định, kế hoạch điều hành sẽ phải được thay đổi nếu các tỷ lệ này thực sự quá thấp. Hơn nữa, tỷ lệ không thuận lợi có thể làm giảm giá trị của cổ phiếu công ty trên thị trường chứng khoán và làm giảm uy tín của công ty trên thị trường đầu tư. Bảng cân đối dự kiến ​​cũng tự động xác định độ chính xác của các ngân sách khác vì chúng được sử dụng để chuẩn bị bảng cân đối dự báo.

6. Báo cáo lưu chuyển tiền mặt:

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự kiến ​​thường được lập từ dữ liệu trong báo cáo thu nhập ngân sách và thay đổi giữa bảng cân đối dự án vào đầu kỳ ngân sách và bảng cân đối dự kiến ​​vào cuối kỳ ngân sách. Tuyên bố dự kiến ​​này rất hữu ích cho quản lý trong quá trình lập kế hoạch tài chính.

Ngân sách chính (Hoặc ngân sách toàn diện):

Một ngân sách tổng thể đôi khi được gọi là ngân sách toàn diện là gói tóm tắt hoặc tổng ngân sách cho một công ty kinh doanh. Một ngân sách toàn diện là một tập hợp các báo cáo tài chính và các lịch trình khác cho thấy kết quả dự kiến ​​hoặc proforma cho một giai đoạn trong tương lai. Một ngân sách toàn diện thường chứa một báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán, báo cáo thu chi tiền mặt và giải ngân và lịch trình sản xuất, mua hàng và mua lại tài sản cố định.

Các gói ngân sách có thể có các thành phần khác tùy thuộc vào nhu cầu của công ty. Một ngân sách toàn diện là sản phẩm cuối cùng của quá trình lập ngân sách. Ngân sách tổng thể là một công cụ để điều phối tất cả ngân sách cá nhân của một tổ chức thành một kế hoạch hiệu quả có thể chấp nhận được. Nó cho thấy tài khoản lãi và lỗ ngân sách cho kỳ ngân sách và bảng cân đối ngân sách vào cuối kỳ. Nó tiết lộ các mục tiêu của quản lý hàng đầu về doanh thu, chi phí, thu nhập ròng, dòng tiền và tình hình tài chính.

Các ngân sách khác được chuẩn bị bởi một công ty kinh doanh là cụ thể, nghĩa là, họ xử lý các hoạt động riêng biệt của tổ chức như bán hàng, sản xuất, bán và phân phối và hoạt động hành chính. Một ngân sách tổng thể có tầm nhìn vĩ mô (tổng hợp) của doanh nghiệp kinh doanh và điều phối doanh số bán hàng với sản xuất; nguyên liệu thô, nhân lực, máy móc và các nguồn lực khác với các mục tiêu sản xuất, và tương tự.

Sự phối hợp và sự gắn kết giữa các ngân sách khác nhau giúp ban lãnh đạo đưa ra dự đoán tốt hơn về lợi nhuận, dòng tiền, tình hình tài chính và khả năng vượt qua các thách thức của công ty. Ngân sách tổng thể là một công cụ tích hợp giúp vượt qua các ranh giới phân chia để điều phối các hoạt động đa dạng của công ty. Mặc dù ngân sách chính cung cấp các kế hoạch cho toàn bộ hệ thống, ngân sách hoạt động cung cấp các kế hoạch cho hệ thống phụ của tổ chức, nghĩa là ngân sách hoạt động tạo thành các khối xây dựng được sử dụng để hoàn thành ngân sách chính.

Việc một công ty kinh doanh chuẩn bị ngân sách hoạt động cụ thể hay ngân sách tổng thể hoàn chỉnh phụ thuộc vào một số yếu tố. Lý do chính là nhu cầu quản lý tại một thời điểm cụ thể. Ví dụ, quản lý có thể quan tâm nhiều hơn đến một khía cạnh duy nhất hoặc cụ thể tại một thời điểm, chẳng hạn như tính thỏa đáng của vị trí tiền mặt.

Nếu ngân sách tiền mặt cho thấy tất cả đều ổn, đó có thể là ngân sách duy nhất cần được chuẩn bị để sử dụng cho quản lý. Nếu ngân sách tiền mặt cho thấy tình trạng tiền mặt không đủ hoặc kém, thì các ngân sách khác tạo nên ngân sách chính sẽ phải được chuẩn bị. Trong tình huống này, ngân sách hoặc dự báo mới sẽ tiếp tục được chuẩn bị, trừ khi quản lý tìm thấy một bộ ngân sách chấp nhận được.

Sửa đổi ngân sách:

Ngân sách thành công cần có sự linh hoạt đầy đủ để đáp ứng các điều kiện kinh doanh thay đổi. Vì ngân sách được sử dụng để lập kế hoạch, vận hành, phối hợp và kiểm soát, chúng nên được sửa đổi nếu những thay đổi xảy ra trong môi trường.

Việc sửa đổi ngân sách có thể là cần thiết do các yếu tố sau đây, một số yếu tố có thể đã được xem xét trước đó trong quá trình phát triển ngân sách:

1. Lỗi cam kết trong việc chuẩn bị ngân sách mà sau đó có thể được biết đến.

2. Sự xuất hiện của các tình huống không lường trước và không lường trước được có thể khiến ngân sách bị sửa đổi.

3. Thay đổi các yếu tố nội bộ, ví dụ, sản xuất, dự báo, dự báo bán hàng, sử dụng năng lực, v.v.

4. Thay đổi các yếu tố bên ngoài, ví dụ, xu hướng thị trường, bản chất của nền kinh tế, giá cả của đầu vào và tài nguyên, thị hiếu của người tiêu dùng và thời trang.

Những thay đổi trong các yếu tố trên không ảnh hưởng đến ngân sách của một công ty nếu chúng có ý nghĩa nhỏ. Tuy nhiên, một số thay đổi ảnh hưởng đáng kể đến ngân sách và trong tình huống này, quản lý phải đối mặt với hai vấn đề:

1. Chỉ nên thay đổi ngân sách cá nhân; và

2. Liệu ngân sách tổng thể được thay đổi.

Liên quan đến câu hỏi đầu tiên, hầu hết các công ty kinh doanh đều đồng ý và đề nghị ngân sách cá nhân cụ thể nên được thay đổi. Ví dụ, nếu có khả năng có một sự thay đổi đáng kể trong doanh số bán hàng dự kiến ​​(tăng hoặc giảm), bộ phận sản xuất và mua hàng nên được thông báo về điều này để tránh tồn kho quá mức hoặc tồn kho dưới mức. Không thông báo cho họ sẽ phá vỡ sự phối hợp và sau đó là các mục tiêu ngân sách.

Một sửa đổi của ngân sách tổng thể là gây tranh cãi và đôi khi trái ngược với hai tội danh:

(i) Quy trình ngân sách tổng thể rất phức tạp và tốn kém.

(ii) Quá trình đánh giá có thể xử lý các thay đổi này nếu các thay đổi diễn ra.

Đối số thứ hai là ít nhiều trên nền tảng trung gian. Mặc dù nó lập luận để sửa đổi khi thay đổi xảy ra, nó tập trung vào các hiệu ứng thực tế hơn là thay đổi dự kiến. Người ta cảm thấy rằng điều này tránh tạo ra những thay đổi nhỏ trong kế hoạch mà ít gây ra hậu quả và khiến ban lãnh đạo không cố gắng vượt qua những biến động ngẫu nhiên trong dự báo của họ.

Những người ủng hộ việc sửa đổi ngân sách tổng thể cho rằng ngân sách sửa đổi là cơ sở tốt hơn và hiệu quả hơn để đánh giá và kiểm soát hiệu suất. Bằng cách sửa đổi ngân sách, tất cả các thành viên của tổ chức đều biết về những kỳ vọng và tiêu chuẩn mà họ sẽ chịu trách nhiệm.